Circular CGFE-SC 187/2020 Relatórios de correição

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 187 DE 18 DE JUNHO DE 2020 EXTRAJUDICIAL. CORREIÇÕES ORDINÁRIAS GERAIS E PERIÓDICAS. RELATÓRIOS. DIVULGAÇÃO. META DE NIVELAMENTO DA CORREGEDORIA NACIONAL DE JUSTIÇA. PROTEÇÃO AOS DADOS PESSOAIS. CONSULTA A OUTROS ÓRGÃOS CORREICIONAIS. AUSÊNCIA DE UNIFORMIZAÇÃO QUANTO À FORMA DE DIVULGAÇÃO DAS AÇÕES DE FISCALIZAÇÃO. NECESSIDADE DE DELINEAMENTO DE PROCEDIMENTO MÍNIMO. ALTERAÇÃO DO PROVIMENTO N. 10/2013. LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES PARA DIVULGAÇÃO DAS AÇÕES DE FISCALIZAÇÃO. AUSÊNCIA DE FERRAMENTA INSTITUCIONAL QUE PERMITA A ADMINISTRAÇÃO CONJUNTA PELOS ÓRGÃOS REGULADORES DAS ATIVIDADES NOTARIAIS E REGISTRAIS. EMPREGO DE MEDIDA PALIATIVA ATÉ O IMPLEMENTO DA SOLUÇÃO TECNOLÓGICA PERSEGUIDA. Senhores Juízes Diretores do Foro, Senhores Juízes com competência em registros públicos e Senhores Notários e Registradores, Comunico os termos do parecer e da decisão lançados nos autos n. 0078219-27.2019.8.24.0710, que tratam de procedimento de divulgação ao público de informações relacionadas às ações de fiscalização executadas pelos órgãos reguladores de 1º e 2º grau nas serventias notariais e registrais e também nas unidades de apoio. Documento assinado eletronicamente por DINART FRANCISCO MACHADO , DESEMBARGADOR , em 22/06/2020, às 19:23, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 4742866 e o código CRC 7ECA02D4 . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br 0078219-27.2019.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Processo n. 0078219-27.2019.8.24.0710 Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial Assunto: Divulgação de relatório de correição ordinária periódica Trata-se de solicitação da Juíza Diretora do Foro Fazendário da Comarca de Joinville por meio da qual requer a adoção de providências para divulgação do relatório da correição ordinária periódica realizada na secretaria do foro, no dia 25-10-2019. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos (n. 4742850). Determino a edição de provimento e a expedição de circular aos juízes diretores do foro e com competência em matéria de registros públicos e também aos notários e registradores. Cientifique-se a juíza diretora do Foro Fazendário da Comarca de Joinville. Movimentem-se os autos virtuais à Assessoria de Tecnologia da Informação desta Corregedoria-Geral da Justiça, para: a) adoção de medidas que restrinjam o acesso aos relatórios correicionais do Extrajudicial, publicados na página “Transparência Institucional”; e b) emissão de parecer técnico a respeito da existência de solução tecnológica institucional capaz de divulgar ações do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial e dos órgãos reguladores de 1º grau, no que se refere aos atos de fiscalização de serventias notariais e registrais e de unidades de apoio Encartado o parecer, encaminhe-se o procedimento ao Núcleo IV (Extrajudicial), para impulsionamento. Documento assinado eletronicamente por DINART FRANCISCO MACHADO , DESEMBARGADOR , em 22/06/2020, às 19:11, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 4742861 e o código CRC D3DC5327 . 0078219-27.2019.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Processo n. 0078219-27.2019.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: Divulgação de relatório de correição ordinária periódica Extrajudicial. Correições ordinárias gerais e periódicas. Relatórios. Divulgação. Meta de nivelamento da Corregedoria Nacional de Justiça. Proteção aos dados pessoais. Consulta a outros órgãos correicionais. Ausência de uniformização quanto à forma de divulgação das ações de fiscalização. Necessidade de delineamento de procedimento mínimo. Alteração do Provimento n. 10/2013. Levantamento de informações para divulgação das ações de fiscalização. Ausência de ferramenta institucional que permita a administração conjunta pelos órgãos reguladores das atividades notariais e registrais. Emprego de medida paliativa até o implemento da solução tecnológica perseguida. . Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. A juíza diretora do Foro Fazendário da comarca de Joinville enviou os presentes autos a esta Corregedoria-Geral da Justiça para divulgação no portal de transparência do relatório da correição ordinária periódica realizada na secretaria do foro, no dia 25-10-2019. No intuito de aperfeiçoamento do modelo de divulgação de relatórios correicionais adotado por esta Corregedoria-Geral da Justiça, no campo do Extrajudicial, foram solicitadas informações a órgãos correcionais de alguns tribunais de justiça do país. Vieram aos autos virtuais as contribuições das Corregedorias-Gerais dos Tribunais de Justiça do Distrito Federal e Territórios, Minas Gerais, Paraná, Rio Grande do Sul e São Paulo. É o essencial. 2. O art. 8º da Lei n. 12.527/2011 impõe às entidades públicas o dever de divulgação das informações, produzidas ou custodiadas, que sejam de interesse coletivo ou geral. A referida lei estabelece que tal divulgação deve ser realizada em local de fácil acesso e dispensa requerimento. Para regulamentar a sobredita lei, publicou-se o Decreto n. 7.724/2012, que, no art. 7º, determina o dever de criação de seção específica nos sítios institucionais para a divulgação das informações exigidas pela lei. No âmbito do Poder Judiciário, o Conselho Nacional de Justiça também apresentou disciplina semelhante ao editar a Resolução n. 102/2009, que, no art. 1º, obriga os tribunais listados nos incisos II a VI do art. 92 da Constituição da República Federativa do Brasil a disponibilizar as informações de gestão, que serão acessadas por meio de ícone denominado “Transparência” e localizado na página inicial do site. E, para ver atendidos tais comandos normativos, a Corregedoria Nacional de Justiça instituiu a meta de nivelamento n. 2, para o biênio 2011-2012, na qual determinava às Corregedorias-Gerais da Justiça a divulgação integral das ações correicionais, preservadas as hipóteses de sigilo. Diante disso e respeitada posição contrária - que sustenta a mera divulgação das informações relacionadas à atuação correicional, isto é, de forma difusa -, entende-se ser clarividente o comando normativo que determina que tais conteúdos sejam, sim, reunidos em repositório específico, a ser acessado por meio de portal próprio. Aliás, essa é a orientação seguida pelo Tribunal de Justiça de Santa Catarina, que mantém ambiente dedicado à publicação de sua gestão, acessível na página institucional, por meio de ícone denominado “Transparência”. Na mesma linha, esta Corregedoria-Geral da Justiça (CGJ) também possui página própria para divulgação de suas ações, dentre as quais, algumas relacionadas à atuação do Extrajudicial: cronogramas e relatórios de correição ordinárias gerais. Dito isso, ao se analisar o procedimento de divulgação dos referidos relatórios, verifica-se que, até meados de 2018, os documentos relacionados às correições ordinárias gerais e periódicas nas serventias notariais e registrais eram inseridos manualmente no Sistema de Cadastro do Extrajudicial (SCE). Também eram incluídas de forma manual, na página “Transparência Institucional” desta CGJ, as cópias dos relatórios das correições ordinárias gerais, excluídos, portanto, os documentos atinentes às correições ordinárias periódicas. Com a implementação do módulo unificado do Sistema de Correição Integrada (SCI), em conjunto com o mencionado SCE, as cópias dos relatórios das correições ordinárias, gerais e periódicas, passaram a ser inseridas automaticamente no histórico da serventia cujo acesso é restrito. Ademais, não foi alterado o procedimento de divulgação de relatórios na página “Transparência Institucional” desta CGJ, que permaneceu manual e específico para correições ordinárias gerais. Os relatórios de correição ordinária periódicas nas unidades de apoio aos órgãos reguladores de 1º grau (gabinete e secretaria do foro) não integram sistema de cadastro próprio, nem mesmo repositório específico. Atualmente só podem ser visualizados no procedimento administrativo que é deflagrado em razão de cada ação correicional (CNCGJ, art. 12-B). Quanto à prática adotada nos demais Estados da Federação, verifica-se que os órgãos correicionais dos Tribunais de Justiça do Distrito Federal e Territórios, Minas Gerais, Rio Grande do Sul e São Paulo não divulgam os conteúdos dos relatórios correicionais. Dos cinco tribunais que contribuíram com a pesquisa realizada, somente a Corregedoria-Geral do Tribunal de Justiça do Paraná publica os documentos correicionais, porém, sem os documentos anexos. Os órgãos dos Tribunais de Justiça do Distrito Federal e Territórios e do Rio Grande do Sul evidenciam a realização da atividade fiscalizatória com a publicação do número dos procedimentos em que os mencionados documentos foram encartados. À vista desse cenário e dos delineamentos da meta de nivelamento n. 2, estabelecida pela Corregedoria Nacional de Justiça para o biênio 2011/2012, percebe-se, pelo menos neste momento, que os modelos brasiliense e gaúcho mostram-se adequados aos fins pretendidos por este estudo, uma vez que propiciam o controle social das ações correicionais, sem expor a risco informações sensíveis, ou seja, aquelas cujo acesso a lei demanda habilitação especial, tais como as relacionadas ao testamento (CNCGJ, art. 816), aos dados sigilosos e aos atos incompletos (CNCGJ, art. 511). A propósito, importante mencionar que a Lei n. 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), em vigor a partir de agosto deste ano, apresenta várias prescrições que limitam a disposição de dados pessoais, a demonstrar o cuidado que deve ser dispensado aos conteúdos dos relatórios correicionais. Diante desse contexto, tem-se que a rotina de divulgação das ações do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial e dos órgãos reguladores de 1º grau, no que se refere aos atos de fiscalização de serventias notariais e registrais e de unidades de apoio, deverá consistir na divulgação, na página “Transparência Institucional” deste Órgão, de tabela com as seguintes colunas: a) tipo de correição (ordinária geral ou ordinária periódica); b) município de localização da serventia, ou comarca em que está sediada a unidade de apoio; c) identificação da serventia notarial ou registral, ou da unidade de apoio ao órgão regulador; d) identificação do responsável pela serventia notarial ou registral; e) número da portaria de divulgação do calendário ou, no caso das unidades de apoio, número dos autos virtuais em que consta o referido documento (CNCGJ, art. 12-A, § 3º); f) data de início da correição; g) data de término da correição; e h) número do procedimento em que foi encartado o relatório correicional. Se disser respeito à serventia notarial ou registral, deverá ser indicado o número do procedimento preliminar (tipo: Correição Ordinária; e assunto: “09.05.05.14 - Foro Extrajudicial/Disciplinar/Procedimento Preliminar”). Caso se refira à unidade de apoio a órgão regulador de 1º grau, deverá ser indicado o número do procedimento administrativo (tipo: Correição Ordinária; e assunto: “09.05.05.20 - Foro Extrajudicial/Fiscalização das unidades de apoio dos órgãos reguladores de 1º grau”). No intuito de ilustrar como poderiam ser dispostas didaticamente as informações na referida página “Transparência Institucional”, segue exemplo baseado nas serventias sediadas nos municípios de Antônio Carlos, Biguaçu e Governador Celso Ramos e nos órgãos reguladores da comarca de Biguaçu: Os dados apresentados foram extraídos de arquivos na conta do Google Drive, em consulta realizada no dia 4-6-2020. Necessário esclarecer que a utilização destas ferramentas para controle das ações correicionais deriva da ausência de instrumento institucional adequado que atenda a tais necessidades. O Sistema de Cadastro do Extrajudicial (SCE) e o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) contêm apenas alguns dados parametrizados e os referidos sistemas não são integrados, isto é, exigem ação humana para estruturação dessas informações. Nesse sentido, entende-se crucial o estabelecimento de rotina administrativa que exija a inserção ou atualização dos dados das tabelas acima mencionadas, ou em ferramenta que venha a substituí-las. E tal responsabilidade deve ser compartilhada pelas unidades de apoio dos órgãos reguladores de 1º e 2º grau, de forma que não fique comprometida a eficiência da prestação dos demais serviços relacionados ao Extrajudicial. Atualmente, todas as secretarias de foro possuem acesso às tabelas que tratam das correições ordinárias periódicas nas serventias notariais e registrais e nas unidades de apoio, as quais são acessadas com as mesmas credenciais empregadas para utilizar a base “Conhecimento EXTRA”. Nunca é demais lembrar que os dados relacionados às ações de fiscalização são essenciais para comprovação do cumprimento anual das meta de nivelamento estabelecida pela Corregedoria Nacional de Justiça. Escorado nessas premissas, verifica-se não haver previsão no Código de Normas de procedimento relacionado à divulgação ao público das ações de fiscalização e, por tal razão, apresentam-se as seguintes proposições no intuito de delinear minimamente o tema: Art. 12-C Serão informados ao Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, em até 5 (cinco) dias após o evento e mediante alimentação de ferramenta de controle ou, se inexistente, por meio da Central de Atendimento Eletrônico da Corregedoria-Geral da Justiça: I - os dados da portaria que divulgou o calendário das correições ordinárias periódicas nas serventias notariais e registrais e nas unidades de apoio; II - os números dos autos virtuais em que foram encartadas cópias dos relatórios correicionais. Parágrafo único. Eventuais alterações das informações deverão ser comunicadas do mesmo modo e em idêntico prazo. Art. 12-D As ações de fiscalização do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial e dos órgãos reguladores de 1º grau serão divulgadas, até o dia 10 (dez) do mês subsequente, na página eletrônica “Transparência Institucional” da Corregedoria-Geral da Justiça. Parágrafo único. O relatório conterá, no mínimo, os seguintes campos: I - tipo de correição; II - município de localização da serventia, ou comarca em que está sediada a unidade de apoio do órgão regulador; III - identificação da serventia notarial ou registral, ou da unidade de apoio ao órgão regulador; IV - identificação do responsável pela serventia notarial ou registral; V - número da portaria de divulgação do calendário ou, no caso das unidades de apoio, número dos autos virtuais em que consta o referido documento; VI - data de início da correição; VII - data de término da correição; e VIII - número do procedimento em que foi encartada cópia do relatório correicional. Em razão desse novo procedimento, não há mais razão para que os relatórios correicionais acessados por meio da citada página “Transparência Institucional” permaneçam à disposição para consulta pública. Por conseguinte, o acesso aos documentos já publicados deve ser apenas restrito. No que tange ao desenvolvimento de solução tecnológica institucional para a divulgação das ações de fiscalização, tem-se por coerente colher parecer técnico da assessoria de tecnologia da informação deste Órgão a respeito das medidas mais adequadas ao fim perseguido. Oportuno lembrar que este Tribunal dispõe de ferramentas de desenvolvimento e publicização de painéis em BI (Business Inteligence), que podem ser aproveitadas no delineamento da solução perseguida, com a consequente divulgação das ações correicionais e o aprimoramento da gestão estratégica de informações, fundamental para a tomada de decisões seguras. 3. Ante o exposto, opino: a) pela alteração do Provimento CGJ n. 10/2013, para inclusão dos arts. 12-C e 12-D no Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça; b) pela cientificação dos órgãos reguladores de 1º grau, especialmente para que instituam rotina administrativa que resulte no preenchimento das tabelas de controle das ações correcionais, ou de ferramenta eletrônica que eventualmente venha a substituí-las; c) pela adoção de medidas que restrinjam o acesso aos relatórios correicionais do Extrajudicial, publicados na página “Transparência Institucional”; e d) para que a Assessoria de Tecnologia da Informação seja provocada a exarar parecer técnico a respeito da existência de solução tecnológica institucional capaz de divulgar ações do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial e dos órgãos reguladores de 1º grau, no que se refere aos atos de fiscalização de serventias notariais e registrais e de unidades de apoio. É o parecer que submeto à apreciação de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por RAFAEL MAAS DOS ANJOS , JUIZ-CORREGEDOR , em 22/06/2020, às 17:33, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 4742850 e o código CRC 83D83D27 . 0078219-27.2019.8.24.0710