Circular CGFE-SC 261/2022 LGPD: Controlador e encarregado

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 261 DE 08 DE SETEMBRO DE 2022 FORO EXTRAJUDICIAL. SERVENTIAS NOTARIAIS E REGISTRAIS. LEI N. 13.709/2018 (LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAS). PEDIDO DE ORIENTAÇÃO FORMULADO POR DELEGATÁRIO ACERCA DA POSSIBILIDADE OU NÃO DA CUMULAÇÃO DAS FUNÇÕES DE CONTROLADOR E ENCARREGADO. INVIABILIDADE. FUNÇÕES DISTINTAS. EXIGÊNCIA DE DESIGNAÇÃO DE PESSOAS DIFERENTES. NECESSIDADE DE CONFERIR MAIOR SEGURANÇA AO TRATAMENTO DOS DADOS DOS TITULARES ENVOLVIDOS. POSSIBILIDADE DE CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS PARA EXERCÍCIO DA FUNÇÃO DE ENCARREGADO. VIABILIDADE DE CONTRATAÇÃO DE ENCARREGADO PARA ATUAÇÃO DE FORMA COLETIVA. ORIENTAÇÃO. RELEVÂNCIA DO TEMA. DIVULGAÇÃO AOS ÓRGÃOS REGULADORES DE 1º GRAU E TAMBÉM AOS NOTÁRIOS E REGISTRADORES CATARINENSES. Senhores Juízes Diretores do Foro e Senhoras Juízas Diretoras do Foro, Senhores Juízes e Senhoras Juízas com competência em registros públicos, Senhores Notários e Senhoras Notárias, Senhores Registradores e Senhoras Registradoras Comunico os termos do parecer e da decisão proferidos nos autos n. 0043598-33.2021.8.24.0710, que trata acerca do esclarecimento acerca da impossibilidade da cumulação das funções de controlador e encarregado à luz da LGPD. Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , CORREGEDOR-GERAL DO FORO EXTRAJUDICIAL , em 13/09/2022, às 14:14, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6594447 e o código CRC 448D2690 . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br 0043598-33.2021.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Ato Normativo, Projeto de Lei ou Decisão Regulamentar n. 0043598-33.2021.8.24.0710 Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial Assunto: pedido de orientação a respeito da possibilidade, ou não, do exercício conjunto da função de controlador e a de encarregado pelo tratamento de dados pessoais, para fins de aplicação do art. 490-D do CNCGJ. Trata-se de pedido de orientação formulado via Central de Atendimento Eletrônico (protocolo 60379-SJQZMT) pelo Sr. Stephano Giacomini Teixeira, escrivão de paz de Arvoredo, a respeito da possibilidade, ou não, do exercício conjunto da função de controlador e de encarregado pelo tratamento de dados pessoais, para fins de aplicação do art. 490-D do CNCGJ. Acrescentou que atua praticamente sozinho na serventia, pois sua única funcionária trabalha 3 dias na semana, e que não há na cidade empresa ou pessoa especializada para desempenho da atividade de encarregado ( 5950102 ). Os autos foram movimentados ao Núcleo IV (Extrajudicial), para manifestação. É o relatório. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos ( 6580867 ). Determino a expedição de circular aos notários e registradores catarinenses, bem como aos órgãos reguladores de 1º grau. Movimentem-se os autos à Seção de Expedientes e Serviços Gerais da Divisão Administrativa, em regime de colaboração, para alteração do Código de Normas anotado, com a inserção no art. 490-D da seguinte referência: Circular CGJ n. 261/2022 - autos n. 0043598-33.2021.8.24.0710 - que trata acerca do esclarecimento acerca da impossibilidade da cumulação das funções de controlador e encarregado à luz da LGPD. No intuito de favorecer e promover a disseminação do conhecimento, determino o encaminhamento aos chefes de secretaria do foro de cópia da correspondência enviada às referidas autoridades. Por medida de celeridade e economia processual, cópia da presente decisão servirá como ofício. Publiquem-se a decisão e o parecer por ela acolhido no Caderno Administrativo do Diário da Justiça Eletrônico, nos termos do art. 5º da Resolução TJ n. 27/2021. Cumpridas as determinações, os autos devem ser movimentados ao Núcleo IV (Extrajudicial) para atualização do Sistema de Cadastro do Extrajudicial (SCE) e da base "Conhecimento EXTRA", se for o caso. Levada a efeito a atualização das citadas ferramentas, quando necessária, a tramitação dos autos deve ser encerrada Autorizo a disponibilização de acesso externo aos autos ao requerente ( 5963569 ), pelo prazo de 5 (cinco) dias, bem como eventuais interessados, mediante a indicação de e-mail pela parte ou por advogado, ainda que sem procuração nos autos (Lei n. 8.906/1994, art. 7º, XIII). Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , CORREGEDOR-GERAL DO FORO EXTRAJUDICIAL , em 13/09/2022, às 14:14, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6583326 e o código CRC 3306F8EB . 0043598-33.2021.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Ato Normativo, Projeto de Lei ou Decisão Regulamentar n. 0043598-33.2021.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: pedido de orientação a respeito da possibilidade, ou não, do exercício conjunto da função de controlador e a de encarregado pelo tratamento de dados pessoais, para fins de aplicação do art. 490-D do CNCGJ. Foro Extrajudicial. Serventias notariais e registrais. Lei n. 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoas). Pedido de orientação formulado por delegatário acerca da possibilidade da cumulação das funções de controlador e encarregado. Inviabilidade. Funções distintas. Exigência de designação de pessoas diferentes. Necessidade de conferir maior segurança ao tratamento dos dados dos titulares envolvidos. Possibilidade de contratação de terceiros para exercício da função de encarregado. Viabilidade de contratação de encarregado para atuação de forma coletiva. Orientação. Relevância do tema. Divulgação aos órgãos reguladores de 1º grau e também aos notários e registradores catarinenses. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. Trata-se de pedido de orientação formulado via Central de Atendimento Eletrônico (protocolo 60379-SJQZMT) pelo Dr. Stephano Giacomini Teixeira, Escrivão de Paz de Arvoredo, a respeito da possibilidade, ou não, do exercício conjunto da função de controlador e de encarregado pelo tratamento de dados pessoais, para fins de aplicação do art. 490-D do CNCGJ. Acrescentou que atua praticamente sozinho na serventia, pois sua única funcionária trabalha 3 (três) dias na semana, e que não há na cidade empresa ou pessoa especializada para desempenho da atividade de encarregado ( 5950102 ). É o essencial para delimitação do objeto desta manifestação. 2. Inicialmente, impõe ressaltar que a questão é relevante, sendo oportuno prestar o devido esclarecimento. Dito isso, destaca-se, nos termos da Lei n. 13.709/2018 (LGPD), especificamente em seu art. 5º, o conceito das figuras do Controlador e do Encarregado: Art. 5º Para os fins desta Lei, considera-se: [...] VI - controlador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais; [...] VIII - encarregado: pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) (grifou-se) O Código de Normas desta Corregedoria, nos arts. 490-A e 490-D, por sua vez, estabelece: Art. 490-A. O controlador será o ente despersonalizado da serventia, por meio de seu CNPJ, representado por seu responsável legal, a quem compete as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais, podendo ser celebrados contratos e convênios para atingir o cumprimento de suas obrigações. (redação acrescentada por meio do Provimento n. 24, de 5 de maio de 2021). [...] Art. 490-D. Os responsáveis pelas serventias extrajudiciais deverão designar, dentre os escreventes, aquele que exercerá a função de encarregado. (redação acrescentada por meio do Provimento n. 24, de 5 de maio de 2021) (grifou-se). Da leitura dos dispositivos mencionados extrai-se que, embora não haja vedação expressa no acúmulo dos encargos de Controlador e de Encarregado na lei, tratam-se de funções distintas, feitas por indivíduos diferentes, não havendo possibilidade de cumulação das referidas funções . Nesse ponto, o Provimento CN/CNJ n. 134, de 24 de agosto de 2022, traz em seu art. 10, inciso II, que a “função do Encarregado não se confunde com a do responsável pela delegação dos serviços extrajudiciais de notas e de registro” . Isso porque o controlador (agente de tratamento – Capítulo VI da LGPD) é o ente despersonalizado da serventia, representado por seu responsável legal, a quem compete as decisões referentes ao tratamento dos dados pessoais. O encarregado, por sua vez, atua como canal de comunicação entre os seus titulares, a ANPD e o controlador, sendo responsável por: I - aceitar reclamações e comunicações dos titulares, prestar esclarecimentos e adotar providências; II - receber comunicações da autoridade nacional e adotar providências; III - orientar os funcionários e os contratados da entidade a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais; e IV - executar as demais atribuições determinadas pelo controlador ou estabelecidas em normas complementares (art. 41, §2º da LGPD). Como se vê, quis o legislador trazer maior segurança no tratamento de dados pessoais dos titulares na medida em que separou tais funções. A propósito, o Código de Normas determina que o controlador deve designar, dentre os seus escreventes, um deles para atuar como encarregado, possibilitando-se a terceirização da função de encarregado (art. 490-D, caput , e §1º). Feitos os necessários esclarecimentos, cumpre registrar que esta Corregedoria está sensível à realidade de algumas serventias catarinenses - falta de pessoal, atuação somente do seu responsável ou limitação financeira -, com dificuldades em cumprir o art. 490-D do CNCGJ. Neste mister, mecanismos como a ajuda de custo e a implementação futura do Programa Renda Mínima estão sendo implementados. Além disso, este órgão regulador já sugeriu, anteriormente, saídas possíveis ao impasse financeiro de custear o compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados. Segundo o art. 490-D do CNCGJ, "os responsáveis pelas serventias poderão terceirizar o exercício da função de encarregado mediante a contratação de prestador de serviços técnicos" . Assim, se inexistir escrevente ou o responsável atuar sozinho na serventia, mostra-se possível a contratação de prestador de serviços técnicos (PJ ou PF) para atuar como encarregado. Ademais, com objetivo de minimizar os impactos financeiros decorrentes da implementação da LGPD, este órgão regulador previu com vanguardismo a possibilidade de contratação conjunta de encarregado para atuação em mais de uma serventia. Essa hipótese, inclusive, restou reproduzida no Provimento CN/CNJ n. 134/2022. Veja-se: Art. 10 [...] §1º Serventias classificadas como “Classe I” e “Classe II” pelo Provimento n. 74, de 31 de julho de 2018, da Corregedoria Nacional de Justiça, poderão designar Encarregado de maneira conjunta. § 2º A nomeação e contratação do Encarregado de Proteção de Dados Pessoais pelas Serventias será de livre escolha do titular da Serventias, podendo, eventualmente, ser realizada de forma conjunta, ou ser subsidiado ou custeado pelas entidades de classe.(grifou-se). Como se percebe, se algum responsável por serventia considerar pertinente, há a possibilidade de compartilhar os custos da contratação de encarregado mediante parcerias regionais com colegas ou com as entidades representativas de classe. Por fim, impende destacar que esta Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial possui um compromisso com a excelência das atividades extrajudiciais prestadas à população de Santa Catarina e segue um horizonte de firme respeito e de valorização das prerrogativas e dos interesses nos notários e registradores e, por conseguinte, fica à disposição para outros eventuais esclarecimentos e providências, com o objetivo de se alcançar a melhor solução para atendimento dos envolvidos. Em arremate, em face da relevância do tema, entende-se salutar que dita orientação seja divulgada aos órgãos reguladores de 1º grau e também aos notários e registradores. 3. Ante o exposto, tem-se como impossível o exercício conjunto da função de controlador e a de encarregado pelo tratamento de dados pessoais , em face disposto no art. 10, II, “f” , do Provimento CN/CNJ n. 134/2022, e art. 490-D do CNCGJ. É o parecer que submeto à consideração de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por Rafael Maas dos Anjos , JUIZ-CORREGEDOR , em 08/09/2022, às 18:36, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6580867 e o código CRC E6E074F1 . 0043598-33.2021.8.24.0710