Circular CGFE-SC 295/2025 Arquivos de segurança

PDF 0043862-79.2023.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINAPODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 295 DE 17 DE JUNHO DE 2025FORO EXTRAJUDICIAL. PROJETOARQUIVO SEGURO. PLANOESTRATÉGICO DE DISTRIBUIÇÃODE SCANNERS. AUTORIZAÇÃOPARA INÍCIO DE SUA EXECUÇÃOPELO COLÉGIO NOTARIALBRASILEIRO - SEÇÃO SANTACATARINA (CNB/SC). DE OUTROLADO, EXISTÊNCIA DO PROJETOQUE NÃO SERVE DE SALVO-CONDUTO PARA AINOBSERVÂNCIA DAS NORMASTÉCNICAS. FORMAÇÃO DEARQUIVOS DE SEGURANÇA QUESE AFIGURA IMPOSITIVA(RECOMENDAÇÃO CNJ N.9/2013, COM REDAÇÃOALTERADA PELARECOMENDAÇÃO CNJ N.11/2013, PROVIMENTO CNJ N.74/2018 E ARTS. 267 A 269 DOCNCGFE). DESCUMPRIMENTOQUE SUJEITA NOTÁRIOS EREGISTRADORES ÀRESPONSABILIDADEADMINISTRATIVA.NECESSIDADE DE APURAÇÃONAS CORREIÇÕES ORDINÁRIASPERIÓDICAS E GERAIS.DIVULGAÇÃO DA MATÉRIAADMINISTRATIVA. Senhores Juízes Diretores dos Foros e Senhoras Juízas Diretoras dos Foros,Senhores Notários e Senhoras Notárias,Senhores Registradores e Senhoras Registradoras,Comunico os termos do parecer e da decisão proferidos nos autos n. 0043862-79.2023.8.24.0710, que trata do Projeto Arquivo Seguro, de iniciativado Colégio Notarial do Brasil - Seção Santa Catarina (CNB-SC). Circular CGJ 295 (9498303) SEI 0043862-79.2023.8.24.0710 / pg. 1 Documento assinado eletronicamente por Artur Jenichen Filho, Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, em 20/06/2025, às 18:37, conforme art. 1º, III, "b",da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no sitehttp://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 9498303 e ocódigo CRC 5381AABB. TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇARua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br0043862-79.2023.8.24.0710 9498303v2 Circular CGJ 295 (9498303) SEI 0043862-79.2023.8.24.0710 / pg. 2 ESTADO DE SANTA CATARINAPODER JUDICIÁRIO PARECER Extrajudicial/Ato Normativo, Projeto de Lei ou Decisão regulamentar n. 0043862-79.2023.8.24.0710Unidade: Núcleo IV - ExtrajudicialAssunto: Projeto Arquivo Seguro Projeto "Arquivo Seguro". Iniciativa do Colégio Notarial doBrasil - Seção Santa Catarina (CNB-SC). Disponibilizaçãovoluntária e temporária de scanners para a digitalizaçãode livros e documentos físicos das serventias para criaçãode arquivos de segurança. Iniciativa que está emconsonância com o princípio da conservação (art. 30, I, daLei 8.935/944) e visa à conformação das serventias àsexigências do Provimento CNJ n. 74/2018 eRecomendação CNJ n. 9/2013 (com redação alterada pelaRecomendação CNJ n. 11/2013). Elaboração de planoestratégico com base em parâmetros objetivos e dadoscoletados por meio de formulário disponibilizado a todasas serventias do Estado de Santa Catarina. Autorizaçãopara início da execução, seguindo a escala de prioridadesestabelecida por este Núcleo Correicional. Atuação destaCorregedoria em caráter orientativo e colaborativo.Necessidade de acompanhamento semestral. Provocaçãodas demais entidade de classe para adesão ao projeto.Outrossim, necessidade de reforçar o cumprimento daregras que impõem a formação do arquivo de segurança.Tema que deverá ser apurado nas correições ordináriasperiódicas e gerais. Expedição de circular. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial,1. Trata-se de procedimento autuado pelo Colégio Notarial do Brasil - Seção Santa Catarina (CNB-SC), instando a Corregedoria-Geral do Foro Extrajudiciala coordenar Projeto Conjunto a ser intitulado "Arquivo Seguro". No parecer 8341981, acolhido pela decisão 8346456, foramestipulados os parâmetros da consulta para levantamento de dados destinados àelaboração do plano estratégico e logístico de distribuição de scanners e início doprojeto de digitalização de acervos das serventias. Para esse fim, as serventias de todo o Estado foram intimadasmediante malote digital para, no prazo de 15 (quinze) dias, responder ao formulárioa ser acessado pelo link PROJETO ARQUIVO SEGURO. Na decisão 8740467, proferida em 30/10/2024, foi reiterada a Parecer 9493566 SEI 0043862-79.2023.8.24.0710 / pg. 3 https://forms.office.com/r/5e2G0g9DvU intimação das serventias que, num primeiro momento, não responderam aoformulário. Na mesma oportunidade, intimou-se o CNB-SC, a fim de disponibilizar-lhe os dados contidos na informação 8740257, bem como instá-lo a formular planoestratégico de distribuição dos scanners, em prazo preferencialmente nãosuperior a 15 (quinze) dias. Em 09/06/2025, o CNB-SC manifestou-se informando, em síntese, aaquisição de 05 (cinco) scanners, e sugeriu diretrizes para plano logístico descanners, solicitando que esta Corregedoria defina o rol de serventias com maiornecessidade de recebimento de scanners, sendo que "destas listas, a Peticionantedará primazia às serventias associadas", bem como apresente rol de "Escrivanias dePaz e Tabelionatos de Notas aderentes aos Projeto Arquivo Seguro, agrupados porcada uma das 5 (cinco) regiões geográficas", para as quais cada um dos scannerserá enviado. Por fim, esclareceu que "tão logo sejam encaminhadas as listasagrupadas por região das Escrivanias de Paz e dos Tabelionatos de Notas aderentes,o Projeto estará em plenas condições de ser prontamente iniciado" (9473177). É o relato do essencial.2 . Inicialmente, cumpre reconhecer e enaltecer a expressiva participação na consulta por parte dos notários e registradores. O volume derespostas recebidas e compiladas na forma da informação 9493052, devidamenteplanilhadas (9493515), permite extrair as impressões necessárias para dar início àexecução do projeto capitaneado pelo Colégio Notarial do Brasil - Seção SantaCatarina (CNB-SC). No que se refere ao plano estratégico de distribuição de scanners, emrelação às sugestões de diretrizes apresentadas pelo CNB-SC, foram ajustadas parapriorizar os dados obtidos por meio do formulário disponibilizado e facilitar aorganização e escala de prioridades. Com efeito, conforme informação 9493052, foram planilhados todosos dados coletados das 547 (quinhentos e quarenta e sete) serventias participantesdo Projeto Arquivo Seguro. Foram elas inicialmente divididas em 5 regiões para finsde planejamento estratégico, ajustando-as e agrupando-as conforme a divisãojudiciária do Estado de Santa Catarina (dividida em um total 9 regiões). O resultadoé o seguinte: Região 1: Regiões I e II - Grande Florianópolis e Litoral SulRegião 2: Regiões IX e III - Vale do Rio do Peixe e Planalto SulRegião 3: Regiões IV e VII - Litoral Norte e Planalto NorteRegião 4: Regiões V e VI - Vale do Itajaí e Foz do Rio ItajaíRegião 5: Região VIII - Extremo OestePor sua vez, a escala de prioridades de atendimento para distribuição de scanners foi estabelecida conforme pontuação definida por critérios, a saber:1) Se nos últimos 5 anos o acervo da serventia sofreu algum dano em decorrência deeventos climáticos e não foi providenciada a alteração do endereço da serventia (5pontos);2) Se nos últimos 5 anos o acervo da serventia sofreu algum dano em decorrência deeventos climáticos e foi providenciada a alteração do endereço da serventia (1ponto);3) Até 100 livros pendentes de digitalização (2 pontos);4) Entre 10 e 200 livros pendentes de digitalização (3 pontos);5) Entre 200 e 500 livros pendentes de digitalização (4 pontos);6) Entre 500 e 1.000 livros pendentes de digitalização (5 pontos); Parecer 9493566 SEI 0043862-79.2023.8.24.0710 / pg. 4 7) Entre 1.000 e 2.000 livros pendentes de digitalização (6 pontos);8) Mais de 2.000 livros pendentes de digitalização (7 pontos);9) Não há livros escriturados fisicamente pendentes de digitalização (0 pontos eexclui de qualquer escala de prioridade);10) Se entre os livros pendentes houver livros afetos ao Registro Civil (1 ponto);11) Se for respondido "Não se aplica" ou "Nenhum (somente livros de competênciadiversa estão pendentes de digitalização) (0 pontos);12) Se responder ser beneficiário do renda mínima ("Sim") (2 pontos); e13) Se não possui medidas em andamento para digitalização (1 ponto). A partir desses parâmetros objetivos, levantados a partir do formuláriodisponibilizado a todas as serventias do Estado de Santa Catarina, criou-se umaescala de prioridade de 0 (zero) a 9 (nove), de modo que 0 (zero) representaserventias que não precisam ser contempladas pela disponibilização descanner, pois já contam com o seu acervo físico totalmente digitalizado, com adevida constituição de arquivo de segurança (Recomendação CNJ n. 9/2013, comredação alterada pela Recomendação CNJ n. 11/2013; Provimento CNJ n. 74/2018; earts. 267 a 269 do CNCGFE). De outra banca, índice 9 (nove) representa a escalamáxima de prioridade. Tudo isso encontra-se compilado no doc. 9493515, que é integradopor planilhas assim organizadas: Planilha "Respostas ARQUIVO SEGURO": todos as serventias queaderiram ao Projeto Arquivo Seguro, independentemente da especialidade,organizadas por região e escala de prioridade; Planilha "Endereços e Telefones": endereços e contato de todasas serventias do Estado de Santa Catarina; e Planilhas de cada uma das regiões (1, 2, 3, 4 e 5), com seleção deEscrivanias de Paz e serventias que possuam especialidade em notas. Todaselas foram organizadas em ordem decrescente na escala de prioridade para adistribuição de scanners. Diante desses critérios e dos dados coletados, os 05 (cinco) scannersa serem distribuídos por região deverão ser encaminhados, de forma ilustrativa,para inaugurar a execução do projeto, às seguintes serventias: - Região 1 Pedro Paulo daNatividade 104869 ESCRIVANIA DEPAZ DO DISTRITO DECACHOEIRA DO BOM JESUS Florianópolis SantaCatarina Região I -Grande Florianópolis - Região 2: Max IwamuraRheinheimer 107318 ESCRIVANIA DEPAZ DO MUNICÍPIO DEIPIRA Ipira CapinzalRegião IX -Vale do Rio do Peixe - Região 3: Parecer 9493566 SEI 0043862-79.2023.8.24.0710 / pg. 5 Célia MariaCembalista 107136 ESCRIVANIA DEPAZ DO DISTRITO DE ITAIÓItaiópolis Itaiópolis Região VII -PlanaltoNorte - Região 4: IRACEMAFELACIO 106435 ESCRIVANIA DEPAZ DO MUNICÍPIO DEPETROLANDIA PETROLÂNDIA ITUPORANGARegião V - Vale doItajaí - Região 5: JulianeGambetta 105056 ESCRIVANIA DEPAZ DO MUNICÍPIO DEIRATI Irati Quilombo Região VIII -Extremo Oeste Essas são as serventias que, após serem elecionadas as Escrivanias de Paz e as unidades extrajudiciais com competência em notas, possuem maiorpontuação na escala de prioridade em cada uma das regiões. A partir delas, seguem-se as ordens estabelecidas nas respectivasplanilhas ("Região 1", "Região 2"; "Região 3", "Região 4" e "Região 5"). Diante disso, estabelecido o plano estratégico de distribuição descanners, fica autorizado, nesses termos, o início do Projeto ArquivoSeguro, de iniciativa do Colégio Notarial Brasileiro - Seção Santa Catarina,que ficará responsável por gerenciar e executar a distribuição de scannerse realizar o contato direto com as serventias aderentes, tudo na formacomo apontado no ofício de doc. 9473178 (itens: "Forma de entrega deequipamentos"; "Prazo de permanência do equipamento na serventia";"Contato com as serventias a serem atendidas"; "Dificuldades técnicas nomanuseio"), e sem prejuízo a eventual primazia ao atendimento àsserventias associadas. Outrossim, a fim de manter o acompanhamento, sugere-se que, emcaráter colaborativo, semestralmente, a partir do início da execução doprojeto, seja apresentado relatório simples pelo CNB-SC, no qual conste a listagemdas serventias atendidas pelo projeto e que tiveram à sua disposição os scannerscedidos pela entidade de classe. No mais, considerando ter sido apresentado plano estratégico e que,pelos dados coletados, é possível constatar existirem serventias de todas asespecialidades desprovidas de arquivos de segurança, convém instar asdemais entidades de classe sobre o interesse de aderir ao Projeto ArquivoSeguro, fornecendo equipamentos da mesma espécie ou equivalentes erealizando o gerenciamento e a execução, conforme diretrizesestabelecidas pelo CNB-SC no Ofício n. 9473177 e neste parecer. Feitos os devidos encaminhamentos, é importante registrar que odesenvolvimento e a execução do presente projeto, embora de reconhecidaimportância, não prejudica os trabalhos correcionais e a exigência de cumprimentodas normativas vigentes. Com efeito, é preciso destacar que a partir da revisão dosvalores dos emolumentos de todas as especialidades (SEI n. 0052358- Parecer 9493566 SEI 0043862-79.2023.8.24.0710 / pg. 6 97.2023.8.24.0710), que culminou na edição da Lei Complementar Estadual n.755/2019, e da implantação, no ano de 2023, do benefício da renda mínima(Resolução CM n. 09/2023), mostra-se injustificada a ausência de adoção demedidas para a digitalização dos livros físicos obrigatórios, assegurando-se, assim, a incolumidade e a integridade do acervo. Insisto: o desenvolvimento do presente projeto, por voluntariedade doCNB-SC, não serve de salvo-conduto para a inobservância de normas técnicas decaráter cogente. Reforça-se: a formação do arquivo de segurança é impositiva,considerando os termos da Recomendação CNJ n. 9/2013, com redaçãoalterada pela Recomendação CNJ n. 11/2013, Provimento CNJ n. 74/2018 e dos arts.267 a 269 do CNCGFE. O não cumprimento representa a mora nocumprimento de medida determinada por Órgão Fiscalizador há mais de 10anos (Recomendação CNJ n. 9/2013) e afronta a deveres expressos no art.30 da Lei 8.935/94, a saber: Art. 30. São deveres dos notários e dos oficiais de registro:I - manter em ordem os livros, papéis e documentos de sua serventia, guardando-osem locais seguros;[...]XIV - observar as normas técnicas estabelecidas pelo juízo competente; Portanto, o descumprimento das normativas vigentes afetas à digitalização dos livros obrigatórios físicos, observadas as especificidades de cadaespecialidade, sujeita o notário ou registrador à responsabilidade administrativa edisciplinar. Desta feita, ao tempo que se autoriza a execução do Projeto ArquivoSeguro em auxílio às serventias cuja digitalização do acervo físico se encontrapendente, convém, mediante expedição de circular, reforçar a necessidade denotários e oficiais de registros, delegatários ou interinos, buscarem medidas para ocumprimento das normas afetas e a formação do arquivos de segurança, sendoitem que será apurado nas correições ordinárias gerais ou periódicasdesignadas (SCI - Quesito 82309). 3. À vista do exposto, opino:a) pela intimação do Colégio Notarial Brasileiro - Seção Santa Catarina (CNB/SC), a fim de: 1) disponibilizar a informação n. 9493052 e a planilha 9493515;2) autorizar o início do Projeto Arquivo Seguro, obedecido plano o estratégicodelineado neste parecer, ficando a entidade de classe responsável por gerenciar eexecutar a distribuição de scanners e realizar o contato direto com as serventiasaderentes, tudo na forma como apontado no ofício de doc. 9473178 (itens: "Formade entrega de equipamentos"; "Prazo de permanência do equipamento naserventia"; "Contato com as serventias a serem atendidas"; "Dificuldades técnicasno manuseio"), e sem prejuízo a eventual primazia ao atendimento às serventiasassociadas.; e 3) cientificar esta Corregedoria do início da execução do ProjetoArquivo Seguro, com a informação da data do envio de scanners e as serventiascontempladas, para divulgação a ser realizada mediante expedição circular e iníciode seu acompanhamento; b) por oficiar, com concessão de acesso integral aos presentes autos,à Associação dos Notários e Registradores de Santa Catarina (Anoreg/SC),à Associação dos Registradores de Pessoas Naturais de Santa Catarina (Arpen/SC),ao Instituto de Estudos de Protesto do Brasil, Seção Santa Catarina (IEPTB/SC), Parecer 9493566 SEI 0043862-79.2023.8.24.0710 / pg. 7 ao Instituto de Registro de Títulos e Documentos e Pessoas Jurídicas de SantaCatarina (IRTDPJ/SC) e ao Registro de Imóveis do Brasil - Seção Santa Catarina (RIB-SC), a fim de que se manifestem sobre o interesse em aderir ao presente projeto,fornecendo equipamentos da mesma espécie e realizando o gerenciamento e aexecução, conforme diretrizes estabelecidas pelo CNB-SC no Ofício n. 9473177 eneste parecer; c) pela expedição de circular com cópia deste parecer e da decisãoque a acolher. d) pela remessa do feito aos integrantes do Núcleo IV (Extrajudicial)para lançarem ciência deste parecer e da decisão que a acolher. É o parecer que submeto à apreciação de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por Maximiliano Losso Bunn, Juiz-Corregedor, em 20/06/2025, às 16:42, conforme art. 1º, III, "b", da Lei11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no sitehttp://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 9493566 e ocódigo CRC 41D6F75B. 0043862-79.2023.8.24.0710 9493566v22 Parecer 9493566 SEI 0043862-79.2023.8.24.0710 / pg. 8 ESTADO DE SANTA CATARINAPODER JUDICIÁRIO DECISÃO Extrajudicial/Ato Normativo, Projeto de Lei ou Decisão regulamentar n. 0043862-79.2023.8.24.0710Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro ExtrajudicialAssunto: Projeto Arquivo Seguro Trata-se de procedimento autuado pelo Colégio Notarial do Brasil - Seção Santa Catarina (CNB-SC), instando a Corregedoria-Geral do Foro Extrajudiciala coordenar Projeto Conjunto a ser intitulado "Arquivo Seguro". Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-CorregedorMaximiliano Losso Bunn (n. 9493566). Intime-se o Colégio Notarial Brasileiro - Seção Santa Catarina(CNB/SC), a fim de: 1) disponibilizar a informação n. 9493052 e a planilha 9493515;2) autorizar o início do Projeto Arquivo Seguro, obedecido plano o estratégicodelineado neste parecer, ficando a entidade de classe responsável por gerenciar eexecutar a distribuição de scanners e realizar o contato direto com as serventiasaderentes, tudo na forma como apontado no ofício de doc. 9473178 (itens: "Formade entrega de equipamentos"; "Prazo de permanência do equipamento naserventia"; "Contato com as serventias a serem atendidas"; "Dificuldades técnicasno manuseio") e sem prejuízo a eventual primazia ao atendimento às serventiasassociadas; e 3) solicitar que esta Corregedoria seja cientificada do início daexecução do Projeto Arquivo Seguro, com a informação da data do envio descanners e as serventias contempladas, para divulgação a ser realizada medianteexpedição circular e início de seu acompanhamento. Consigna-se que, para o inícioda execução, esta Corregedoria permanecerá à disposição para eventual auxílio. Oficie-se, concedendo-se acesso integral aos presentes autos, àAssociação dos Notários e Registradores de Santa Catarina (Anoreg/SC), àAssociação dos Registradores de Pessoas Naturais de Santa Catarina (Arpen/SC), aoInstituto de Estudos de Protesto do Brasil, Seção Santa Catarina (IEPTB/SC), aoInstituto de Registro de Títulos e Documentos e Pessoas Jurídicas de Santa Catarina(IRTDPJ/SC) e ao Registro de Imóveis do Brasil - Seção Santa Catarina (RIB-SC), a fimde que se manifestem sobre o interesse de aderir ao presente projeto, a serexecutado conforme plano estratégico delineado, fornecendo equipamentos damesma espécie e realizando o gerenciamento e a execução, conforme diretrizesestabelecidas pelo CNB-SC no Ofício n. 9473177 e no parecer 9493566. Determino:1) a expedição de circular; e2) a remessa do feito aos integrantes do Núcleo IV (Extrajudicial) para lançarem ciência do parecer (9493566) e desta decisão.No intuito de favorecer e promover a disseminação do conhecimento, determino o encaminhamento aos chefes de secretaria do foro de cópia da Decisão 9496810 SEI 0043862-79.2023.8.24.0710 / pg. 9 correspondência enviada às referidas autoridades.Por medida de celeridade e economia processual, cópia da presente decisão servirá como ofício.Publiquem-se a decisão e o respectivo parecer no Caderno Administrativo do Diário da Justiça Eletrônico, nos termos do art. 5º da Resolução TJn. 27/2021. Cumpridas as determinações, os autos devem ser movimentados aoNúcleo IV (Extrajudicial) para atualização do Sistema de Cadastro do Extrajudicial(SCE), do Sistema de Correição Integrada (SCI), do Extrafácil, e da base"Conhecimento EXTRA", se for o caso. Levada a efeito a atualização das citadas ferramentas, quandonecessária, a tramitação dos autos deve ser encerrada. Documento assinado eletronicamente por Artur Jenichen Filho, Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, em 20/06/2025, às 18:37, conforme art. 1º, III, "b",da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no sitehttp://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 9496810 e ocódigo CRC FAA24B59. 0043862-79.2023.8.24.0710 9496810v7 Decisão 9496810 SEI 0043862-79.2023.8.24.0710 / pg. 10 Circular CGJ 295 (9498303) Parecer 9493566 Decisão 9496810