Circular CGJ-SC 165/2023 Digitalização de documentos

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 165 DE 05 DE JUNHO DE 2023 FORO JUDICIAL. RESOLUÇÃO CNJ. N. 469/2022. DIRETRIZES E NORMAS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS JUDICIAIS E ADMINISTRATIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS DO PODER JUDICIÁRIO. MANUAL DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS DO PODER JUDICIÁRIO. ESPECIFICAÇÃO DE ORIENTAÇÕES E PROCEDIMENTOS. PUBLICIDADE. - Divulga normas e orientações do Conselho Nacional de Justiça sobre digitalização de documentos judiciais e administrativos e gestão de documentos digitalizados do Poder Judiciário.CIRCULAR DE DIVULGAÇÃO. Autos n. 0024447-13.2023.8.24.0710 Comunico aos magistrados e servidores do Primeiro Grau de Jurisdição acerca da publicação da Resolução CNJ n. 469/2022, que estabelece diretrizes e normas para digitalização de documentos judiciais e administrativos e gestão de documentos digitalizados do Poder Judiciário, e do Manual de Digitalização de Documentos do Poder Judiciário, que contém a especificação das orientações e procedimentos sobre o tema, divulgado por meio da Portaria CNJ n. 72/2023. As diretrizes e procedimentos das referidas regulamentações devem ser observadas desde já, prevalecendo sobre as normas internas no que forem com essas incompatíveis, inclusive no que concerne a processos judiciais e administrativos digitalizados antes de sua entrada em vigor, conforme parecer 7248364 , decisão 7256471 e documentos 7248355 , 7248361 e 7248363 , que acompanham esta Circular. Eventuais dúvidas sobre o tema devem ser direcionadas à Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD, por meio do endereço eletrônico cpad@tjsc.jus.br. Atenciosamente, Desembargadora DENISE VOLPATO Corregedora-Geral da Justiça Documento assinado eletronicamente por Denise Volpato , Corregedor-Geral da Justiça , em 06/06/2023, às 15:46, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 7256477 e o código CRC 7D8E9FFB . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br 0024447-13.2023.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA DECISÃO Processo n. 0024447-13.2023.8.24.0710 Unidade: Núcleo II - Estudos, Planejamento e Projetos Assunto: Divulgação. Resolução CNJ n. 469/2022. Portaria CNJ n. 72/2023. Manual de Digitalização de Documentos do Poder Judiciário. Diretrizes e normas sobre a digitalização de documentos judiciais e administrativos e de gestão de documentos digitalizados do Poder Judiciário. 1. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Steffen da Luz Fontes (Núcleo II). 2. Expeça-se circular, com o fim de divulgar a Resolução CNJ n. 469/2022 ( 7248355 ) e o Manual de Digitalização de Documentos do Poder Judiciário ( 7248363 ), cujas diretrizes e procedimentos devem ser observados desde já, prevalecendo sobre as normas internas no que forem com essas incompatíveis, inclusive no que concerne a processos judiciais e administrativos digitalizados antes de sua entrada em vigor, destacando-se que eventuais dúvidas sobre o tema devem ser direcionadas à Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD, por meio do endereço eletrônico cpad@tjsc.jus.br. 3. Encaminhem-se esta decisão e o parecer 7248364 ao Diretor de Documentação e Informações, a fim de que, na condição de presidente da Comissão Permanente de Avaliação Documental, dê ciência de seu teor aos demais membros do referido órgão. 4. Relacionem-se esses autos ao SEI 0021512-34.2022.8.24.0710 . 5. Cumpridas as diligências acima, arquive-se o presente processo. Desembargadora DENISE VOLPATO Corregedora-Geral da Justiça Documento assinado eletronicamente por Denise Volpato , Corregedor-Geral da Justiça , em 06/06/2023, às 15:46, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 7256471 e o código CRC 5E4388F5 . 0024447-13.2023.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA PARECER Processo n. 0024447-13.2023.8.24.0710 Unidade: Núcleo II - Estudos, Planejamento e Projetos Assunto: Divulgação. Resolução CNJ n. 469/2022. Portaria CNJ n. 72/2023. Manual de Digitalização de Documentos do Poder Judiciário. Diretrizes e normas sobre a digitalização de documentos judiciais e administrativos e de gestão de documentos digitalizados do Poder Judiciário. Trata-se de processo autuado ante a publicação da Resolução CNJ n. 469/2022 , que estabelece diretrizes e normas para digitalização de documentos judiciais e administrativos e gestão de documentos digitalizados do Poder Judiciário, bem como do Manual de Digitalização de Documentos do Poder Judiciário , que contém a especificação das orientações e procedimentos sobre o tema, divulgado por meio da Portaria CNJ n. 72/2023. A Resolução CNJ n. 469/2022 se divide em oito capítulos que apresentam, sucessivamente: Disposições gerais, em que especifica o âmbito da aplicação da norma e os conceitos técnicos essenciais a sua plena compreensão, como avaliação, classificação, digitalização, seleção e seleção antecipada (Capítulo I); Diretrizes e procedimentos aplicáveis à digitalização de documentos e processos judiciais e administrativos do Poder Judiciário, bem como competências das Comissões Permanentes de Avaliação Documental e de Gestão da Memória e requisitos para conversão de suporte (físico para digital) para tramitação eletrônica (Capítulo II); Requisitos para digitalização de documentos judiciais (Capítulo III) e administrativos (Capítulo IV); Condições para seleção e eliminação antecipadas de processos físicos judiciais e administrativos depois de digitalizados (Capítulo V); Requisitos para digitalização dos documentos administrativos e judiciais de guarda permanente (Capítulo VI); Regras de gestão de documentos digitalizados (Capítulo VII); Disposições finais, contendo alterações pontuais nas Resoluções CNJ ns. 185/2013, 324/2020 e 420/2021 e previsão de elaboração de Manual com especificação das orientações e procedimentos sobre o tema (Capítulo VIII). Importante frisar o teor do art. 30 da normativa, o qual dispõe que as regulamentações legais e normativas do Conselho Nacional de Justiça e do Conselho Nacional de Arquivos se aplicam à digitalização de processos judiciais e administrativos executada anteriormente a sua entrada em vigor . Assim, devem-se observar as diretrizes e procedimentos de tais regulamentos nacionais desde já, prevalecendo esses sobre normas internas com eles eventualmente incompatíveis, inclusive no que concerne a processos judiciais e administrativos digitalizados antes de sua entrada em vigor e ainda não submetidos à eliminação. Aqui, cabe destacar o teor do art. 14 da normativa do CNJ, que estabelece os requisitos para conversão de suporte de processos judiciais físicos para continuidade de tramitação em meio eletrônico, e dos arts. 18 a 20, que tratam da seleção e eliminação antecipadas dos processos físicos judiciais e administrativos após a digitalização: Art. 14. No caso de conversão de suporte de processos judiciais físicos para continuidade de tramitação em meio eletrônico, devem ser observados os requisitos do art. 9º e os seguintes: I – as partes e advogados serão intimados para que verifiquem a regularidade da digitalização dos processos convertidos, constando o prazo mínimo de 30 (trinta) dias para alegação de eventual desconformidade com os autos físicos. II – os documentos originais de identificação pessoal, de natureza previdenciária, os títulos de crédito e os registros públicos originais, que tenham sido juntados aos autos físicos, após a digitalização: a) serão devolvidos à parte ou ao interessado, com prévia intimação para retirada no prazo de 30 (trinta) dias ; b) serão mantidos como anexo físico vinculado ao processo eletrônico digitalizado, caso decorrido o prazo da intimação de trinta dias sem a retirada pela parte ou interessado. Parágrafo único. Os documentos mantidos como anexo físico serão objeto de registro no processo eletrônico, seguindo a temporalidade e a destinação estabelecidas nas respectivas tabelas. [...] Art. 18. Os órgãos do Poder Judiciário poderão realizar seleção e eliminação antecipadas dos processos físicos judiciais e administrativos após a digitalizaçã o, desde que observados os requisitos e condições estabelecidos nos arts. 6º, 9º, 14, 16 e 19 da presente Resolução. § 1º Para a seleção antecipada, são dispensadas a guarda física e a aplicação do plano amostral previstas no art. 30, incisos II e X, da Resolução CNJ nº 324/2020. § 2º A seleção e eliminação antecipadas são vedadas nas seguintes hipóteses: I – processos de guarda permanente de acordo com as situações previstas no art. 30 da Resolução CNJ nº 324/2020 e nos instrumentos aprovados em cada órgão do Poder Judiciário; II – inquéritos policiais, demandas de matéria criminal e habeas corpus, que seguirão a temporalidade e a destinação dos autos digitalizados; III – processos administrativos relacionados a assentamentos da vida funcional de magistrados e servidores ; IV – processos físicos administrativos e judiciais em que não haja necessidade de tramitação, digitalizados em conformidade com o art. 11, inciso II, da presente Resolução. Art. 19. Na seleção e eliminação antecipadas dos processos físicos judiciais e administrativos após a digitalização, além dos requisitos e condições indicados no art. 18, serão observados os seguintes: I – certificação de conformidade dos autos digitais com aqueles físicos por servidor do Poder Judiciário, mediante assinatura eletrônica, preferencialmente por meio de certificado digital reconhecido pelo ICP – Brasil; II – observância da temporalidade mínima de um ano contado a partir do lançamento da mencionada certificação da conferência da digitalização e da integridade do representante digital e de seus metadados no sistema informatizado . Art. 20. A eliminação antecipada da parte física de processos digitalizados para prosseguimento de tramitação deverá observar o seguinte : I – supervisão dos procedimentos pela CPAD do órgão do Poder Judiciário; II – elaboração de edital de eliminação de documentos, cujo extrato será publicado no diário oficial do órgão e o inteiro teor no respectivo sítio eletrônico; III – abertura do prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para a manifestação das partes interessadas, que poderão formular requerimento para obtenção dos originais digitalizados e destinados ao descarte, às suas expensas ; IV – acompanhamento dos procedimentos do descarte por servidor designado da Unidade de Gestão Documental do órgão do Poder Judiciário; V – observância de critérios de sustentabilidade social, ambiental e econômica; VI – fragmentação manual ou mecânica, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida; VII – reciclagem do material. Consigna-se, nesse ponto, encontrar-se em tramitação o SEI 0021512-34.2022.8.24.0710 , no qual estão sendo empreendidos estudos para adequação do normativo local às inovações trazidas pela Resolução CNJ n. 469/2022. Constam daqueles autos minucioso parecer elaborado pelas Divisões de Arquivo e de Atendimento ao Usuário da Diretoria de Documentação e Informações ( 6968816 ), em que são indicados os dispositivos internos que possivelmente precisarão ser conformados à nova normativa do Conselho Nacional de Justiça, bem como informação acerca da criação de grupo de trabalho, com o fim de consolidar o sistema de normas deste tribunal às diretrizes e procedimentos definidos pelo Conselho Nacional de Justiça ( 7085769 ). Ademais, em atendimento ao disposto no art. 29 da Resolução CNJ n. 469/2022, foi publicado o Manual de Digitalização de Documentos do Poder Judiciário ( 7248363 ), que apresenta os procedimentos técnicos a serem observados na digitalização e gestão dos documentos convertidos, por meio da exposição de conceitos, diretrizes, requisitos e regras aplicáveis ao tema e exemplos práticos de aplicação, além da sistematização em etapas das atividades a serem desenvolvidas na digitalização. Finalmente, registra-se que, tendo em vista as atribuições da Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD de orientar as unidades responsáveis quanto aos procedimentos para digitalização e de analisar e aprovar os editais de eliminação, previstas no art. 6º, III e IV, da normativa do CNJ, eventuais dúvidas sobre o tema devem ser direcionadas ao referido órgão, por meio do endereço eletrônico cpad@tjsc.jus.br. Ante o exposto, sugere-se a expedição de circular a todos os magistrados e servidores atuantes no primeiro grau de jurisdição, com o fim de divulgar a Resolução CNJ n. 469/2022 ( 7248355 ) e o Manual de Digitalização de Documentos do Poder Judiciário ( 7248363 ), cujas diretrizes e procedimentos devem ser observados desde já, prevalecendo sobre as normas internas no que forem com essas incompatíveis, inclusive no que concerne a processos judiciais e administrativos digitalizados antes de sua entrada em vigor, destacando-se que eventuais dúvidas sobre o tema devem ser direcionadas à Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD, por meio do endereço eletrônico cpad@tjsc.jus.br. À apreciação de Vossa Excelência. RAFAEL STEFFEN DA LUZ FONTES Juiz-Corregedor Documento assinado eletronicamente por Rafael Steffen da Luz Fontes , Juiz-Corregedor , em 05/06/2023, às 16:53, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 7248364 e o código CRC 1704DCDF . 0024447-13.2023.8.24.0710