Circular CGFE-SC 40/2023 Livro Diário Auxiliar

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 40 DE 16 DE FEVEREIRO DE 2023 Foro Extrajudicial. Serventias notariais e registrais. Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa. Provimento CN/CNJ n. 45/2015. Natureza eletrônica. Circular CGJ n. 16/2016. Possibilidade, no entanto, de manutenção de cópia física, nos moldes do art. 467, § 2º, inciso I, do CNCGJ. Autorização para utilização de verso de folha, em razão do volume de páginas. Posicionamento deste Órgão Regulador, no entanto, no sentido de reafirmar a natureza eletrônica e dinâmica da escrituração do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, tornando desnecessária a sua manutenção em meio físico, corroborada pela Lei n. 14.382/2022. Senhores Juízes Diretores dos Foros e Senhoras Juízas Diretoras dos Foros, Senhores Juízes e Senhoras Juízas com competência em registros públicos, Senhores Notários e Senhoras Notárias, Senhores Registradores e Senhoras Registradoras Comunico os termos do parecer e da decisão proferidos nos autos n. 0010433-58.2022.8.24.0710 , que trata acerca da possibilidade de uso do verso das folhas do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, previsto pelo Provimento CN/CNJ n. 45/2015, para facilitar a sua escrituração, mas reafirmando a sua natureza eletrônica, sendo desnecessária a sua manutenção em meio físico. Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial , em 22/02/2023, às 18:45, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6964615 e o código CRC 378642BD . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br 0010433-58.2022.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Extrajudicial/Ato Normativo, Projeto de Lei ou Decisão regulamentar n. 0010433-58.2022.8.24.0710 Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial Assunto: Pedido de orientação a respeito da possibilidade de utilização de verso das folhas do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa – Provimento CN/CNJ n. 45/2015 A responsável pelo Ofício de Registros Civis das Pessoas Naturais, Interdições e Tutelas, de Registros Civis das Pessoas Jurídicas e de Registro de Títulos e Documentos de Blumenau encaminhou pedido de autorização para utilização do verso das folhas do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, previsto pelo Provimento CN/CNJ n. 45/2015, para facilitar a sua encadernação pelo fato de que alguns deles ultrapassarem 500 folhas. O expediente foi encaminhado pela Central de Atendimento Eletrônico da Corregedoria-Geral da Justiça de Santa Catarina, sob o protocolo n. 60858-****** ( 6159799 ). Recebo o expediente como pedido de orientação, com fulcro no art. 60-B do Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça de Santa Catarina. É o sucinto relatório. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos ( 6964613 ). Determino a expedição de circular aos juízes diretores do foro e com competência em matéria de registros públicos e também aos notários e registradores. Movimentem-se os autos à Seção de Expedientes e Serviços Gerais da Divisão Administrativa, em regime de colaboração, para alteração: a) do Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça; b) do Código de Normas anotado, com a inserção no art. 467, § 2º, com a seguinte referência: Circular CGJ n. xxxx - autos n. 0010433-58.2022.8.24.0710 – que trata da possibilidade de uso do verso das folhas do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, previsto pelo Provimento CN/CNJ n. 45/2015, para facilitar a sua escrituração, mas reafirmando a sua natureza eletrônica, sendo desnecessária a sua manutenção em meio físico. No intuito de favorecer e promover a disseminação do conhecimento, determino o encaminhamento aos chefes de secretaria do foro de cópia da correspondência enviada às referidas autoridades. Por medida de celeridade e economia processual, cópia da presente decisão servirá como ofício. Publiquem-se a decisão e o respectivo parecer no Caderno Administrativo do Diário da Justiça Eletrônico, nos termos do art. 5º da Resolução TJ n. 27/2021. Cumpridas as determinações, os autos devem ser movimentados ao Núcleo IV (Extrajudicial) para atualização do Sistema de Cadastro do Extrajudicial (SCE), do Sistema de Correição Integrada (SCI) e da base "Conhecimento EXTRA", se for o caso. Levada a efeito a atualização das citadas ferramentas, quando necessária, a tramitação dos autos deve ser encerrada. Caso requerido, autorizo, desde já, a disponibilização de acesso externo aos autos, pelo prazo de 5 (cinco) dias, mediante a indicação de e-mail pela parte ou por advogado, ainda que sem procuração nos autos (Lei n. 8.906/1994, art. 7º, XIII). Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial , em 22/02/2023, às 18:45, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6964614 e o código CRC AF8B2306 . 0010433-58.2022.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Extrajudicial/Ato Normativo, Projeto de Lei ou Decisão regulamentar n. 0010433-58.2022.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: Pedido de orientação a respeito da possibilidade de utilização de verso das folhas do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa – Provimento CN/CNJ n. 45/2015 Foro Extrajudicial. Serventias notariais e registrais. Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa. Provimento CN/CNJ n. 45/2015. Natureza eletrônica. Circular CGJ n. 16/2016. Possibilidade, no entanto, de manutenção de cópia física, nos moldes do art. 467, § 2º, inciso I, do CNCGJ. Autorização para utilização de verso de folha, em razão do volume de páginas. Posicionamento deste Órgão Regulador, no entanto, no sentido de reafirmar a natureza eletrônica e dinâmica da escrituração do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, tornando desnecessária a sua manutenção em meio físico, corroborada pela Lei n. 14.382/2022. Cientificação do consulente. Encerramento dos autos. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. A responsável pelo Ofício de Registros Civis das Pessoas Naturais, Interdições e Tutelas, de Registros Civis das Pessoas Jurídicas e de Registro de Títulos e Documentos de Blumenau encaminhou pedido de autorização para utilização do verso das folhas do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, previsto pelo Provimento CN/CNJ n. 45/2015, para facilitar a sua encadernação pelo fato de que alguns deles ultrapassarem 500 folhas. O expediente foi encaminhado pela Central de Atendimento Eletrônico da Corregedoria-Geral da Justiça de Santa Catarina, sob o protocolo n. 60858-****** ( 6159799 ). É o essencial para delimitação do objeto desta manifestação. 2. De início, convém esclarecer que questão semelhante foi abordada e dirimida nos autos n. 0015372-52.2020.8.24.0710 (Circular CGJ n. 137, de 26 de maio de 2022), no tocante à formalidade do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa. Como é cediço, as normas relativas à manutenção e escrituração do referido Livro foram instituídas pelo Provimento CN/CNJ 45, de 13 de maio de 2015, em seu art. 1º, alínea b, (que revogou o Provimento CN/CNJ n. 34/2013). Sobre o Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, o art. 9º do referido provimento, prevê que “ao final de cada mês serão somadas, em separado, as receitas e as despesas da unidade de serviço extrajudicial, com a apuração do saldo líquido positivo ou negativo do período” (grifou-se). Ainda do citado normativo, os seus arts. 10 e 11 estabelecem que “será feito o balanço anualmente com indicação da receita, da despesa e do líquido mês a mês” com a consequente apuração do saldo positivo ou negativo do período, o qual será visado pelo Juiz Corregedor Permanente, até o 10º dia útil do mês de fevereiro, senão vejamos: Art. 10. Ao final de cada exercício será feito o balanço anual da unidade de serviço extrajudicial, com a indicação da receita, da despesa e do líquido mês a mês, e apuração do saldo positivo ou negativo do período. Art. 11. Anualmente, até o décimo dia útil do mês de fevereiro, o Livro Diário Auxiliar será visado pela autoridade judiciária competente, que determinará, sendo o caso, as glosas necessárias, podendo, ainda, ordenar sua apresentação sempre que entender conveniente. Como se vislumbra, a escrituração do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa será mensal, sem vinculação a número de páginas, com envio por meio eletrônico 1 (uma) única vez ao Juiz Diretor do Foro ao final do exercício, para visá-lo. Nesse passo, no intuito de suprir a referida lacuna, foi editado o Código de Normas desta Corregedora-Geral da Justiça, que estabelece a possibilidade de o notário ou registrador manter o Livro Diário Auxiliar da Receita e Despesa apenas em meio eletrônico: Art. 467. Os livros destinados à prática de atos deverão ser instituídos com estrita observância das normas de escrituração. [...] § 2º Podem ser mantidos exclusivamente em meio eletrônico: I – livro diário auxiliar da receita e da despesa; (redação alterada por meio do Provimento n. 9, de 4 de julho de 2016) (grifou-se). Ao orientar juízes, diretores do foro, chefes de secretaria e contadores judiciais acerca dos procedimentos necessários para o cumprimento do Provimento CN/CNJ n. 45/2015, esta Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial proferiu decisão divulgada por meio da Circular CGJ/SC n. 16, de 26 de janeiro de 2016, ocasião em que reafirmou a necessidade de apuração mensal dos valores e estabeleceu a forma de envio eletrônica do citado livro à autoridade competente: Dos elementos: [...] - o somatório de cada mês em separado das receitas e despesas com a apuração do saldo líquido positivo ou negativo do período e dos demais elementos descritos no art. 466 no novo Código de Normas - 2013 da CGJ; e- ao final do exercício, a apresentação de balanço anual da unidade de serviço extrajudicial, com a indicação da receita, da despesa e do resultado líquido mês a mês, e apuração do saldo positivo ou negativo do período. Da forma: Os delegatários responsáveis pelo acervo dos serviços notariais e de registro deverão remeter o Livro de Registro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, com os elementos descritos acima, eletronicamente à comarca em que o serviço esteja vinculado. O arquivo deverá ser gerado em formato ".pdf", com a denominação do nome oficial da serventia (grifou-se). Por sua vez, quanto ao meio de envio, dita circular estipulou que “o arquivo poderá ser enviado através do malote digital, e-mail, pen-drive, CD, DVD, nuvem, dentre outras. Contudo, orienta-se, apenas, que seja observado o tamanho do arquivo, de modo a ser proporcional à capacidade de recebimento do meio empregado e que, preferencialmente, sejam enviadas confirmações de recebimento” (grifou-se). Esclarece-se que, após a recepção, os documentos enviados deverão ser autuados administrativamente perante a secretaria do foro, ainda em meio eletrônico, e encaminhados ao Juiz Diretor do Foro para visá-los, preferencialmente, por meio da assinatura digital, com a sugestão de criação de pastas virtuais para cada uma das serventias da Comarca. Pelo arcabouço exposto, evidencia-se o caráter eletrônico do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa - isso desde 2016, reafirmado pela decisão proferida nos autos n. 0015372-52.2020.8.24.0710 . Dito isso, convém destacar que, embora a natureza do livro em questão seja eletrônica, nosso Código de Normas possibilita a sua manutenção em meio físico, conforme o § 2º do artigo 467, mencionado alhures. No caso em comento, a titular almeja a autorização para uso do verso das folhas em seu livro diário de receita auxiliar, em meio físico, por alguns ultrapassarem 500 folhas. Como se sabe, não há nenhuma norma legal que impossibilite o seu uso no livro em questão. A adoção de tal procedimento, portanto, está na esfera da autonomia administrativa do delegatário (art. 21, da Lei n. 8.935/1994) - diferente em relação aos interinos e interventores que devem observar o princípio da economicidade administrativa. Assim, considerando-se a natureza eletrônica e dinâmica do livro em questão, não vinculado a número de páginas, na opção pelo notário ou registrador pela manutenção de cópia física, justifica-se não haver óbice quanto à utilização do verso de suas folhas. Se não bastasse, atualmente, em razão das disposições trazidas pela Lei n. 14.382, de 27 de junho de 2022, onde alguns dos livros serão escriturados em meio eletrônico, em arquivos, torna-se, por consequência, ainda mais despicienda a impressão de livros. Desse modo, pelo acima exposto, não se verifica razão para a manutenção do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa em meio físico, resguardando-se a opção do notário ou do registrador, que poderão se valer do verso das folhas para favorecer a sua escrituração. Por derradeiro, oportuno registrar que a escrituração eletrônica de tal livro vai ao encontro das políticas socioambientais do CNJ (Resolução CN/CNJ n. 400/2021) e deste Poder Judiciário, contribuindo para redução no consumo de folhas e, ainda, na redução de despesas pelos notários e registradores, em razão da desnecessidade de impressão e encadernação das páginas. 3. Ante o exposto , opino pela cientificação da consulente no sentido da possibilidade de uso do verso das folhas do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, previsto pelo Provimento CN/CNJ n. 45/2015, para facilitar a escrituração, mas reafirmando a sua natureza eletrônica, sendo desnecessária a sua manutenção em meio físico. Outrossim, opino pelo envio de orientação aos órgãos reguladores de 1º grau e também aos notários e registradores deste estado. É o parecer que submeto à consideração de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por Rafael Maas dos Anjos , Juiz-Corregedor , em 17/02/2023, às 16:50, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6964613 e o código CRC 2E2B07FE . 0010433-58.2022.8.24.0710