Circular CGFE-SC 333/2022 Livros de receita e despesa

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 333 DE 22 DE NOVEMBRO DE 2022 FORO EXTRAJUDICIAL. Extrajudicial. Análise dos Livros Diários Auxiliares da Receita e da Despesa prevista no art. 11 do Provimento CNJ n. 45/2015 e na Circular CGJ n. 16/2016. Pleito da ANOREG/SC para que a análise dos livros dos titulares da delegação ficassem adstritas aos requisitos formais do livro. Avaliação dos lançamentos que não fere a autonomia administrativa da serventia e encontra amparo na legislação e precedentes. Orientação aos Diretores do Foro quanto ao fluxo e aos encaminhamentos no julgamento. Tributos não recolhidos, indicativos de ilícito, indícios de descontrole financeiro e despesas sem relação com a atividade-fim. Princípios da razoabilidade e da proporcionalidade. Retificação dos livros, caso necessária, deverá ser realizada nos termos divulgados pela Circular CGJ n. 139/2021. Senhores Juízes Diretores dos Foros e Senhoras Juízas Diretoras dos Foros, Senhores Secretários do Foro, Comunico os termos do parecer e da decisão proferidos nos autos n. 0044260-60.2022.8.24.0710, que trata da análise anual, pelos Diretores do Foro, dos Livros Diários Auxiliares da Receita e da Despesa, nos termos do art. 11 do Provimento CNJ n. 45/2015. Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial , em 10/01/2023, às 14:45, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6781993 e o código CRC E28CFAAB . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br 0044260-60.2022.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Extrajudicial/Procedimento Administrativo (Genérico) n. 0044260-60.2022.8.24.0710 Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial Assunto: Análise dos Livros Diários Auxiliares da Receita e da Despesa Trata-se de processo autuado com a finalidade de orientar os Diretores do Foro quanto à análise dos Livros Diários Auxiliares da Receita e da Despesa, tendo em vista solicitação informal de auxílio e a necessidade de padronização institucional das providências a serem adotadas, bem como por conta de requerimento formulado pela ANOREG/SC para que os Contadores Judiciais fiquem limitados à análise dos requisitos formais dos livros. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos (n. 6781989 ). Dê-se ciência à ANOREG-SC. Determino a expedição de circular. Publiquem-se a decisão e o respectivo parecer no Caderno Administrativo do Diário da Justiça Eletrônico, nos termos do art. 5º da Resolução TJ n. 27/2021. Cumpridas as determinações, os autos devem ser movimentados ao Núcleo IV (Extrajudicial) para atualização da base "Conhecimento EXTRA". Levada a efeito a atualização da citada ferramenta, a tramitação dos autos deve ser encerrada. Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial , em 10/01/2023, às 14:45, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6781991 e o código CRC FD883C5C . 0044260-60.2022.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Extrajudicial/Procedimento Administrativo (Genérico) n. 0044260-60.2022.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: Análise dos Livros Diários Auxiliares da Receita e da Despesa Extrajudicial. Análise dos Livros Diários Auxiliares da Receita e da Despesa prevista no art. 11 do Provimento CNJ n. 45/2015 e na Circular CGJ n. 16/2016. Pleito da ANOREG/SC para que a análise dos livros dos titulares da delegação ficasse adstrita aos requisitos formais do livro. Avaliação dos lançamentos que não fere a autonomia administrativa da serventia e encontra amparo na legislação e precedentes. Orientação aos Diretores do Foro quanto ao fluxo e aos encaminhamentos no julgamento. Tributos não recolhidos, indicativos de ilícito, indícios de descontrole financeiro e despesas sem relação com a atividade-fim. Princípios da razoabilidade e da proporcionalidade. Retificação dos livros, caso necessária, deverá ser realizada nos termos divulgados pela Circular CGJ n. 139/2021. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. Trata-se de procedimento autuado com a finalidade de orientar os Diretores do Foro quanto à análise dos Livros Diários Auxiliares da Receita e da Despesa. Paralelamente, a Associação dos Notários e Registradores de Santa Catarina (ANOREG/SC) encaminhou requerimento para que os Contadores Judiciais se limitassem à análise formal da escrituração contábil dos Livros Diários Auxiliares da Receita e da Despesa dos delegatários. É o relato. 2. O art. 11 do Provimento CNJ n. 45/2015 trouxe a previsão de que, “anualmente, até o décimo dia útil do mês de fevereiro, o Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa será visado pela autoridade judiciária competente, que determinará, sendo o caso, as glosas necessárias, podendo, ainda, ordenar sua apresentação sempre que entender conveniente” . Para regulamentar o procedimento a ser seguido, a CGJ emitiu a Circular CGJ n. 16/2016, que estabeleceu o fluxo de trabalho a partir da apresentação dos Livros Diários Auxiliares pelos responsáveis pela serventia (Circular n. 15/2016). Em suma, os livros são entregues na Secretaria do Foro, autuados, e cabe ao Juiz Corregedor Permanente (Diretor do Foro) visar ou determinar as glosas que entender necessárias. Em função da criação da Contadoria Judicial Estadual pela Resolução Conjunta GP/CGJ n. 18/2021, houve necessidade de alteração deste fluxo: nos processos relativos às serventias em que o responsável pela unidade extrajudicial seja interino ou interventor durante todo o ano de referência, o Secretário do Foro deve certificar nos autos e o Juiz Diretor do Foro pode fazer o arquivamento do processo com fundamento na decisão divulgada pela Circular CGJ n. 61/2022. Veja-se que a entrega anual à Secretaria do Foro continua obrigatória, mesmo aos interinos e interventores, a teor do art. 11 do Provimento CNJ n. 45/2015. Por outro lado, quando, em ao menos um dos meses, houver um delegatário como responsável pela serventia, deve ser certificado nos autos e o Diretor do Foro poderá encaminhar o feito à Contadoria Judicial Estadual para a análise técnica, nos termos do formulário desenvolvido pela CGJ para orçamento dos serviços contábeis. Posteriormente, os autos retornam ao colega Magistrado em exercício na Direção do Foro para o julgamento. Este foi o procedimento divulgado pela Circular CGJ n. 61/2022. A partir deste contexto fático, este órgão regulador recebeu questionamentos de Diretores de Foro e da própria classe extrajudicial. A ANOREG/SC argumentou que, "na prática, a inspeção dos livros pelos serventuários tem, invariavelmente, atingido a autonomia administrativo-gerencial-financeira do delegatário, com previsão legal expressa notadamente no art. 21 da Lei nº 8.935/94, e ultrapassado as diretrizes traçadas pelo Provimento nº 45/2015/CNJ" .  A preocupação trazida pela classe é legítima e merece atenção. Veja-se. A atuação da Contadoria Judicial Estadual está de acordo com a determinações da decisão divulgada pela Circular CGJ n. 61/2022. De fato, não se promoveu alteração expressiva no procedimento realizado anteriormente a 2016, no tocante à titulares de serventias, conforme regulamentação contida na Circular CGJ n. 16/2016. De forma bastante concisa, alteraram-se os seguintes aspectos: a) antes o apoio era feito pelos Contadores das Comarcas, e agora é pela Contadoria Judicial Estadual; b) em relação aos interinos e interventores, a análise dos livros passou a ser feita pela CGJ, pelo Sistema de Prestação de Contas - PCE; e c) agora passou a ser utilizado o formulário de análise técnica elaborado pela CGJ, para indicação aos Contadores do que deveria ser avaliado e também com finalidade de padronizar a atividade. A Circular CGJ n. 16/2016 limitou a análise das informações, nas serventias sob a responsabilidade de titulares, à "fiscalização de eventuais indícios de descontrole financeiro e administrativo por parte do delegatário, que possam comprometer a qualidade e a prestação dos serviços delegados" ; já a Circular CGJ n. 61/2022 ampliou o espectro da análise para promover o cumprimento do Provimento CNJ n. 45/2015 de forma mais completa. Salvo melhor juízo, isso não representa, a princípio, limitação à autonomia administrativa do delegatário. Trata-se, em verdade, de uma regulamentação de atividade prevista no art. 11 do Provimento CNJ n. 45/2015. Por certo, as contribuições trazidas pela classe são relevantes. Porém, mostra-se pouco recomendável desconsiderar a necessidade de fiscalização das obrigações tributárias. Isso porque, no preâmbulo do Provimento CNJ n. 45/2015, consignou-se, expressamente, que a fiscalização do serviço extrajudicial contempla a avaliação da regularidade tributária, mormente quanto ao Imposto de Renda e o Imposto Sobre Serviços. Cita-se: “A CORREGEDORA NACIONAL DE JUSTIÇA, Ministra NANCY ANDRIGHI, no uso de suas atribuições legais e constitucionais; CONSIDERANDO o poder de fiscalização e normatização pelo Poder Judiciário segundo o disposto nos arts. 103-B, § 4º, I e III, e 236, § 1º, da Constituição Federal de 1988 e no art. 8º, X, do Regimento Interno do Conselho Nacional de Justiça; CONSIDERANDO a necessidade de aprimoramento e consolidação das normas relativas à escrituração dos livros administrativos obrigatórios mantidos pelo delegatários de serviços extrajudiciais, bem como por aqueles que a qualquer título respondam provisoriamente por tais serviços; CONSIDERANDO que a fiscalização da prestação do serviço extrajudicial de notas e registros públicos abrange a verificação da regular observância das obrigações tributárias a que estão sujeitos seus titulares e os responsáveis interinamente por delegações vagas, no que tange ao lançamento de valores que compõem as bases de cálculo do Imposto de Renda (IR) e do Imposto Sobre Serviços (ISS), inclusive ; (grifei) CONSIDERANDO ainda a obrigatoriedade de fiscalização da regular observância da limitação remuneratória dos responsáveis interinamente por delegações vagas de notas e de registros públicos ; (grifei) RESOLVE: [...]. Nesse sentido, este órgão regulador elaborou um formulário, proporcionando uma padronização na avaliação técnica, da avaliação de itens formais e também da correção na forma de lançamento, a fim de possibilitar a apuração com possíveis correções da base de cálculo dos impostos devidos. Para todas as verificações no formulário, há um fundamento legal correspondente. O Contador Judicial, que não tem expertise nas atividades do extrajudicial, faz a constatação e a submete ao Diretor do Foro, a quem compete a análise de mérito; poderá submeter a conclusão do Contador Judicial ao responsável pela serventia, para esclarecimentos, ou já decidir. Mas, frise-se, a análise do mérito caberá ao magistrado, com a aferição da razoabilidade da constatação feita pelo Contador Judicial. É importante que o delegatário tenha em mente que o seu patrimônio não se confunde com o patrimônio da serventia, de modo que as suas despesas pessoais não devem ser lançadas. Trata-se do princípio contábil da entidade, verificação que também não se confunde com a limitação à sua autonomia administrativa. Não se trata de proibir ou permitir a aquisição de produtos e serviços, ou mesmo de influenciar na contratação deste ou daquele funcionário e no valor do salário a ser pago; a atividade diz respeito estritamente à forma de lançamento destas despesas no Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, observado o princípio da entidade. O próprio Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina (TCE) já manifestou no documento n. 4666209 dos autos n. 0019013-48.2020.8.24.0710 a necessidade de padronização dos lançamentos no Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa. Este diagnóstico culminou na edição do Provimento CGJ n. 31/2021, para inserção de campos para informação de remuneração de titulares, interinos e interventores, além de espaço próprio para informação acerca dos recolhimentos de IRPF do responsável pela serventia (documento n. 5651705 dos autos n. 0035785-86.2020.8.24.0710 ). Colhe-se da jurisprudência do STF: [...] A atividade notarial e registral, ainda que executada no âmbito de serventias extrajudiciais não oficializadas, constitui, em decorrência de sua própria natureza, função revestida de estatalidade, sujeitando-se, por isso mesmo, a um regime estrito de direito público. A possibilidade constitucional de a execução dos serviços notariais e de registro ser efetivada "em caráter privado, por delegação do poder público" (CF, art. 236), não descaracteriza a natureza essencialmente estatal dessas atividades de índole administrativa. As serventias extrajudiciais, instituídas pelo Poder Público para o desempenho de funções técnico-administrativas destinadas "a garantir a publicidade, a autenticidade, a segurança e a eficácia dos atos jurídicos" (Lei 8.935/1994, art. 1º), constituem órgãos públicos titularizados por agentes que se qualificam, na perspectiva das relações que mantêm com o Estado, como típicos servidores públicos. [...] (ADI 1.378-MC, Rel. Min. Celso de Mello, julgamento em 30/11/1995, Plenário, publicado em 30/05/1997.) O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) recentemente emitiu a Resolução CNJ n. 389/2021 determinando a publicação dos dados referentes ao faturamento das serventias extrajudiciais no portal da transparência, devendo ser observado o protocolo de transparência das atividades dos órgãos do Poder Judiciário. Trata-se de determinação que já havia sido objeto de manifestação no acórdão prolatado nos autos n. 0004733-14.2015.2.00.0000, que ficou assim vertido: EMENTA: RECURSO ADMINISTRATIVO. PEDIDO DE PROVIDÊNCIAS. DIVULGAÇÃO DO FATURAMENTO DAS SERVENTIAS EXTRAJUDICIAIS. DEVER DE TRANSPARÊNCIA. GARANTIA DO DIREITO DE ACESSO À INFORMAÇÃO E DO PRINCÍPIO DA PUBLICIDADE. PREVALÊNCIA DO INTERESSE PÚBLICO. RECURSO CONHECIDO E NÃO PROVIDO. 1. A consolidação do regime democrático se dá por meio da participação dos cidadãos na fiscalização e controle da Administração Pública lato sensu e, portanto, não pode vicejar sem a garantia de acesso a informações de interesse coletivo produzidas ou custodiadas pelo Estado. 2. A atuação dos cartorários extrajudiciais não pode ser dissociada dos preceitos constitucionais e legais que asseguram o dever de transparência, pois, embora por delegação em caráter privado, prestam serviço público. 3. A plena divulgação do faturamento das serventias extrajudiciais no sistema Justiça Aberta, para além de não contrariar nenhuma norma, confere prevalência às em vigor e mostra-se consentânea com o interesse público, com a jurisprudência do Supremo Tribunal Federal e com os procedimentos adotados pelo Conselho Nacional de Justiça. 4. Recurso conhecido e não provido. A ausência dos recolhimentos fiscais obrigatórios pode, inclusive, dar causa à instauração de processo administrativo disciplinar, situação que já ocorreu no Estado de São Paulo e que foi assim decidido: TABELIÃO DE NOTAS. PROCESSO ADMINISTRATIVO DISCIPLINAR. DESCUMPRIMENTO DE OBRIGAÇÕES DECORRENTES DA DELEGAÇÃO OUTORGADA. CONFIGURAÇÃO DE ILÍCITOS ADMINISTRATIVOS. RENÚNCIA À DELEGAÇÃO QUE NÃO AFASTA A LEGITIMIDADE DA ATIVIDADE CORREICIONAL. PENA DE MULTA MANTIDA, COM REDUÇÃO DO VALOR ARBITRADO. RECURSO PARCIALMENTE PROVIDO. Colhe-se do corpo do parecer que enfrentou a questão: De proêmio cumpre registrar que, à luz do artigo 236, §1°, da Constituição Federal, incumbe ao Poder Judiciário, inspecionar tanto a regularidade dos atos notarias e de registro lavrados nas Serventias Extrajudiciais, quanto o cumprimento das leis, atos e normas técnicas estabelecidas pelo Poder Judiciário, ainda que referentes à administração e gestão da Unidade. Com efeito, o artigo 21 da Lei n° 8.935/94 refere-se à autonomia gerencial financeira de alocação dos recursos arrecadados e não à eventual discricionariedade quanto ao recolhimento de impostos e demais obrigações legais. E, como bem consignado pelo MM. Juízo Corregedor Permanente, não se cuida de interferência na forma de administração da Serventia, mas sim de fiscalização do cumprimento, a contento, dos deveres funcionais do Delegatário, inclusive no que tange ao adimplemento de suas obrigações com a administração e/ou gestão da Serventia. Não se trata de equiparar os delegatários aos interinos ou interventores, cuja atuação está sujeita à prestação de contas mensal, com a apreciação dos lançamentos no Livro Diário Auxiliar pormenorizado durante a análise das contas prestadas e com aferição dos comprovantes respectivos, mas de submeter os titulares às regras vigentes que são a eles aplicáveis - no caso, o art. 11 do Provimento CNJ n. 45/2015. No tocante aos Juízes Corregedores Permanentes, surgiram questionamentos quanto ao encaminhamento a ser dado após o retorno dos autos da Contadoria Judicial Estadual, motivo pelo qual se faz oportuna a retomada do assunto para melhor orientação. O Magistrado não está obrigado ao julgamento quando os autos retornam: caso tenha havido alguma constatação de inconsistência, é possível intimar o responsável pela serventia para manifestação, inclusive com a posterior devolução dos autos à Contadoria Judicial Estadual para análise técnica dos esclarecimentos prestados. De igual forma, eventual situação de dúvida poderá ser dirimida com este órgão regulador. É importante reiterar: os Contadores Judiciais realizam análise técnica dos livros e, ainda que imbuído das melhores intenções, ainda não dominam a realidade das serventias extrajudiciais, e nem as peculiaridades dos serviços prestados, motivo pelo qual seus apontamentos devem ser submetidos ao conhecimento e à experiência do Diretor do Foro. Assim, a simples indicação de inconsistência não induz a obrigatoriedade de glosa, devendo ser analisada a razoabilidade e proporcionalidade do registro feito pelo Contador Judicial no formulário. Ainda que o art. 11 não seja elucidativo quanto ao objetivo da análise anual dos Livros Diários Auxiliares da Receita e da Despesa, verifica-se que a intenção do normativo também parece consistir na verificação da regularidade do recolhimento de Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF) e de Imposto Sobre Serviços (ISS), assim como o recolhimento da receita excedente e o respeito ao teto de remuneração dos interinos. Como a questão relativa aos interinos não é objeto principal dos processos que permaneceram sob análise dos Diretores do Foro, tem-se que o foco principal seja a regularidade fiscal das serventias providas. Uma vez recebido o formulário preenchido pela Contadoria Judicial Estadual, pode o magistrado oportunizar ao responsável o fornecimento de esclarecimentos, bem como, posteriormente, encaminhá-los novamente ao setor da Contadoria para avaliação técnica das razões. Recomenda-se que o Diretor do Foro, quando for proceder ao julgamento, verifique as providências a serem adotadas como consequência de eventual glosa, que devem ser determinadas em casos de: A) Não haver recolhimento de algum tributo (INSS, IRPF, FGTS, ISS): oficiar ao ente público competente para que sejam adotadas as medidas cabíveis. B) Indicativo de ato ilícito: encaminhar os autos à CGJ, a quem compete dar o encaminhamento necessário ao caso concreto, tanto em relação a eventual instauração de PAD quanto à comunicação ao Ministério Público. C) Indícios de descontrole financeiro: quando a despesa for superior à receita, comunicar à CGJ para que seja dada prioridade na fiscalização da serventia. D) Inclusão de despesas pessoais ou que não tenham relação com a atividade-fim da serventia: além da glosa, deve ser realizada a retificação do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, nos termos divulgados na Circular CGJ n. 139/2021. A pertinência é para que sejam verificadas as despesas inoportunas que sejam capazes de impactar a redução da base de cálculo de eventuais impostos. Com efeito, a finalidade dos encaminhamentos acima é de, além de orientar os colegas que com tanto afinco exercem a função de Corregedor Permanente, promover a padronização institucional do tratamento dado a cada situação diagnosticada. É preciso ter em mente que os titulares, ainda que exerçam atividade pública delegada e recebam contraprestação na forma de emolumentos, têm a prerrogativa de administrar a serventia em caráter privado, consoante garantido pelo art. 21 da Lei 8.935/1994. Assim, ainda que se busque na atividade a observância ao princípio contábil da entidade - ou seja, para que não haja confusão entre o patrimônio pessoal do responsável e o patrimônio da serventia - e que todas as despesas tenham relação com a atividade-fim desempenhada, há certa margem para discricionariedade nos gastos, sendo relevantes os gastos que sejam suficientes para refletir na base de cálculo de impostos a serem recolhidos, com observância aos princípios da razoabilidade e da proporcionalidade. 3. À vista do exposto, opino pela ciência da ANOREG/SC e pela emissão de circular para divulgação das orientações aos Diretores do Foro e Chefes de Secretaria, com o posterior encerramento da tramitação dos autos. É o parecer que submeto à apreciação de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por Rafael Maas dos Anjos , Juiz-Corregedor , em 16/12/2022, às 00:21, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6781989 e o código CRC 7BFB9657 . 0044260-60.2022.8.24.0710