Circular CGFE-SC 57/2023 Consultoria e prêmios

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 57 DE 01 DE MARÇO DE 2023 FORO EXTRAJUDICIAL. CONTRATAÇÃO DE EMPRESAS DE CONSULTORIA PARA CERTIFICAÇÕES E INSCRIÇÃO EM PRÊMIOS DE QUALIDADE POR INTERVENTORES E INTERINOS. SERVENTIAS VAGAS. POSSIBILIDADE DE CONTRATAÇÃO DE CONSULTORIA OU DE INSCRIÇÃO EM PRÊMIOS DE QUALIDADE MEDIANTE AUTORIZAÇÃO PRÉVIA. CUSTOS PARA PARTICIPAÇÃO EM EVENTO DE PREMIAÇÃO E DESPESAS PROVENIENTES DE EVENTUAL CANCELAMENTO DE CONTRATO E INOBSERVÂNCIA DE CLÁUSULAS CONTRATUAIS QUE DEVERÃO SER ARCADAS COM VERBA PARTICULAR DOS INTERINOS. SERVENTIAS SOB INTERVENÇÃO. NECESSIDADE DE AUTORIZAÇÃO PRÉVIA DE DESPESA. INDICAÇÃO DO PLANO DE DESPESAS COM ORÇAMENTOS E PLANO DE EXECUÇÃO DE DESPESAS. CONTRATAÇÃO DE EMPRESA DE CONSULTORIA PARA CERTIFICAÇÕES E INSCRIÇÃO EM PRÊMIOS DE QUALIDADE AUTORIZADAS PARA SERVENTIAS SOB INTERVENÇÃO SE REALIZADAS PELO DELEGATÁRIO AFASTADO. NECESSIDADE DE ALTERAÇÃO DO CÓDIGO DE NORMAS. Senhores Notários e Senhoras Notárias, Senhores Registradores e Senhoras Registradoras, Comunico os termos do parecer e da decisão proferidos nos autos n. 0009245-93.2023.8.24.0710, que trata do procedimento instaurado para estudo sobre a possibilidade de contratação de empresas de consultoria para certificações e a inscrição em prêmios de qualidade pelos interventores e interinos das serventias extrajudiciais. Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial , em 14/03/2023, às 18:28, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6996834 e o código CRC 4FB20B05 . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br 0009245-93.2023.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Extrajudicial/Procedimento Administrativo (Genérico) n. 0009245-93.2023.8.24.0710 Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial Assunto: Estudo sobre a possibilidade de contratação de empresas de consultoria para certificações e a inscrição em prêmios de qualidade pelos interventores e interinos Trata-se de procedimento instaurado para estudo sobre a possibilidade de contratação de empresas de consultoria para certificações e a inscrição em prêmios de qualidade pelos interventores e interinos das serventias extrajudiciais. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos (n. 6996544 ). Edite-se provimento nos termos do parecer retro. Expeça-se circular, com cópia desta decisão e do parecer retro, aos delegatários de serviços notariais e registrais. Movimentem-se os autos para a Seção de Expedientes e Serviços Gerais, da Divisão Administrativa, em regime de colaboração, para alteração: a) do Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça; b) do Código de Normas anotado, com a inserção no art. 466-CA da seguinte referência: Circular CGJ n. 57/2023 – autos n. 0009245-93.2023.8.24.0710, que trata de procedimento instaurado para estudo sobre a possibilidade de contratação de empresas de consultoria para certificações e a inscrição em prêmios de qualidade pelos interventores e interinos das serventias extrajudiciais. Por medida de celeridade e economia processual, a cópia do(a) presente despacho/decisão servirá como ofício. Publiquem-se a decisão e o parecer no Caderno Administrativo do Diário da Justiça Eletrônico, nos termos do art. 5º da Resolução TJ n. 27/2021. Cumpridas as determinações, o processo estará encerrado. Caso requerido, autorizo desde já a disponibilização de acesso externo aos autos pelo prazo de 5 (cinco) dias, mediante a indicação de e-mail pela parte ou por advogado, ainda que sem procuração nos autos (Lei n. 8.906/1994, art. 7º, XIII). Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial , em 14/03/2023, às 18:27, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6996757 e o código CRC 5BE244F9 . 0009245-93.2023.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Extrajudicial/Procedimento Administrativo (Genérico) n. 0009245-93.2023.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: Estudo sobre a possibilidade de contratação de empresas de consultoria para certificações e a inscrição em prêmios de qualidade pelos interventores e interinos FORO EXTRAJUDICIAL. CONTRATAÇÃO DE EMPRESAS DE CONSULTORIA PARA CERTIFICAÇÕES E INSCRIÇÃO EM PRÊMIOS DE QUALIDADE POR INTERVENTORES E INTERINOS. SERVENTIAS VAGAS. POSSIBILIDADE DE CONTRATAÇÃO DE CONSULTORIA OU DE INSCRIÇÃO EM PRÊMIOS DE QUALIDADE MEDIANTE AUTORIZAÇÃO PRÉVIA. CUSTOS PARA PARTICIPAÇÃO EM EVENTO DE PREMIAÇÃO E DESPESAS PROVENIENTES DE EVENTUAL CANCELAMENTO DE CONTRATO E INOBSERVÂNCIA DE CLÁUSULAS CONTRATUAIS QUE DEVERÃO SER ARCADAS COM VERBA PARTICULAR DOS INTERINOS. SERVENTIAS SOB INTERVENÇÃO. NECESSIDADE DE AUTORIZAÇÃO PRÉVIA DE DESPESA. INDICAÇÃO DO PLANO DE DESPESAS COM ORÇAMENTOS E PLANO DE EXECUÇÃO DE DESPESAS. CONTRATAÇÃO DE EMPRESA DE CONSULTORIA PARA CERTIFICAÇÕES E INSCRIÇÃO EM PRÊMIOS DE QUALIDADE AUTORIZADAS PARA SERVENTIAS SOB INTERVENÇÃO SE REALIZADAS PELO DELEGATÁRIO AFASTADO. NECESSIDADE DE ALTERAÇÃO DO CÓDIGO DE NORMAS. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. Trata-se de procedimento instaurado para estudo sobre a possibilidade de contratação de empresas de consultoria para certificações e a inscrição em prêmios de qualidade pelos interventores e interinos das serventias extrajudiciais. É o relato. 2. O Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça (CNCGJ) regulamenta o procedimento de autorização de despesas e delimita quais gastos são considerados despesas da serventia, vedando a contratação de empresas de consultoria para certificações e a inscrição em prêmios de qualidade, salvo nas serventias sob intervenção se realizadas pelo delegatário afastado. Veja-se: Art. 466-C. São considerados despesas da serventia os valores gastos com: (...) § 8º São vedadas a contratação de empresas de consultoria para certificações e a inscrição em prêmios de qualidade, salvo nas serventias sob intervenção se realizadas pelo delegatário afastado. Os prêmios de qualidade visam a avaliar o sistema de gestão organizacional das serventias extrajudiciais e premiar os serviços notariais e de registro que atendam os requisitos de excelência e qualidade, estimulando, assim, a participação e o envolvimento da classe para que os serviços sejam prestados com maior qualidade, eficiência e segurança. Consabidamente, para definição da classificação dos participantes da premiação, auditorias remotas ou presenciais são realizadas, com exame de diversos itens que acabam por permitir uma radiografia do trabalho desempenhado na unidade extrajudicial vistoriada. A participação das serventias vagas em premiações tradicionais do universo extraforense nacional representa, portanto, forte incentivo ao alcance de relevantes resultados, implicando em ganhos na melhoria da gestão e, por conseguinte, na própria arrecadação da serventia, não se olvidando, ademais, que o processo de participação das serventias em tais certames antecipa relevante auditoria para qualificação dos serviços e diminuição dos problemas correicionais. Indo além, serventias vagas premiadas, pela sua condição de boa gestão, acabam por despertar maior interesse de candidatos aprovados em concurso público no momento do processo de escolha da unidade extrajudicial ao final do certame. Inegáveis são, portanto, os benefícios gerados pela inscrição dos interinos em prêmios de qualidade, os quais elevam o patamar de excelência dos serviços extrajudiciais. Semelhantemente é o convencimento em relação às empresas de consultoria, as quais auxiliam as serventias no processo de implementação das ferramentas para cumprimento dos requisitos de excelência e qualidade, entregando conteúdos e práticas de gestão que levam proeminência e agilidade, com ganhos de produtividade e de arrecadação nas atividades notariais e registrais. Sendo assim, observa-se que a contratação de empresas de consultoria para certificações e a inscrição em prêmios de qualidade geram inúmeros benefícios para todas as serventias extrajudiciais, inclusive aquelas que se encontram vagas, não se mostrando mais oportuna neste instante, a nosso sentir, a vedação a respeito prevista no § 8º do art. 466-C do CNCGJ. Todavia, a natureza singular da inscrição e participação nestas premiações sugere um procedimento cuidadoso, capaz de, a um só tempo, contemplar a importância da qualificação dos serviços e a necessária proteção ao erário. Afinal, o espectro das serventias vagas apresentam uma variação financeira relevante. Isso significa que, apesar de indesejável, haverá serventias cuja arrecadação não recomende sua participação nas premiações. Neste norte, será importante a submissão das despesas acima à prévia autorização desta Corregedoria, nos termos previstos no art. 466-E do Código de Normas desta Corregedoria. Assim, com objetivo de conferir maior segurança e previsibilidade nos gastos, sugere-se que os interinos submetam, sob pena de glosa automática, dois documentos para autorização prévia desta Corregedoria: (a) Plano de Despesas com Orçamentos; e (b) Plano de Execuções de Despesas. No primeiro, o interino deverá indicar os valores necessários para contemplar os gastos inerentes à participação e aos aprimoramentos da serventia. Cada despesa deverá acompanhar três orçamentos - ou, se a despesa for remota (como passagens aéreas, por exemplo), uma expectativa baseada em pesquisas de preço. No segundo, o interino deverá indicar a previsão da execução dos valores do Plano de Despesas com Orçamentos no tempo - isto é, quais despesas serão executadas em determinado período de tempo. Ambos os planos permitirão à Corregedoria uma análise cuidadosa sobre a viabilidade financeira da participação da serventia extrajudicial. Eventual despesa não contemplada pelo Plano de Despesas com Orçamentos, nem submetida à prévia autorização, deverá ser necessariamente glosada em prestações de contas. Por sua vez, eventual variação temporal na execução das despesas será justificada em prestações de contas pelo responsável à Corregedoria, que analisará o caso concreto para fins de convalidação do gasto. No tocante às serventias sob intervenção, contudo, a ressalva presente no § 8º do art. 466-C do CNCGJ ainda se mostra apropriada. Ora, a presença de um interventor na serventia é situação excepcional e precária, que ocorre enquanto perdura o processo administrativo disciplinar em face de delegatário titular, detentor de outorga que, provisoriamente, está afastado da gestão da unidade extraforense. Enquanto a situação disciplinar não se resolve, a administração da serventia pelo interventor tem por responsabilidade gerir não só as atividades extrajudiciais, mas também preservar, em certa medida, o patrimônio do delegatário afastado, o qual, nos termos do § 2º do art. 36 da Lei n. 8.935/94, recebe metade da renda líquida e a outra metade é depositada em conta bancária especial. Tal condição excepcional torna justificável que a contratação de empresas de consultoria para certificações e a inscrição em prêmios de qualidade, nas serventias sob intervenção, observem a vontade do delegatário afastado (CNCGJ/SC, art. 466-C, § 8º, in fine ). A partir de tais premissas, sugere-se a criação do art. 466-CA com a revogação do §8º do art. 466-C do Código de Normas desta Corregedoria: Art. 466-CA. São permitidas a contratação de empresas de consultoria para certificações e a inscrição em prêmios de qualidade nas serventias vagas, desde que submetidas ao procedimento do art. 466-E. § 1º O pedido do caput deverá ser instruído com: a) plano de despesas com orçamentos, que reunirá todas os gastos previstos para a participação e para o aprimoramento da serventia; e b) plano de execução de despesas, que indicará a previsão temporal de execução dos gastos do plano da alínea "a"; § 2º Eventual gasto não contemplado no plano de despesas ou não submetida à prévia autorização deverá ser glosada na prestação de contas. § 3º Os custos de transporte, alimentação e hospedagem daqueles que desejarem participar do evento de premiação, assim como as despesas provenientes de eventual cancelamento de contrato ou de inobservância de cláusulas contratuais deverão ser arcados com verba particular. § 4º A contratação de empresas de consultoria para certificações e a inscrição em prêmios de qualidade nas serventias sob intervenção é possível quando realizadas pelo delegatário afastado. 3. À vista do exposto, opina-se pela necessária revisão do Provimento CGJ n. 10/2013, que instituiu o Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça, para alterar a redação do art. 466-C. É o parecer que submeto à apreciação de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por Rafael Maas dos Anjos , Juiz-Corregedor , em 13/03/2023, às 21:08, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6996544 e o código CRC 9E848158 . 0009245-93.2023.8.24.0710