Circular 366/2020

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 366 DE 14 DE DEZEMBRO DE 2020 EXTRAJUDICIAL. SUSCITAÇÃO DE DÚVIDA. DOCUMENTOS INSTRUTÓRIOS. IMPOSSIBILIDADE OU DIFICULDADE DE DIGITALIZAÇÃO. AUTUAÇÃO. ANEXOS FÍSICOS. Nas hipóteses excepcionalíssimas em que houver dificuldade ou impossibilidade de digitalização de documentos, seja pela ausência de ferramenta na localidade para tanto, ou sua visibilidade, o procedimento de suscitação de dúvida deverá tramitar em regime híbrido, ou seja, os autos principais tramitarão em meio eletrônico e os documentos com dimensões avantajadas serão inseridos em autos físicos, com remissões recíprocas. . Senhores Juízes Diretores de Foro, Senhores Juízes com competência em matéria de registros públicos, e Senhores Notários e Registradores Comunico os termos do parecer e da decisão proferidos nos autos n.  0001914-02.2019.8.24.0710, que trata da digitalização de documentos nos procedimentos de suscitação de dúvida. Documento assinado eletronicamente por DINART FRANCISCO MACHADO , DESEMBARGADOR , em 16/12/2020, às 11:04, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5250907 e o código CRC 47042337 . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: [email protected] 0001914-02.2019.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Processo n. 0001914-02.2019.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: Digitalização de documentos - Suscitação de dúvida Tratam os autos da digitalização de documentos nos procedimentos de suscitação de dúvida. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos (n. 4786805 ). Expeça-se circular aos juízes diretores de foro e com competência em matéria de registros públicos e também aos notários e registradores. Cumprida a providência, encerre-se a tramitação dos autos. Caso requerido, autorizo, desde já, a disponibilização de acesso externo ao processo mediante a indicação de e-mail pela parte ou pelo interessado, pelo prazo de 5 (cinco) dias. Documento assinado eletronicamente por DINART FRANCISCO MACHADO , DESEMBARGADOR , em 16/12/2020, às 11:04, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 4786806 e o código CRC 7229FC70 . 0001914-02.2019.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Processo n. 0001914-02.2019.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: Digitalização de documentos - Suscitação de dúvida EXTRAJUDICIAL. SUSCITAÇÃO DE DÚVIDA. DOCUMENTOS INSTRUTÓRIOS. IMPOSSIBILIDADE OU DIFICULDADE DE DIGITALIZAÇÃO. AUTUAÇÃO. ANEXOS FÍSICOS. Nas hipóteses excepcionalíssimas em que houver dificuldade ou impossibilidade de digitalização de documentos, seja pela ausência de ferramenta na localidade para tanto, ou sua visibilidade, o procedimento de suscitação de dúvida deverá tramitar em regime híbrido, ou seja, os autos principais tramitarão em meio eletrônico e os documentos com dimensões avantajadas serão inseridos em autos físicos, com remissões recíprocas. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. Trata-se de consulta realizada por meio da Central de Atendimento Eletrônico, sob o protocolo n. 28689-PRAVGK, oriundo da secretaria do foro da comarca de Joaçaba questionando acerca de “como proceder quando de suscitação de dúvida ou impugnação ao confrontante que tenha mapas que não podem ser digitalizados em virtude do tamanho ou até mesmo da visibilidade do documento” (evento n. 2033277 ). É a síntese do necessário. 2. Conforme consta da ementa da Resolução Conjunta n. 7/2019, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) foi instituído “como sistema oficial de gestão eletrônica de documentos e processos administrativos no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina” . Sua utilização para autuação, tramitação e controle de procedimentos administrativos é, pois, vinculante. Por outro lado, não se podem ignorar as peculiaridades que cercam determinados procedimentos, especificamente no âmbito do Extrajudicial. É cediço que o Provimento 74/2018 do CNJ definiu como hardware mínimo, entre outros, a obrigatoriedade de scanner na serventia, ainda que multifuncional (junto com impressora). Porém, algumas serventias são deficitárias e não possuem equipamentos adequados à digitalização de mapas em escalas grandes, não podendo o direito de acesso do usuário ser censurado dessa maneira. O que se visualiza nessa hipótese é a exceção, devendo a regra ser a digitalização de todos os documentos. Nesse ponto, importante destacar que, diante das facilidades atualmente de acesso aos meios digitais de praticamente toda a população, não se pode desconsiderar a opção de o usuário, ao seu critério, levar tais documentos (mapas) já devidamente digitalizados em pendrive , ou compartilhá-los via Dropbox, Google Drive ou enviar os documentos por e-mail, hipóteses estas já consideradas possíveis nos autos n. 0017510-89.2020.8.24.0710, ocasião em que o Ministério Público, naqueles autos, requereu uma solução tecnológica para o envio do caderno de parcelamento do solo urbano para que o Promotor de Justiça atuasse junto ao SEI durante a pandemia. Voltando ao cerne da discussão, a hipótese narrada na consulta em comento é recorrente nos procedimentos afetos à serventia de registro de imóveis. Não raro, o deslinde da quaestio depende da análise de plantas baixas, mapas e outros documentos assemelhados que, como é cediço, são originalmente elaborados em grandes formatos (v.g., A3 ou A2). Logo, seja pela dificuldade de visualização, seja pela perda de resolução, a digitalização de tais documentos para o formato ‘.pdf’, padrão no SEI, em muitas oportunidades, torna bastante difícil, senão impossível, sua análise pela autoridade julgadora À toda evidência, as regras de procedimento não podem se tornar obstáculo, nem impedir a análise do caso concreto. De qualquer modo, cabe repisar que a regra é a digitalização integral dos documentos, incluindo os mapas de proporções avantajadas ou eventuais outros que se fizerem necessários. Desta forma, à míngua de funcionalidade no SEI que permita a eficiente digitalização e consulta de mapas e plantas, não se visualiza, por ora, outra possibilidade senão permitir que tais documentos e assemelhados sejam autuados em apartado, como anexos, em meio físico, em casos excepcionalíssimos, quando inexistir possibilidade alguma de digitalização, seja pelo tamanho ou impossibilidade de visualização. Em outras palavras, o procedimento de suscitação de dúvida tramitará em regime híbrido, quando necessário, ou seja,  processar-se-á em meio eletrônico, e os documentos com dimensões avantajadas ou ilegíveis serão inseridos em autos físicos, com remissões recíprocas. 3. Diante do exposto, opino para que a consulta formulada pela chefe de secretaria do foro da comarca de Joaçaba seja respondida no sentido de, nas hipóteses em que houver dificuldade, por não haver na localidade scanner ou ferramenta tecnológica apta para tanto, ou, ainda, na impossibilidade de digitalização de documentos, quer seja pela visibilidade do documento, ou o seu tamanho, o procedimento de suscitação de dúvida trâmite em regime híbrido, quando necessário, ou seja, processar-se-á em meio eletrônico, e os documentos com dimensões avantajadas ou ilegíveis serão inseridos em autos físicos, com remissões recíprocas. Outrossim, opino pela cientificação de juízes diretores de foro e com competência em matéria de registros públicos, e também de notários  e registradores, para ampla divulgação da presente orientação. Documento assinado eletronicamente por RAFAEL MAAS DOS ANJOS , JUIZ-CORREGEDOR , em 15/12/2020, às 20:10, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 4786805 e o código CRC 5F0945F2 . 0001914-02.2019.8.24.0710