Orientação 1/2026

PDF 0094785-41.2025.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINAPODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA ORIENTAÇÃO CGJ N. 1/2026 - CONTROLES OBRIGATÓRIOS Autos n. 0094785-41.2025.8.24.0710 Atualizada em 31/07/2026 A presente orientação tem por finalidade atualizar as diretrizesrelativas aos controles obrigatórios previstos no Código de Normas daCorregedoria-Geral da Justiça (CNCGJ), considerando as alteraçõesnormativas supervenientes, inclusive as promovidas pelos Provimentos CGJn. 9/2026 e n. 12/2026, bem como o trabalho de padronização dos tipos deprocessos administrativos no Sistema Eletrônico de Informações - SEI. Apadronização dos tipos de processos e assuntos, especialmente via SistemaEletrônico de Informações (SEI), contribui para a uniformidade das práticasem todas as comarcas, fortalecendo a administração pública e a prestaçãojurisdicional. A atualização também observa as orientações da ComissãoPermanente de Avaliação Documental (CPAD) quanto à classificação,temporalidade, preservação e eliminação de documentos. 1. DIRETRIZES GERAIS SOBRE OS CONTROLES OBRIGATÓRIOS Nos termos do art. 182 do Código de Normas, o controle dos atos poderá ser feito por qualquer meio seguro, preferencialmente por meioeletrônico, sendo autorizada a forma física apenas em casos excepcionais. Desse modo, os controles obrigatórios não pressupõem amanutenção de livros, pastas ou controles físicos em papel. A diretrizinstitucional é que sejam realizados, sempre que possível, em sistemasoficiais do Poder Judiciário (SEI, ERP, eproc, ponto eletrônico), conforme anatureza do controle. O SEI constitui uma das formas de controle eletrônico emsistema oficial, especialmente quando houver necessidade de formação depasta digital administrativa, juntada de documentos, tramitação entreunidades, acompanhamento ou rastreabilidade institucional. No entanto,nem todo controle obrigatório exigirá a criação de um tipo de processoespecífico no SEI. Quando houver sistema oficial próprio ou processoadministrativo específico, este deverá ser utilizado, evitando-se aduplicidade de registros. Orientação CGJ n. 1/2026 Atualizada em 30/07/26 (10957311) SEI 0094785-41.2025.8.24.0710 / pg. 1 Para conferir maior eficiência e padronização, a realização doscontroles previstos no CNCGJ (arts. 3º, 88 e 183 a 186) deve observar asseguintes regras unificadas para todas as unidades. 1.1 Controles Administrativos da Direção do ForoNos termos do art. 88 do Código de Normas, compete ao Chefe de Secretaria do Foro manter controle sobre matérias relacionadas àadministração da comarca. Em razão da multiplicidade de controlesadministrativos previstos na norma, são apresentadas, a seguir, diretrizessobre determinadas matérias, especialmente quanto à utilização dossistemas oficiais como instrumentos de registro, acompanhamento e gestão. a) Visitas, inspeções e correições de competência da Direção do ForoO controle dos relatórios, atas e demais documentos encaminhados pela Corregedoria-Geral da Justiça ou pela CorregedoriaNacional de Justiça em decorrência de inspeções, correições e visitas, bemcomo inspeções e correições de competência da Direção do Foro, serárealizado por meio de procedimento próprio da unidade no sistema SEI, como assunto "Controles Obrigatórios/Comarca/Relatórios de Inspeção eCorreição", no qual serão juntados os expedientes recebidos dessanatureza, dispensada a manutenção de controles paralelos. Importante: As correições, inspeções e visitas técnicasdisciplinadas no CNCGJ não se confundem com as atividades de fiscalizaçãodos serviços notariais e de registro, que seguem as normas e orientaçõesdisciplinadas pela Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial e seu respectivocódigo de normas. b) Portarias e Ordens de ServiçoUtilizado para a expedição e o controle de portarias, ordens de serviço e demais atos formalizados por esses instrumentos, inclusive dasescalas de plantão. Dica: Recomenda-se, como boa prática, que o campo "Nome naÁrvore", no documento criado ou juntado, seja preenchido com o número daportaria e uma palavra-chave (ex.: Portaria n. XX/2026 - Escala de Plantão). c) Controle de Ofícios ExpedidosUtilizado apenas para ofícios avulsos, quando não houver processo administrativo específico. Se o ofício decorrer de demanda jáexistente no SEI, deve ser expedido no próprio processo. d) Controle de Atas de Reunião Orientação CGJ n. 1/2026 Atualizada em 30/07/26 (10957311) SEI 0094785-41.2025.8.24.0710 / pg. 2 Utilizado para atas de reuniões administrativas não vinculadas aprocesso específico. Quando a reunião tratar de assunto já autuado, a atadeve integrar o respectivo processo. 1.1.1 Requerimentos Eletrônicos e Formulários Padronizados (SEI)A Corregedoria-Geral da Justiça disponibiliza formulários padronizados no Portal (Serviços Internos - Expedição de Portarias e PortalPJSC - Gestores) para situações como falta de energia, problemas deinternet, reformas, eventos climáticos graves, entre outros, com autuaçãoautomática de procedimentos via SEI, inclusive com remessa automática aossetores competentes e expedição de portaria administrativa. Esses modelos auxiliam no encaminhamento de portarias parasuspensão de expediente e dos prazos judiciais/administrativos, manutençãode plantão judiciário e possibilidade de trabalho remoto (home office). A suspensão de prazos é medida excepcional, mediante decisãofundamentada do juízo, uma vez que afeta a duração do processo. Os principais requerimentos disponíveis na intranet são:Evento Programado: Requerimento de suspensão de expediente com realização de trabalho em regime de home office eatendimento pelos meios eletrônicos, sem suspensão de prazos. Acessarformulário Força Maior (Com Atendimento/Home Office): Encaminhamento de portaria de suspensão do expediente devido a eventosclimáticos severos, com atendimento pelos meios eletrônicos e trabalho emregime de home office, sem suspensão de prazos. Acessar formulário Força Maior (Sem Atendimento/Home Office): Encaminhamento de portaria para suspensão de prazos e do expediente emcasos excepcionais de força maior que impossibilitem o atendimentoeletrônico e o trabalho em regime de home office. Acessar formulário 1.1.2 Gestão de Pessoas e FrequênciaFrequência e Pontualidade: O controle deve ser realizado no sistema de ponto eletrônico oficial, conforme a Resolução GP n. 3/2018.Afastamentos e Licenças: Os afastamentos (inclusive faltas abonadas por doença e exames preventivos) devem ser registrados peloservidor no ERP, com a juntada da documentação comprobatória exigida. Ausências Parciais e Atestados: Registros de ausênciasparciais, entradas tardias e saídas antecipadas devem ser comunicados ao Orientação CGJ n. 1/2026 Atualizada em 30/07/26 (10957311) SEI 0094785-41.2025.8.24.0710 / pg. 3 https://app.tjsc.jus.br/forms/form/8c57b4f2-79ba-499e-9506-7e9e5ac07f97 https://app.tjsc.jus.br/forms/form/fad3753a-a62e-455e-9660-185341ae9ff0 https://app.tjsc.jus.br/forms/form/c9e93ddc-7216-45ef-9071-e4cf0c7c66ac gestor pelo e-mail setorial. As unidades não devem reter atestados médicos,declarações ou outros documentos de saúde em controles locais. Para finsde registro administrativo, recomenda-se manter apenas a cópia digital dacomunicação encaminhada pelo e-mail setorial, evitando a guarda paralela edesnecessária de documentos médicos fora dos sistemas próprios. Pasta Funcional: O controle funcional deve ser realizado apartir do ERP, com consulta ao SEI, DJe, sistema de ponto eletrônico e outrossistemas oficiais, conforme a natureza da informação. Essa é a lógicaadotada pela Diretoria de Gestão de Pessoas e pela Corregedoria-Geral daJustiça, constituindo o caminho adequado também para as comarcas. O Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça prevê, noart. 88, que o chefe de secretaria manterá controle sobre posse, exercício,lotação e matrícula de servidores; frequência e pontualidade; sindicâncias eprocessos administrativos disciplinares; atos administrativos expedidos peladireção do foro; e demais controles de interesse da administração local. Oart. 89 estabelece que o controle será realizado preferencialmente porsistema eletrônico, admitida a forma física segura apenas em caso deindisponibilidade. Assim, a obrigação de manter controle administrativo nãoimplica a necessidade de pastas físicas ou digitais paralelas individualizadaspor servidor. O controle deve ocorrer nos sistemas oficiais do PoderJudiciário, evitando-se a duplicidade de registros, a impressão dedocumentos nato-digitais e a formação de acervos locais sem necessidadeadministrativa. A unidade deverá utilizar o ERP como sistema principal deconsulta dos registros funcionais dos servidores, recorrendo aos demaissistemas oficiais sempre que necessário. Em caso de dúvidas sobre acesso adados, necessidade de ajuste de perfil ou solicitação de acesso ainformações adicionais, recomenda-se que a Secretaria do Foro acione aDiretoria de Gestão de Pessoas por meio do Portal de Serviços. Oportuno informar, que as pastas físicas existentes deverão serpreservadas em seu formato original, observados os prazos de guarda e adestinação previstos no PCTTDAAAF/PJSC. 1.1.3 Patrimônio, Finanças, Serviços e CorrespondênciaO controle patrimonial deverá ser realizado por meio do ERP ou de outro sistema patrimonial oficial adotado pelo Poder Judiciário. Asdemandas relacionadas a finanças e serviços deverão tramitar nosrespectivos processos administrativos instaurados no SEI, observados osfluxos e procedimentos próprios de cada matéria. Quanto àscorrespondências expedidas e recebidas pela Direção do Foro, o controledeverá ser efetuado mediante a utilização dos tipos processuaispadronizados do SEI, evitando-se a criação de registros ou controlesparalelos. Orientação CGJ n. 1/2026 Atualizada em 30/07/26 (10957311) SEI 0094785-41.2025.8.24.0710 / pg. 4 1.2 Controles CartoráriosNos termos do art. 183 do Código de Normas, compete ao Chefe de Cartório manter controle sobre determinadas matérias relacionadas àgestão administrativa da unidade judicial. Considerando o rol de atribuiçõesprevisto no referido dispositivo, apresentam-se, a seguir, orientações geraissobre alguns dos controles cuja manutenção incumbe à chefia de cartório,especialmente quanto à forma adequada de registro e acompanhamento nossistemas oficiais do Poder Judiciário. 1.2.1 Atas de Inspeções, Correições e Visitas TécnicasA unidade deverá manter controle dos relatórios, atas e demais documentos encaminhados pela Corregedoria-Geral da Justiça ou pelaCorregedoria Nacional de Justiça em decorrência de inspeções, correições,visitas técnicas e autoinspeções realizadas na unidade judicial. Esse controle constitui registro administrativo da unidade epossibilita a organização do histórico das atividades correicionais, bem comoo acompanhamento das orientações, recomendações, determinações eprovidências delas decorrentes. Os procedimentos de inspeção, correição, visita técnica eautoinspeção continuarão sendo autuados pela Corregedoria-Geral da Justiçaem processos próprios no SEI, nos quais permanecerão reunidos osdocumentos produzidos em cada procedimento. A existência desses processos, contudo, não afasta anecessidade de manutenção do controle previsto no art. 183 do Código deNormas, pois os autos instaurados pela CGJ documentam procedimentosindividualizados, enquanto o controle da unidade deve permitir a reuniãoorganizada e acessível do histórico das inspeções, correições e visitastécnicas realizadas ao longo do tempo. Para essa finalidade, a unidade deverá autuar procedimento noSEI utilizando o tipo de processo "Controles Obrigatórios/Comarca/Relatóriosde Inspeção e Correição", no qual deverão ser juntados os relatórios, atas,comunicações e demais documentos recebidos da CGJ ou da CorregedoriaNacional de Justiça relacionados às inspeções, correições, visitas técnicas eautoinspeções da unidade judicial. Esse procedimento destina-se exclusivamente ao controleadministrativo da unidade, não substituindo nem duplicando os processospróprios instaurados pela Corregedoria-Geral da Justiça. 1.2.2 Carga de processos físicos findos para advogado e peritoDiferentemente da regra geral de utilização de sistemas eletrônicos oficiais para a manutenção dos controles administrativos, a cargade processos físicos findos para advogado e perito configura hipóteseexcepcional que demanda controle manual pela unidade. Nos termos dos Orientação CGJ n. 1/2026 Atualizada em 30/07/26 (10957311) SEI 0094785-41.2025.8.24.0710 / pg. 5 arts. 173 a 176 do Código de Normas, não há necessidade de autuação deprocesso específico no SEI para essa finalidade. As cargas e respectivas devoluções devem ser registradas nosistema informatizado competente, observadas as exigências normativasquanto à coleta da assinatura do solicitante, à baixa por ocasião dadevolução dos autos e à manutenção dos controles cartorários previstos naregulamentação. Ressalta-se que o Sistema Pergamum registra a movimentaçãodos autos entre o Arquivo Central e a unidade judicial, mas não substitui ocontrole da carga física externa realizada pelo cartório aos advogados eperitos. Esta deve permanecer sob controle direto da unidade, na formaprevista pelo Código de Normas. 1.2.3 Atos administrativos expedidos pela autoridade judiciária;Os atos administrativos expedidos pela autoridade judiciária deverão ser registrados no tipo de processo adequado à natureza do ato oudocumento produzido. Quando formalizados por portaria ou ordem deserviço, deverá ser utilizado o tipo Portarias e Ordens de Serviço. Quando setratar de ofício avulso, deverá ser utilizado o tipo Ofícios Expedidos. Quandose tratar de ata de reunião administrativa não vinculada a processoespecífico, deverá ser utilizado o tipo Controle de Atas de Reunião. Havendoprocesso administrativo relacionado, o documento deverá ser produzido oujuntado nos respectivos autos. 1.2.4 correspondências recebidas não relacionadas a processos.O controle previsto neste item destina-se exclusivamente às correspondências ou documentos avulsos recebidos pela unidade que nãoestejam vinculados a processo judicial ou administrativo e que nãodemandem a instauração de procedimento próprio. Havendo processo ousistema oficial aplicável, o registro deverá ocorrer no respectivoinstrumento, evitando-se a duplicidade de controles. 1.2.5 Bens, Valores e PatrimônioO cadastro e o controle de bens e valores apreendidos deverão ser realizados nos sistemas informatizados oficiais, nos termos do art. 185do Código de Normas. Os objetos apreendidos deverão ser registrados noeproc e no Sistema Nacional de Gestão de Bens Apreendidos (SNGB),conforme a finalidade de cada sistema, dispensada a criação de processoespecífico no SEI para essa finalidade. Via de regra, os valores vinculados a procedimentos judiciaisdeverão ser custodiados no Sistema de Depósitos Judiciais (SIDEJUD),instituído para o gerenciamento centralizado dos depósitos à disposição da Orientação CGJ n. 1/2026 Atualizada em 30/07/26 (10957311) SEI 0094785-41.2025.8.24.0710 / pg. 6 Justiça no âmbito do Poder Judiciário de Santa Catarina.Ressalta-se que o controle previsto no art. 185 refere-se à gestão corrente realizada nos sistemas informatizados. Os antigos livros deregistro e controle de bens e valores apreendidos, anteriores à implantaçãodo Módulo de Cadastro e Controle de Bens Apreendidos, possuem guardapermanente, nos termos do parágrafo único do referido artigo e do Plano deClassificação e Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa ede Apoio à Atividade Forense do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina(PCTTDAAAF/PJSC). 1.3 Incidentes com Meios de ControleO desaparecimento ou a danificação de qualquer meio de controle (livro, pasta, processo, registro) deverá ser imediatamentecomunicado ao juiz. Para registro da ocorrência e acompanhamento dasprovidências, deverá ser utilizado o tipo de processo Controle dedesaparecimento ou danificação de meio de controle no SEI. 2 . GESTÃO DOCUMENTAL: PRAZOS DE GUARDA, PRESERVAÇÃO E ELIMINAÇÃOAs orientações relativas a prazos de guarda, manutenção de documentos em suporte original, digitalização e eliminação documentaldeverão observar rigorosamente a Resolução TJ n. 6/2021, que institui oPlano de Classificação e Tabela de Temporalidade da DocumentaçãoAdministrativa e de Apoio à Atividade Forense do PJSC (PCTTDAAAF/PJSC),bem como os procedimentos definidos pela CPAD. 2.1 Documentos Físicos e DigitalizaçãoOs controles realizados em papel deverão ser mantidos em seu formato original, ressalvadas as cópias, observados os prazos de guarda e adestinação previstos no PCTTDAAAF/PJSC. A digitalização de documentos físicos poderá ser realizada parafins de acesso, consulta, preservação preventiva ou apoio à gestão, mas nãoautoriza, por si só, a eliminação dos originais. 2.2 Prazos de Guarda Específicos 2.2.1 Controles de Carga de Processos Físicos: O prazo deguarda é de 2 anos, contados do encerramento do livro ou da pasta,desde que não haja pendência ou carga aberta (entendimento da CPAD). 2.2.2 Controle de Frequência em Papel: Eventuais registrosproduzidos em suporte papel possuem prazo de guarda atualmentefixado em 56 anos. 2.2.3 Documentos Funcionais/Médicos: Documentos que Orientação CGJ n. 1/2026 Atualizada em 30/07/26 (10957311) SEI 0094785-41.2025.8.24.0710 / pg. 7 integrem pasta funcional ou prontuário médico possuem temporalidadeprópria, com prazo de guarda atualmente fixado em 100 anos. 2.3 Documentos de Guarda PermanenteSão considerados de guarda permanente e deverão permanecer acondicionados no Arquivo Permanente da Comarca, quando originalmenteproduzidos em papel, não podendo ser eliminados ainda que digitalizados: a) livros, processos e documentos anteriores a 1988;b) livros, processos e documentos relativos a inspeções e correições;c) livros de registro de sentenças, atas de julgamento do Tribunal do Júri e termos de audiência anteriores à implantação dosistema de automação; d) livros de registro e controle de bens e valoresapreendidos anteriores à implantação do Módulo de Cadastro e Controlede Bens Apreendidos. 2.4 Eliminação DocumentalA eliminação de documentos no PJSC somente poderá ocorrer após o cumprimento dos procedimentos de avaliação e destinaçãodocumental previstos no PCTTDAAAF/PJSC, mediante autorização da CPAD epublicação dos respectivos editais de ciência de eliminação no DJe. 3.SÍNTESE DOS CONTROLES PREVISTOS NO CÓDIGO DE NORMAS DO FORO JUDICIALA tabela abaixo consolida os meios e sistemas adequados para cada controle obrigatório previsto no CNCGJ: ArtigodoCNCGJ Controle previsto Tipo de processo, sistema ou meiode controle adequado Art. 3º Portarias e ordensde serviço Pasta digital do SEI - Portarias e Ordensde Serviço Art.88, I Escala de plantão Pasta digital do SEI - Portarias e Ordensde Serviço (as escalas são formalizadaspor portaria) Art.88, II Visitas einspeções/correiçõesde competência daDireção do Foro Pasta digital do SEI - ControlesObrigatórios/Comarca/Relatórios deInspeção e Correição. (Obs.: Registros defiscalização dos serviços notariais e deregistro seguem normas daCorregedoria-Geral do Foro Extrajudicial). Orientação CGJ n. 1/2026 Atualizada em 30/07/26 (10957311) SEI 0094785-41.2025.8.24.0710 / pg. 8 Art.88, III Posse, exercício,lotação e matrículade servidores edelegados Posse, exercício, lotação e matrícula deservidores e delegados - Sistema ERP Art.88, IV Frequência epontualidade Sistema de ponto eletrônico (acessorestrito) e ERP Art.88, V Sindicâncias e PADsinstaurados nacomarca SEI - controle realizado porfuncionalidade disponível para o gestordo acervo de sigilosos da unidade Art.88, VI Atos administrativosexpedidos pelaDireção do Foro Pasta digital do SEI (Portarias e Ordensde Serviço, Ofícios Expedidos ou Atas deReunião, conforme a natureza) Art.88, VII Objetos apreendidos Sistema eproc e Sistema Nacional deGestão de Bens Apreendidos (SNGB/CNJ).Haverá integração entre os sistemas. Art.88, VIII Patrimônio, finançase serviços ERP para patrimônio; SEI para processosadministrativos específicos de finanças eserviços Art.88, IX Correspondênciasexpedidas erecebidas pelaDireção do Foro Pasta digital do SEI (Ofícios Expedidos ouCorrespondências Recebidas, conforme ocaso) Art.183, I Atas e relatórios dasinspeções,correições e visitastécnicas Integrarão os processos autuadosexclusivamente pela CGJ.Observação: A unidade manterá controledos relatórios de todas as inspeções,correições e visitas técnicas realizadas naunidade em pasta digital do SEI -ControlesObrigatórios/Comarca/Relatórios deInspeção e Correição Art.183, II Carga de processosfísicos findos paraadvogado e perito Controle manual pelo cartório, em pastaou livro próprio Art.183, III Carga de processosfísicos findosdigitalizados paraadvogado e perito Controle manual pelo cartório, em pastaou livro próprio Art.183, IV Atos administrativosexpedidos pelaautoridade judiciária Pasta digital do SEI (Portarias e Ordensde Serviço, Ofícios Expedidos ou Atas deReunião) Art.183, V Correspondênciasrecebidas, nãorelacionadas aprocessos Pasta digital do SEI - Correspondênciasrecebidas Art.184 Registro detestamentos Pasta digital do SEI - Registro deTestamentos Orientação CGJ n. 1/2026 Atualizada em 30/07/26 (10957311) SEI 0094785-41.2025.8.24.0710 / pg. 9 Art.185 Cadastro e controlede bens e valoresapreendidos Sistema eproc e Sistema Nacional deBens Apreendidos (SNGB/CNJ) Art.185, p.único Livros antigos deregistro/controle debens apreendidosanteriores aomódulo próprio Manutenção no formato original (guardapermanente) Art.186 Desaparecimento oudanificação dequalquer meio decontrole Processo do SEI - Desaparecimento ouDanificação de Controle Obrigatório Essas orientações visam garantir segurança, padronização erastreabilidade aos controles obrigatórios realizados pelas comarcas,promovendo o uso eficiente dos sistemas institucionais e o cumprimento dasnormas vigentes. Desembargador Dinart Francisco Machado Corregedor-Geral da Justiça Documento assinado eletronicamente por Dinart Francisco Machado,Desembargador, em 03/08/2026, às 17:51, conforme art. 1º, III, "b", da Lei11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no sitehttp://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 10957311 e ocódigo CRC EFF07C65. 0094785-41.2025.8.24.0710 10957311v6 Orientação CGJ n. 1/2026 Atualizada em 30/07/26 (10957311) SEI 0094785-41.2025.8.24.0710 / pg. 10 Orientação CGJ n. 1/2026 Atualizada em 30/07/26 (10957311)