Circular CGFE-SC 36/2020 Correição periódica

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 36 DE 19 DE FEVEREIRO DE 2020 FORO EXTRAJUDICIAL. CORREIÇÃO ORDINÁRIA PERIÓDICA. SECRETARIA DO FORO E GABINETE DOS JUÍZES DIRETORES DO FORO E COM COMPETÊNCIA EM REGISTROS PÚBLICOS. PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO DE CONTROLE INTERNO. ENCARTE DE CERTIDÕES A RESPEITO DA EXISTÊNCIA DE PROCEDIMENTOS E PROCESSOS DISCIPLINARES RELACIONADOS AOS SERVIDORES ENVOLVIDOS. DISPENSA. EXIGÊNCIA PRÓPRIA DO PROCEDIMENTO DE APURAÇÃO DISCIPLINAR APLICÁVEL AOS DELEGATÁRIOS DAS ATIVIDADES NOTARIAIS E REGISTRAIS. NECESSIDADE DO ESTABELECIMENTO DE REGULAMENTAÇÃO ESPECÍFICA. ALTERAÇÃO DO PROVIMENTO CGJ N. 10/2013, QUE INSTITUIU O CÓDIGO DE NORMAS DESTA CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA. Senhores Juízes Diretores do Foro, Senhores Juízes com competência em registros públicos, Comunico os termos do parecer e da decisão proferidos nos autos n. 0085520-25.2019.8.24.0710, que estabelece regras relacionadas às correições ordinárias periódicas na secretaria do foro e nos gabinetes dos juízes diretores do foro e com competência em registros públicos, no que tange aos serviços afetos ao foro extrajudicial. Documento assinado eletronicamente por DINART FRANCISCO MACHADO , DESEMBARGADOR , em 01/04/2020, às 15:26, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 4307743 e o código CRC B5335AAE . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br 0085520-25.2019.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Processo n. 0085520-25.2019.8.24.0710 Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial Assunto: necessidade de, nos procedimentos abertos em razão das correições ordinárias periódicas na secretaria do foro e nos gabinetes dos juízes diretores do foro e com competência em matéria de registros públicos, serem encartadas certidões sobre a existência de procedimentos e processos disciplinares Trata-se de consulta acerca da necessidade de, nos procedimentos abertos em razão das correições ordinárias periódicas na secretaria do foro e nos gabinetes dos juízes diretores do foro e com competência em matéria de registros públicos, serem encartadas certidões sobre a existência de procedimentos e processos disciplinares. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos (n. 2734163). Determino a edição de provimento e a expedição de circular aos juízes diretores do foro e com competência em matéria de registros públicos. Cumpridas as providências, a tramitação dos autos deverá ser encerrada. Caso requerido, autorizo, desde já a disponibilização de acesso externo ao processo mediante a indicação de e-mail pela parte ou pelo interessado, pelo prazo de 5 (cinco) dias. Documento assinado eletronicamente por DINART FRANCISCO MACHADO , DESEMBARGADOR , em 01/04/2020, às 15:26, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 2734470 e o código CRC 820F657F . 0085520-25.2019.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Processo n. 0085520-25.2019.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: necessidade de, nos procedimentos abertos em razão das correições ordinárias periódicas na secretaria do foro e nos gabinetes dos juízes diretores do foro e com competência em matéria de registros públicos, serem encartadas certidões sobre a existência de procedimentos e processos disciplinares Foro extrajudicial. Correição ordinária periódica. Secretaria do foro e gabinetes dos juízes diretores do foro e com competência em matéria de registros públicos. Procedimento administrativo de controle interno. Encarte de certidões a respeito da existência de procedimentos e processos disciplinares relacionados aos servidores envolvidos. Dispensa. Exigência própria do procedimento de apuração disciplinar aplicável aos delegatários das atividades notariais e registrais. Necessidade do estabelecimento de regulamentação específica. Alteração do Provimento CGJ n. 10/2013, que institui o Código de Normas desta Corregedoria. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. A chefe de secretaria do foro da comarca de Abelardo Luz, Carolina Bernat Spazzini, elaborou consulta na qual questionou a respeito da necessidade de, nos procedimentos preliminares abertos em razão das correições ordinárias periódicas na secretaria do foro e nos gabinetes dos juízes diretores do foro e com competência em matéria de registros públicos, serem encartadas certidões sobre a existência de procedimentos e processos disciplinares, em cumprimento ao caput do art. 76 do Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça (CNCGJ).  É o relatório. 2. A regulação das atividades notariais e registrais são compartilhadas por vários órgãos judiciários, a saber: juiz diretor do foro, juiz com competência em matéria de registros públicos, Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1º Vice-Presidente, Presidente, Conselho da Magistratura e Órgão Especial. Com relação aos órgãos de 1º grau, possível afirmar, em linhas gerais, que as competências do juiz diretor do foro estão relacionadas com a fiscalização, a disciplina e o gerenciamento de informações, enquanto que as funções atribuídas aos juízes com competência em matéria de registros públicos estão associadas à orientação e ao controle de legalidade dos atos. E, para o exercício dessas competências, as referidas autoridades dispõem de unidades de apoio, no caso, o gabinete e a secretaria do foro (cartório administrativo único). Nesse sentido, pelo fato de se relacionarem diretamente, incumbe aos referidos juízes verificar, em primeiro plano, a qualidade dos serviços administrativos prestados pelas unidades de apoio, à luz do que dispõe o art. 7º,  2º e art. 9º, ambos do Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça (CNCGJ): Art. 7º A correição ordinária será: I – geral; e II – periódica. [...]. § 2º A correição periódica independe da fixação de calendário e será realizada pelos juízes e diretores do foro, anualmente, devendo ser comunicada à Corregedoria-Geral da Justiça. [...]. Art. 9º A correição permanente consiste na fiscalização rotineira das atividades jurisdicionais e administrativas inerentes ao cargo. Em fluxo ascendente imediato e com fulcro no art. 5º, I, do Regimento Interno da CGJ, a fiscalização das atividades é do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, responsável por zelar pela qualidade das atividades prestadas pelas serventias notariais e registrais e dos serviços prestados pelos órgãos reguladores de 1º grau: Art. 5º Sem prejuízo das atribuições previstas por outros órgãos competentes para tanto, compete ao corregedor-geral do Foro Extrajudicial: I – exercer a orientação, o controle e a fiscalização das serventias extrajudiciais delegadas e das unidades judiciárias que atuam no âmbito extrajudicial , bem como disciplinar e promover correições; [...]. (destaquei) Diante dessas assertivas, os juízes diretores do foro e aqueles com competência em matéria de registros públicos devem velar pela qualidade dos serviços prestados por suas unidades de apoio e, para tanto, devem realizar, anualmente, correição ordinária periódica nessas estruturas administrativas. Realizada a correição, o relatório deve ser autuado no Sistema Eletrônico de Informações, observados os seguintes parâmetros: "Correição Ordinária" (tipo do processo) e "Foro Extrajudicial/Controle interno" (assunto). Quanto às certidões a respeito da existência de procedimentos ou processos disciplinares, decorrente da aplicação do art. 76 do CNCGJ, entendo seja desnecessário o encarte desses documentos, uma vez que tais informações não interessam à fiscalização dos serviços prestados pelas unidades de apoio; tais certidões terão utilidade, sim, no caso de eventual procedimento disciplinar deflagrado contra serventuário. Em outras palavras, se entenderem necessária a adoção de providências disciplinares, o juiz diretor do foro ou o juiz com competência em matéria de registros públicos deve cientificar a autoridade competente, a quem incumbirá o levantamento das referidas informações disciplinares a respeito do servidor. Afastada a necessidade de encarte das referidas certidões e diante do fato de o art. 76 do CNCGJ possuir contornos próprios da disciplina aplicável a delegatários das atividades notariais e registrais, vejo oportuno que sejam estabelecidas regras específicas para tratamento adequado dos aspectos atinentes às correições ordinárias periódicas na secretaria do foro e nos gabinetes do juiz diretor do foro e do juiz com competência em matéria de registros públicos. Desse modo, proponho a alteração do Provimento CGJ n. 10/2013, para inclusão do seguinte dispositivo no Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça (CNCGJ): Art. 12-A. O juiz diretor do foro e o juiz com competência em matéria de registros públicos realizarão anualmente correição ordinária periódica no gabinete e na secretaria do foro, para verificação da qualidade dos serviços administrativos atinentes ao foro extrajudicial. § 1º A correição na secretaria do foro ficará adstrita a aspectos condizentes com a competência da referida autoridade administrativa. § 2º As portarias que estabelecerem os calendários de correição serão expedidas até 30 de novembro do exercício anterior. § 3º Cópias das portarias mencionadas no § 2º serão autuadas no sistema de automação e os números de registro serão informados ao Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial mediante alimentação de ferramenta de controle ou, se inexistente, por meio da Central de Atendimento Eletrônico da Corregedoria-Geral da Justiça. § 4º Na hipótese do § 2º, juiz expedirá portaria única, quando houver apenas uma vara judicial na comarca. § 5º Caso haja na comarca mais de um juiz com competência em matéria de registros públicos, será possível a edição de portaria conjunta para divulgação do calendário de correições mencionado no § 2º. Art. 12-B. O relatório da correição será autuado no sistema de automação e os autos serão submetidos à autoridade que presidiu a correição, a quem competirá deliberar sobre a necessidade de: I - implementação de medidas que conformem os serviços aos parâmetros normativos de regência; II - cientificação da autoridade competente para apuração disciplinar da conduta de servidor. Em razão dessas especificações, entendo que deva ser alterada a redação do art. 12 do CNCGJ, que passaria a ter a seguinte redação: Art. 12. A correição periódica será realizada anualmente pelo juiz diretor do foro em todas as serventias notariais e registrais da comarca. 3. Ante o exposto, opino: a) pela desnecessidade de, nos procedimentos abertos em razão das correições ordinárias periódicas na secretaria do foro e nos gabinetes dos juízes diretores do foro e com competência em matéria de registros públicos, serem encartadas certidões sobre a existência de procedimentos e processos disciplinares, uma vez que tais documentos podem ser encartados, posteriormente, em eventual procedimento específico que vier a ser aberto contra o servidor; e b) pela alteração do Provimento CGJ n. 10/2013, com a inclusão e alteração de dispositivos do Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça, nos termos do presente parecer. É o parecer que submeto à apreciação de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por RAFAEL MAAS DOS ANJOS , JUIZ-CORREGEDOR , em 30/03/2020, às 22:20, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 2734163 e o código CRC EED7FC5D . 0085520-25.2019.8.24.0710