Circular 340/2023

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 340 DE 22 DE NOVEMBRO DE 2023 FORO JUDICIAL. DESARQUIVAMENTO DE PROCESSOS FÍSICOS SEM CADASTRO NO SISTEMA SAJ. VEDAÇÃO DE CADASTRO NO SISTEMA EPROC. A PRÁTICA DOS ATOS DEVE OCORRER, VIA DE REGRA, NA FORMA DO COMUNICADO CGJ N. 10, DE 15 DE AGOSTO DE 2022. EXCEPCIONALMENTE, APENAS SE FOR NECESSÁRIA A REDISTRIBUIÇÃO DO PROCESSO A UMA OUTRA UNIDADE JUDICIAL OU A SUA REABERTURA PARA TRAMITAÇÃO, É QUE PODERÁ SER FEITO O CADASTRO NO SISTEMA EPROC. Nos termos do Comunicado CGJ n. 10, de 15 de agosto de 2022, na hipótese de o processo físico ter sido desarquivado somente para carga, reprodução de fotocópias ou mera vista dos autos, não é necessária a sua digitalização, migração e reabertura no sistema (§2º do art. 10 da Resolução Conjunta GP/CGJ n. 30/2020). O controle de carga do processo deve ser veio no livro de protocolo, utilizando-se o calendário do Microsoft Teams para acompanhamento e controle de prazo. A prática dos atos, como carga para cópias, autenticação de peças, emissão de documentos e decisões que não reabrem o processo, devem ser praticados de forma física pelo magistrado e pelo chefe de cartório, quando necessários. CIRCULAR DE DIVULGAÇÃO. Autos nº 0026990-86.2023.8.24.0710 Comunico aos magistrados e aos chefes de cartório de primeiro grau acerca do disposto no parecer 7723276 e na decisão 7723277 que acompanham esta circular. Na hipótese de desarquivamento de processos que não possuem cadastro no Sistema SAJ a regra geral é a aplicação do disposto no Comunicado CGJ n. 10, de 15 de agosto de 2022, ou seja, a prática dos atos, como carga para cópias, autenticação de peças, emissão de documentos e decisões que não reabrem o processo, deve ocorrer de forma física, com controle de carga aos advogados por meio do livro de protocolo ou planilha a ser criada no Microsoft Teams , vedado o cadastro do processo no Sistema eproc, sob pena de criação de "lixo estatístico" nos dados das unidades judiciais. Será efetuado o cadastrado no Sistema eproc, com emissão de certidão que contenha os dados originais do processo, excepcionalmente, somente no caso de ser necessária a redistribuição do feito a outra unidade judicial ou a sua reabertura para nova tramitação. Atenciosamente, Florianópolis, 23 de novembro de 2023. Desembargadora DENISE VOLPATO Corregedora-Geral da Justiça ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA DECISÃO Processo n. 0026990-86.2023.8.24.0710 Unidade: Núcleo II - Estudos, Planejamento e Projetos Assunto: Cadastro de processos antigos no Sistema eproc. 1. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Steffen da Luz Fontes (Núcleo II). 2. Expeça-se circular com as orientações contidas no parecer 7723276 a todos os magistrados e chefes de cartório do primeiro grau de jurisdição. 3. Encaminhem-se os autos à à DTI e à Divisão de Apoio Judiciário da DSJPG, para ciência inequívoca do conteúdo do parecer 7723276. 4. Comunique-se, por e-mail, com o envio de cópia do parecer 7723276 e da circular 7725819, aos servidores autores dos chamados 7291010, 7309083, 7316965, 7415396, 7592974 e 7645820. 5. Cumpridas as providências antecedentes, arquive-se o feito. Florianópolis, 23 de novembro de 2023. Desembargadora DENISE VOLPATO Corregedora-Geral da Justiça ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA PARECER Processo n. 0026990-86.2023.8.24.0710 Unidade: Núcleo II - Estudos, Planejamento e Projetos Assunto: Cadastro de processos antigos no Sistema eproc. Excelentíssima Sra. Desembargadora Corregedora-Geral da Justiça, Trata-se de procedimento administrativo autuado a partir de pedidos (docs. 7291010, 7309083, 7316965, 7415396, 7592974 e 7645820) que aportaram na Central de Atendimentos da CGJ e na caixa de e-mails deste Núcleo II, nos quais os servidores solicitam orientação sobre como proceder ao cadastro de processos antigos no Sistema eproc. Em todos os casos relatados os processos não foram cadastrados no Sistema SAJ e, por isso, não podem ser migrados para o eproc. Assim, ao realizar o cadastro diretamente no Sistema eproc os processos perdem a numeração de origem e passam a tramitar como se tivessem sido distribuídos na data do cadastro. Os autos foram encaminhados à Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI para análise técnica da questão e retornaram com a seguinte informação: Em atenção ao despacho 7330553 informo que o eproc não permite o cadastro de processos com data retroativa ou data diversa daquela do momento da distribuição, esta possibilidade exigirá o desenvolvimento de nova funcionalidade. Para estes casos a Diretoria de Tecnologia da Informação tem orientado o usuário a realizar o cadastro no sistema eproc e em seguida emitir certidão constando os dados originais do processo, tais como, data da distribuição, juízo da distribuição e outros dados considerados relevantes, como também orientamos a criar lembrete com os dados originais. Inclusive, no processo administrativo 0010730-65.2022.8.24.0710, que trata da descontinuidade do SAJ, essa é a orientação contida no documento 7685395, item 8. Caso se entenda necessário o desenvolvimento da ferramenta que permita o cadastro com data diversa daquela da distribuição, sugerimos, mui respeitosamente, o cadastro de demanda junto a Central de Serviços, opção Tecnologia da Informação, Demanda de novo projeto de TI. É o relatório necessário. Inicialmente, informa-se que a equipe técnica deste Núcleo II abriu o chamado 771288 para o desenvolvimento de uma nova funcionalidade no Sistema eproc, que permita o cadastro excepcional de processos, com data retroativa, conforme documento 7723204, juntado aos autos. Para elucidar a questão é importante resgatar o conteúdo do Comunicado CGJ n. 10, de 15 de agosto de 2022, que diz: COMUNICADO N. 10 DE 15 DE AGOSTO DE 2022 Prezados(as) Servidores(as); FORO JUDICIAL. DESARQUIVAMENTO DE PROCESSOS FÍSICOS SEM NUMERAÇÃO NO SAJ. DISPONIBILIZAÇÃO AO USUÁRIO PARA CARGA, REPRODUÇÃO DE FOTOCÓPIAS OU MERA VISTA DOS AUTOS. §2º DO ART. 10 DA RESOLUÇÃO CONJUNTA GP/CGJ N. 30/2020. CARGA NO LIVRO DE PROTOCOLO E CONTROLE POR MEIO DO SISTEMA MICROSOFT TEAMS. Na hipótese de o processo físico ter sido desarquivado somente para carga, reprodução de fotocópias ou mera vista dos autos, não é necessária a sua digitalização, migração e reabertura no sistema (§2º do art. 10 da Resolução Conjunta GP/CGJ n. 30/2020). Desse modo, nos casos em que o processo não possuir número no SAJ, recomenda-se, além da carga do processo no livro de protocolo, a utilização do calendário do teams para acompanhamento e controle de prazo. Portanto, como regra geral, nos casos em que há necessidade de desarquivamento de processos que não possuem cadastro no SAJ, a prática dos atos, como carga para cópias, autenticação de peças, emissão de documentos e decisões que não reabrem o processo, deve ocorrer de forma física, com controle de carga aos advogados por meio do livro de protocolo ou planilha a ser criada no Microsoft Teams, nos termos do Comunicado CGJ n. 10, de 15 de agosto de 2022. Nestas hipóteses, fica expressamente vedado o cadastro do processo no Sistema eproc, sob pena de criação de "lixo estatístico" nos dados das unidades judiciais. Não obstante a regra já estabelecida no Comunicado CGJ n. 10, de 15 de agosto de 2022, a DTI tem orientado os servidores das unidades judiciais a procederem o cadastro dos processos no Sistema eproc e a emitirem certidão com o registro dos dados originais (como a data real da distribuição e o número antigo do processo). Contudo, este procedimento é uma exceção à regra geral e somente deve ser adotado se for necessária a redistribuição do processo antigo a uma outra unidade judicial ou a sua reabertura para nova tramitação. Diante do exposto, sugere-se: a) a expedição de circular com as orientações a todos os magistrados e chefes de cartório; b) o envio do presente procedimento administrativo para ciência à DTI e à Divisão de Apoio Judiciário da DSJPG; c) a comunicação por e-mail, com o envio de cópia deste parecer e da circular 7725819, aos servidores autores dos chamados 7291010, 7309083, 7316965, 7415396, 7592974 e 7645820. Após, o feito deve ser arquivado. É o parecer que se submete à apreciação de Vossa Excelência. Florianópolis, 23 de novembro de 2023. RAFAEL STEFFEN DA LUZ FONTES Juiz-Corregedor