Circular CGFE-SC 431/2025 Arquivo Seguro

PDF 0043862-79.2023.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINAPODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 431 DE 28 DE AGOSTO DE 2025FORO EXTRAJUDICIAL. PROJETOARQUIVO SEGURO. ETAPA DEEXECUÇÃO INICIADA. PRAZO DEPERMANÊNCIA DOS SCANNERSESTABELECIDO EM 45(QUARENTA E CINCO) DIAS.GERENCIAMENTO EXCLUSIVOPELO COLÉGIO NOTARIALBRASILEIRO - SEÇÃO SANTACATARINA (CNB-SC). FLUXO DEDISTRIBUIÇÃO QUE SEGUE AESCALA DE PREFERÊNCIAFIXADA. DIVULGAÇÃO DAMATÉRIA ADMINISTRATIVA.. Senhores Juízes Diretores dos Foros e Senhoras Juízas Diretoras dos Foros,Senhores Notários e Senhoras Notárias,Senhores Registradores e Senhoras Registradoras,Comunico os termos do parecer e da decisão proferidos nos autos n. 0043862-79.2023.8.24.0710, que trata do Projeto Arquivo Seguro, de iniciativa doColégio Notarial do Brasil - Seção Santa Catarina (CNB-SC). Documento assinado eletronicamente por Artur Jenichen Filho, Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, em 01/09/2025, às 19:31, conforme art. 1º, III, "b",da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no sitehttp://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 9751171 e ocódigo CRC A2DBB202. TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇARua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br0043862-79.2023.8.24.0710 9751171v3 Circular CGJ 431 (9751171) SEI 0043862-79.2023.8.24.0710 / pg. 1 ESTADO DE SANTA CATARINAPODER JUDICIÁRIO DECISÃO Extrajudicial/Ato Normativo, Projeto de Lei ou Decisão regulamentar n. 0043862-79.2023.8.24.0710Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial/Assunto: Projeto "Arquivo Seguro" 1. Trata-se de procedimento autuado pelo Colégio Notarial do Brasil - Seção Santa Catarina (CNB-SC), instando a Corregedoria-Geral do Foro Extrajudiciala coordenar Projeto Conjunto intitulado "Arquivo Seguro". A iniciativa é voltada à digitalização dos acervos físicos das serventiasextrajudiciais catarinenses mediante cessão temporária e gratuita de scanners, comvistas à formação de arquivos de segurança, em conformidade com os ditames dasRecomendações CNJ n. 9/2013 e n. 11/2013 e do Provimento CNJ n. 74/2018. A Corregedoria atuou de forma orientativa e colaborativa,promovendo consulta ampla às serventias do Estado por meio de formulárioeletrônico, cujos dados foram compilados e organizados em planilhas específicas(docs. 8740451 e 9493515). Com base nesses dados, foi elaborado planoestratégico de distribuição dos scanners, priorizando serventias conforme critériosobjetivos (quantidade de livros pendentes de digitalização, histórico de danosclimáticos, especialidade em registro civil e vínculo com o programa Renda Mínima). Nesse passo, as serventias foram agrupadas em cinco regiõesgeográficas, ajustadas à divisão judiciária do Estado, e a escala de prioridade foidefinida por pontuação que varia de 0 a 9 (0 para unidades já digitalizadas e 9 paraaquelas com maior necessidade). Com as premissas estabelecidas, foi autorizado, em 20.06.2025, oinício do Projeto Arquivo Seguro, obedecido o plano estratégico delineado no parecern. 9496810 (Decisão 9496810 e Circular CGJ 295 - 9498303), ficando a entidade declasse responsável por gerenciar e executar a distribuição de scanners e realizar ocontato direto com as serventias aderentes, tudo na forma do ofício de doc.9473178 (itens: "Forma de entrega de equipamentos"; "Prazo de permanência doequipamento na serventia"; "Contato com as serventias a serem atendidas";"Dificuldades técnicas no manuseio") e sem prejuízo a eventual primazia aoatendimento às serventias associadas. Em 27.08.2025, o CNB-SC prestou informações no sentido de que aremessa inicial dos equipamentos teve início em 1º de julho de 2025, seguindo aordem de prioridade e a divisão regional previamente estabelecida por estaCorregedoria. Apontou que o prazo de 30 (trinta) dias inicialmente previsto mostrou-se exíguo para o adequado desenvolvimento das atividades de digitalização nasunidades destinatárias, razão pela qual o cronograma passou a observar aperiodicidade de 45 (quarenta e cinco) dias por serventia. Destacou que o segundo ciclo de envio dos scanners ocorreu em 15 de Decisão 9750065 SEI 0043862-79.2023.8.24.0710 / pg. 2 agosto de 2025 e esclareceu que algumas serventias, como as de Cachoeira do BomJesus, Ipira e Itaió, não finalizaram integralmente as digitalizações, mas jáprocederam à remessa dos equipamentos à unidade seguinte. Outras, comoPetrolândia e Tigrinhos, concluíram integralmente os trabalhos. Por fim, o CNB-SC ressaltou que os próximos cartórios previstos parareceber os scanners ao final do mês de setembro de 2025 são: São João do Sul,Arroio Trinta, Timbó Grande, Bombinhas e Galvão (9745136). Vieram os autos conclusos.É o relato2. De início, cumpre render as devidas homenagens ao Colégio Notarial do Brasil – Seção Santa Catarina (CNB-SC) pela diligente atuação naaquisição dos scanners e pela pronta mobilização logística para o início do ProjetoArquivo Seguro. Exalta-se, com especial deferência, o êxito das primeiras etapas deexecução, que evidenciam o comprometimento institucional da entidade de classecom a modernização e a preservação documental das serventias extrajudiciais. Pois bem.No que se refere às informações prestadas (9745136), de acordo com o CNB-SC, o prazo inicialmente previsto de 30 (trinta) dias para permanência dosscanners em cada serventia revelou-se exíguo para o adequado desenvolvimentodas atividades de digitalização. Em razão disso, a própria entidade de classeapontou a necessidade de ampliação do intervalo para 45 (quarenta e cinco) dias,de modo a compatibilizar o cronograma com a realidade operacional das unidadesdestinatárias, sem prejuízo da ordem de prioridade previamente estabelecida poresta Corregedoria. Sobre esse aspecto, cabe reforçar que o gerenciamento e a execuçãodo Projeto Arquivo Seguro constituem incumbência exclusiva do Colégio Notarial doBrasil – Seção Santa Catarina (CNB-SC), nos termos da decisão que autorizou o iníciodo projeto (9496810) e do ofício n. 9473177, cabendo à entidade de classe adefinição dos fluxos operacionais, o contato direto com as serventias aderentes e oacompanhamento das etapas de execução, sem prejuízo da supervisão institucionalexercida por esta Corregedoria, inclusive pelas normas e metas impostas a respeitoda temática pela Corregedoria Nacional. Em face disso, não se vislumbra qualqueróbice à adoção do prazo mais alargado, conforme proposto. Noutro vértice, considerando a notícia de início da distribuição descanners, revela-se conveniente, mediante expedição de circular, promover adivulgação oficial do início da execução do Projeto "Arquivo Seguro", de modo aconferir ampla ciência às serventias extrajudiciais, atentando-se que, conformeapontado pelo CNB-SC, a ordem de distribuição dos digitalizadores está seguindo aescala de preferência adotada na planilha n. 9493515. Ademais, considerando que o início da execução do projeto ocorreu nomês de julho de 2025, e tendo em vista a necessidade de acompanhamentocontínuo e avaliação dos resultados obtidos, entende-se oportuno manter os autostemporariamente encerrados, com previsão de reabertura para o mês de janeiro de2026. Nessa ocasião, deverão ser amealhadas novas informações e/ou relatóriosatualizados acerca do progresso da execução do projeto. 3. À vista do exposto, determino a expedição de circular paradivulgação do início da execução do Projeto "Arquivo Seguro", de iniciativado Colégio Notarial do Brasil - Seção Santa Catarina (CNB-SC), inclusivepara conhecimento dos Exmos. Magistrados Diretores do Foro, a fim deque tomem ciência e diligenciem para que as serventias sob sua jurisdição Decisão 9750065 SEI 0043862-79.2023.8.24.0710 / pg. 3 correcional cumpram as obrigações no que toca à conservação edigitalização dos respectivos acervos. Cientifique-se o Colégio Notarial do Brasil - Seção Santa Catarina (CNB-SC). Por medida de celeridade e economia processual, cópia da presentedecisão servirá como ofício. Publique-se a decisão no Caderno Administrativo do Diário da JustiçaEletrônico, nos termos do art. 5º da Resolução TJ n. 27/2021. Cumpridas as determinações, os autos devem ser movimentados aoNúcleo IV (Extrajudicial) para atualização da base "Conhecimento EXTRA", se for ocaso. Levada a efeito a atualização das citadas ferramentas, quandonecessária, a tramitação dos autos deve ser temporariamente encerrada, comprevisão para retornarem conclusos em 1º/01/2026. Documento assinado eletronicamente por Artur Jenichen Filho, Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, em 01/09/2025, às 19:30, conforme art. 1º, III, "b",da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no sitehttp://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 9750065 e ocódigo CRC A697A1AC. 0043862-79.2023.8.24.0710 9750065v13 Decisão 9750065 SEI 0043862-79.2023.8.24.0710 / pg. 4 Circular CGJ 431 (9751171) Decisão 9750065