Circular CGFE-SC 72/2023 Desmaterialização de documentos

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 72 DE 14 DE MARÇO DE 2023 FORO EXTRAJUDICIAL. SERVENTIAS REGISTRAIS CIVIS. CONSULTA. RECEBIMENTO DE TÍTULOS E DOCUMENTOS POR MEIO DAS CENTRAIS ELETRÔNICAS. MATERIALIZAÇÃO E DESMATERIALIZAÇÃO PARA PRÁTICA DE ATOS PRÓPRIOS DOS SERVIÇOS DE REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS NATURAIS, PESSOAS JURÍDICAS E TÍTULOS E DOCUMENTOS. CERTIDÃO CONTENDO INFORMAÇÕES MÍNIMAS INDICADAS. EXPEDIÇÃO DE CIRCULAR PARA DISSEMINAÇÃO DO CONHECIMENTO. ENCERRAMENTO DOS AUTOS. Senhores Juízes Diretores dos Foros e Senhoras Juízas Diretoras dos Foros, Senhores Juízes e Senhoras Juízas com competência em registros públicos, Senhores Registradores e Senhoras Registradoras Civis, Senhores Escrivães de Paz e Senhoras Escrivães de Paz, Comunico os termos da decisão e do parecer por ela acolhido, proferida nos autos virtuais n. 0023245-35.2022.8.24.0710, que trata de consulta encaminhada pela Officer Soft Informática e Consultoria Eireli, por meio da qual apresenta alguns questionamentos  relativos aos atos de materialização e desmaterialização nos serviços de registros civis das pessoas naturais, das pessoas jurídicas e de títulos e documentos. Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial , em 27/03/2023, às 10:23, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 7035293 e o código CRC 3894DF32 . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br 0023245-35.2022.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Extrajudicial/Ato Normativo, Projeto de Lei ou Decisão regulamentar n. 0023245-35.2022.8.24.0710 Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial Assunto: Materialização e Desmaterialização nos serviços de registro civil das pessoas naturais, pessoas jurídicas e títulos e documentos Trata-se de expediente instaurado em razão de central de atendimento (66194-CVMDAJ) encaminhada pela Officer Soft Informática e Consultoria Eireli, por meio da qual apresenta alguns questionamentos  relativos aos atos de materialização e desmaterialização nos serviços de registros civis das pessoas naturais, das pessoas jurídicas e de títulos e documentos. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos ( 7034847 ). Cientifique-se a Associação dos Notários e Registradores de Santa Catarina (Anoreg/SC) do parecer e decisão. Expeça-se circular a todos os registradores civis e escrivães deste Estado, Juízes Diretores de Foro e Juízes com atuação em matéria de Registros Públicos, com cópia desta decisão e do parecer por ela acolhido. No intuito de favorecer e promover a disseminação do conhecimento, determino o encaminhamento aos chefes de secretaria do foro de cópia da correspondência enviada às referidas autoridades. Por medida de celeridade e economia processual, a cópia do presente decisum servirá como ofício. Publiquem-se a decisão e o parecer por ela acolhido no Caderno Administrativo do Diário da Justiça Eletrônico, nos termos do art. 5º da Resolução TJ n. 27/2021. Cumpridas as determinações, os autos devem ser movimentados ao Núcleo IV (Extrajudicial) para atualização do Sistema de Cadastro do Extrajudicial (SCE), do Sistema de Correição Integrada (SCI) e da base "Conhecimento EXTRA", se for o caso. Levada a efeito a atualização das citadas ferramentas, quando necessária, a tramitação dos autos deve ser encerrada. Caso requerido, autorizo, desde já, a disponibilização de acesso externo aos autos, pelo prazo de 5 (cinco) dias, mediante a indicação de e-mail pela parte ou por advogado, ainda que sem procuração nos autos (Lei n. 8.906/1994, art. 7º, XIII). Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial , em 27/03/2023, às 10:23, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 7035260 e o código CRC BC16AFDF . 0023245-35.2022.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Extrajudicial/Ato Normativo, Projeto de Lei ou Decisão regulamentar n. 0023245-35.2022.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: Materialização e Desmaterialização nos serviços de registro civil das pessoas naturais, pessoas jurídicas e títulos e documentos. Foro Extrajudicial. Serventias registrais civis. Consulta. Recebimento de títulos e documentos por meio das Centrais Eletrônicas. Materialização e Desmaterialização para prática de atos próprios dos serviços de registro civil das pessoas naturais, pessoas jurídicas e títulos e documentos. Certidão contendo informações mínimas indicadas. Expedição de circular para disseminação do conhecimento. Encerramento da tramitação dos autos. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. Trata-se de expediente instaurado em razão de central de atendimento (66194-CVMDAJ) encaminhada pela Officer Soft Informática e Consultoria Eireli, por meio da qual apresenta os seguintes questionamentos em relação aos atos de materialização e desmaterialização nos serviços de registros civis das pessoas naturais, das pessoas jurídicas e de títulos e documentos: “ a) para as três especialidades citadas, os atos a serem materializados/desmaterializados destinam-se apenas a referida especialidade e para atos praticados na Serventia? b) Junto a essa materialização, deve haver a cobrança também dos emolumentos de uma certidão? ” ( 6376716 ). O então IRTDPJ-SC manifestou-se no sentido de que, em relação aos serviços de registro civil de pessoas jurídicas e de títulos e documentos, o Provimento do CNJ n. 48/2016, no art. 10-A, estabeleceu as diretrizes gerais para o sistema de registro eletrônico ( 6618748 ). Sustenta que, embora a referida normativa regule a desmaterialização, pode servir de parâmetro para a materialização, “ com a certificação do ato eletrônico para o material/físico, e isso acontece porque ainda enfrentamos um momento de transição de documentos e livros físicos para registros e arquivamentos eletrônicos, impondo-se a necessidade de certificação da autenticidade prevista no artigo 1º da Lei 6.015/73, para que o documento que é gerado numa Central Eletrônica, possa ser materializado e existir no mundo físico, sendo imperativo que tal procedimento seja materializado ”. Apresenta, ainda, propostas de modelos de certidões para os serviços de registro de títulos e documentos, de pessoas jurídicas e pessoas naturais, no intuito de auxiliar a regulamentação do procedimento de materialização/desmaterialização de documentos e a certificação de sua autenticidade. É o relatório. 2. A Central de Serviços Eletrônicos Compartilhados dos Cartórios de Registro de Títulos e Documentos e Civil de Pessoas Jurídicas do Estado de Santa Catarina foi instituída por meio do Provimento CGJ n. 19 de 30/11/2016, no intuito de atender determinação contida no art. 3º, item 1º do Provimento CNJ n. 48, de 16/03/2016: Art. 3º. O intercâmbio de documentos eletrônicos e de informações entre os ofícios de registro de títulos e documentos e civil de pessoas jurídicas, o Poder Judiciário, a Administração Pública e o público em geral estará a cargo de centrais de serviços eletrônicos compartilhados que se criarão em cada um dos Estados e no Distrito Federal.1º. As centrais de serviços eletrônicos compartilhados serão criadas pelos oficiais de registro de títulos e documentos e civil de pessoas jurídicas competentes, mediante ato normativo da Corregedoria Geral da Justiça local. O sistema de registro eletrônico de títulos e documentos e civil de pessoas jurídicas, conforme o Provimento CNJ n. 48, de 16/03/2016, possibilita, dentre outras funcionalidades, o recebimento/envio de documentos em formato eletrônico (art. 2º, II) e “ a recepção de títulos em formato físico (papel) para fins de inserção no próprio sistema, objetivando enviá-los para o registro  em cartório de outra comarca ” (art. 2º, V). O ato normativo regulamenta o recebimento de documento físico nos seguintes termos: Art. 10-A. Conforme previsto no inciso V do art. 2o deste provimento, sempre que solicitado, documentos físicos (papel) poderão ser recepcionados por serventia de registro de títulos e documentos para envio a comarca diversa, o que se dará em meio magnético e mediante utilização de assinatura eletrônica.§ 1º Para o fim referido no caput, os oficiais de RTDPJ recepcionarão o título em meio físico, farão seu lançamento no livro de protocolo e, em seguida, providenciarão a digitalização e inserção no sistema criado pelo presente provimento, o que se dará mediante envio de arquivo assinado digitalmente que contenha certidão relativa a todo o procedimento e imagem eletrônica do documento.§ 2° Ao apresentar seu documento e declarar a finalidade de remessa para registro em outra serventia, o interessado preencherá requerimento em que indicará, além de seus dados pessoais e endereço eletrônico (e-mail), a comarca competente para o registro.§ 3° Após o procedimento previsto nos parágrafos anteriores, a cada envio realizado, a serventia devolverá ao interessado o documento físico apresentado e lhe entregará recibo com os valores cobrados e a indicação do sítio eletrônico em que deverá acompanhar a tramitação do pedido, no qual também poderá visualizar o arquivo com a certidão enviada.§ 4° O cartório destinatário, por meio do sistema de que trata este provimento, informará aos usuários eventuais exigências, valores devidos de emolumentos e taxas e, por fim, lhe facultará o download do título registrado em meio eletrônico. No que concerne ao registro civil das pessoas naturais, a Central de Informações de Registro Civil das Pessoas Naturais - CRC, por sua vez, regulamentada pelo Provimento CNJ n. 46 de 16/06/2015, viabiliza, por meio de sistema interligado, o intercâmbio de documentos eletrônicos. Com efeito, cumpre analisar detalhadamente os atos de materialização/desmaterialização, com vistas à possibilidade de cobrança de emolumentos de pedidos recebidos pelas centrais eletrônicas. Merece transcrição o texto do art. 839-A do CNCGJ que traz o significado de materialização e desmaterialização, in verbis : Art. 839-A. A materialização e a desmaterialização poderão ser realizadas pelo tabelião. § 1º Para realizar a materialização, procedimento que consiste na reprodução, em meio físico, de documento recebido eletronicamente, deverá o tabelião conferir a autenticidade do arquivo eletrônico apresentado, seja por meio da verificação da assinatura digital nele gravada ou com a utilização de outro meio idôneo de conferência. § 2º O arquivo de dados oriundo do processo de desmaterialização, por meio do qual um documento apresentado em meio físico será transformado em arquivo de dados em meio eletrônico, seja por fotografia ou imagem digitalizada, deverá ser gravado com assinatura digital pelo tabelião ou por seu preposto autorizado. (...) O comando do referido dispositivo está em consonância com o Provimento CNJ n. 100/2020, que reconhece expressamente a competência do tabelião de notas para os atos de materialização ou desmaterialização de documentos: Art. 23. Compete, exclusivamente, ao tabelião de notas: I- a materialização, a desmaterialização, a autenticação e a verificação da autoria de documento eletrônico;(...) Destaca-se que, em relação aos serviços de registros civis das pessoas naturais, das pessoas jurídicas e de títulos e documentos, inexiste previsão similar no CNCGJ para os atos de materialização/desmaterialização. No entanto, tal regramento não veda que os oficiais de registro efetuem a materialização e a desmaterialização para prática de ato próprio da respectiva especialidade. Como bem anotado pelo então IRTDPJ-SC: Quanto ao questionamento formulado nos autos, “se os atos a serem materializados/desmaterializados destinam-se apenas às especialidades e para os atos praticados nas serventias”, a resposta está na própria Lei 6.015/73, nos artigos que definem as competências de cada especialidade, quais sejam, artigos 16, 29, 114, 127. A própria Lei Complementar 755, de 26 de dezembro de 2019, indica as rubricas materialização/desmaterialização nas Tabelas de cada especialidade, tendo-se por certo, com base nas duas leis citadas, que os atos a serem transportados do mundo virtual para o mundo material e vice-versa, são, sim, cabíveis dentro das respectivas competências de cada especialidade. (fl. 03 do doc. 6618748 ). (grifo nosso) Segundo a doutrina: O advento dessas Centrais de Registro Eletrônico, entretanto, em nada alteraram a organização e as atribuições legais dos Ofícios de Registro, apenas determinaram alterações na rotina segundo a qual os serviços são prestados de forma integrada por meio dessas centrais, em todo o país, introduzindo apenas uma nova forma pela qual os documentos podem ser apresentados, tramitados e processados os respectivos atos (a forma eletrônica). (CASSETARI, Christiano. Coordenador. Registro de Títulos e Documentos. 5ª ed., Indaiatuba-SP: Editora Foco, 2021) A Lei Complementar estadual n. 755/2019 contempla a rubrica para os referidos atos para os serviços de registros civis das pessoas naturais, das pessoas jurídicas e de títulos e documentos, cuja cobrança está prevista pelo número de página a serem materializadas/desmaterializadas: TABELA IV – ATOS DO OFICIAL DE REGISTRO DE TÍTULOS E DOCUMENTOS ATOS E SERVIÇOS EMOLUMENTOS (EM R$) BASE DE CÁLCULO (EM R$) (valor por ato) 10. MATERIALIZAÇÃO OU DESMATERIALIZAÇÃO DE ATOS PRÓPRIOS, POR PÁGINA 4,00 TABELA V – ATOS DO OFICIAL DE REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS JURÍDICAS ATOS E SERVIÇOS EMOLUMENTOS (EM R$) BASE DE CÁLCULO (EM R$) (valor por ato) 9. MATERIALIZAÇÃO OU DESMATERIALIZAÇÃO DE ATOS PRÓPRIOS, POR PÁGINA 4,00 TABELA VI – ATOS DO OFICIAL DE REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS NATURAIS ATOS E SERVIÇOS EMOLUMENTOS (EM R$) BASE DE CÁLCULO (EM R$) (valor por ato) 15. MATERIALIZAÇÃO OU DESMATERIALIZAÇÃO DE ATOS PRÓPRIOS, POR PÁGINA 4,00 Das rubricas acima indicadas, extrai-se que o ponto atinente à cobrança de materialização/desmaterialização por tais serviços de registros civis merece análise, uma vez que, embora a Lei Complementar estadual n. 755/2019 tenha fixado expressamente as hipóteses de incidência de atos relativos a cada especialidade, não estabeleceu as diretrizes para sua cobrança. Vale reforçar que a materialização e a desmaterialização de documentos ou títulos eletrônicos que não sejam para a prática de atos próprios dos serviços de registro civil das pessoas naturais, pessoas jurídicas e títulos e documentos só poderão ser realizadas por tabelião de notas (art. 839-A do CNCGJ). Sobre o primeiro questionamento, envolvendo a materialização e desmaterialização pelos oficiais de registro civil das pessoas naturais, pessoas jurídicas e títulos e documentos, a nosso sentir, somente poderão atuar quando a atuação for relativa à competência de cada especialidade para atos praticados na serventia. No procedimento de materialização, por meio da central, o oficial recebe eletronicamente o título ou documento assinado digitalmente (art. 5° do Provimento CNJ n. 48/16) e, conferida a integridade e autoria do referido arquivo eletrônico, deve imprimi-lo, certificando a sua materialização. Assim, a materialização nada mais é do que um ato realizado por autoridade dotada de fé pública em que os documentos apresentados originalmente em meio digital são convertidos para o formato em papel a fim de que alcancem validade no meio físico. Para a realização do ato de registro ou averbação, o oficial materializa o título ou o documento apresentado em meio digital, uma vez que os livros de registro (RCPN, RTD e RPJ) ainda são físicos. No procedimento de desmaterialização, o oficial transforma o documento físico para o formato digital, certificando, ao final, o ato de desmaterialização. Caso contrário, seria apenas um ato de digitalização. Assim, a certificação do ato de materialização ou desmaterialização engloba o ato, pois para terem validade no mundo físico ou digital, conforme o caso, os documentos necessitam deste ato de certificação pelo oficial acerca da existência, integridade e autoria. Vale mencionar que a Lei Complementar estadual n. 755/2019, ao estabelecer as rubricas de materialização e desmaterialização para as demais especialidades, utilizou como parâmetro a definição dos atos atribuídos ao tabelião no art. 839-A do CNCGJ, no intuito de viabilizar a recepção e transmissão de documentos eletrônicos pelas centrais eletrônicas. Havendo a prática de materialização/desmaterialização - que se conclui com a emissão de certidão de materialização/desmaterialização-, não há falar em inclusão de novo ato de certificação no intuito de viabilizar a cobrança de emissão de certidão pelo ato realizado. Assim, cumpre consignar que, acerca do segundo questionamento elaborado pela consulente, não haverá cobrança de emolumentos de uma certidão. Na prática do ato, quando o oficial registrador receber o título ou documento via central eletrônica, por ser digital, vai realizar a materialização, cuja cobrança será efetuada pelo número de página, concluindo o ato com a certidão que indique o número de páginas materializadas/desmaterializadas. Tal procedimento, aliás, já vem sendo adotado pela grande maioria dos oficiais de registro catarinense, conforme restou constatado pela Assessoria Correicional durante os trabalhos de correição nos anos de 2021 e 2022. Assim, uma vez praticado o ato de registro ou averbação de título ou documento recebido pela central, devidamente materializado, o oficial poderá emitir a certidão eletrônica de registro ou averbação gerando um arquivo eletrônico, encaminhando-a via central para o interessado. Desta forma, poderá ser disponibilizada uma certidão digital assinada, sem a necessidade de digitalização do título ou documento registrado ou averbado para o envio ao interessado por meio da central eletrônica. De outro vértice, ainda que se verifique a necessidade de envio do título ou documento com a inserção do registro ou averbação por meio da central ao interessado após sua conclusão, tal ato configura-se mera digitalização, que dispensa qualquer certificação, pelo fato de já ter emitido a certidão eletrônica do ato praticado. Por fim, considerando as propostas apresentadas pela então IRTDPJ-SC de modelos de certidões para os serviços de registro de títulos e documentos, de pessoas jurídicas e pessoas naturais, propõem-se os seguintes modelos de certidão de materialização e de desmaterialização contendo elementos mínimos, com a devida indicação do selo digital de fiscalização e o valor total dos emolumentos pelo número de página: CERTIDÃO DE MATERIALIZAÇÃO DE DOCUMENTO Certifico e dou fé que o presente documento foi materializado de XX arquivo(s) eletrônico(s) contendo ao total  XX páginas, o qual consta assinado digitalmente por _______________, inscrito no CPF de n.__________, em data xx/xx/xx,  e enviado (s) a esta serventia por meio (indicar a central ou outro meio), para qualificação e prática do ato, conforme segue abaixo, cuja autoria e integridade foram conferidas no momento da expedição desta certidão (Selo Digital de Fiscalização). (indicar os documentos materializados) Local, data. Assinatura           Oficial/Escrevente Emolumentos:Materialização por página ( XX páginas)        R$ CERTIDÃO DE DESMATERIALIZAÇÃO DE DOCUMENTO Certifico e dou fé que o presente documento foi desmaterializado de XX arquivo(s) eletrônico(s) contendo ao total  XX páginas, o qual consta assinado digitalmente por _______________, inscrito no CPF de n.__________, em data xx/xx/xx,   para envio por meio (indicar a central ou outro meio), para qualificação e prática do ato, conforme segue abaixo, cuja autoria e integridade foram conferidas no momento da expedição desta certidão (Selo Digital de Fiscalização). (indicar os documentos desmaterializados) Local, data. Assinatura         Oficial/Escrevente Emolumentos:Desmaterialização por página ( XX páginas)        R$ Por fim, ante o compromisso desta Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial com a excelência dos serviços notariais e registrais prestados aos usuários catarinenses, pertinente se faz a expedição de circular, para disseminação do conhecimento. 3. À vista do exposto, opino: a) pela expedição de circular, para disseminação do conhecimento a todos os registradores civis e escrivães deste Estado, Juízes Diretores de Foro e Juízes com atuação em matéria de Registros Públicos, com cópia deste parecer e da decisão que o acolher; b)  pela ciência da Associação dos Notários e Registradores de Santa Catarina (Anoreg/SC) do parecer e decisão, ante a extinção da entidade IRTDPJ-SC aventada nos autos SEI n. 0005011-68.2023.8.24.0710; e c)  pelo encerramento da tramitação dos autos. É o parecer que submeto à apreciação de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por Rafael Maas dos Anjos , Juiz-Corregedor , em 20/03/2023, às 23:55, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 7034847 e o código CRC 43017D3B . 0023245-35.2022.8.24.0710