Circular CGFE-SC 234/2023 Acesso ao acervo extrajudicial

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 234 DE 17 DE AGOSTO DE 2023 Foro Extrajudicial. Procedimento Administrativo. Dúvida acerca de (in)adequação de ato de fiscalização de autarquia corporativa em serventias extrajudiciais. Acesso a acervo de serventia judicial por terceiros, ainda que em atividade fiscalizatória, que deve ser precedido de autorização do Poder Judiciário. Senhores Juízes Diretores dos Foros e Senhoras Juízas Diretoras dos Foros, Senhores Juízes e Senhoras Juízas com competência em registros públicos, Senhores Registradores e Senhoras Registradores Civis das Pessoas Jurídicas, Senhores Escrivães de Paz e Senhoras Escrivães de Paz, Comunico os termos do parecer e da decisão proferidos nos autos n. 0026950-07.2023.8.24.0710, que trata da necessidade de autorização do Poder Judiciário para acesso ao acervo de serventias extrajudiciais por terceiros, ainda que em atividade fiscalizatória. Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial , em 21/08/2023, às 18:19, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 7463667 e o código CRC 4A792A5D . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br 0026950-07.2023.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Extrajudicial/Procedimento Administrativo (Genérico) n. 0026950-07.2023.8.24.0710 Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial Assunto: (in)adequação de ato de fiscalização em serventias extrajudiciais Trata-se de consulta encaminhada em 19-06-2023 por meio da Central de Atendimento Eletrônico da CGJ (Protocolo 74484-WJBIFS) pelo r. Chefe de Secretaria de Foro da comarca de Mafra, por determinação do exmo. Diretor do Foro, dando conta de que este último recebeu informação do Ofício de Registros Civis das Pessoas Naturais e de Interdições e Tutelas, das Pessoas Jurídicas e de Títulos e Documentos de Mafra, noticiando ter havido inspeção em arquivos da serventia, realizada pelo CREA-SC. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos (n. 7462834 ) e determino: a) a cientificação da Direção do Foro da Comarca de Mafra/SC, ora requerente; b) a cientificação da interina do Ofício de Registros Civis das Pessoas Naturais e de Interdições e Tutelas, das Pessoas Jurídicas e de Títulos e Documentos de Mafra, Sra. Fernanda Lenuzia Correa Schelbauer; e c) a cientificação do Conselho Regional de Engenharia e Agronomia de Santa Catarina (CREA-SC). Por medida de celeridade e economia processual, cópia do(a) presente despacho/decisão servirá como ofício. Publiquem-se a decisão e o respectivo parecer no Caderno Administrativo do Diário da Justiça Eletrônico, nos termos do art. 5º da Resolução TJ n. 27/2021. Expeça-se circular a todos os registradores civis deste Estado, Juízes Diretores de Foro e Juízes com atuação em matéria de Registros Públicos, com cópia desta decisão e do parecer por ela acolhido. No intuito de favorecer e promover a disseminação do conhecimento, determino o encaminhamento aos chefes de secretaria do foro de cópia da correspondência enviada às referidas autoridades. Cumpridas as determinações, os autos devem ser movimentados ao Núcleo IV (Extrajudicial) para atualização do Sistema de Cadastro do Extrajudicial (SCE), do Sistema de Correição Integrada (SCI) e da base "Conhecimento EXTRA", se for o caso. Levada a efeito a atualização, a tramitação destes autos deve ser encerrada. Caso requerido, autorizo, desde já, a disponibilização de acesso externo aos autos, pelo prazo de 5 (cinco) dias, mediante a indicação de usuário externo do Sistema Eletrônico de Informações - SEi!. Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial , em 21/08/2023, às 18:19, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 7462837 e o código CRC E34F8220 . 0026950-07.2023.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Extrajudicial/Procedimento Administrativo (Genérico) n. 0026950-07.2023.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: (in)adequação de ato de fiscalização em serventias extrajudiciais Foro Extrajudicial. Procedimento Administrativo. Dúvida acerca de (in)adequação de ato de fiscalização de autarquia corporativa em serventias extrajudiciais. Acesso a acervo de serventia judicial por terceiros, ainda que em atividade fiscalizatória, que deve ser precedido de autorização do Poder Judiciário. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. Trata-se de consulta encaminhada em 19-06-2023 por meio da Central de Atendimento Eletrônico da CGJ (Protocolo 74484-WJBIFS) pelo r. Chefe de Secretaria de Foro da comarca de Mafra, por determinação do exmo. Diretor do Foro, dando conta que este último recebeu informação do Ofício de Registros Civis das Pessoas Naturais e de Interdições e Tutelas, das Pessoas Jurídicas e de Títulos e Documentos de Mafra, noticiando ter havido inspeção em arquivos da serventia, realizada pelo CREA-SC. O exmo. Diretor do Foro ressalta que não houve comunicação anterior à serventia ou à Direção do Foro/Juiz-Corregedor Permanente. Em consulta ao SEi!, foi possível encontrar os autos n. 0021437-92.2022.8.24.0710 , que tramitam na Comarca de Mafra e originaram o referido Protocolo 74484-WJBIFS da Central de Atendimento Eletrônico da CGJ. Por decisão (doc. 7309357 ) que acolheu o parecer contido no doc. 7308058 , foi determinada a intimação da interina do Ofício de Registros Civis das Pessoas Naturais e de Interdições e Tutelas, das Pessoas Jurídicas e de Títulos e Documentos de Mafra, Sra. Fernanda Lenuzia Correa Schelbauer, para esclarecer: a.1) se tinha prévia ciência de que haveria fiscalização em sua serventia de responsabilidade; a.2) se a pessoa que se apresentou para fazer a fiscalização, Sr. Denilson Antonio Groli, apresentou documentação que comprovasse sua identidade e sua vinculação ao CREA-SC; a.3) se o Sr. Denilson Antonio Groli foi acompanhado pela interina ou por algum preposto enquanto realizava consulta ao livro da serventia; e a.4) se tem conhecimento de quantas e quais informações especificamente foram anotadas pelo Sr. Denilson Antonio Groli (quantos e quais os nomes, cpfs, cnpjs, etc). Pela mesma decisão, foi determinada a intimação do Conselho Regional de Engenharia e Agronomia de Santa Catarina (CREA-SC) para informar se o Sr. Denilson Antonio Groli está em seus quadros e se foi autorizado a proceder fiscalizações em serventias extrajudiciais e sob qual(is) fundamento(s), especialmente no que tange à fiscalização realizada em 12-05-2022 no Ofício de Registros Civis das Pessoas Naturais e de Interdições e Tutelas, das Pessoas Jurídicas e de Títulos e Documentos de Mafra. É o relato necessário. 2. Extrai-se da comunicação encaminhada pela serventia ao Juiz-Corregedor Permanente: Pelo presente, comunico Vossa Senhoria que em 12/05/2022, às 14h, compareceu nesta serventia o Sr. Denilson Antonio Groli, matrícula nº 0275, do CREA-SC, a fim de realizar a fiscalização Federal, nas cédulas de Crédito Bancárias. Na oportunidade, foi verificado apenas o livro corrente de títulos e documentos (B-87), em que se encontram as últimas CCB's registradas, e anotado algumas informações do registro, tais como: emitente, CPF, CNPJ . A referida fiscalização durou cerca de duas horas. (grifou-se). Intimada para prestar esclarecimentos, a interina do Ofício de Registros Civis das Pessoas Naturais e de Interdições e Tutelas, das Pessoas Jurídicas e de Títulos e Documentos de Mafra, Sra. Fernanda Lenuzia Correa Schelbauer, informou que: a.1) não teve prévia ciência da fiscalização realizada em 12/05/2022; a.2) o Sr. Denilson Antonio Groli apresentou documentação comprovando sua vinculação ao CREA-SC; a.3) a interina e os demais funcionários da serventia estavam presentes e que em nenhum momento o Sr. Denilson Antonio Groli ficou sozinho em posse do livro solicitado (Livro B-87); a.4) constatou que foram feitas anotações, porém não teve acesso a elas. A responsável pela serventia relatou, ainda, que, em contato telefônico com o Chefe de Secretaria do Foro da Comarca de Mafra/SC, foi orientada verbalmente a, após a inspeção, " informar o fórum da Comarca acerca do ocorrido ". O CREA-SC, em sua manifestação (doc. 7351977 ), confirmou que o Sr. Denilson Antonio Groli é Agente Fiscal e que " possui autorização para a realização de atos fiscalizatórios a fim de verificar a participação dos profissionais de engenharia e agronomia nas atividades realizadas por esses profissionais, assim como identificar possíveis trabalhos técnicos realizados por leigos sem a participação desses profissionais ". Informou que a realização em serventias extrajudiciais é fundamentada no Ofício Circular CGJ n. 129, de 03 de setembro de 2015, que " autoriza o acesso aos fiscais do CREA-SC para verificação dos documentos relativos ao exercício das profissões dos engenheiros e agrônomos, desde que munidos de documentos que lhes confiram essa condição para a atividade fiscalizatória, além das suas credenciais ". O exmo. Diretor do Foro ressalta que não houve comunicação anterior à serventia ou à Direção do Foro/Juiz-Corregedor Permanente. Dito isso, é importante ressaltar que, na forma do art. 37, caput , da Lei n. 8.935/1994, a fiscalização judiciária dos atos notariais e de registro "[...] será exercida pelo juízo competente , assim definido na órbita estadual e do Distrito Federal, sempre que necessário, ou mediante representação de qualquer interessado, quando da inobservância de obrigação legal por parte de notário ou de oficial de registro, ou de seus prepostos " (grifou-se). No âmbito do Estado de Santa Catarina, são autoridades competentes o Juiz-Corregedor Permanente e a Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial, órgão de orientação, controle e fiscalização das serventias extrajudiciais, com atribuição em todo o Estado, e representado pelo Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, o qual é auxiliado por Juiz-Corregedor, conforme art. 18, caput , do Regimento Interno do Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina. Sobre o Conselho Regional de Engenharia e Agronomia, tem-se que sua atividade é regulada pela Lei n. 5.194/1966, a qual dispõe, em seu art. 34, alínea "l" que " São atribuições dos Conselhos Regionais: [...] l) criar inspetorias e nomear inspetores especiais para maior eficiência da fiscalização ", fiscalização esta que tem o objetivo de verificar o exercício e as atividades das profissões reguladas pela referida lei. Como bem ressaltou o exmo. Diretor do Foro (doc. 6367978 ), " as serventias extrajudiciais tem ampla gama de informações restritas de usuários, devendo assegurar ao mesmo tempo a segurança e integridade dos arquivos lá constantes bem como que das informações que sejam colhidas dos seus arquivos, a fim de que sejam utilizadas apenas para os fins legais a que se destinarem, inclusive com respeito à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. " O art. 24 do Provimento n. 134 de 2022 do Conselho Nacional de Justiça, o qual estabelece medidas a serem adotadas pelas serventias extrajudiciais em âmbito nacional para o processo de adequação à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, dispõe que Art. 24. O compartilhamento de dados com órgãos públicos pressupõe lei ou ato normativo do órgão solicitante, ou convênio ou outro instrumento formal com objeto compatível com as atribuições e competências legais da atividade notarial e registral. § 1º O compartilhamento deverá ser oferecido na modalidade de fornecimento de acesso a informações específicas adequadas, necessárias e proporcionais ao atendimento das finalidades presentes na política pública perseguida pelo órgão, observando-se os protocolos de segurança da informação e evitando-se a transferência de bancos de dados, a não ser quando estritamente necessária para a persecução do interesse público. § 2º Caso o registrador ou notário entenda haver desproporcionalidade na solicitação de compartilhamento de dados pelo órgão público, deverá consultar a Corregedoria Nacional de Justiça, no prazo de 24 horas, oferecendo suas razões, à luz do disposto neste artigo. Ademais, o art. 46 da Lei n. 8.935/1994 assim dispõe: Art. 46. Os livros, fichas, documentos, papéis, microfilmes e sistemas de computação deverão permanecer sempre sob a guarda e responsabilidade do titular de serviço notarial ou de registro, que zelará por sua ordem, segurança e conservação. Parágrafo único. Se houver necessidade de serem periciados, o exame deverá ocorrer na própria sede do serviço, em dia e hora adrede designados, com ciência do titular e autorização do juízo competente . (grifou-se). O parecer acolhido pela decisão que originou a Circular CGJ n. 129/2015, mencionada pelo CREA-SC e juntada no doc. 7351981 , inclusive, dispõe que, para acesso às informações das serventias extrajudiciais, " deve haver autorização judicial à consulta direta, nos termos do art. 46, parágrafo único da Lei n. 8.935/94, ou ser feito requerimento de certidões ou cópia autenticada dos documentos que deseja naquele serviço " (doc. 7351981 , página 3). No mencionado parecer ainda consta a " necessidade da apresentação pelo fiscal no serviço imobiliário de documento que lhe autoriza a vistoria nos fólios registrais, ressaltando que tais medidas são imprescindíveis para segurança da serventia e para evitar possíveis fraudes a terceiros " (doc. 7351981 , página 4). Desse modo, o acesso ao acervo da serventia por terceiros, ainda que em atividade fiscalizatória, deve ser precedido de autorização do Poder Judiciário. 3. À vista do exposto, considerando que, no caso dos presentes autos, não houve prévia autorização do juízo competente para o acesso ao acervo da serventia, opino: a) pela cientificação da Direção do Foro da Comarca de Mafra/SC, ora requerente; b) pela cientificação da interina do Ofício de Registros Civis das Pessoas Naturais e de Interdições e Tutelas, das Pessoas Jurídicas e de Títulos e Documentos de Mafra, Sra. Fernanda Lenuzia Correa Schelbauer; c) pela cientificação do Conselho Regional de Engenharia e Agronomia de Santa Catarina (CREA-SC); d) pela expedição de circular, para disseminação do conhecimento a todos os Registradores Civis deste Estado, Juízes Diretores de Foro e Juízes com atuação em matéria de Registros Públicos, com cópia deste parecer e da decisão que o acolher; e e) pelo encerramento dos autos. É o parecer que submeto à consideração de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por Rafael Maas dos Anjos , Juiz-Corregedor , em 18/08/2023, às 12:53, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 7462834 e o código CRC 9B4BB65C . 0026950-07.2023.8.24.0710