Provimento CGFE-SC 24/2021 LGPD nas serventias

processo-00394415120208240710 ESTADO DE SANTA CATARINAPODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA PROVIMENTO N. 24 DE 05 DE MAIO DE 2021 Dispõe sobre ações práticas para adequação dasserventias extrajudiciais do Estado de Santa Catarina à LeiGeral de Proteção de Dados Pessoais. O CORREGEDOR-GERAL DO FORO EXTRAJUDICIAL, no uso de suasatribuições legais e regimentais: CONSIDERANDO o disposto no art. 37 da Constituição da RepúblicaFederativa do Brasil (CRFB), especificamente pela necessidade de estabilização dosistema jurídico e pelo clamor de eficiência do Estado; CONSIDERANDO a competência dos órgãos judiciários paraexercerem função regulatória das atividades prestadas nas serventias notariais eregistrais (CRFB, art. 236, § 1º); CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar as disposições daLei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018, que dispõe sobre o tratamento de dadospessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica dedireito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais deliberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoanatural; CONSIDERANDO o princípio da publicidade que orienta a prática dosatos registrais e notariais, possibilitando inclusive, que a pessoa possa requerercertidão sem informar o motivo ou o interesse do pedido (Lei n. 6.015/73, art. 17;Lei n. 8.934/94, art. 1º); CONSIDERANDO a obrigação das serventias extrajudiciais de cumpriras normas técnicas estabelecidas pelo Poder Judiciário (arts. 37 e 38 da Lei n.8.935, de 18 de novembro de 1994); CONSIDERANDO o fato de haver tratamento de dados pessoais,sensíveis ou não, na prestação das atividades notariais e registrais; CONSIDERANDO o compartilhamento de dados pessoais pelosresponsáveis das serventias extrajudiciais com as centrais de serviços eletrônicoscompartilhados, decorrente de previsões legais e normativas: RESOLVE:Art. 1º. Os responsáveis pelas serventias extrajudiciais do Estado de Santa Catarina deverão atender às disposições da Lei Geral de Proteção de DadosPessoais - LGPD (Lei n. 13.709/2018) atinentes ao tratamento de dados pessoaispelo Poder Público, independentemente do meio ou do país onde os dados sãotratados, obedecendo a seus fundamentos e princípios, sobretudo ao princípio da Provimento CGJ 24 (5509474) SEI 0039441-51.2020.8.24.0710 / pg. 1 finalidade.Art. 2º Fica criada a Seção II-A (Tratamento de Dados) no Capítulo III (Livros e Procedimentos) do Título I (Normas Gerais) do Livro III (ServentiasExtrajudiciais) do Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça de SantaCatarina, com os seguintes artigos: “Art. 490-A. O controlador será o ente despersonalizado da serventia, por meio de seuCNPJ, representado por seu responsável legal, a quem compete as decisões referentesao tratamento de dados pessoais, podendo ser celebrados contratos e convênios paraatingir o cumprimento de suas obrigações."“Art. 490-B. O operador será a pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado,externa ao quadro funcional da serventia, que realiza o tratamento de dados pessoaisem nome e por ordem do controlador."“Art. 490-C. As serventias extrajudiciais atuarão como co-controladoras quando, porforça de lei, convênio ou contrato, determinarem as finalidades e os meios detratamento de dados pessoais em conjunto com outra pessoa natural ou jurídica, dedireito público ou privado”."Art. 490-D. Os responsáveis pelas serventias extrajudiciais deverão designar, dentreos escreventes, aquele que exercerá a função de encarregado.§ 1º. Os responsáveis pelas Serventias Extrajudiciais poderão terceirizar o exercício dafunção de Encarregado mediante a contratação de prestador de serviços técnicos.§ 2º. Na hipótese previsto no § 1º, o mesmo profissional poderá ser contratado comoEncarregado de mais de uma serventia.""Art. 490-E. O responsável pela serventia extrajudicial deverá exigir documento demanifestação de vontade, por escrito ou por outro meio capaz de registrá-la, quando otratamento de dados pessoais depender de consentimento do titular.""Art. 490-F Na hipótese de dispensa de consentimento, o agente de tratamento deveráregistrar por escrito, ao menos, a ciência do titular a respeito:I - dos dados coletados;II - da finalidade da anonimização de dados pessoais para a transferência deinformações para as centrais eletrônicas de serviços compartilhados, ou outrodestinatário.""Art. 490-G. O responsável pela serventia extrajudicial efetuará a criptografia ou apseudo-anonimização de dados pessoais para a transferência de informações para ascentrais eletrônicas de serviços compartilhados, ou outro destinatário."Art. 3º. Na implementação dos procedimentos de tratamento de dados, o responsável pela serventia extrajudicial deverá adotar as seguintesprovidências: I - designar o encarregado pelo tratamento de dados pessoais,conforme o disposto no art. 41 da LGPD; II – capacitar seus prepostos a respeito dos procedimentos detratamento de dados; III - elaborar, por meio do canal do próprio encarregado, seterceirizado, e/ou em parceria com as respectivas entidades de classe: a) formulário eletrônico específico para atendimento das requisiçõese/ou reclamações apresentadas pelos titulares dos dados pessoais; b) fluxo para atendimento aos direitos dos titulares de dadospessoais, requisições e/ou reclamações apresentadas, desde o seu ingresso até ofornecimento da resposta. IV - divulgar em local de fácil visualização e consulta pelo públicoinformações básicas a respeito dos procedimentos de tratamento de dados,especialmente: a) os requisitos para o tratamento legítimo de dados; Provimento CGJ 24 (5509474) SEI 0039441-51.2020.8.24.0710 / pg. 2 b) as obrigações do controlador e os direitos dos titulares dosdados; c) os dados de qualificação do encarregado, com nome, endereço,números de telefone e endereço eletrônico. V - disponibilizar informação adequada a respeito dos procedimentosde tratamento de dados pessoais, nos termos do art. 9º da LGPD, por meio de: a) avisos de cookies no portal de cada serventia, se houver;b) política de privacidade para navegação no website da serventia, se houver;VI - organizar, por meio do encarregado e eventual equipe de apoio, programa de conscientização a respeito dos procedimentos de tratamento dedados, que deverá atingir todos os prepostos; VII - realizar o mapeamento de todas as atividades de tratamento dedados pessoais, por meio de questionário sobre os aspectos gerais da LGPD, quedeverá ser arquivado na serventia e disponibilizado em caso de solicitação daCorregedoria-Geral da Justiça, da Autoridade Nacional de Proteção de DadosPessoais ou de outro órgão de controle; VIII - conduzir a avaliação das vulnerabilidades (gap assessment)para análise de lacunas em relação à proteção de dados pessoais no que se refereàs atividades desenvolvidas na serventia; IX - revisar os modelos existente de minutas de contratos econvênios, internos e externos, que autorizem o compartilhamento de dadospessoais, bem como elaborar orientações para as contratações futuras, no intuitode deixá-los em conformidade com a lei de regência; X – incluir cláusulas de apagamento de dados pessoais noscontratos, convênios e instrumentos congêneres, conforme os parâmetros dafinalidade (pública) e necessidade acima indicados; XI - realizar relatório de impacto à proteção de dados pessoaisreferente aos atos em que o tratamento de dados pessoais gere risco a direitos eliberdades fundamentais; XII - implementar medidas de segurança, técnicas e administrativasaptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situaçõesacidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquerforma de tratamento inadequado ou ilícito, nos termos dos arts. 46 e seguintes daLGPD, por meio de: a) elaboração de política de segurança da informação que contenha:1. plano de resposta a incidentes (art. 48 da LGPD);2. previsão de adoção de mecanismos de segurança, desde a concepção de novos produtos ou serviços (art. 46, § 1º, da LGPD);b) avaliação dos sistemas e bancos de dados em que houver tratamento de dados pessoais e/ou tratamento de dados sensíveis, submetendotais resultados à apreciação do encarregado pelo tratamento de dados pessoaisda serventia, para as devidas deliberações; c) avaliação da segurança de integrações de sistemas;d) análise da segurança das hipóteses de compartilhamento de dados pessoais com terceiros; Provimento CGJ 24 (5509474) SEI 0039441-51.2020.8.24.0710 / pg. 3 XIII - elaborar e manter os registros de tratamentos de dadospessoais, que conterão informações sobre: a) finalidade do tratamento;b) base legal;c) descrição dos titulares;d) categorias de dados;e) categorias de destinatários;f) eventual transferência internacional;g) prazo de conservação;h) medidas de segurança adotadas.§ 1º Na hipótese prevista no inciso I e no caso de serventias classificadas como “Classe I” e “Classe II” pelo Provimento n. 74 da CorregedoriaNacional de Justiça, de 31 de julho de 2018, os responsáveis pelas serventiasextrajudiciais poderão designar encarregado, de maneira conjunta. § 2º No caso de serventia classificada como “Classe III” peloProvimento n. 74 da Corregedoria Nacional de Justiça, de 31 de julho de 2018, oresponsável pela Serventia Extrajudicial deverá formar equipe deapoio multidisciplinar, composta por integrantes das áreas de tecnologia dainformação, segurança de Informação e jurídica, para auxiliar as funções doencarregado. § 3º Nas hipóteses previstas nos incisos II e VI, o responsável pelaserventia extrajudicial poderá solicitar apoio à associação de classe paracapacitação de seus prepostos. § 4º No caso de serventia classificada como “Classe II” ou “Classe III”pelo Provimento n. 74 da Corregedoria Nacional de Justiça, de 31 de julho de 2018,a divulgação das informações de que trata o inciso IV deverá, sempre quepossível, ser realizada em portal próprio. § 5º No caso de serventia classificada como “Classe II” ou “Classe III”pelo Provimento n. 74 da Corregedoria Nacional de Justiça, de 31 de julho de 2018,o responsável pela serventia extrajudicial deverá implementar política geral deprivacidade e proteção de dados pessoais para o funcionamento interno daserventia. § 6º Em caso de contratação de produtos ou serviços de médio egrande porte relacionados ao dever previsto no inciso VIII, o responsável pelaserventia extrajudicial deverá conduzir previamente a avaliação dasvulnerabilidades (gap assessment) da instituição responsável pela proteção dedados. § 7º No caso do relatório a que se refere o inciso XI, o responsávelpela Serventia Extrajudicial deverá: I - adotar metodologia que resulte na indicação de medidas,salvaguardas e mecanismos de mitigação de risco; II - elaborar o documento previamente ao contrato ou convênio; eIII - franquear, a título de transparência, aos afetados a possibilidade de se manifestarem a respeito do conteúdo.§ 8º Para o cumprimento do parágrafo anterior, poderão ser Provimento CGJ 24 (5509474) SEI 0039441-51.2020.8.24.0710 / pg. 4 fornecidos, pelas entidades representativas de classe, formulários e programas deinformática adaptados para cada especialidade de serventia para o registro docontrole de fluxo, abrangendo coleta, tratamento, armazenamento ecompartilhamento de dados pessoais. § 9º Para o cumprimento do inciso XIII, o responsável pela serventiaextrajudicial poderá solicitar a associação de classe o fornecimento de formuláriose programas de informática adaptados para cada especialidade de serventia parao registro do controle de fluxo, abrangendo a coleta, tratamento, armazenamentoe compartilhamento de dados pessoais. Art. 4º. Os responsáveis pelas serventias extrajudiciais deverãoexigir de suas respectivas empresas de automação a adequação às exigências daLGPD quanto aos sistemas e programas de gestão de dados internos utilizados. Art. 5º. A gratuidade do livre acesso dos titulares de dados (art. 6º,IV, da LGPD) será restrita aos dados pessoais constantes nos sistemasadministrativos da serventia e aos titulares beneficiários da isenção deemolumentos, sem alcançar a prática dos atos inerentes à prestação do serviçonotarial e registral, e não abrangerá a emissão de certidões sobre as quaisincidem emolumentos ou isenções na forma da lei específica. Art. 6º. O responsável pela serventia extrajudicial, sempre quepossível: I - armazenará os documentos físicos que contenham dadospessoais e dados pessoais sensíveis em salas ou compartimentos com controle deacesso; II - digitalizará os documentos físicos ainda utilizados.Art. 7º. É recomendada aos responsáveis pelas serventias extrajudiciais, sempre que possível, a digitalização dos documentos físicos aindautilizados. Parágrafo único. Após a digitalização, o documento físico poderá sereliminado, respeitados as disposições e os prazos definidos no Provimento n. 50,de 28 de setembro de 2015, do Conselho Nacional de Justiça. Art. 8º. Os responsáveis pelas serventias extrajudiciais deverãointerpretar a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) em consonânciacom as normas atinentes às serventias notariais e registrais. Parágrafo único. O responsável pela serventia extrajudicial poderáencaminhar consulta ao Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial. Art. 9º. Os responsáveis pelas serventias extrajudiciais deverãoelaborar e apresentar relatório final sobre as ações adotadas para adaptação aoregime estabelecido na lei de regência, no prazo de até 180 (cento e oitenta) dias,contado da publicação deste provimento, e encaminharão à Corregedoria-Geral doForo Extrajudicial. Art. 10º. Este provimento entra em vigor na data de sua publicação.Florianópolis, 05 de maio de 2021. Des. Dinart Francisco MachadoCorregedor-Geral do Foro Extrajudicial de Santa Catarina Documento assinado eletronicamente por DINART FRANCISCO Provimento CGJ 24 (5509474) SEI 0039441-51.2020.8.24.0710 / pg. 5 MACHADO, DESEMBARGADOR, em 05/05/2021, às 15:37, conforme art.1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no sitehttp://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5509474 e ocódigo CRC FBD24848. TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇARua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br0039441-51.2020.8.24.0710 5509474v3 Provimento CGJ 24 (5509474) SEI 0039441-51.2020.8.24.0710 / pg. 6 Provimento CGJ 24 (5509474)