Circular CGFE-SC 345/2022 Livros de RCPJ e RTD

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 345 DE 07 DE DEZEMBRO DE 2022 FORO EXTRAJUDICIAL. OFÍCIO DE REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS JURÍDICAS E DE TÍTULOS E DOCUMENTOS. LIMITAÇÃO NA QUANTIDADE DE FOLHAS. EXIGÊNCIA REVOGADA PELA LEI N. 14.382/2022. POSSIBILIDADE DE REDUÇÃO À TERÇA PARTE (ART. 5º DA LEI Nº 6.015/73) DOS LIVROS ENCERRADOS OU ABERTOS DURANTE A VIGÊNCIA DAS DISPOSIÇÕES ANTERIORES. NECESSÁRIO PRÉVIO REQUERIMENTO À AUTORIDADE COMPETENTE. LIBERALIDADE DO REGISTRADOR NA DEFINIÇÃO DOS LIMITES DE FOLHAS DOS LIVROS ABERTOS DURANTE A VIGÊNCIA DA NOVA LEGISLAÇÃO. RECOMENDÁVEL SENSIBILIDADE NA GESTÃO DO ACERVO. EXPEDIÇÃO DE CIRCULAR PARA DISSEMINAÇÃO DO CONHECIMENTO E ADEQUAÇÃO DA PRÁTICA REGISTRAL CATARINENSE. ENCERRAMENTO DOS AUTOS. Senhores Juízes Diretores dos Foros e Senhoras Juízas Diretoras dos Foros, Senhores Juízes e Senhoras Juízas com competência em registros públicos, Senhores Registradores e Senhoras Registradoras Civis, Comunico os termos da decisão e do parecer por ela acolhido, proferida nos autos virtuais n. 0046408-78.2021.8.24.0710, que trata da limitação de folhas no encencadernamento do Livro A (RCPJ) e do Livro B (RTD). Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial , em 13/12/2022, às 17:08, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6824142 e o código CRC E6C8FA2C . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br 0046408-78.2021.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Extrajudicial/Ato Normativo, Projeto de Lei ou Decisão regulamentar n. 0046408-78.2021.8.24.0710 Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial Assunto: Pedido de Providências Trata-se de central de atendimento (60908-TQAMBA) encaminhada pela Direção do Foro da comarca de Palhoça, que, diante do questionamento apresentado relativo ao quesito 80525 do Sistema de Correição Integrada, encaminhou uma sugestão de aperfeiçoamento da escrituração do Livro A do Registro de Pessoas Jurídicas extensiva ao Livro B do Registro de Títulos e Documentos. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos (n. 6823924 ). Expeça-se circular a todos os registradores civis deste Estado, Juízes Diretores de Foro e Juízes com atuação em matéria de Registros Públicos, com cópia desta decisão e o respectivo parecer. No intuito de favorecer e promover a disseminação do conhecimento, determino o encaminhamento aos chefes de secretaria do foro de cópia da correspondência enviada às referidas autoridades. Por medida de celeridade e economia processual, a cópia da presente decisão servirá como ofício. Publiquem-se a decisão e o parecer por ela acolhido no Caderno Administrativo do Diário da Justiça Eletrônico, nos termos do art. 5º da Resolução TJ n. 27/2021. Cumpridas as determinações, os autos devem ser movimentados ao Núcleo IV (Extrajudicial) para atualização do Sistema de Cadastro do Extrajudicial (SCE) e da base "Conhecimento EXTRA", se for o caso. Levada a efeito a atualização das citadas ferramentas, quando necessária, a tramitação dos autos deve ser encerrada. Caso requerido, autorizo, desde já, a disponibilização de acesso externo aos autos, pelo prazo de 5 (cinco) dias, mediante a indicação de e-mail pela parte ou por advogado, ainda que sem procuração nos autos (Lei n. 8.906/1994, art. 7º, XIII). Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial , em 13/12/2022, às 17:08, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6824080 e o código CRC F2959E1C . 0046408-78.2021.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Extrajudicial/Ato Normativo, Projeto de Lei ou Decisão regulamentar n. 0046408-78.2021.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: Pedido de Providências Foro Extrajudicial. Ofício de Registro Civil das Pessoas Jurídicas e de Títulos e Documentos. Limitação na quantidade de folhas. Exigência revogada pela Lei n. 14.382/2022. Possibilidade de redução à terça parte (art. 5º da Lei nº 6.015/73) dos livros encerrados ou abertos durante a vigência das disposições anteriores. Necessário prévio requerimento à autoridade competente. Liberalidade do registrador na definição dos limites de folhas dos livros abertos durante a vigência da nova legislação. Recomendável sensibilidade na gestão do acervo. Expedição de circular para disseminação do conhecimento e adequação da prática registral catarinense. Encerramento dos autos. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. Trata-se de central de atendimento (60908-TQAMBA) encaminhada pela Direção do Foro da comarca de Palhoça, com o seguinte questionamento: Prezados Senhores: A questão 80525 do SCI que trata do Livro de Pessoas Jurídicas menciona que deve este Livro deve possuir 300 folhas, de acordo com o art. 116 da Lei 6015/73. São livros compostos por plásticos internos onde cada um recebe o registro/averbação de Atas, Estatutos ou Contratos Sociais para arquivamento. Entretanto, pelas atuais práticas adotadas pela Serventia, onde se registra e arquiva todos os documentos apresentados pelas partes, fica impraticável tal livro pelo tamanho que o mesmo se torna. Assim, a prática atual demonstra que se deve achar soluções para a resolução da situação que ora é exigida pela norma vigente. O cartório correicionado no mês pretérito sugere como solução a criação de um livro com dois volumes (A e B), tornando o mesmo menor e demais fácil manuseio. O referido questionamento surgiu durante os trabalhos de Correição Geral Periódica no Ofício dos Registros Civis das Pessoas Naturais e de Interdições e Tutelas, das Pessoas Jurídicas e de Títulos e Documentos da comarca de Palhoça, ao enfrentar o quesito 80525 do Sistema de Correição Integrada A equipe correicional da comarca encaminhou uma sugestão de aperfeiçoamento da escrituração do Livro A do Registro de Pessoas Jurídicas e que pode ser extensiva ao Livro B do Registro de Títulos e Documentos. Considerando que a sugestão apresentada poderá resultar na alteração de dispositivos do Código de Normas da Corregedoria-Geral de Justiça, foi consultada a classe dos respectivos registradores de pessoas jurídicas e de títulos e documentos. O Instituto de Registros de Títulos e Documentos, Pessoas Jurídicas de Santa Catarina (IRTDPJ-SC) apresentou sua manifestação, nos seguintes termos: Os livros de Registros de Títulos e Documentos, em especial os de Trasladação Integral dos Títulos e Documentos apresentados, assim como o de Registro Civil das Pessoas Jurídicas, desde que autorizada no Código de Normas a sua formação por arquivamento dos originais ou cópias extraídas pelo Registrador tem sido aplicado uniformemente nas Serventias Catarinenses. Independentemente do número de páginas ou folhas do documento, este é guardado em uma só folha plástica da pasta organizadora. Assim, o registro ou averbação corresponde a uma folha do livro de registros. Desta forma, as Serventias com maior volume de Contratos e Estatutos ou Títulos com várias páginas, passaram a ter um livro muito pesado. Antes o tombo dessas pastas possuía 12 cm,15 cm. Mas, tornou-se muito comum esses tomos serem fabricados com larguras muito mais amplas, personalizados que são para atendimento do serviço e consequente cumprimento da regra normativa. São pastas pesadas, mesmo que vazias e, quando utilizadas com os devidos arquivamentos, tornam-se de difícil manuseio, não só pelo peso que passam a comportar, mas também pela dificuldade de ajuste de distanciamento das folhas plásticas que ora comportam 2 folhas de uma notificação ou ata e ora comportam um Título Bancário de mais de 15 páginas ou Atos Constitutivos com 20 ou mais. Essas pastas, com capas fortes, robustas, geralmente cobertas de jeans, são pesadas por necessidade de proteção e acondicionamento de plásticos, que por sua natureza se amoldam aos espaços. E, com o arquivamento dos documentos, tornam-se ainda mais robustas e pesadas. Há, em muitas Serventias, portanto, adequação do modo utilizado para arquivamento e registro dos atos de Pessoas Jurídicas e de Títulos e Documentos, quando alguns registradores, de acordo com a sua gestão, independência funcional para funcionamento adequado do serviço, visando a melhor guarida dos documentos, para sua segurança, assim como a melhor forma de buscá-los, acondicionam em mais de uma Pasta. Haver mais de uma pasta para formação de um livro, em momento algum desassegura o sistema registral e a regra normativa do arquivamento; ao revés, ao desmembrar em Tomos, encontrando-se tal faculdade amparada nos artigos 1º e 41 da Lei nº 8.935/94, diligência o Registrador no seu mister, demonstrando zelo e administração voltada aos objetivos do Registro Público. Ainda, convém observar que a Lei 14.382/2022 eliminou a contagem de folhas para os livros, eis que em breve os sistemas comportarão livros eletrônicos, a partir da regulação de recepção da SERP. Nesse sentido, a numeração de folhas e sua quantidade para determinado livro não são mais fatores determinantes para os procedimentos. O número do Termo, seja ele de registro ou de averbação é que não pode sofrer solução de continuidade e cronologia. Tendo em vista os aspectos acima mencionados, o IRTDPJSC manifesta se no sentido de possibilidade de desdobramento de Livros em Tomos, por medida de zelo e proteção aos registros e de melhor manuseio aos livros assoberbados de folhas, cabendo ao gestor da Serventia adequar esse armazenamento. (doc. 6571818 ) É o relatório. 2. Visando a garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos, os delegatários notariais e de registro possuem autonomia na organização técnica e administrativa da estrutura da serventia e do acervo, amparados nos arts. 1º, 30 e 41 da Lei n. 8.935/94. Os ofícios do registro civil das pessoas jurídicas e de títulos e documentos, dentre os livros obrigatórios, possuem o Livro A (RCPJ), no qual são praticados os atos previstos nos incisos I, II e III, do art. 114 da Lei 6.015/73, e o Livro B (RTD), do inciso II do art. 132 da mesma Lei. Durante a realização de correições ordinárias gerais, a equipe de assessores correicionais constatou que, na maioria dos ofícios do registro civil de pessoas jurídicas e de títulos e documentos, a escrituração dos referidos livros é praticada em pastas (volumes) com previsão de 300 folhas, estas formadas por sacos plásticos. Em cada uma, um ato com seus respectivos documentos é acondicionado, para a efetivação do registro ou averbação. Além de depoimentos de vários delegatários relatando a dificuldade em manusear os referidos livros, constatou-se, na correição ordinária periódica realizada pela equipe da direção do foro da comarca de Palhoça, a formação de livros pesados em decorrência da grande quantidade de documentos a serem arquivados relativos ao mesmo registro. De fato, a questão merece uma solução prática, a fim de facilitar o manuseio dos exemplares dos referidos livros já encerrados e daqueles ainda em andamento, otimizando a organização no seu arquivamento e na sua conservação e segurança. Impende salientar que há duas situações distintas que merecem atenção deste órgão e que, salvo melhor juízo, implicam conclusões diversas: (a) há os livros já encerrados e os livros em andamento (abertos ainda na vigência da antiga disposição); e (b) há os livros em andamento abertos na vigência da nova legislação. Em relação aos livros encerrados ou abertos na vigência das disposições anteriores, mostra-se recomendável assegurar aos delegatários a possibilidade de requerer ao magistrado a redução do número de folhas à terça parte do exigido pela lei à época de sua abertura. Tal solução é corroborada pelo disposto no art. 5º da Lei n. 6.015/73 Art. 5º Considerando a quantidade dos registros o Juiz poderá autorizar a diminuição do número de páginas dos livros respectivos, até a terça parte do consignado nesta Lei. Assim, aos livros encerrados ou abertos na vigência da lei anterior, cabe ao delegatário avaliar a conveniência de solicitar ao magistrado competente o fracionamento respectivo. Todavia, verifica-se que a Lei n. 14.382/2022 revogou a limitação de folhas dispostas no art. 116, inciso I, e no art. 132, da Lei n. 6.015/73. Nesse sentido, quanto aos livros abertos na vigência da nova legislação, considera-se que o delegatário possui a liberalidade de definir a limitação das folhas conforme entender mais conveniente, desde que não prejudique a segurança jurídica e a otimização do serviço. Importante destacar que a qualidade do serviço ofertado aos usuários está intimamente ligada à organização da serventia e do seu arquivo. Assim, eventual limitação no número de folhas pode qualificar a gestão do acervo e facilitar o seu manuseio. Ademais, as regras de escrituração contidas nos arts. 3º a 7º da Lei 6.015/73 apenas se aplicam à escrituração física tradicional, que assume, hoje, caráter meramente temporário, diante da progressiva implementação dos sistemas de registro eletrônico. Então, em relação aos livros já encerrados ou abertos durante a vigência das antigas disposições, não se pode modificar a escrituração, mas se pode adequar o encadernamento das pastas de um volume de 300 folhas para três volumes de 100 folhas, identificando-os com o número do livro e do respectivo volume, sem alterar a numeração sequencial dos livros e os respectivos termos de abertura e encerramento (Exemplo: Livro A-222 - volumes 1, 2 e 3). Assim, no momento do fracionamento dos livros encerrados em volumes, devem ser lavrados os respectivos termos de abertura e encerramento. Para tanto, sugere-se a seguinte redação: TERMO DE ABERTURA DE VOLUME Certifico para os devidos fins que, na presente data, procedemos a abertura deste volume n. _________ do Livro n. _______________ que se inicia com a folha ________ do ato n. _________. Florianópolis, _______/_______/________. Oficial(a) Registrador(a) TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME Certifico para os devidos fins que, na presente data, procedi ao encerramento do volume n. _________ do Livro n. _______________ contendo ________ folhas, abrindo-se em seguida o volume n. __________. Florianópolis, _______/_______/________. Oficial(a) Registrador(a) Os delegatários devem informar a modificação do encadernamento apenas dos referidos livros que estão em andamento, no acesso restrito do portal extrajudicial. Eventuais esclarecimentos e orientações a este respeito deverão ser solicitados via central de atendimento eletrônico ao Núcleo IV desta Corregedoria. Por fim, com objetivo de conferir maior efetividade junto aos delegatários e à vista do compromisso desta Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial com a excelência das atividades notariais e registrais prestadas aos usuários catarinenses, essencial se faz a expedição de circular, para uniformização do entendimento e disseminação da referida prática. 3. À vista do exposto, opino: a) pela expedição de circular, para uniformização do entendimento e disseminação da referida adequação da escrituração a todos os Registradores civis deste Estado, Juízes Diretores de Foro e Juízes com atuação em matéria de Registros Públicos, com cópia deste parecer e da decisão que o acolher; e b) pelo encerramento da tramitação dos autos. Documento assinado eletronicamente por Rafael Maas dos Anjos , Juiz-Corregedor , em 09/12/2022, às 23:17, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6823924 e o código CRC ED77042C . 0046408-78.2021.8.24.0710