Aperfeiçoamento na atividade de auditoria do Poder Judiciário

Atos Normativos Aperfeiçoamento na atividade de auditoria do Poder Judiciário O Plenário do Conselho Nacional de Justiça, por unanimidade, aprovou Ato Normativo para alterar a Resolução CNJ nº 308/2020, que organiza as atividades de auditoria interna do Poder Judiciário, sob a forma de sistema, e a Resolução CNJ nº 309/2020, a qual trata das Diretrizes Técnicas das Atividades de Auditoria Interna Governamental do Poder Judiciário – DIRAUD-Jud. A matéria foi discutida na Comissão Permanente de Auditoria, com a participação dos integrantes da Secretaria de Auditoria do CNJ. O propósito é aperfeiçoar a atividade no âmbito do Poder Judiciário, através de alterações pontuais nessas Resoluções. Com as alterações na Resolução CNJ nº 308/2020, fica vedado às unidades de auditoria interna exercer atividades típicas de gestão, não sendo permitida sua participação no curso regular dos processos administrativos ou a realização de práticas que configurem atos de gestão. Isso não impede os integrantes da unidade de auditoria de participarem de reuniões com a administração e nem mesmo de responderem consultas formuladas no caso de dúvidas pertinentes à atuação concreta dos órgãos da administração. A nova redação também prevê que a unidade de auditoria interna deverá encaminhar, por intermédio do presidente, o relatório anual das atividades desempenhadas no exercício anterior ao órgão colegiado competente do tribunal ou conselho, até o final do mês de julho de cada ano. Na apresentação do relatório anual, deve constar a declaração de manutenção da independência durante a atividade de auditoria, indicando se houve alguma restrição não fundamentada ao acesso completo e livre a todo e qualquer documento, registro ou informação. No âmbito do CNJ, o Secretário de Auditoria será designado pelo Presidente do CNJ entre os magistrados requisitados e, nos demais tribunais, o referido cargo ou equivalente deverá ser facultativamente ocupado por magistrado, nomeado para um mandato de dois anos, a começar no início do segundo ano de exercício de cada presidente de tribunal ou conselho, com possibilidade de duas reconduções. O cargo ou função comissionada de dirigente de auditoria interna deverá, quando devida a retribuição, ser correspondente à CJ ou equivalente à tabela de cargos do Poder Judiciário Federal. Ao término do mandato, a autoridade nomeante deverá novamente indicar o ocupante do cargo de dirigente da auditoria, não se admitindo a prorrogação tácita do mandato. A destituição, durante o curso do mandato, poderá ocorrer por decisão colegiada do pleno ou órgão especial do tribunal ou conselho, facultada a oitiva prévia do dirigente, ficando limitada, no entanto, a sua permanência no cargo ao máximo de seis anos. Para o exercício das atribuições, os dirigentes de auditoria interna podem requerer, por escrito, aos responsáveis pelas unidades organizacionais, os documentos e as informações necessárias à realização do seu trabalho, inclusive acesso a sistemas eletrônicos de processamentos de dados, observadas as regras contidas na Lei nº 13.709/2018 (LGPD) e as eventuais dificuldades técnico-operacionais dos sistemas, sendo-lhes assegurado acesso às dependências das unidades organizacionais do respectivo tribunal ou conselho. A Resolução CNJ nº 309/2020 passa a vigorar com novas orientações a serem observadas pelos tribunais e conselhos. A exemplo, o artigo 13 estabelece que o titular da unidade de auditoria interna, ao tomar conhecimento de fraudes ou de outras ilegalidades, deverá primeiramente comunicar ao seu superior hierárquico, ficando autorizado a encaminhar comunicação para o Tribunal de Contas em caso de ausência de resposta pelo superior hierárquico no prazo de 60 (sessenta) dias, sem prejuízo da realização das recomendações necessárias para sanar eventuais irregularidades. A unidade de auditoria poderá solicitar à administração central do órgão que designe servidores técnicos de outras unidades para auxiliar no desempenho de suas competências e atribuições, ficando facultado à administração o acolhimento do pedido, caso em que poderá 2 designar servidores que prestarão o auxílio sem prejuízo de suas funções. E, respeitados os limites orçamentários e de recursos humanos, deve ter corpo funcional que, coletivamente, assegure o conhecimento, as habilidades e outras competências necessárias ao desempenho de suas responsabilidades. Com o novo texto, o servidor que ingressar na unidade de auditoria interna do órgão poderá, se for o caso, declarar-se impedido para atuar em procedimentos de auditoria relativos a temas específicos da área anteriormente ocupada com os quais esteve envolvido diretamente nos últimos seis meses. Os deveres de objetividade, zelo, imparcialidade do artigo 21 do Ato, passam a valer para todos que estiverem lotados na unidade de auditoria interna. A não contratação de cursos constantes no Plano Anual de Capacitação de Auditoria – PAC-Aud, não poderá implicar, por si só, o cancelamento de auditorias ou consultorias, mas o auditor desprovido de capacidade técnica para o trabalho específico a ser desempenhado não participará. Ficou recomendado a inclusão no PAC-Aud de previsão de 40 (quarenta) horas de capacitação anual mínima para cada servidor lotado na unidade, observada a disponibilidade orçamentária do órgão. Por fim, com o novo Ato Normativo, o tribunal ou conselho deverá aprovar no prazo de 120 (cento e vinte) dias, Código de Ética da unidade de auditoria interna, a ser observado por todos que atuarem na referida unidade, que contemple, entre outros itens: regras de conduta, deveres, vedações, impedimentos, suspeições, direitos e garantias dos profissionais de auditoria. Os integrantes e servidores do tribunal ou conselho que exerçam atividades de auditoria interna, ainda que temporariamente, na forma de auxílio, enquanto não for aprovado o Código de Ética, devem firmar termo de confidencialidade sobre dados e informações a que tiverem acesso em decorrência do exercício da atividade.