Circular CGFE-SC 56/2023 Descarte de documentos

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 56 DE 28 DE FEVEREIRO DE 2023 FORO EXTRAJUDICIAL. SERVENTIAS NOTARIAIS E REGISTRAIS. COMUNICAÇÃO DE DESCARTE DE DOCUMENTOS (PROVIMENTO CNJ N. 50/2015, ART. 3º). ALTERAÇÃO DO CÓDIGO DE NORMAS DA CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA PARA INCLUIR A SUBSEÇÃO I-A “DO PROCEDIMENTO DE COMUNICAÇÃO DE DESCARTE DE DOCUMENTOS ARQUIVADOS EM SERVENTIA EXTRAJUDICIAL” DA SEÇÃO I DO CAPÍTULO IV DO TÍTULO I DO LIVRO II E OS ARTS. 464-C E 464-D. Senhores Juízes Diretores dos Foros e Senhoras Juízas Diretoras dos Foros, Senhores Juízes e Senhoras Juízas com competência em registros públicos, Senhores Notários e Senhoras Notárias, Senhores Registradores e Senhoras Registradoras Comunico os termos do parecer e da decisão proferidos nos autos n. 0040661-16.2022.8.24.0710, que trata do procedimento para comunicação do descarte de documentos arquivados nas serventias extrajudiciais. Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial , em 06/03/2023, às 16:40, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6993400 e o código CRC 655CCF9B . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br 0040661-16.2022.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Extrajudicial/Ato Normativo, Projeto de Lei ou Decisão regulamentar n. 0040661-16.2022.8.24.0710 Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial Assunto: comunicação de descarte de documentos (Provimento CN/CNJ n. 50/2015, art. 3º) Trata-se de consulta encaminhada pelo chefe da secretaria do fórum da comarca de Jaguaruna questionando as informações que devem conter na comunicação de descarte de documentos (Provimento CN/CNJ n. 50/2015, art. 3º). Recebo o presente expediente como pedido de normatização (CNCGJ, art. 60-B). Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos (n. 6965527 ). Comunique-se o requerente. Determino a edição de provimento e a expedição de circular. Movimentem-se os autos à Seção de Expedientes e Serviços Gerais da Divisão Administrativa, em regime de colaboração, para alteração: a) do Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça; b) do Código de Normas anotado, com a inserção da Subseção I-A “Do Procedimento de Comunicação de Descarte de Documentos Arquivados em Serventia Extrajudicial” da Seção I do Capítulo IV do Título I do Livro II e os arts. 464-C e 464-D da seguinte referência: Circular CGJ n. 56/2023 - autos n. 0040661-16.2022.8.24.0710 - trata do procedimento para comunicação de descarte de documentos. No intuito de favorecer e promover a disseminação do conhecimento, determino o encaminhamento aos chefes de secretaria do foro de cópia da correspondência enviada às referidas autoridades. Por medida de celeridade e economia processual, cópia da presente decisão servirá como ofício. Publiquem-se a decisão e o respectivo parecer no Caderno Administrativo do Diário da Justiça Eletrônico, nos termos do art. 5º da Resolução TJ n. 27/2021. Cumpridas as determinações, os autos devem ser movimentados ao Núcleo IV (Extrajudicial) para atualização do Sistema de Cadastro do Extrajudicial (SCE), do Sistema de Correição Integrada (SCI) e da base "Conhecimento EXTRA", se for o caso. Levada a efeito a atualização das citadas ferramentas, quando necessária, a tramitação dos autos deve ser encerrada. Caso requerido, autorizo, desde já, a disponibilização de acesso externo aos autos, pelo prazo de 5 (cinco) dias, mediante a indicação de e-mail pela parte ou por advogado, ainda que sem procuração nos autos (Lei n. 8.906/1994, art. 7º, XIII). Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial , em 06/03/2023, às 16:40, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6992782 e o código CRC DABBDC87 . 0040661-16.2022.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Extrajudicial/Ato Normativo, Projeto de Lei ou Decisão regulamentar n. 0040661-16.2022.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: comunicação de descarte de documentos (Provimento CN/CNJ n. 50/2015, art. 3º) Foro Extrajudicial. Serventias notariais e registrais. Comunicação de descarte de documentos (Provimento CNJ n. 50/2015, art. 3º). Sugestão de alteração do Provimento CGJ N. 10/2013, que instituiu o Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça, para incluir a Subseção I – A “Do Procedimento de Comunicação de Descarte de Documentos Arquivados em Serventia Extrajudicial” da Seção I do Capítulo IV do Título I do Livro II e os arts. 464-C e 464-D. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1 . O chefe da Secretaria do Foro da comarca de Jaguaruna, Sr. Gustavo Mendes de Souza, encaminhou consulta (protocolo n. 69312-OVHQII) questionando " acerca da forma de comunicação da serventia em relação ao cumprimento do provimento n. 50/2015 do CNJ ". Acrescentou que houve apenas comunicação genérica do escrivão de paz sobre o descarte de alguns documentos do arquivo da serventia, sem mencionar, no entanto, código, assunto ou períodos, conforme previsto no normativo nacional ( 6670734 ). É o relatório necessário. 2 . O Provimento CN/CNJ n. 50/2015 autorizou as serventias extrajudiciais a descartarem parte de seus documentos consoante a sua natureza e o tempo transcorrido. No referido normativo consta, também, a obrigação de comunicar a autoridade competente: Art. 3º. Toda eliminação de documentos pelos cartórios extrajudiciais, observados os termos da Lei 8.159 de 1991 e a Tabela de Temporalidade de Documentos anexa, deverá ser comunicada, semestralmente, ao juízo competente. Percebe-se, de plano, que a referida norma impõe ao delegatário a obrigação de informar ao juiz competente; não há necessidade de solicitar autorização prévia para eliminação de documentos de seu acervo. Logo, basta ao delegatário observar os prazos fixados no Provimento CN/CNJ n. 50/2015. Contudo, repisa-se, a comunicação sobre o descarte de documentos é obrigatória e deve conter elementos mínimos de identificação. Para tanto, faz-se necessária a inclusão de dispositivo no Código de Normas que regule os requisitos e o procedimento a ser adotado na emissão e recebimento de tais informações. Atualmente, todas as informações relevantes relacionadas às serventias extrajudiciais são armazenadas no Sistema de Cadastro do Extrajudicial (SCE) e, desta forma, entende-se que a comunicação de descarte de documentos, prevista no art. 3º do Provimento CN/CNJ n. 50/2015, também deve ser ali conservada. Assim, o procedimento adequado é o envio da comunicação ao Juiz Diretor do Foro competente e, após recebido o comunicado, este deve ser registrado no Sistema de Cadastro do Extrajudicial pelo perfil de acesso da Comarca, na forma do art. 12 da Resolução TJ n. 22, de 18 de dezembro de 2019. No que tange ao registro do evento no SCE, esclarece-se que deverá ocorrer na aba “histórico serventia”, sob o tipo “PA-Procedimento Administrativo”, sem visualização ao público. Em caso de dúvida no cadastramento sugere-se a leitura do documento “tipos de evento”, acessível no canto superior direito do formulário de cadastramento de eventos na aba “histórico serventia”. À guisa de esclarecimento, a aba ‘histórico serventia” não é visualizada pelo perfil do delegatário. Em relação aos requisitos mínimos de tal comunicação, a própria tabela anexa ao Provimento CN/CNJ n. 50/2015 classifica os documentos por assunto e indica seus códigos de arquivamento pelo método duplex. Assim, a comunicação de eliminação deverá conter tais informações, além da declaração do delegatário de que efetuou a microfilmagem ou digitalização dos documentos eliminados, naqueles casos em que tal procedimento é obrigatório. Por fim, deve-se ressaltar que, havendo dúvidas por parte do delegatário sobre a possibilidade, ou não, de eliminação dos documentos, deverá consultar, previamente e de maneira formal, o Juiz Diretor do Foro competente, uma vez que o Provimento CN/CNJ n. 50/2015 não relaciona todos os documentos arquivados nas serventias catarinenses, como, por exemplo, o termo de comparecimento para realizar atos de reconhecimento por autenticidade. O mesmo procedimento deverá ser adotado quando o notário ou o registrador possuir dúvida em relação à terminologia adotada pela normativa, uma vez que pode ser diversa daquela empregada aqui em Santa Catarina. Feitas essas considerações, sugere-se a inclusão no Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça de Santa Catarina a Subseção I-A “Do Procedimento de Comunicação de Descarte de Documentos Arquivados em Serventia Extrajudicial” da Seção I do Capítulo IV do Título I do Livro II e os arts. 464-C e 464-D, nos seguintes termos: Subseção I-A Do Procedimento de Comunicação de Descarte de Documentos Arquivados em Serventia Extrajudicial Art. 106-E A comunicação de descarte em serventia extrajudicial será autuada no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e, na sequência, os autos serão submetidos ao juiz diretor do foro, para análise dos pressupostos do art. 464-C deste Código de Normas.Art. 106-F Preenchidos os requisitos inerentes à comunicação, o juiz diretor do foro dará seu ciente e determinará a inserção de cópia da decisão no Sistema de Cadastro do Extrajudicial. [...] Art. 464-C A comunicação a respeito do descarte de documentos será encaminhada ao juiz diretor do foro competente e deverá conter:I - o assunto, conforme tabela anexa ao Provimento n. 50 da Corregedoria Nacional de Justiça, de 28 de setembro de 2015;II - o código (método duplex), conforme tabela anexa ao Provimento n. 50 da Corregedoria Nacional de Justiça, de 28 de setembro de 2015;III - o ano em que o documento foi apresentado na serventia; e IV - a declaração de que o documento foi microfilmado ou digitalizado, quando necessário. Parágrafo único. A comunicação poderá indicar documentos em bloco, dispensada a indicação da quantidade. Art. 464-D Em caso de dúvida quanto à possibilidade de descarte de documento arquivado na serventia extrajudicial, o delegatário formulará consulta ao juiz diretor do foro competente. 3 . À vista do exposto, opino pela alteração do Provimento CGJ n. 10/2013, havendo, em relação ao Código de Normas, a inserção da Subseção I – A “Do Procedimento de Comunicação de Descarte de Documentos Arquivados em Serventia Extrajudicial” da Seção I do Capítulo IV do Título I do Livro II, e dos arts. 464-C e 464-D. É o parecer que submeto à apreciação de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por Rafael Maas dos Anjos , Juiz-Corregedor , em 05/03/2023, às 00:23, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6965527 e o código CRC 0A819470 . 0040661-16.2022.8.24.0710