Circular CGFE-SC 130/2022 Guia administrativa

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 130 DE 20 DE MAIO DE 2022 Foro Extrajudicial. Serventias notariais e registrais. Normas gerais. Guia administrativa. Controle de tramitação das solicitações que não ingressam nos livros de protocolo, tais como as relacionadas a certidões, reconhecimentos de firma, autenticação de documentos, além do exame prévio de títulos e cálculo de emolumentos. Prática adotada por órgãos reguladores de outros estados, ainda que de forma diversa. Referência ao número de ordem da guia administrativa (CNCGJ, art. 466, I, f e art. 492, III). Possibilidade de replicação do número de ordem do protocolo, para requerimentos que exijam lançamento nos citados livros obrigatórios. Alteração do Provimento CGJ n. 10/2013, para inserção do novo procedimento no Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça. Senhores Juízes Diretores do Foro e Senhoras Juízas Diretoras do Foro; Senhores Juízes e Senhoras Juízas com competência em registros públicos, Senhores Notários e Senhoras Notárias, Senhores Registradores e Senhoras Registradoras, Comunico os termos da decisão e do parecer por ela acolhido, proferida nos autos virtuais n. 0042697-65.2021.8.24.0710, que trata da possibilidade de o número de ordem da guia administrativa ser idêntico ao do protocolo, nas situações em que houver apontamento do requerimento nos livros obrigatórios. Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , DESEMBARGADOR , em 30/05/2022, às 11:53, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6322662 e o código CRC 22A9581E . ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA PROVIMENTO N. 27 DE 20 DE MAIO DE 2022 Altera o Provimento CGJ n. 10/2013, que instituiu o Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça, para estabelecer a possibilidade de o número de ordem da guia administrativa ser idêntico ao do protocolo, nas situações em que houver apontamento do requerimento nos livros obrigatórios. O CORREGEDOR-GERAL DO FORO EXTRAJUDICIAL, considerando a atividade permanente de aprimoramento do Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça, o comando estampado no art. 2º do Provimento CN/CNJ n. 85/2019, bem como a decisão proferida nos autos virtuais n. 0042697-65.2021.8.24.0710, que trata da possibilidade de o número de ordem da guia administrativa ser idêntico ao do protocolo, nas situações em que houver apontamento do requerimento nos livros obrigatórios, RESOLVE: Art. 1º Os arts. 466 e 492 do Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça passam a vigorar com a seguintes redações: “Art. 466. ........................................................................................................... ........................................................................................................................... § 8º O número da guia administrativa poderá ser o mesmo daquele utilizado para ordenar o lançamento no livro de protocolo”. “Art. 492 ............................................................................................................ ........................................................................................................................... § 7º O número da guia administrativa poderá ser o mesmo daquele utilizado para ordenar o lançamento no livro de protocolo”. Art. 2º O presente ato normativo está relacionado com o Objetivo 16 (Paz, Justiça e Instituições Eficazes) da Agenda 2030 da Organização das Nações Unidas (ONU). Art. 3º Este provimento entra em vigor na data de sua publicação. Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , DESEMBARGADOR , em 30/05/2022, às 11:53, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6322657 e o código CRC 7A282657 . ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Processo n. 0042697-65.2021.8.24.0710 Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial Assunto: proposta de alteração do art. 492, III, do CNCGJ O chefe de secretaria do foro da comarca de Palhoça, Laercio Medeiros, propôs a alteração do dispositivo regulamentar que fundamenta o quesito n. 50149 do Sistema de Correição Integrada (“Da negativa de realização de determinado serviço consta a indicação do número da guia administrativa e, se for o caso, do protocolo?”). Sustentou que, durante as correições realizadas em serventias registrais de Palhoça, os responsáveis informaram não adotar a citada guia administrativa. Sugeriu que dita exigência seja dispensada, para que nas próximas ações fiscalizatórias não seja necessário realizar apontamentos de descumprimento da mencionada norma técnica (n. 5935046). Os autos foram movimentados ao Núcleo IV (Extrajudicial), para manifestação. É o relatório. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos (n. 6322646). Determino a edição de provimento e a expedição de circular. Cientifique-se o requerente. Movimentem-se os autos à Seção de Expedientes e Serviços Gerais da Divisão Administrativa, em regime de colaboração, para alteração: a) do Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça; b) do Código de Normas anotado, com a inserção no art. 466 e 492 da seguinte referência: Circular CGJ n. 130/2022 - autos n. 0042697-65.2021.8.24.0710 - trata da possibilidade de o número de ordem da guia administrativa ser idêntico ao do protocolo, nas situações em que houver apontamento do requerimento nos livros obrigatórios. No intuito de favorecer e promover a disseminação do conhecimento, determino o encaminhamento aos chefes de secretaria do foro de cópia da correspondência enviada às referidas autoridades. Por medida de celeridade e economia processual, a cópia da presente decisão servirá como ofício. Publiquem-se a decisão e o parecer por ela acolhido no Caderno Administrativo do Diário da Justiça Eletrônico, nos termos do art. 5º da Resolução TJ n. 27/2021. Cumpridas as determinações, os autos devem ser movimentados ao Núcleo IV (Extrajudicial) para atualização do Sistema de Cadastro do Extrajudicial (SCE) e da base "Conhecimento EXTRA", se for o caso. Levada a efeito a atualização das citadas ferramentas, quando necessária, a tramitação dos autos deve ser encerrada. Caso requerido, autorizo, desde já, a disponibilização de acesso externo aos autos, pelo prazo de 5 (cinco) dias, mediante a indicação de e-mail pela parte ou por advogado, ainda que sem procuração nos autos (Lei n. 8.906/1994, art. 7º, XIII). Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , DESEMBARGADOR , em 30/05/2022, às 11:53, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6322650 e o código CRC 26672B35 . ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Processo n. 0042697-65.2021.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: proposta de alteração do art. 492, III, do CNCGJ Foro Extrajudicial. Serventias notariais e registrais. Normas gerais. Guia administrativa. Controle de tramitação das solicitações que não ingressam nos livros de protocolo, tais como as relacionadas a certidões, reconhecimentos de firma, autenticação de documentos, além do exame prévio de títulos e cálculo de emolumentos. Prática adotada por órgãos reguladores de outros estados, ainda que de forma diversa. Referência ao número de ordem da guia administrativa (CNCGJ, art. 466, I, f e art. 492, III). Possibilidade de replicação do número de ordem do protocolo, para requerimentos que exijam lançamento nos citados livros obrigatórios. Proposta de alteração do Provimento CGJ n. 10/2013, para inserção do novo procedimento no Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. Trata-se de manifestação a respeito da proposta de alteração do art. 492, III, do Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça (CNCGJ), mais especificamente quanto à necessidade, ou não, de exclusão de ser indicado o número da guia administrativa no documento de qualificação notarial ou registral, a ser entregue ao interessado. É o essencial para delimitação do objeto desta manifestação. 2. A guia administrativa é o documento destinado ao controle da tramitação das solicitações endereçadas às serventias notariais e registrais, notadamente daquelas que não são lançadas nos livros de protocolo, tais como as que tem por objetivo a obtenção de certidões, a realização de reconhecimentos de firma ou de autenticação de documentos, o exame prévio de títulos e cálculo de emolumentos (Lei n. 6.015/1973, art. 12, parágrafo único) etc. A referida guia normalmente está atrelada ao sistema de automação adotado na serventia e, em alguns casos, identifica o número do procedimento interno que tramita nas unidades nos atos mais complexos. No que se refere ao Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça, há referência a citada guia administrativa nos arts. 466, I, f e 492, III, a seguir transcritos: Art. 466. A serventia adotará o livro diário auxiliar da receita e da despesa, o qual conterá: I – espaço destinado às receitas diárias que serão lançadas separadamente, por especialidade, de forma individualizada e que será escriturado com as seguintes colunas: ........................................................................................................................... f) número da guia administrativa e, se houver, do protocolo; ........................................................................................................................... Art. 492. Na impossibilidade de realizar determinado serviço, o delegatário sempre formalizará, de uma só vez, a negativa em documento escrito, eletrônico ou em papel com timbre da serventia, do qual deverá constar: ........................................................................................................................... III – indicação do número da guia administrativa e, se for o caso, do protocolo; e ........................................................................................................................... Ademais, verifica-se que a preocupação com o controle das solicitações que não possuem assento nos livros de protocolo previstos em lei não é exclusividade de Santa Catarina. No estado do Paraná, as solicitações de exame e cálculo de títulos são lançadas em livro próprio, conforme se verifica do caput do art. 488 do Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça1: Art. 488. No Livro de Recepção de Títulos, que poderá ser escriturado em folhas soltas, serão lançados, exclusivamente, os títulos apresentados para exame e cálculo dos respectivos emolumentos, nos termos do art. 12, parágrafo único, da Lei nº 6.015/1973, sem os efeitos da prioridade. Outrossim, no estado do Rio Grande do Sul, o art. 430 do Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça exige que os oficiais de registros de imóveis adotem um talonário em dupla via, de maneira que uma fique arquivada na serventia, e a outra seja entregue ao interessado, para servir de nota de entrega dos pedidos de certidão e dos documentos apresentados para exame, na forma do parágrafo único do art. 12 da Lei n. 6.015/1973. Em serventia de grande movimento, o oficial poderá substituir o referido talonário por um sistema de cartões de protocolo. A mesma obrigação é dirigida aos oficiais de registros de títulos e documentos, conforme se infere do art. 411 do diploma regulamentar daquele estado. Além disso, no estado de São Paulo, as Normas de Serviço das Serventias Extrajudiciais determinam no item 38 do Capítulo XIII, a necessidade de manutenção de livro de protocolo específico para documentos em geral que não devam ser lançados em livro de mesma natureza previsto na legislação, o qual poderá ser substituído apenas se o responsável instituir sistema de controle seguro de entrada e saída de documentos. Desse modo, mostra-se relevante a manutenção da referida exigência para o controle das atividades relacionadas as solicitações que não são lançadas no livro de protocolo. No entanto, entende-se razoável que, naquelas atividades que reclamem lançamento formal, o número da guia administrativa possa ser o mesmo daquele utilizado para ordenar o preenchimento do livro de protocolo. Nesse contexto, sugere-se a alteração do arts. 466 e 492, ambos do CNCGJ, para que neles sejam inseridos parágrafos nos seguintes termos: Art. 466. ........................................................................................................... ........................................................................................................................... § 8º O número da guia administrativa poderá ser o mesmo daquele utilizado para ordenar o lançamento no livro de protocolo. Art. 492 ............................................................................................................ ........................................................................................................................... § 7º O número da guia administrativa poderá ser o mesmo daquele utilizado para ordenar o lançamento no livro de protocolo. 3. Ante o exposto, opino no sentido de ser alterado o Provimento CGJ n. 10/2013, para, em relação ao Código de Normas ser inserido o § 8º ao art. 466 e o § 7º ao art. 492. É o parecer que submeto à consideração de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por Rafael Maas dos Anjos , JUIZ-CORREGEDOR , em 27/05/2022, às 15:54, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6322646 e o código CRC 497A3C67 .