Circular CGFE-SC 265/2022 Correição ordinária remota

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 265 DE 13 DE SETEMBRO DE 2022 FORO EXTRAJUDICIAL. ÓRGÃOS REGULADORES. PROJETO “PROCEDIMENTO DE CORREIÇÃO ORDINÁRIA REMOTA”. CONTRIBUIÇÕES DOS INTERESSADOS: 1) ACESSO REMOTO AO SISTEMA DE AUTOMAÇÃO ADOTADO NA SERVENTIA. POSSIBILIDADE. TELETRABALHO (PROVIMENTOS CN/CNJ N. 69/2018 E 95/2020). NECESSIDADE DE AVALIAÇÃO PELO SETOR ESPECIALIZADO DE SOLUÇÕES TECNOLÓGICAS DISPONÍVEIS NESTE TRIBUNAL QUE: 1.1) PROPICIEM AOS ÓRGÃOS REGULADORES VISUALIZAR ATOS E DOCUMENTOS, SEM COMPROMETER A INCOLUMIDADE DO ACERVO DAS SERVENTIAS NOTARIAIS E REGISTRAIS; 1.2) ASSEGURE O ACESSO SIMULTÂNEO AO REFERIDO SISTEMA POR PELO MENOS DOIS INTEGRANTES DA EQUIPE CORRECIONAL, PRESERVADA A REGULARIDADE DA PRESTAÇÃO DAS ATIVIDADES NOTARIAIS E REGISTRAIS, ESPECIALMENTE EM SERVENTIAS DE MENOR PORTE; 2) PRERROGATIVAS DE AUTONOMIA DE GESTÃO, ASSEGURADAS PELO ART. 21 DA LEI N. 8.935/1994. COMPATIBILIDADE ENTRE OS DIREITOS RELACIONADOS À AUTONOMIA GERENCIAL DOS NOTÁRIOS E REGISTRADORES E OS DEVERES FISCALIZATÓRIOS DOS ÓRGÃOS REGULADORES; 3) REALIZAÇÃO DA ATIVIDADE CORRECIONAL EM PRAZO RAZOÁVEL, SEMELHANTE AO DESTINADO AOS TRABALHOS EXECUTADOS DE FORMA PRESENCIAL. AGILIDADE NA PRESTAÇÃO DO SERVIÇO PÚBLICO, COM REDUZIDA UTILIZAÇÃO DO AUXÍLIO DE PREPOSTOS DO FISCALIZADO, COMO OCORRE NA CORREIÇÃO PRESENCIAL. REDUÇÃO DE DESPESAS PÚBLICAS; 4) MANUTENÇÃO DA REGRA DE DIVULGAÇÃO DOS CALENDÁRIOS DE CORREIÇÃO ORDINÁRIA. SUPOSTA ALEGAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DA REGRA ESTAMPADA NO ART. 12, § 1º, DO CNCGJ. NÃO OCORRÊNCIA; 5) DIVULGAÇÃO DOS QUESITOS DE CORREIÇÃO. DESNECESSIDADE. FERRAMENTA DE APOIO. QUESITOS SÃO ADAPTAÇÕES, EM FORMA DE PERGUNTAS, DAS NORMAS QUE INCIDEM SOBRE A PRESTAÇÃO DAS ATIVIDADES NOTARIAIS E REGISTRAIS, PORTANTO SÃO PRESUMIDAMENTE CONHECIDOS PELOS FISCALIZADOS; 6) PUBLICIZAÇÃO DOS RELATÓRIOS CORRECIONAIS. INFORMAÇÕES RELACIONADAS ÀS AÇÕES DE FISCALIZAÇÃO DIVULGADAS MENSALMENTE ATÉ O DIA 10 DO MÊS SUBSEQUENTE (CNCGJ, ART. 12-D). DEVER DE PUBLICAÇÃO DAS DECISÕES FINAIS DOS PROCEDIMENTOS AFETOS AO FORO EXTRAJUDICIAL NO DIÁRIO DA JUSTIÇA ELETRÔNICO (RESOLUÇÃO TJ N. 27/2021, ART. 5º). POSSIBILIDADE DE AS ENTIDADES ACESSAREM AOS AUTOS DE PROCEDIMENTO PRELIMINAR ESPECÍFICO, PARA VISUALIZAÇÃO DO RELATÓRIO CORRECIONAL E DOCUMENTOS CORRESPONDENTES, EXCETO AQUELES RESGUARDADOS POR LEI. SUGESTÃO DE EDIÇÃO DE ATO NORMATIVO E DE COLETA DE PARECER TÉCNICO DA DIRETORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO. Senhores Juízes Diretores do Foro e Senhoras Juízas Diretoras de Foro; Senhores Juízes e Senhoras Juízas com competência em registros públicos, Senhores Notários e Senhoras Notárias, Senhores Registradores e Senhoras Registradoras, Comunico os termos da decisão e do parecer por ela acolhido, proferida nos autos virtuais n. 0025241-05.2021.8.24.0710, que trata da execução do projeto “Procedimento de Correição Ordinária Remota”. Florianópolis, 22 de setembro de 2022. Desembargador Rubens Schulz Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA PROVIMENTO N. 43 DE 13 DE SETEMBRO DE 2022 Altera o Provimento CGJ n. 10/2013, que instituiu o Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça, para aprimorar o procedimento de correição ordinária executada de maneira remota. O  CORREGEDOR-GERAL DO FORO EXTRAJUDICIAL, considerando a atividade permanente de aprimoramento do Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça, o comando estampado no art. 2º do Provimento CN/CNJ n. 85/2019, bem como a decisão proferida nos autos virtuais n. 0025241-05.2021.8.24.0710, que trata do aprimoramento do procedimento de correição ordinária executada de maneira remota, RESOLVE: Art. 1º Ficam criados os arts. 13-A e 13-B no Código de Normas, com as seguintes redações: Art. 13-A A correição ordinária poderá ser realizada, integral ou parcialmente, de maneira remota. § 1º O procedimento observará a Política de Segurança da Informação do Poder Judiciário de Santa Catarina e poderá ser executado, dentre outras maneiras, por meio de: I - correio  eletrônico; II - aplicativo de comunicação  social; III -   ferramenta de videoconferência; IV - sistemas de  apoio. § 2º Na impossibilidade de utilização dos instrumentos institucionais a que se refere o § 1º, o órgão regulador poderá utilizar mecanismos semelhantes, desde que o tráfego e o armazenamento de informações estejam em conformidade com as regras de segurança. Art. 13-B O delegatário deverá fornecer estrutura adequada à fiscalização remota das atividades prestadas na serventia por qual é responsável, dentre elas: I - designar preposto para recebimento das solicitações da equipe correcional; II - fornecer informações e cópia de documentos com antecedência razoável, em prazo a ser estabelecido pela equipe correcional e informado por meio de canal institucional; III - conceder acesso remoto ao sistema de automação adotado na serventia, com nível de permissão que assegure a visualização de atos e documentos correlatos. Parágrafo único. A equipe correcional deverá utilizar ferramentas institucionais, para transmissão e armazenamento das informações enviadas e recebidas. Art. 2º O presente ato normativo está relacionado com o Objetivo 16 (Paz, Justiça e Instituições Eficazes) da Agenda 2030 da Organização das Nações Unidas (ONU). Art. 3º Este provimento entra em vigor na data de sua publicação. Florianópolis, 22 de setembro de 2022. Desembargador Rubens Schulz Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Processo n. 0025241-05.2021.8.24.0710 Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial Assunto: projeto “Procedimento de Correição Ordinária Remota” Os autos tratam do projeto intitulado “Procedimento de Correição Ordinária Remota” cujo termo de abertura foi aprovado por meio da decisão proferida em 17-9-2021 (n. 5794982). Posteriormente, em razão da decisão prolatada em 4-11-2021, notários, registradores e as respectivas entidades de classe foram convidados a se manifestar acerca da proposta de delineamento provisório do procedimento e do esboço de ato normativo que objetiva estabelecer, no Código de Normas, disposições mínimas para execução remota das atividades de fiscalização (n. 5904240). A interina da Escrivania de Paz de Piratuba manifestou-se favorável à aprovação do citado projeto (n. 5922854). A Associação dos Registradores de Pessoas Naturais de Santa Catarina (Arpen/SC) apresentou manifestação (n. 5944838). Ao arrolar os desafios encontrados por notários e registradores para atender as solicitações recebidas dos órgãos fiscalizadores que realizam correição ordinária de maneira remota, a entidade expôs algumas premissas que, na visão da entidade, devem ser respeitadas por ocasião da delimitação do novo procedimento correcional, a saber: a) elaboração de rotinas que promovam e respeitem a necessidade de proteção de dados pessoais (Lei Federal nº. 13.709/2018) e da segurança das práticas de registro civil de pessoas naturais (Lei Federal nº. 6.015/1973, artigo 1º, caput), b) respeito à autonomia dos delegatários, desde que cumpridas as normas legais, escolherem e gerirem o sistema de automação da sua serventia extrajudicial, nos termos do artigo 21, Lei Federal nº. 8.935/1994, c) realização eficiente e célere dessas atividades correcionais remotas, as quais não devem impor uma preparação muita mais custosa e trabalhosa aos delegatários extrajudiciais em comparação com as atividades de correição presencial e d) fixação de prazos razoáveis e adequados tanto para publicização do calendário de correição, mantendo-se as determinações dos atuais artigos do CNCGJSC sobre o tema (arts. 12, § 1º e 12-A, § 25), como dos prazos para realização dos diversos atos nas fases preparatória, de execução e de finalização. No que tange aos atos preparatórios, a Arpen/SC enfatizou, com relação ao item “1”, a necessidade de manutenção da atual regra que exige a divulgação das correições ordinárias periódicas até 30 de novembro do ano anterior. No que tange ao item “4”, afirmou que os quesitos que serão verificados devem ser previamente conhecidos pelos notários e registradores, uma vez que a correição ordinária objetiva a orientação dos fiscalizados. Com relação aos itens “5” e “5.2”, a associação apontou a necessidade de ser estabelecido prazo, de no mínimo, 30 (trinta) dias para seleção e digitalização de documentos. Quanto ao acesso remoto ao sistema de automação da serventia, a entidade manifestou-se contrária por questões de segurança e de proteção dos dados pessoais. Afirma, no entanto, que não haverá nenhum embaraço para que os responsáveis pelas unidades gerem relatórios e prestem informações que lhes forem solicitadas. Com relação aos atos de execução, reiterou não ser medida adequada e necessária o acesso ao sistema da serventia, uma vez que as informações podem ser obtidas por meio de relatórios e de documentos. Salientou que o acesso aos documentos que não se encontram no sistema de automação pode ser realizado mediante envio à equipe correcional. Sugeriu o acréscimo ao art. 13-A do § 3º com o seguinte teor: “§ 3º O calendário de correição será expedido até 30 de novembro do exercício anterior”. Também apresentou contribuição no que tange às redações incisos II e III do caput do art.13-B e à criação dos §§ 2º e 3º: Art. 13-B O delegatário deverá fornecer estrutura adequada à fiscalização remota das atividades prestadas na serventia por qual é responsável, dentre elas: I - designar preposto para recebimento das solicitações da equipe correcional; II – fornecer informações e cópia de documentos; III - conceder acesso aos relatórios e à informação do sistema de automação adotado na serventia. § 1º. A equipe correcional deverá utilizar ferramentas institucionais, para transmissão e armazenamento das informações enviadas e recebidas. § 2º. Os quesitos de correição aplicáveis devem ser permanentes e publicizados, no mínimo, desde o calendário de correição. § 3º. As informações e os documentos devem ser requisitados aos delegatários extrajudiciais com pelo menos 30 (trinta) dias de antecedência. O Instituto de Estudos de Protestos do Brasil, Seção Santa Catarina (IEPTB-SC) também se manifestou a respeito do projeto (n. 5947128). Preliminarmente, solicitou acesso à minuta do manual de rotinas. Requereu também a divulgação dos quesitos que serão verificados na correição remota, assim como comentários prévios e da interpretação oficial a respeito desses itens (“gabarito”). Pugnou pela manutenção da divulgação do calendário de correição até o dia 30 de novembro do ano anterior. Requereu que, na fase preparatória da correição, a solicitação de documentos pela equipe correcional respeite um prazo mínimo de 30 (trinta) dias. Disse ser desnecessário o acesso externo ao sistema de automação da serventia e, caso se verifique tal necessidade, salientou a importância de ser formada comissão específica de documentação, com a delimitação dos documentos que serão acessados e as funcionalidades que ficarão disponíveis (exceto edição). Enfatizou ser indispensável a fixação de prazo para que as empresas possam realizar adequações nos sistemas de automação. Pediu acesso aos relatórios correcionais, para que conheçam as intepretações das equipes correcionais a respeito dos quesitos verificados. A Associação dos Notários e Registradores de Santa Catarina (Anoreg-SC) e o Colégio Registral Imobiliário de Santa Catarina (Cori-SC) encartou documento com ponderações e contribuições (n. 5947507). De início, destacou haver pontos positivos na implantação da correição ordinária remota (economicidade, eficiência, otimização de tempo), mas realçou haver riscos decorrente da ação de hackers, que pode resultar no sequestro de dados da serventia. Consignou que o acesso remoto ao sistema da serventia não permitiria a visualização de toda a documento arquivada relativa ao ato, a exemplo dos registros de incorporação e loteamento. Defendeu que o melhor modo de execução remota da correição ordinária e que vem sendo adotado por alguns juízes diretores do foro refere-se ao envio por e-mail ou whatsapp de atos concluídos e digitalizados; a disponibilização de um preposto da serventia para atendimento das necessidades da equipe correcional e a realização de videoconferência, pelo menos, ao final dos trabalhos com o responsável ou por pessoal por ele indicada para eventuais correições e solução de dúvidas. Pleiteou, ao final, a divulgação dos relatórios correcionais, ainda que com acesso restrito aos notários e registradores, para que se adeque, de maneira preventiva, as rotinas às diretrizes das equipes correcionais. No intuito de contribuir com o estudo, o delegatário do Ofício de Registro de Imóveis de Xaxim, Evanio Berto, afirmou que, para acesso remoto aos computadores da serventia utiliza a tecnologia do Team Viewer, aplicação segura e configurada com o antivírus e firewall adotados na serventia (n. 5999352). Informou ter solicitado a empresa Alkasoft Informática Ltda. a criação e configuração de usuário de visualização. Com relação aos documentos que permitam a escolha dos atos, propôs a criação de pasta na área de trabalho no computador da serventia ou, sucessivamente, o encaminhamento de documentos. Indicou número de whatsapp e informou que, quando necessário, recomendou o uso do Google Meet. Os autos foram movimentados ao Núcleo IV (Extrajudicial), para manifestação. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos (6605826). Determino a edição de provimento e a expedição de circular aos juízes diretores do foro e com competência em matéria de registros públicos e também aos notários e registradores. Cientifiquem-se as entidades e delegatário abaixo indicados, a quem se agradece pelas contribuições apresentadas: a) Associação dos Notários e Registradores de Santa Catarina (Anoreg/SC); b) Associação dos Registradores de Pessoas Naturais de Santa Catarina (Arpen/SC); c) Colégio Registral Imobiliário de Santa Catarina (Cori/SC); d) Instituto de Estudos de Protesto do Brasil, Seção Santa Catarina (IEPTB/SC); e) Jussara Koch, interina da Escrivania de Paz de Piratuba; e f) Evanio Berto, delegatário de Registro de Imóveis de Xaxim. Movimentem-se os autos, em regime de colaboração: a) à Seção de Expedientes e Serviços Gerais da Divisão Administrativa, para alteração: a.1) do Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça; a.2) do Código de Normas anotado, com a inserção no art. 13-A e 13-B da seguinte referência: Circular CGJ n. 265/2022 - autos n. 0025241-05.2021.8.24.0710 - trata da execução do projeto “Procedimento de Correição Ordinária Remota”. b) à Diretoria de Tecnologia da Informação, com o objetivo de ser emitido parecer técnico a respeito da solução mais adequada para execução remota de correição ordinária, que propicie aos órgãos reguladores: b.1) a visualização de atos e documentos por meio do sistema de automação adotado na serventia, sem que tal proceder acarrete risco à incolumidade do acervo das unidades notariais e registrais, em patamar superior ao que se verifica numa correição realizada de maneira presencial, em que o sistema é acessado de forma local; b.2) a necessidade de acesso simultâneo ao referido sistema por, pelo menos, dois integrantes da equipe correcional e de manutenção da prestação das atividades notariais e registrais, especialmente nos casos de inutilização de estações de trabalho para espelhamento das telas dos computadores presentes em serventia com estrutura reduzida; b.3) a realização de interações entre o fiscalizado ou preposto e a equipe correcional, por meio de mensagens instantâneas, videoconferências e demais atos de comunicação e de transferências de arquivos em formatos “.pdf”, “.doc”, “.xls”, “.jpeg”, “.gif” etc. No intuito de favorecer e promover a disseminação do conhecimento, determino o encaminhamento aos chefes de secretaria do foro de cópia da correspondência enviada às referidas autoridades. Por medida de celeridade e economia processual, a cópia da presente decisão servirá como ofício. Publiquem-se a decisão e o respectivo parecer no Caderno Administrativo do Diário da Justiça Eletrônico, nos termos do art. 5º da Resolução TJ n. 27/2021. Cumpridas as determinações, os autos devem ser movimentados ao Núcleo IV (Extrajudicial): a) para atualização da base "Conhecimento EXTRA"; e b) para execução das demais etapas do projeto “Procedimento de Correição Ordinária Remota”. Caso requerido, autorizo, desde já, a disponibilização de acesso externo aos autos, pelo prazo de 5 (cinco) dias, mediante a indicação de e-mail pela parte ou por advogado, ainda que sem procuração nos autos (Lei n. 8.906/1994, art. 7º, XIII). Florianópolis, 22 de setembro de 2022. Desembargador Rubens Schulz Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Processo n. 0025241-05.2021.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: projeto “Procedimento de Correição Ordinária Remota” Foro Extrajudicial. Órgãos reguladores. Projeto “Procedimento de Correição Ordinária Remota”. Contribuições dos interessados: 1) acesso remoto ao sistema de automação adotado na serventia. Possibilidade. Teletrabalho (Provimentos CN/CNJ n. 69/2018 e 95/2020). Necessidade de avaliação pelo setor especializado de soluções tecnológicas disponíveis neste Tribunal que: 1.1) propiciem aos órgãos reguladores visualizar atos e documentos, sem comprometer a incolumidade do acervo das serventias notariais e registrais; 1.2) assegure o acesso simultâneo ao referido sistema por pelo menos dois integrantes da equipe correcional, preservada a regularidade da prestação das atividades notariais e registrais, especialmente em serventias de menor porte; 2) prerrogativas de autonomia de gestão, asseguradas pelo art. 21 da Lei n. 8.935/1994. Compatibilidade entre os direitos relacionados à autonomia gerencial dos notários e registradores e os deveres fiscalizatórios dos órgãos reguladores; 3) realização da atividade correcional em prazo razoável, semelhante ao destinado aos trabalhos executados de forma presencial. Agilidade na prestação do serviço público, com reduzida utilização do auxílio de prepostos do fiscalizado, como ocorre na correição presencial. Redução de despesas públicas; 4) manutenção da regra de divulgação dos calendários de correição ordinária. Suposta alegação de eliminação da regra estampada no art. 12, § 1º, do CNCGJ. Não ocorrência; 5) divulgação dos quesitos de correição. Desnecessidade. Ferramenta de apoio. Quesitos são adaptações, em forma de perguntas, das normas que incidem sobre a prestação das atividades notariais e registrais, portanto são presumidamente conhecidos pelos fiscalizados; 6) publicização dos relatórios correcionais. Informações relacionadas às ações de fiscalização divulgadas mensalmente até o dia 10 do mês subsequente (CNCGJ, art. 12-D). Dever de publicação das decisões finais dos procedimentos afetos ao Foro Extrajudicial no Diário da Justiça Eletrônico (Resolução TJ n. 27/2021, art. 5º). Possibilidade de as entidades acessarem aos autos de procedimento preliminar específico, para visualização do relatório correcional e documentos correspondentes, exceto aqueles resguardados por lei. Sugestão de edição de ato normativo e de coleta de parecer técnico da Diretoria de Tecnologia da Informação. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. Trata-se de manifestação a respeito das contribuições apresentadas ao projeto “Procedimento de Correição Remota”. É o essencial para delimitação do objeto desta manifestação. 2. Para adequado exame das ponderações e propostas, os temas serão divididos em tópicos: 2.1 Do acesso remoto ao sistema de automação adotado na serventia A Associação dos Registradores de Pessoas Naturais de Santa Catarina (Arpen/SC), Instituto de Estudos de Protestos do Brasil, Seção Santa Catarina (IEPTB-SC), a Associação dos Notários e Registradores de Santa Catarina (Anoreg-SC) e o Colégio Registral Imobiliário de Santa Catarina (CORI-SC) manifestaram preocupação com o fato de esta Corregedoria-Geral da Justiça pretender acessar de maneira remota o sistema de automação adotado na serventia, notadamente em razão dos riscos de exposição dos dados salvaguardados na unidade a crackers, responsáveis, em alguns casos, pelo sequestro do acervo virtual. Nesse contexto, salientou-se o dever de proteção de dados pessoais (Lei n. 13.709/2018) e a possibilidade de envio por correio eletrônico, dos documentos que vierem a ser solicitados pela equipe correcional. A Anoreg-SC e o Cori-SC ressaltaram que o acesso remoto não permitiria a visualização de toda a documentação arquivada relativa ao ato, a exemplo dos registros de incorporação e loteamento. Na oportunidade, defendeu-se que a melhor forma de execução da fiscalização remota é aquela em que ocorre o envio, por correio eletrônico ou aplicativo de mensagem instantânea, de atos concluídos e digitalizados; a disponibilização de um preposto da serventia para atendimento das necessidades da equipe correcional e a realização de videoconferência, pelo menos, ao final dos trabalhos com o responsável ou com pessoa por ele indicada, para eventuais correições e solução de dúvidas. A Arpen/SC e o IEPTB/SC solicitaram que eventual solicitação de documentos para correição seja realizada com antecedência mínima de 30 (trinta) dias. O delegatário do Ofício de Registro de Imóveis de Xaxim, por sua vez, assentou a possibilidade de acesso remoto por meio da ferramenta Team Viewer, aplicação segura e configurada com o antivírus e firewall adotados na serventia (n. 5999352). Acrescentou ter solicitado a empresa que fornece sistema de automação para aquela serventia a criação e configuração de usuário de visualização. Ainda nesse contexto de viabilidade, sugeriu a criação de pasta na área de trabalho do computador da serventia para acesso aos documentos que permitam a escolha dos atos, como os livros de protocolo. Sem afastar as relevantes ponderações trazidas pelas associações de notários e registradores – que evidenciam a preocupação com a segurança do acervo – verifica-se haver um cenário bastante promissor para a realização de correições ordinárias de maneira remota, com o consequente acesso ao sistema de automação adotado na serventia, apenas para visualização dos atos e documentos. Isso porque, nos últimos anos, os responsáveis pelas serventias, com espírito aguerrido e comprometido, promoveram verdadeira revolução nos meios de execução das atividades extrajudiciais, administrando as mais diversas situações relacionadas à pandemia de Covid-19, notadamente as atinentes aos seus prepostos, que passaram a exercer funções à distância, em regime de teletrabalho (Provimento CN/CNJ n. 69/2018), o que, aliás, já era permitido desde a edição do Provimento CN/CNJ n. 95/2020. Nessa toada, a viabilização do acesso ao sistema de automação adotado na serventia passa por apurado levantamento das melhores soluções tecnológicas disponíveis neste Tribunal que, a um só tempo, propiciem aos órgãos reguladores visualizar atos e documentos e preservem a incolumidade do acervo das serventias notariais e registrais. Por conseguinte, coerente que a sugestão apresentada pelo delegatário do Ofício de Registro de Imóveis de Xaxim seja analisada pela Diretoria de Tecnologia da Informação, a qual, além de se manifestar a respeito da proposta, poderá indicar solução que se revele mais adequada aos fins acima indicados, repita-se: visualização de atos e documentos, sem qualquer risco a incolumidade do acervo das serventias notariais e registrais. Ademais, na referida análise técnica, entende-se que também deva ser levado em consideração o fato de haver serventias com reduzido número de estações de trabalho, que não podem ser comprometidas por meio de espelhamento da tela de um computador para a de outro, sob pena de causar prejuízos à prestação das atividades notariais e registrais. Nesse contexto, outro aspecto relevante refere-se ao fato de que as atividades de correição remota dependem do acesso simultâneo ao sistema de automação adotado na serventia por, pelo menos, dois integrantes da equipe correcional, para que a fiscalização seja desenvolvida de maneira eficiente. Destaque-se que o acesso ao sistema de automação adotado na serventia não modificará a dinâmica elogiada por algumas entidades de classe acima apontadas, uma vez que não dispensará a presença de preposto para atendimento das necessidades da equipe correcional, nem mesmo a realização de videoconferência ao final dos trabalhos, para orientações e soluções de eventuais dúvidas afetas à fiscalização realizada. 2.2 Do respeito às prerrogativas de autonomia de gestão, asseguradas pelo art. 21 da Lei n. 8.9935/1994 A Arpen/SC cita como premissa para o desenvolvimento das atividades de correição, de maneira remota, o respeito às prerrogativas de autonomia de gestão, asseguradas pelo art. 21 da Lei n. 8.9935/1994. Indubitavelmente, o desenvolvimento do presente projeto está alicerçado no respeito aos direitos dos delegatários de serventias notariais e registrais, notadamente quanto à liberdade de gestão para escolha do sistema de automação que melhor atenda às necessidades das unidades extrajudiciais pelas quais são responsáveis. Isso, contudo, não afasta a possibilidade de os órgãos reguladores terem acesso aos sistemas de automação da serventia, a exemplo do que ocorre na modalidade presencial. A prerrogativa invocada não pode inviabilizar o cumprimento do dever constitucional de fiscalização da prestação das atividades notariais e registrais. Nesse sentido, vale anotar que o art. 13 do CNCGJ assegura a possibilidade de realização de correição ordinária de maneira remota, conforme se infere da transcrição abaixo: Art. 13. A correição ordinária consiste em atividade de rotina voltada à: I - coleta de informações necessárias à instrução de procedimentos administrativos despidos de natureza disciplinar, II - verificação da qualidade dos serviços ou atividades prestados, com ou sem a identificação de irregularidades. § 1º. A correição ordinária poderá ser realizada, integral ou parcialmente, de maneira remota, quando o objetivo puder ser alcançado, dentre outras maneiras, por meio de: I - correio eletrônico; II - aplicativo de comunicação social; III - ferramenta de videoconferência; IV - sistemas de apoio. Além disso, o Provimento CN/CNJ n. 89/2019 impulsiona o desenvolvimento de fiscalização a distância, ao estabelecer, no art. 17, o dever de o Serviço de Atendimento Eletrônico Compartilhado (SAEC) “desenvolver indicadores de eficiência e implementar sistemas em apoio às atividades das Corregedorias-Gerais de Justiça e da Corregedoria Nacional de Justiça que permitam inspeções remotas das serventias”; [...]. Em que pese tratar-se de norma mais voltada às serventias de registro de imóveis, a citada disposição pode ser considerada um relevante incentivo do Conselho Nacional de Justiça às Corregedoria-Gerais de Justiça para que busquem promover o intercâmbio de informações entre as serventias e os órgãos reguladores, com promoção de correições remotas como modo de fiscalização. 2.3 Da realização da atividade correcional em prazo razoável, semelhante ao destinado aos trabalhos executados de forma presencial A Arpen/SC salientou a necessidade de as atividades correcionais remotas serem realizadas em prazo razoável, de forma que não se imponha uma preparação muita mais custosa e trabalhosa aos delegatários extrajudiciais em comparação com as atividades de correição presencial. Ao tempo em que se considera relevante o apontamento apresentado pela citada associação, verifica-se que o desenvolvimento do procedimento demandará certo tempo de adaptação, o qual, aliás, poderá ser reduzido a depender da sinergia empregada pelos órgãos fiscalizadores e pelos agentes fiscalizados. Ademais, o desenvolvimento da atividade remota, a princípio, demanda menor disponibilização de mão de obra e de pessoal do que aquela realizada na forma presencial. Também não será necessário desalocar pessoas de suas estações de trabalho naquelas serventias de pequeno porte que não dispõem de espaço físico suficiente para atender pelo menos dois assessores. O fato de ser possível a concentração da atividade diretamente no sistema, com acesso, na maioria dos casos, aos documentos arquivados na serventia, faz com que a atividade possa ser desenvolvida sem que seja necessário, a todo momento, ter vários prepostos disponíveis para busca de atos no sistema ou de documentos. É fato que será necessário o auxílio de um responsável, mas, na prática, a forma remota acaba por demandar muito menos desse do que se houvesse uma equipe presencial no local. Cabe lembrar que a correição remota é uma ferramenta adicional fiscalizatória, podendo ser, até mesmo, concentrada por matéria. O objetivo não é substituir uma correição presencial, considerando que essa pode ser manejada nos casos que se mostre necessária a análise pessoal. Por fim, a título de experimentação, informa-se que foram realizadas algumas correições na forma remota por essa Corregedoria-Geral da Justiça que tiveram grande êxito quanto às conferências e orientações, ressaltando-se que o canal de diálogo estará sempre aberto para buscar-se aperfeiçoamento e excelência nas atividades. 2.4 Da manutenção da regra de divulgação dos calendários de correição ordinária As associações de classe pugnaram pela manutenção da regra que estabelece o dever de divulgação do calendário de correições até o dia 30 de novembro do ano antecedente. Não há óbice para manutenção da divulgação do calendário de correição ordinária periódica na forma preconizada no art. 12, § 1º, do CNCGJ, aliás nem mesmo se cogitou a eliminação dessa importante regra, que auxilia na preparação das serventias e na organização das atividades deste Órgão Regulador. 2.5 Da divulgação dos quesitos de correição As entidades representativas sugeriram a divulgação dos quesitos de correição, uma vez que a correição ordinária objetiva a orientação dos fiscalizados. Também pleitearam a divulgação de comentários prévios e da interpretação oficial a respeito desses itens (“gabarito”). Em que pese os argumentos apresentados, aparentemente não há razão para divulgação dos quesitos de correição, uma vez que são adaptações, em forma de perguntas, das normas que incidem sobre a prestação das atividades notariais e registrais. O questionário, de uso interno, é apenas um apoio que poderá servir de roteiro para o desenvolvimento das atividades de fiscalização. Ademais, os trabalhos desenvolvidos durante a correição ordinária são ações de coleta de informações, que não possuem o condão decisório, o qual poderá ser alcançado posteriormente, por ocasião da análise e exame do procedimento preliminar pela autoridade competente (CNCGJ, art. 76-B). Desse modo, não há interpretações a serem divulgadas previamente a tal decisão que não aquelas já constantes nas normas de regência. 2.6 Da publicização dos relatórios correcionais As associações representativas pleitearam a publicização dos relatórios correcionais, ainda que de forma restrita (apenas aos notários e registradores), para que os agentes fiscalizados possam se adequar, de maneira preventiva, as rotinas da serventia às diretrizes das equipes correcionais. Na esteira do art. 12-D do CNCGJ, as informações relacionadas às ações de fiscalização são divulgadas mensalmente até o dia 10 do mês subsequente, com a apresentação dos seguintes campos: a) tipo de correição; b) município de localização da serventia; c) identificação da serventia notarial ou registral; d) identificação do responsável pela serventia notarial ou registral; e) número da portaria de divulgação do calendário f) data de início da correição; g) data de término da correição; h) número do procedimento em que foi encartada cópia do relatório correcional. No que refere às diretrizes constantes no relatório correcional, necessário reiterar que as atividades de fiscalização consistem apenas na coleta de informações para posterior análise da autoridade competente (CNCGJ, art. 76-B). Por conseguinte, eventuais orientações repassadas durante os trabalhos correcionais devem estar pautadas em dispositivos legais ou regulamentares, sob pena de serem consideradas meras sugestões interpretativas, sem caráter vinculativo. Importante consignar que todas as decisões finais dos procedimentos afetos ao Foro Extrajudicial devem ser publicadas no Diário da Justiça Eletrônico, em cumprimento ao art. 5º da Resolução TJ n. 27/2021, o que permite não só os delegatários, mas a Sociedade acompanhar o teor das decisões proferidas pelos órgãos reguladores das atividades notariais e registrais. Ademais, caso haja interesse, as associações de classe poderão pleitear acesso aos autos de procedimento preliminar específico, para visualização do relatório correcional e documentos correspondentes, exceto aqueles resguardados por lei. Em face desses argumentos, entende-se não haver necessidade de divulgação dos relatórios correcionais, ainda que em ambiente restrito. Ante o exposto e à vista dos fundamentos apresentados no Parecer exarado em 3-11-2021 (n. 5904215), entende-se que o procedimento de correição ordinária remota deva ser dividido em três fases: a) atos de preparação (pré-correição); b) atos de execução; e c) atos de finalização (pós-correição), assim delineadas: a) atos de preparação (pré-correição): 1. selecionar as serventias notariais e registrais que se submeterão à correição; 2. estabelecer o prazo de duração da correição; 3. deliberar a respeito dos integrantes da equipe de correição; 4. definir o conjunto de quesitos que serão verificados por ocasião da correição; 5. cientificar o responsável pela serventia, com 2 (dois) dias úteis ou 4 (quatro) dias de antecedência, no mínimo, para: 5.1 disponibilização de pessoal suficiente e de estrutura adequada à fiscalização remota das atividades prestadas naquela unidade, em especial o acesso remoto a equipamento que permita à equipe correcional a utilização do sistema de automação adotado na serventia, em modo de visualização; 5.2 encaminhamento de documentos que permitam a seleção dos atos, a exemplo da cópia do livro de protocolo; 5.3 indicação de número de telefone para contato por meio de aplicativo de comunicação social, ou ferramenta institucional que vier a ser adotada pelo órgão regulador. Isso favorecerá a visualização do funcionamento de outras ferramentas utilizadas pelo delegatário, como as centrais e o E-Notariado, ou mesmo para conhecimento de livros ou documentos antigos, que não estejam digitalizados; 5.4 prestação de informação a respeito do procedimento para participação de videoconferência de abertura; e 5.5 fazer contato com a empresa fornecedora do sistema de informática para dar suporte aos assessores correcionais indicando um responsável pelo atendimento; 6 solicitar ao setor de segurança institucional do Tribunal liberação para a baixa de aplicativo de acesso remoto disponibilizado pelo delegatário; e 7. dar ciência ao setor de tecnologia da informação a respeito da correição, para acompanhamento e eventual suporte; b) atos de execução: 1. realizar a abertura dos trabalhos por meio de videoconferência com a participação, quando possível, da autoridade e do responsável pela serventia. A videoconferência poderá ser gravada, a critério da equipe correcional; 2. acessar o sistema de automação da serventia, com perfil de consulta/visualização; 3. solicitar ao responsável/preposto: 3.1 breve explicação a respeito do funcionamento do sistema de automação, pelo menos até que se tenha conhecimento do manejo de todos eles; 3.2 a disponibilização de documento na área de trabalho de compartilhamento remoto, para visualização de documentos que não estão no sistema de automação (ex. recibos e documentos de repasse, no caso de serventia de notas e protesto); 4. acessar o Sistema de Correição Integrada (SCI); 5. analisar atos e demais informações inerentes à atividade fiscalizatória; 6. manter, se necessário, comunicação com a serventia por meio de canal de comunicação que atenda requisitos de segurança da informação; 7. responder aos quesitos do SCI; 8. encerrar a correição por meio de videoconferência com a participação, quando possível, da autoridade e do responsável pela serventia, ocasião em que será reiterado que cópia do relatório será encaminhada de maneira automática. A videoconferência poderá ser gravada, a critério da equipe correcional; e 9. enfatizar ao responsável pela serventia que cópia do relatório será encaminhada automaticamente pelo SCI no momento do encerramento da correição, oportunidade a partir do qual ele poderá apresentar manifestação à equipe de fiscalização, caso seja uma correição ordinária geral. No caso da correição ordinária periódica, cópia do relatório deve ser autuada manualmente, diretamente no SEI, como procedimento preliminar (CNCGJ, art. 75-A); e c) atos de finalização (pós-correição): 1. analisar o procedimento preliminar aberto em razão do relatório de correição; e 2. alimentar tabela de controle de ações de fiscalização, para atualização do relatório mensal, divulgado em razão do art. 12-D do CNCGJ. No que se refere aos contornos regulamentares, verifica-se a necessidade de promover alterações no Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça: Art. 13-A A correição ordinária poderá ser realizada, integral ou parcialmente, de maneira remota. § 1º O procedimento observará a Política de Segurança da Informação do Poder Judiciário de Santa Catarina e poderá ser executado, dentre outras maneiras, por meio de: I - correio  eletrônico; II - aplicativo de comunicação  social; III -   ferramenta de videoconferência; IV - sistemas de  apoio. § 2º Na impossibilidade de utilização dos instrumentos institucionais a que se refere o § 1º, o órgão regulador poderá utilizar mecanismos semelhantes, desde que o tráfego e o armazenamento de informações estejam em conformidade com as regras de segurança. Art. 13-B O delegatário deverá fornecer estrutura adequada à fiscalização remota das atividades prestadas na serventia por qual é responsável, dentre elas: I - designar preposto para recebimento das solicitações da equipe correcional; II - fornecer informações e cópia de documentos com antecedência razoável, em prazo a ser estabelecido pela equipe correcional e informado por meio de canal institucional; III - conceder acesso remoto ao sistema de automação adotado na serventia, com nível de permissão que assegure a visualização de atos e documentos correlatos. Parágrafo único. A equipe correcional deverá utilizar ferramentas institucionais, para transmissão e armazenamento das informações enviadas e recebidas. Com relação ao manual de rotinas internas, esse poderá ser elaborado após manifestação da Diretoria de Tecnologia da Informação a respeito da solução mais adequada para acesso remoto ao sistema de automação adotado na serventia e para interação entre o fiscalizado ou preposto e a equipe correcional. 3. Ante o exposto, opino : a) pela alteração do Provimento CGJ n. 10/2013 para, em relação ao Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça, serem inseridos os arts. 13-A e 13-B; b) pela movimentação dos autos à Diretoria de Tecnologia da Informação, para coleta de parecer técnico a respeito da solução mais adequada para: b.1) a visualização de atos e documentos por meio do sistema de automação adotado na serventia, sem que tal proceder acarrete risco à incolumidade do acervo das unidades notariais e registrais, em patamar superior ao que se verifica numa correição realizada de maneira presencial, em que o sistema é acessado de forma local; b.2) a necessidade de acesso simultâneo ao referido sistema por, pelo menos, dois integrantes da equipe correcional e de manutenção da prestação das atividades notariais e registrais, especialmente nos casos de inutilização de estações de trabalho para espelhamento das telas dos computadores presentes em serventia com estrutura reduzida; b.3) a realização de interações entre o fiscalizado ou preposto e a equipe correcional, por meio de mensagens instantâneas, videoconferências e demais atos de comunicação e de transferências de arquivos em formatos “.pdf”, “.doc”, “.xls”, “.jpeg”, “.gif”, etc. É o parecer que submeto à consideração de Vossa Excelência. Florianópolis, 16 de setembro de 2022. Rafael Maas dos Anjos Juiz-Corregedor