Circular CGFE-SC 30/2022 Sistema de Correição Integrada

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 30 DE 09 DE FEVEREIRO DE 2022 EXTRAJUDICIAL. ÓRGÃOS REGULADORES. FISCALIZAÇÃO. SISTEMA DE CORREIÇÃO INTEGRADA. PROPOSTA DE ALTERAÇÃO PARA EXIBIÇÃO DE INFORMAÇÕES RELACIONADAS AOS QUESITOS RESPONDIDOS DE MANEIRA AFIRMATIVA. RISCO DE PREJUÍZO À VISUALIZAÇÃO DOS QUESITOS APONTADOS COMO DESCUMPRIDOS. CRIAÇÃO, AO FINAL DO FORMULÁRIO, DE CAMPO DE EDIÇÃO LIVRE E DENOMINADO “OBSERVAÇÕES”, QUE DEVERÁ APARECER NO RELATÓRIO. NECESSIDADE DE OUTRAS MELHORIAS. CRIAÇÃO DE, AO MENOS DOIS USUÁRIOS GENÉRICOS, DIVERSOS DA CONTA DA COMARCA E VINCULADOS AO JUIZ DIRETOR DO FORO RESPECTIVO. ADMISSÃO DE INCLUSÃO DE ARQUIVOS EM FORMATO “.PDF”, AINDA QUE A VISUALIZAÇÃO DO DOCUMENTO DEPENDA DE ELE SER BAIXADO NO DISPOSITIVO DO USUÁRIO. INSTITUIÇÃO DE FILTROS PARA FACILITAR A CONFERÊNCIA DOS QUESITOS RESPONDIDOS, NA FORMA PROPOSTA NO CORPO DO PARECER. CRIAÇÃO DE FUNCIONALIDADE QUE PERMITA A VISUALIZAÇÃO DE TODAS AS CONSTATAÇÕES NUMA ÚNICA PÁGINA, ANTES DA EMISSÃO DO RELATÓRIO FINAL, PARA CONFERÊNCIA DOS ITENS VERIFICADOS. INSERÇÃO DE PERMISSÃO AO USUÁRIO ADM DO EXTRAJUDICIAL DA CGJ PARA RELATÓRIOS ABERTOS EQUIVOCADAMENTE. ORIENTAÇÃO AOS ÓRGÃOS REGULADORES DO SISTEMA A RESPEITO DA NECESSIDADE DE OBSERVÂNCIA DO TUTORIAL DO SCI (PERFIL “SECRETARIA DO FORO” E DAS PROVIDÊNCIAS QUE ESTÃO TOMADAS PARA AJUSTÁ-LO ÀS NECESSIDADES HODIERNAS). MEDIDA DIALÓGICA E COOPERATIVA. ENCAMINHAMENTOS NECESSÁRIOS. Senhores Juízes Diretores do Foro e Senhoras Juízas Diretoras de Foro, Comunico os termos da decisão e do parecer por ela acolhido, proferida nos autos virtuais n. 0040602-62.2021.8.24.0710, que informa a respeito das limitações do SCI e das providências que estão tomadas para ajustá-lo às necessidades hodiernas, com especial menção à impossibilidade de um mesmo usuário ser inserido, simultaneamente, nos campos “Equipe Correcional” e “Secretaria do Foro”, sob pena de comprometimento do funcionamento do mencionado sistema, no que tange à evolução de fase do relatório. Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , DESEMBARGADOR , em 10/02/2022, às 16:52, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6095318 e o código CRC 6F1FA721 . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br 0040602-62.2021.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Processo n. 0040602-62.2021.8.24.0710 Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial Assunto: proposta de alteração do SCI, para possibilitar a inclusão de informações relacionadas aos quesitos que foram respondidos de maneira afirmativa O servidor Rimenez Tuon, chefe de secretaria do foro da comarca de Araranguá encaminhou sugestão para que o Sistema de Correição Integrada (SCI) seja alterado no intuito de, no relatório, aparecerem também informações relacionadas aos quesitos que receberam respostas “Sim”. De acordo com o proponente, tal modificação permitiria à equipe correcional realizar apontamentos que objetivem a melhora dos procedimentos adotados na serventia e, com a inclusão dessas informações, o juiz diretor do foro teria melhores condições para proferir decisão no procedimento preliminar (n. 5900575). Os autos foram movimentados ao Núcleo IV (Extrajudicial), para manifestação. Foi inserida nos autos cópia da mensagem encaminhada pela Diretoria Tecnologia da Informação e relacionada ao atendimento envolvendo equipe correcional formado por servidores das comarcas de Ipumirim e Concórdia (n. 5997261 e 6083953). Também foi encartada cópia do tutorial do Sistema de Correição Integrada, perfil “secretaria do foro” (n. 6083958) É o relatório. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos (n. 6095224), para determinar o encaminhamento de solicitação à Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI), no intuito de o Sistema de Correição Integrada ser aprimorado, de forma que: a) seja criado campo de edição livre e denominado “Observações”, que deverá ser exibido no relatório; b) sejam criados, ao menos dois usuários genéricos, diversos da conta da comarca e vinculados ao juiz diretor do foro respectivo (exemplo: capital.extra1@tjsc.jus.br e capital.extra2@tjsc.jus.br); c) seja admitida a inclusão de arquivos em formato “.pdf”, ainda que a visualização do documento exija que ele seja baixado no dispositivo do usuário; d) sejam instituídos filtros para facilitar a conferência dos quesitos respondidos, com base na situação do quesito (“Respondido” e “Não respondido”) e no tipo de resposta fornecida ("Sim", "Não", "Não se aplica"); e) seja criada funcionalidade que permita a visualização de todas as constatações numa única página, antes da emissão do relatório final, para conferência dos itens verificados; e f) seja permitido ao usuário ADM do Extrajudicial da CGJ a possibilidade de exclusão de relatórios abertos equivocadamente, atividade a ser monitorada por meio de autenticação (log) dessa atividade e criação de arquivo backup para reversão das exclusões equivocadas, ou criação de “lixeira de duas etapas” para possibilitar a reversão de exclusões indevidas. Determino também: a) a cientificação do servidor Rimenez Tuon, chefe de secretaria do foro da comarca de Araranguá; e b) a expedição de circular aos juízes diretores do foro, que deverá ser instruída com cópia desta decisão, do parecer acolhido e do documento n. 6083958. No intuito de favorecer a disseminação do conhecimento, determino a divulgação do teor da decisão aos chefes de secretaria do foro por meio da lista comarcas@tjsc.jus.br. Movimentem-se os autos à Seção de Expedientes e Serviços Gerais da Divisão Administrativa, em regime de colaboração, para alteração do Código de Normas anotado, com a inserção no art. 10 da seguinte referência: Circular CGJ n. 30/2022,  autos n. 0040602-62.2021.8.24.0710, que informa a respeito das limitações do SCI e das providências que estão tomadas para ajustá-lo às necessidades hodiernas, com especial menção à impossibilidade de um mesmo usuário ser inserido, simultaneamente, nos campos “Equipe Correcional” e “Secretaria do Foro”, sob pena de comprometimento do funcionamento do mencionado sistema, no que tange à evolução de fase do relatório". Na sequência, os autos devem ser movimentados ao Núcleo IV (Extrajudicial) para encaminhamento da citada solicitação à Diretoria de Tecnologia da Informação, por meio do sistema próprio. Publique-se a decisão no Caderno Administrativo do Diário da Justiça Eletrônico, nos termos do art. 5º da Resolução TJ n. 27/2021. Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , DESEMBARGADOR , em 10/02/2022, às 16:52, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6095273 e o código CRC 69A67DAA . 0040602-62.2021.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Processo n. 0040602-62.2021.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: proposta de alteração do SCI, para possibilitar a inclusão de informações relacionadas aos quesitos que foram respondidos de maneira afirmativa Extrajudicial. Órgãos reguladores. Fiscalização. Sistema de Correição Integrada. Proposta de alteração para exibição de informações relacionadas aos quesitos respondidos de maneira afirmativa. Risco de prejuízo à visualização dos quesitos apontados como descumpridos. Criação, ao final do formulário, de campo de edição livre e denominado “Observações”, que deverá aparecer no relatório. Necessidade de outras melhorias. Criação de, ao menos dois usuários genéricos, diversos da conta da comarca e vinculados ao juiz diretor do foro respectivo. Admissão de inclusão de arquivos em formato “.pdf”, ainda que a visualização do documento dependa de ele ser baixado no dispositivo do usuário. Instituição de filtros para facilitar a conferência dos quesitos respondidos, na forma proposta no corpo do parecer. Criação de funcionalidade que permita a visualização de todas as constatações numa única página, antes da emissão do relatório final, para conferência dos itens verificados. Inserção de permissão ao usuário ADM do Extrajudicial da CGJ para relatórios abertos equivocadamente. Orientação aos órgãos reguladores do sistema a respeito da necessidade de observância do tutorial do SCI (perfil “secretaria do foro” e das providências que estão tomadas para ajustá-lo às necessidades hodiernas). Medida dialógica e cooperativa. Encaminhamentos necessários. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. O servidor Rimenez Tuon, chefe de secretaria do foro da comarca de Araranguá encaminhou sugestão para que o Sistema de Correição Integrada (SCI) seja alterado no intuito de, no relatório, aparecerem também informações relacionadas aos quesitos que receberam respostas “Sim”. De acordo com o proponente, tal modificação permitiria à equipe correcional realizar apontamentos que objetivem a melhora dos procedimentos adotados na serventia e, com a inclusão dessas informações, o juiz diretor do foro teria melhores condições para proferir decisão no procedimento preliminar. É o essencial para delimitação do objeto desta manifestação. 2. A proposta de alteração do Sistema de Correição Integrada (SCI) para exibição de informações relacionadas às respostas afirmativas pode ser solucionada aparentemente com a criação, ao final do formulário, de campo de edição livre e denominado “Observações”, que deverá ser exibido no relatório. Sem prejuízo da análise técnica pela Diretoria de Tecnologia da Informação, tem-se a impressão de que essa solução tende a causar menos impacto visual ao relatório, o que permitirá ao órgão regulador identificar com mais facilidade os quesitos apontados como descumpridos pela equipe correcional. Ademais, diante da atual arquitetura, necessário que se impossibilite a inserção de informações nos campos do formulário relacionados a resposta “SIM”, ou, no mínimo, que seja acrescido alerta ao usuário de que as observações ali inseridas não aparecerão no relatório. Além disso, por mais nobre que seja a intenção dos integrantes da equipe correcional, nunca é demais lembrar que alterações nos procedimentos das serventias depende de decisão da autoridade competente, a ser proferida no procedimento preliminar respectivo. O relatório serve apenas de instrumento de formalização dos dados coletados por ocasião dos trabalhos de fiscalização. Além da proposta em questão, verifica-se que o SCI reclama outras melhorias, a saber: a) o órgão regulador de 1º grau enfrenta limitação ao possuir apenas um usuário para acesso ao SCI. Some-se a isso o fato de esse usuário ser exatamente o e-mail da comarca, que também é utilizado para ingresso em outros sistemas deste Tribunal. Tal cenário gera insegurança aos chefes de secretaria, pois, na condição de responsáveis pela guarda da senha da referida conta institucional, necessitam compartilhá-la com colegas ligados às atividades de fiscalização, para que eles possam realização a correição. Nesse contexto, entende-se razoável que os órgãos de 1º grau tenham ao menos dois usuários genéricos, desvinculados da conta da comarca (exemplo: capital.extra1@tjsc.jus.br e capital.extra2@tjsc.jus.br). Essas credenciais poderiam ficar sob a guarda do juiz diretor do foro, com auxílio do chefe de secretaria, e serem compartilhadas aos servidores responsáveis por auxiliar o citado magistrado na execução das atividades de correição; b) em razão das atividades relacionadas às correições ordinárias gerais realizadas de maneira remota, verifica-se a necessidade de o SCI admitir a inclusão de arquivos em formato “.pdf”, ainda que a visualização de tais documentos exija que eles sejam baixados no dispositivo do usuário. Atualmente, o referido sistema admite apenas documentos no formato “.jpeg”. c) no intuito de facilitar a conferência dos quesitos respondidos, o SCI também poderia apresentar filtros baseados na situação do quesito (“Respondido” e “Não respondido”) e no tipo de resposta fornecida ("Sim", "Não", "Não se aplica"); d) com o objetivo de simplificar a visualização geral dos pontos verificados em correição, mostra-se interessante a criação de funcionalidade que permita a visualização de todas as constatações numa única página, antes da emissão do relatório final; e) seja permitido ao usuário ADM do Extrajudicial da CGJ a possibilidade de exclusão de relatórios abertos equivocadamente, atividade a ser monitorada por meio de autenticação (log) dessa atividade e criação de arquivo backup para reversão das exclusões equivocadas, ou criação de “lixeira de duas etapas” para possibilitar a reversão de exclusões indevidas. Além das sugestões de melhoria apresentadas, necessário a adoção de medidas de orientação para correta utilização do SCI. De acordo com o tutorial da mencionada ferramenta, perfil “secretaria do foro” (n. 6083782), para permitir o acesso de usuários de outras comarcas à edição do relatório de correição, o usuário criador do documento deve: a) clicar botão , ao lado de “Secretarias de Foro”, b) digitar, na caixa de pesquisa, a comarca desejada; e c) selecionar aquela que deseja incluir na correição em questão. Deve-se ressaltar que um mesmo usuário não pode aparecer, simultaneamente, nos campos “Equipe Correcional” e “Secretaria do Foro”. Isso, aliás, tem sido motivo de mau funcionamento do SCI, no que tange à impossibilidade de avançar de fase o relatório correcional, conforme evidencia a orientação encaminhada pela Diretoria de Tecnologia da Informação, ao analisar problema relatado por usuários das comarcas de Ipumirim e Concórdia (n. 5997261): Conforme explicado em #67037#note-2 a aplicação não foi projetada para que uma correição criada por uma comarca seja delegada a ela mesma. Sendo assim, é recomendado que as secretarias sejam instruídas a não fazer a delegação para si própria. Acredito que é isso que está causando o problema de mudança de fase. Levando em consideração que de todo o universo de secretarias de foro que criam correições, apenas algumas reclamam dessa situação, e que na verificação dessas situações foram observadas a condição relatada acima, deduz-se que não há manutenção a ser feita no sistema. Por fim, a partir do perfil de administrador no qual os assessores correcionais da CGJ estão configurados, é possível preencher as datas e efetuar o avanço de fase, não sendo necessária abertura de demanda a esta equipe de arquitetura. Eis a imagem capturada pela equipe da DTI e que evidencia o aparecimento de um mesmo usuário nos campos “Equipe Correcional” e “Secretaria de Foro” (n. 6083953). Para que tal problema seja minimizado ou, até mesmo, deixe de ocorrer, importante que os órgãos de 1º grau sejam orientados a observar o procedimento ditado no citado tutorial, e especialmente que não insiram o mesmo usuário nos campos “Equipe Correcional” e “Secretaria de Foro”. Por fim, vale lembrar que, em relação ao SCI, tramita a demanda n. 406567, que foi aberta como o objetivo de ser implementada funcionalidade que permita o agrupamento de quesitos com base em parâmetros (metadados) a serem criados pelos gestores da ferramenta, independentemente da especialidade ou categoria a que o item estiver vinculado. Além dessas propostas de aperfeiçoamento do SCI, entende-se coerente, neste momento, que os órgãos reguladores de 1º grau sejam informados a respeito da correta utilização das funcionalidades do SCI e das providências que estão sendo tomadas para ajustá-lo às necessidades hodiernas, com especial menção à impossibilidade de um mesmo usuário ser inserido, simultaneamente, nos campos “Equipe Correcional” e “Secretaria do Foro”, sob pena de comprometimento do funcionamento do mencionado sistema, no que tange à evolução de fase do relatório. 3. Ante o exposto, opino pela necessidade de alteração do Sistema de Correição Integrada (SCI) para que nele: a) seja criado campo de edição livre e denominado “Observações”, que deverá ser exibido no relatório; b) sejam criados, ao menos dois usuários genéricos, diversos da conta da comarca e vinculados ao juiz diretor do foro respectivo (exemplo: capital.extra1@tjsc.jus.br e capital.extra2@tjsc.jus.br); c) seja admitida a inclusão de arquivos em formato “.pdf”, ainda que a visualização do documento exija que ele seja baixado no dispositivo do usuário; e d) sejam instituídos filtros para facilitar a conferência dos quesitos respondidos, com base na situação do quesito (“Respondido” e “Não respondido”) e no tipo de resposta fornecida ("Sim", "Não", "Não se aplica"); e e) seja criada funcionalidade que permita a visualização de todas as constatações numa única página, antes da emissão do relatório final, para conferência dos itens verificados; f) seja permitido ao usuário ADM do Extrajudicial da CGJ a possibilidade de exclusão de relatórios abertos equivocadamente, atividade a ser monitorada por meio de autenticação (log) dessa atividade e criação de arquivo backup para reversão das exclusões equivocadas, ou criação de “lixeira de duas etapas” para possibilitar a reversão de exclusões indevidas. Outrossim, opino pelo envio de orientação aos juízes diretores de foro, recomendando a correta utilização do Sistema de Correição Integrada, especialmente quanto à impossibilidade de um mesmo usuário do sistema aparecer, simultaneamente, nos campos “Equipe Correcional” e “Secretaria do Foro”, sob pena de comprometimento do funcionamento do mencionado sistema, no que tange à evolução de fase do relatório, registrando-se, neste propósito, que o Núcleo IV (Extrajudicial) da CGJ encontra-se à disposição para eventuais esclarecimentos que se façam necessários. É o parecer que submeto à consideração de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por Rafael Maas dos Anjos , JUIZ-CORREGEDOR , em 10/02/2022, às 13:18, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6095224 e o código CRC 311501CD . 0040602-62.2021.8.24.0710