Circular CGFE-SC 137/2022 Livro Diário Auxiliar

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 137 DE 26 DE MAIO DE 2022 FORO EXTRAJUDICIAL. SERVENTIAS NOTARIAIS E REGISTRAIS. LIVRO DIÁRIO AUXILIAR DA RECEITA E DA DESPESA. PROVIMENTO CNJ N. 45/2015. NATUREZA ELETRÔNICA, NOS MOLDES DO ART. 467, § 2º, INCISO I, DO CNCGJ E CIRCULAR CGJ N. 16/2016. LIVRO MENSAL, A SER ENVIADO ELETRONICAMENTE AO JUIZ CORREGEDOR PERMANENTE EM ARQUIVO ÚNICO NO FORMATO ‘.PDF’, AO FINAL DE CADA EXERCÍCIO, ATÉ O 10º DIA ÚTIL DO MÊS DE FEVEREIRO. ELEMENTOS NECESSÁRIOS CONTIDOS NO PROVIMENTO CNJ N. 45/2015 E ART. 466 DO CNCGJ. INVIABILIDADE, ADEMAIS, DE EVENTUAL APLICAÇÃO DE LIMITAÇÃO DE PÁGINAS EM RAZÃO DA ESCRITURAÇÃO DO LIVRO DIÁRIO AUXILIAR DA RECEITA E DA DESPESA SER ELETRÔNICA E SUA NATUREZA SER DINÂMICA. Senhores Juízes Diretores do Foro e Senhoras Juízas Diretoras do Foro, Senhores Juízes e Senhoras Juízas com competência em registros públicos, Senhores Notários e Senhoras Notárias, Senhores Registradores e Senhoras Registradoras, Comunico os termos da decisão nos autos n. 0015372-52.2020.8.24.0710, que reafirma a natureza eletrônica do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, previsto pelo Provimento CN/CNJ n. 45/2015 e suas formalidades. Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , DESEMBARGADOR , em 30/05/2022, às 13:17, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6337054 e o código CRC 8667B164 . ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Processo n. 0015372-52.2020.8.24.0710 Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial Assunto: Consulta sobre Livro Auxiliar de Receitas e Despesas – Provimento CNJ n. 45/2015 O(a) Chefe de Secretaria do Foro da comarca de Jaguaruna, por meio da central de atendimento eletrônico (protocolo n. 36379-YJYEQD), formulou questionamento à respeito de formalidade do Livro de Registro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, previsto pelo Provimento CNJ n. 45/2015, no sentido de obedecer ou não a limitação de 300 (trezentas) páginas, ainda que sua escrituração seja em meio digital, em cumprimento a Circular CGJ n. 16/2016. Argumentou que tal consulta surgiu, após o envio do arquivo “.pdf” referente ao Livro de Registro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa por serventia da comarca, para ser visado pelo Juiz Corregedor Permanente, o qual ultrapassa o limite de 300 (trezentas) páginas ( 4609825 ). Os autos foram movimentados ao Núcleo IV (Extrajudicial), para manifestação. É o relatório. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos (n. 6337051 ). Determino a expedição de circular aos órgãos reguladores de 1º grau, e também aos notários e registradores. Movimentem-se os autos à Seção de Expedientes e Serviços Gerais da Divisão Administrativa, em regime de colaboração, para alteração: a) do Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça; b) do Código de Normas anotado, com a inserção no art. 466 seguinte referência: Circular CGJ n. 137/2022 - autos n. 0015372-52.2020.8.24.0710 - que reafirma a natureza eletrônica do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, previsto pelo Provimento CNJ n. 45/2015 e suas formalidades. No intuito de favorecer e promover a disseminação do conhecimento, determino o encaminhamento aos chefes de secretaria do foro de cópia da correspondência enviada às referidas autoridades. Por medida de celeridade e economia processual, a cópia da presente decisão servirá como ofício. Publiquem-se a decisão e o parecer por ela acolhido no Caderno Administrativo do Diário da Justiça Eletrônico, nos termos do art. 5º da Resolução TJ n. 27/2021. Cumpridas as determinações, os autos devem ser movimentados ao Núcleo IV (Extrajudicial) para atualização da base "Conhecimento EXTRA". Levada a efeito a atualização da citada ferramenta, a tramitação dos autos deve ser encerrada. Caso requerido, autorizo, desde já, a disponibilização de acesso externo aos autos, pelo prazo de 5 (cinco) dias, mediante a indicação de e-mail pela parte ou por advogado, ainda que sem procuração nos autos (Lei n. 8.906/1994, art. 7º, XIII). Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , DESEMBARGADOR , em 30/05/2022, às 13:17, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6337052 e o código CRC DC4C0FE7 . ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Processo n. 0015372-52.2020.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: Consulta sobre Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa – Provimento CNJ n. 45/2015 Foro Extrajudicial. Serventias notariais e registrais. Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa. Provimento CNJ n. 45/2015. Natureza eletrônica, nos moldes do art. 467, § 2º, inciso I, do CNCGJ, e Circular CGJ n. 16/2016. Livro mensal, a ser enviado eletronicamente ao Juiz Corregedor Permanente em arquivo único no formato ‘.pdf’, ao final de cada exercício, até o 10º dia útil do mês de fevereiro. Elementos necessários contidos no Provimento CNJ n. 45/2015 e art. 466 do CNCGJ. Inviabilidade, ademais, de eventual aplicação de limitação de páginas em razão da escrituração do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa ser eletrônica e sua natureza ser dinâmica. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. Trata-se de pedido de regulamentação deduzido pelo(a) Chefe de Secretaria do Foro da comarca de Jaguaruna, por meio da central de atendimento eletrônico (protocolo n. 36379-YJYEQD), a respeito de formalidade do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, previsto pelo Provimento CN/CNJ n. 45/2015, no sentido de obedecer a limitação de 300 (trezentas) folhas, ainda que sua escrituração seja em meio digital, em cumprimento à decisão divulgada pela Circular CGJ n. 16/2016. Acrescentou que o questionamento surgiu após o envio do arquivo “.pdf” referente ao Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa por serventia da comarca, para ser visado pelo Juiz Corregedor Permanente, o qual ultrapassa o limite de 300 (trezentas) páginas. Por fim, salientou que a referida orientação divulgada pela citada circular não faz referência ao art. 299 do Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça (CNCGJ), mas apenas às formalidades do art. 466 do mesmo diploma regulamentar. Destacou não haver tópicos sobre essas formalidades no CNCGJ, tampouco no Provimento CN/CNJ n. 45/2015 ( 4609825 ). É o essencial para delimitação do objeto desta manifestação. Explica-se. 2. Inicialmente, cumpre esclarecer que a regra insculpida no art. 299 do CNCGJ (Capítulo XI Controles Obrigatórios) se aplica à realidade do Foro Judicial, e não ao âmbito do Foro Extrajudicial, que dispõe de previsões específicas e talhadas de acordo com as particularidades dessa seara de atuação. De outro lado, a interpretação feita pelo requerente a respeito do número de páginas pode ter decorrido de antiga determinação contida na Lei n. 6.015/1973 - LRP, que impõe que alguns tipos de livros necessitam conter, no máximo, 300 (trezentas) folhas. Atualmente, em razão das disposições trazidas pela recente Medida Provisória n. 1.085, de 27 de dezembro de 2021, as citadas exigências não mais subsistem. Exemplificando a questão, a redação inicialmente prevista pelo art. 33 da LRP era a seguinte: “haverá em cada cartório os seguintes livros, todos com trezentas (300) folhas cada um ” , passando a viger da seguinte forma “Haverá, em cada cartório, os seguintes livros:”. Todavia, foram suprimidos os arts. 117, I, 133 e 171, do mesmo diploma legal, a partir da nova redação do § 3º, do art. 1°, da Lei n. 6.015/1973, determinada pela Medida Provisória acima mencionada, onde os registros serão escriturados em meio eletrônico, tornando, por consequência, desnecessária a estipulação de quantidade de páginas ou de folhas. Dito isso e retornando à questão central da presente demanda, a consolidação das normas relativas à manutenção e escrituração do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa foi instituída pelo Provimento CN/CNJ 45, de 13 de maio de 2015, em seu art. 1º, alínea b, que revogou o Provimento CN/CNJ n. 34/2013. Referido livro, a teor do art. 9º do Provimento CN/CNJ 45, prevê que “ ao final de cada mês serão somadas , em separado, as receitas e as despesas da unidade de serviço extrajudicial, com a apuração do saldo líquido positivo ou negativo do período” (grifou-se). Na sequência, ex vi dos arts. 10 e 11 do citado normativo, será feito o balanço anualmente com indicação da receita, da despesa e do líquido mês a mês, e apuração do saldo positivo ou negativo do período, o qual será visado pelo Juiz Corregedor Permanente, até o 10º dia útil do mês de fevereiro, in verbis : Art. 10. Ao final de cada exercício será feito o balanço anual da unidade de serviço extrajudicial, com a indicação da receita, da despesa e do líquido mês a mês, e apuração do saldo positivo ou negativo do período. Art. 11. Anualmente, até o décimo dia útil do mês de fevereiro, o Livro Diário Auxiliar será visado pela autoridade judiciária competente, que determinará, sendo o caso, as glosas necessárias, podendo, ainda, ordenar sua apresentação sempre que entender conveniente (grifou-se). Como se denota, da simples leitura, verifica-se que o Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa será mensal, não vinculado a número de páginas, e enviado 1 (uma) única vez ao juiz diretor do foro ao final do exercício, para visá-lo. Nesse passo, no intuito de suprir a referida lacuna, foi editado o Código de Normas desta Corregedora-Geral da Justiça, que estabelece a possibilidade de o notário ou registrador manter o Livro Diário Auxiliar da Receita e Despesa apenas em meio eletrônico: Art. 467. Os livros destinados à prática de atos deverão ser instituídos com estrita observância das normas de escrituração. [...] § 2º Podem ser mantidos exclusivamente em meio eletrônico : I – livro diário auxiliar da receita e da despesa ; (redação alterada por meio do Provimento n. 9, de 4 de julho de 2016) (grifou-se). Ademais, ao orientar juízes diretores do foro, chefes de secretaria e contadores judicias acerca dos procedimentos necessários para o cumprimento do Provimento CN/CNJ n. 45/2015, esta Corregedoria proferiu decisão divulgada por meio da Circular CGJ/SC n. 16, de 26 de janeiro de 2016, ocasião em que reafirmou a necessidade de apuração mensal dos valores e estabeleceu a forma de envio do citado livro à autoridade competente: Dos elementos: [...] - o somatório de cada mês em separado das receitas e despesas com a apuração do saldo líquido positivo ou negativo do período e dos demais elementos descritos no art. 466 no novo Código de Normas - 2013 da CGJ; e- ao final do exercício, a apresentação de balanço anual da unidade de serviço extrajudicial, com a indicação da receita, da despesa e do resultado líquido mês a mês, e apuração do saldo positivo ou negativo do período. Da forma: Os delegatários responsáveis pelo acervo dos serviços notariais e de registro deverão remeter o Livro de Registro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, com os elementos descritos acima, eletronicamente à comarca em que o serviço esteja vinculado. O arquivo deverá ser gerado em formato ".pdf", com a denominação do nome oficial da serventia (grifou-se). Por sua vez, quanto ao meio de envio, dita circular estipulou que “ o arquivo poderá ser enviado através do malote digital, e-mail, pen-drive, CD, DVD, nuvem, dentre outras. Contudo, orienta-se, apenas, que seja observado o tamanho do arquivo, de modo a ser proporcional à capacidade de recebimento do meio empregado e que, preferencialmente, sejam enviadas confirmações de recebimento” (grifou-se). Esclarece-se que, após a recepção, os documentos enviados deverão ser autuados administrativamente perante a secretaria do foro, ainda em meio eletrônico, e encaminhado ao Juiz Diretor do Foro para visá-los, preferencialmente, por meio da assinatura digital, com a sugestão de criação de pastas virtuais para cada uma das serventias da Comarca. De todo o contexto exposto, evidencia-se o caráter eletrônico do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa - isso desde 2016. Por sua vez, no que tange aos seus elementos, os quais estão mencionados no art. 466 do CNCGJ (além daqueles citados na Circular CGJ 16/2016), de fato, não há determinação de limite de número de folhas, até porque tal parâmetro tornou-se inaplicável ao livro em questão, eis que sua escrituração, como já dito, é eletrônica, evidenciando a sua natureza dinâmica. Nesse ponto, importante esclarecer que, embora conste no Provimento CN/CNJ 45/2015, em seu art. 2º, parágrafo único, como elemento no termo de abertura o número de folhas, este será formado com base em informações disponíveis somente após seu encerramento (ou sua conclusão), tendo em vista que, por ser mantido em meio eletrônico e diante da possibilidade de ser dimensionado em meses, ou ainda em um exercício financeiro (um ano contábil), sua quantidade de folhas somente será conhecida após a última escrituração contábil referente ao período de formação do livro. Por derradeiro, impende destacar, pelo arcabouço normativo acima exposto, que a natureza eletrônica do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa vai ao encontro das políticas socioambientais do CNJ (Resolução CN/CNJ n. 400/2021) e deste Poder Judiciário, contribui para redução no consumo de folhas e, ainda, na redução de despesas pelos notários e registradores, em razão da desnecessidade de impressão e encadernação das páginas. 3. Ante o exposto , opino: a) pela comunicação aos notários e registradores catarinenses, no sentido de reafirmar a natureza eletrônica do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, previsto pelo Provimento CN/CNJ n. 45/2015, e as suas formalidades; e b) pela cientificação dos Juízes Diretores do Foro e/ou com competência em matéria de Registros Públicos. É o parecer que submeto à consideração de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por Rafael Maas dos Anjos , JUIZ-CORREGEDOR , em 27/05/2022, às 14:02, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6337051 e o código CRC 6CE3A545 .