Circular CGJ-SC 237/2024 Cooperação judicial

PDF 0035066-65.2024.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINAPODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 237 DE 27 DE JUNHO DE 2024FORO JUDICIAL. RESOLUÇÃOGP/CGJ N. 8/2024. REGIME DECOOPERAÇÃO NAS UNIDADESJUDICIÁRIAS DE PRIMEIRO GRAUDE JURISDIÇÃO. ORDEM DESERVIÇO CGJ 4/2024. REGRASSOBRE A INDICAÇÃO DASUNIDADES, ATIVIDADES ASEREM DELEGADAS AOSCOOPERADORES E PLANO DETRABALHO. Comunico aos Magistrados e aos Chefes de Cartório do PrimeiroGrau de Jurisdição os termos da decisão proferida nos autos n. 0035066-65.2024.8.24.0710 e da Ordem de Serviço n. 4/2024, que regula a indicaçãodas unidades, as atividades a serem delegadas aos cooperados e osrequisitos a serem observados na elaboração dos planos de trabalho. Eventuais dúvidas deverão ser encaminhadas por meioda Central de Atendimento desta Corregedoria. Desembargador Artur Jenichen Filho Corregedor-Geral da Justiça em exercício Documento assinado eletronicamente por Artur Jenichen Filho,Desembargador, em 27/06/2024, às 16:37, conforme art. 1º, III, "b", da Lei11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no sitehttp://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 8351040 e ocódigo CRC 28F4054F. TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇARua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br0035066-65.2024.8.24.0710 8351040v8 Circular CGJ 237 (8351040) SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 1 http://cgjweb.tjsc.jus.br/atendimento/ ESTADO DE SANTA CATARINAPODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA ORDEM DE SERVIÇO CGJ Nº 4/2024 A Corregedora-Geral da Justiça, no uso de suas atribuiçõeslegais e, CONSIDERANDO a publicação da Resolução Conjunta GP/CGJ n. 9/2024, que dispõe o regime de cooperação nas unidades judiciárias eadministrativas do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina; CONSIDERANDO a competência da Corregedoria-Geral da Justiçapara indicar as unidades para receber a cooperação nos cartórios egabinetes do primeiro grau de jurisdição; CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer critérios técnicose objetivos para a definição das unidades judiciárias de primeiro grau dejurisdição aptas a receber a cooperação; CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer os requisitosmínimos dos planos de trabalho a serem apresentados pelas unidadesjudiciárias de primeiro grau de jurisdição escolhidas para receber acooperação; CONSIDERANDO que a concessão de cooperação deve serentendida como uma oportunidade de melhoria na metodologia de trabalhoadotada pelas unidades agraciadas, inclusive para adoção e/ou expansão dagestão unificada; RESOLVE:Art. 1º Esta ordem de serviço regulamenta a cooperação de servidores nos cartórios e gabinetes do primeiro grau de jurisdição do PoderJudiciário de Santa Catarina, conforme disposto na Resolução ConjuntaGP/CGJ n. 9/2024. Art. 2º Para os fins desta ordem de serviço, considera-se:I - mapeamento de processos de trabalho: técnica que visa identificar, documentar e analisar as etapas e fluxos de atividades, com ointuito de otimizar e dar eficiência às rotinas aos procedimentos, permitindoa identificação e eliminação de gargalos e retrabalho. II - mapeamento do fluxo processual ou mapeamento deatividades sequenciais: significa identificar o caminho do processo naunidade judicial, desde o ajuizamento até o seu arquivamento. Ordem de Serviço CGJ 4 (8347896) SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 2 III - mapeamento em gabinete: atividade consistente na triagemgradativa e periódica do acervo de processos conclusos, identificandoexatamente qual o impulso a ser conferido para bem atender àspeculiaridades dos autos, atribuindo imediatamente a peça específica paraaqueles temas considerados simples e repetitivos (modelos) e uma ementapadronizada para o casos de média e alta complexidade, de modo aidentificar blocos de raciocínio, por meio de lembretes. IV - mapeamento em cartório: consiste na classificaçãosequencial dos atos processuais, utilizando localizadores específicos decumprimento, de passagem e de prazos determinados, associados àautomatizações que permitam o impulso do processo com a inclusão destena próxima tarefa ou no próximo passo da tramitação. V - localizador de cumprimento: são os localizadores do órgão,nos quais as atividades da tramitação serão cumpridas, ou seja, hánecessidade de intervenção de um servidor para expedição de um ato (ofíciode citação, mandado de penhora, termo de guarda, entre outros). VI - localizador de passagem: são localizadores do órgão em queos processos são inseridos para aguardar alguma providência, regra geral,externa, como no caso de devolução de ofício pelo correio, cumprimento demandado pelo oficial de justiça ou o juízo deprecado cumprir o atodeterminado na carta precatória. VII localizador de prazo: são localizadores do órgão que indicamde maneira específica a existência de um prazo em aberto no processo -decorrente de uma citação ou intimação, eletrônica ou não -, exemplos:"Emenda Prazo", "Pagamento Prazo", "Contestação Prazo", "Defesa Prazo" e"Contrarrazões Prazo". VIII - localizador genérico: são localizadores dissociados datramitação digital de processos e que demandam a análise individualizadados processos para identificar se há atos a serem praticados, exemplos: "Ag.prazo", "Ag. mandado", "Cumprir despacho" e "Recebido do juiz sentença". IX - blocos de raciocínio: técnica que consiste em agruparatividades da mesma natureza para execução em conjunto, em períodoespecífico e periódico de tempo, com a finalidade de aumentar aprodutividade e diminuir o esforço de execução. X - plano de trabalho: é o detalhamento da estratégia que aunidade adotará para atingir os resultados almejados com a cooperação ou acontrapartida que deverá apresentar em razão da concessão da cooperação,ou seja, a portaria que conceder a benesse irá direcionar o que deveráconstar no plano de trabalho da unidade e se este se refere às atividadesdos cooperadores ou aquelas que devem ser priorizadas pelas unidades noperíodo que receberem cooperação. Art. 3º Além dos critérios previstos no art. 6º da ResoluçãoConjunta GP/CGJ n. 9/2024, as unidades judiciárias de primeiro grau serãoindicadas com base em estudos jurimétricos realizados pelo Núcleo III, osquais constarão dos pareceres que determinarem a inclusão da unidade no Ordem de Serviço CGJ 4 (8347896) SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 3 regime.Parágrafo único: Situações emergenciais devidamente reconhecidas por decisão fundamentada deste Órgão poderão ensejar ainclusão de unidades no regime, notadamente, aquelas com competênciasensíveis (infância e juventude, violência doméstica, execução penal, entreoutras), assim aquelas atividades que ensejarão a liberação de valores àspartes, como expedição alvarás, requisições de pequeno valor e expediçãode precatórios. Art. 4º Os cartórios das unidades judiciárias de primeiro grauindicadas na portaria prevista no §1º do art. 6º da Resolução ConjuntaGP/CGJ n. 9/2024, deverão estabelecer as atividades que serão realizadaspelos servidores de maneira qualitativa e quantitativa, observados oscritérios que determinaram a inclusão no programa. § 1º O plano de trabalho dos cooperadores deverá conter:I - localizadores de cumprimento ou de prazo (do órgão) específicos, sendo que os localizadores poderão estar associados a eventuallocalizador pessoal do servidor para fins de divisão dos processos ou controledo gestor; II - conjunto de modelos ou ações preferenciais da unidade quedeverão ser utilizados na execução das tarefas de cumprimento; III - estimativa de produtividade do servidor, com base emcritérios qualitativos e quantitativos. § 2º Não serão aceitos planos de trabalho que contenham:I - localizadores genéricos ou processos separados por dígitos;II - atividades não mapeadas ou que não tragam melhoria em indicadores que foram considerados para concessão da cooperação;III - questões sensíveis, prioritárias, urgentes ou que necessitem de ação imediata e que possam causar prejuízos caso não se dê otratamento no tempo adequado, exceto para os servidores que cooperamem sua unidade e que precisam preparar os processos em que serárealizada audiência de custódia (Varas Regionais de Garantias); IV - processos de alta complexidade que possam prejudicar oudificultar o atingimento das metas de produtividades pelo servidor ouresultar em baixa produtividade. § 3º Deverá ser fornecida ao servidor cooperador cópia daportaria administrativa que delega a prática de atos ordinatórios ao cartório,se houver. Art. 5º Os gabinetes das unidades judiciárias de primeiro grauindicadas na portaria prevista no §1º do art. 6º da Resolução ConjuntaGP/CGJ n. 9/2024, deverão elaborar plano de trabalho de acordo com oscritérios que determinaram a inclusão do gabinete no programa. § 1º O plano de trabalho para os gabinetes das unidadesjudiciárias que receberem o regime de cooperação, deverá observar os Ordem de Serviço CGJ 4 (8347896) SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 4 seguintes critérios, no que se refere às atividades a serem delegadas aoscooperadores: I – processos de média complexidade, com blocos de raciocíniopreviamente mapeados, preferencialmente com o uso de lembretesementados; II – indicação dos modelos e ações preferenciais a seremutilizadas, se houverem; III – indicação de eventual banco de teses que servirá de apoiona elaboração das minutas, a qual deverá estar disponibilizada no eproc pormeio da ferramenta do texto padrão; IV – a meta de produtividade do servidor cooperador, medidaem minutas criadas. § 2º Em contrapartida, o gabinete deverá elaborar plano detrabalho direcionada à equipe interna que contemple: I - os processos incluídos nas metas no Conselho Nacional deJustiça; II - o enfrentamento dos processos paralisados há mais de 180dias; III - meta de julgamento superior à entrada (casos novos eredistribuídos). §2º Não serão aceitos planos de trabalho com:I – a inclusão de processos conclusos há mais de 180 dias;II – a inclusão de processos da Super Meta 2 do CNJ (processos autuados antes de 31.12.2014);III – processos reputados de alta complexidade, que dificultarão a concretização da meta de produtividade;IV – atividades não relacionadas aos critérios de concessão da cooperação;V – indicações de blocos de raciocínio genéricos, como por exemplo “processos cíveis” ou “processos criminais”;VI – atuação em atividades consideradas urgentes.Art. 6º Poderá ser dispensado o plano de trabalho nas unidades que:I - unidades recém-instaladas;II - receberam cooperação em razão do disposto art. 6º, inciso V, da Resolução Conjunta GP/CGJ n. 9 de 12 de junho de 2024, sendo esserequisito substituído por um cronograma de implantação do método degestão. Parágrafo único. A dispensa do plano de trabalho não isenta aunidade de atribuir adequadamente as atividades aos cooperadores e defixar metas de produtividade. Ordem de Serviço CGJ 4 (8347896) SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 5 Art. 7º As unidades com competências estaduais ou regionaispoderão substituir o plano de trabalho individual por um plano de trabalhoúnico para todo o período da portaria autorizadora, caso seja superior a doismeses. Art. 8º Após a expedição da portaria, o gestor deverá formalizaro pedido de cooperação no por meio de formulário eletrônico, comapresentação do plano de trabalho dos cooperadores e da unidade, sehouver, nos termos do art. 13 da resolução. Art. 9º O pedido será direcionado ao Núcleo III da Corregedoria-Geral da Justiça para análise do plano de trabalho descrito nesta Ordem deServiço e da anexação dos documentos pertinentes. Art. 10 Na hipótese de o plano de trabalho estar de acordo comos objetivos da cooperação concedida, ele será validado e os autos serãoencaminhados à Diretoria de Gestão de Pessoas para a autorização dacooperação. Art. 11 Na hipótese de o plano não atender aos requisitosestabelecidos, a unidade será comunicada para adequação , no prazo de 5(cinco) dias. Parágrafo único. Caso a unidade não adeque satisfatoriamente oplano de trabalho não poderá usufruir da cooperação para qual foi indicada. Art. 12 O servidor cooperador somente poderá iniciar o trabalhode cooperação após a homologação do plano de trabalho pela Corregedoria-Geral da Justiça e a autorização da Diretoria Geral de Pessoas. Art. 13 Ao final do prazo da cooperação, o gestor deverá juntaraos autos print tela de acesso ao sistema eproc (Menu: Relatórios de Acessos- Lista de Acessos ao Sistema) de modo a comprovar o exercício dasatividades fora do horário de expediente. Parágrafo único. Se a atividade desenvolvida se der em sistemasem ferramenta de controle de horário de acesso, o gestor operacionaldeverá juntar declaração atestando o exercício das atividades do servidorcooperador fora do horário de expediente. Art. 14 Constatados resultados insatisfatórios da unidadeindicada para receber cooperação, notadamente em decorrência daausência de métodos de gestão, esta poderá ser incluída em calendário decorreição presencial, em processo de acompanhamento pelo Provimento n.51/2020 ou nos programas de gestão desenvolvidos pela Corregedoria-Geralda Justiça. Art. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data da suapublicação. Ordem de Serviço CGJ 4 (8347896) SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 6 Documento assinado eletronicamente por Artur Jenichen Filho,Desembargador, em 27/06/2024, às 16:37, conforme art. 1º, III, "b", da Lei11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no sitehttp://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 8347896 e ocódigo CRC EDAC2D6C. TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇARua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br0035066-65.2024.8.24.0710 8347896v44 Ordem de Serviço CGJ 4 (8347896) SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 7 ESTADO DE SANTA CATARINAPODER JUDICIÁRIO DECISÃO Processo n. 0035066-65.2024.8.24.0710Unidade: Núcleo III - Foro JudicialAssunto: Regime de cooperação. Unidades judiciais de primeiro grau. 1. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz- Corregedor Humberto Goulart da Silveira (Núcleo III).2. Emita-se ordem de serviço com o objetivo de regulamentar os requisitos mínimos dos planos de trabalho a serem apresentados pelasunidades judiciárias de primeiro grau de jurisdição escolhidas para receber acooperação e outras questões atinentes à Resolução Conjunta GP/CGJ n.9/2024. 3. Expeça-se Circular aos Magistrados e Chefes de Cartório doPrimeiro Grau de Jurisdição, com cópia desta decisão e da Ordem de Serviço,para ciência. 4. Eventuais dúvidas deverão ser encaminhadas por meioda Central de Atendimento desta Corregedoria. 5. Cumpridos os itens precedentes, arquive-se.Desembargador Artur Jenichen Filho Corregedor-Geral da Justiça em exercício Documento assinado eletronicamente por Artur Jenichen Filho,Desembargador, em 27/06/2024, às 16:37, conforme art. 1º, III, "b", da Lei11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no sitehttp://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 8347869 e ocódigo CRC E4F74BD8. 0035066-65.2024.8.24.0710 8347869v18 Decisão 8347869 SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 8 http://cgjweb.tjsc.jus.br/atendimento/ ESTADO DE SANTA CATARINAPODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA PARECER Processo n. 0035066-65.2024.8.24.0710Unidade: Núcleo III - Foro JudicialAssunto: Regime de cooperação. Unidades judiciais de primeiro grau. Excelentíssimo Senhor Desembargador Corregedor-Geral daJustiça, Trata-se de procedimento instaurado em razão da publicação da Resolução Conjunta GP/CGJ n. 9 de 12 de junho de 2024, a qual "dispõesobre o regime de cooperação nas unidades judiciárias e administrativas doPoder Judiciário do Estado de Santa Catarina" e delega atribuições a esteNúcleo. Para assegurar a transparência e a justiça na concessão detrabalho em regime de cooperação, é imperativo que sejam observados oscritérios objetivos estabelecidos na norma (art. 6º) e que as decisões sejamtomadas baseadas em estudos jurimétricos. Da mesma forma, é indispensável a definição clara dosobjetivos a serem alcançados e das metas de produtividade, com a descriçãodas atividades específicas a serem realizadas pelos servidores cooperadorese a atribuição de responsabilidades aos gestores para o seu controle, assimcomo que haja contrapartida da unidade em outras atividades. Ademais, o monitoramento e a avaliação constantes sãonecessários para que não se conceda cooperadores e não hajacontrapartida, ou seja, busca-se evitar a dependência das unidades a estaforça de trabalho, que deve ser transitória. Assim, se verificando que aunidade não consegue atingir melhoria nos seus indicadores, o remédio deveser outro, voltado à implementação de melhorias na gestão global da vara. Partindo destas premissas, entende-se indispensável aelaboração de Ordem de Serviço para regular determinadas questões econceitos necessários ao bom andamento do regime. a) Conceitos a serem introduzidos:- mapeamento de processos de trabalho: técnica que visa identificar, documentar e analisar as etapas e fluxos de atividades, com ointuito de otimizar e dar eficiência às rotinas aos procedimentos, permitindoa identificação e eliminação de gargalos e retrabalho. Parecer 8345214 SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 9 - mapeamento do fluxo processual ou mapeamento deatividades sequenciais: significa identificar o caminho do processo naunidade judicial, desde o ajuizamento até o seu arquivamento. - mapeamento em gabinete: atividade consistente na triagemgradativa e periódica do acervo de processos conclusos, identificandoexatamente qual o impulso a ser conferido para bem atender àspeculiaridades dos autos, atribuindo imediatamente a peça específica paraaqueles temas considerados simples e repetitivos (modelos) e uma ementapadronizada para o casos de média e alta complexidade, de modo aidentificar blocos de raciocínio, por meio de lembretes. - mapeamento em cartório: consiste na classificação sequencialdos atos processuais, utilizando localizadores específicos de cumprimento,de passagem e de prazos determinados, associados à automatizações quepermitam o impulso do processo com a inclusão deste na próxima tarefa ouno próximo passo da tramitação. - localizador de cumprimento: são os localizadores do órgão, nosquais as atividades da tramitação serão cumpridas, ou seja, há necessidadede intervenção de um servidor para expedição de um ato (ofício de citação,mandado de penhora, termo de guarda, entre outros). - localizador de passagem: são localizadores do órgão em queos processos são inseridos para aguardar alguma providência, regra geral,externa, como no caso de devolução de ofício pelo correio, cumprimento demandado pelo oficial de justiça ou o juízo deprecado cumprir o atodeterminado na carta precatória. - localizador de prazo: são localizadores do órgão que indicamde maneira específica a existência de um prazo em aberto no processo -decorrente de uma citação ou intimação, eletrônica ou não -, exemplos:"Emenda Prazo", "Pagamento Prazo", "Contestação Prazo", "Defesa Prazo" e"Contrarrazões Prazo". - localizador genérico: são localizadores dissociados datramitação digital de processos e que demandam a análise individualizadados processos para identificar se há atos a serem praticados, exemplos: "Ag.prazo", "Ag. mandado", "Cumprir despacho" e "Recebido do juiz sentença". - blocos de raciocínio: técnica que consiste em agruparatividades da mesma natureza para execução em conjunto, em períodoespecífico e periódico de tempo, com a finalidade de aumentar aprodutividade e diminuir o esforço de execução. - plano de trabalho: é o detalhamento da estratégia que aunidade adotará para atingir os resultados almejados com a cooperação ou acontrapartida que deverá apresentar em razão da concessão da cooperação,ou seja, a portaria que conceder a benesse irá direcionar o que deveráconstar no plano de trabalho da unidade e se este se refere às atividadesdos cooperadores ou aquelas que devem ser priorizadas pelas unidades noperíodo que receberem cooperação. b) Atividades que não devem ser delegadas aos cooperadores:Parecer 8345214 SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 10 - questões sensíveis, prioritárias, urgentes ou que necessitemde ação imediata e que possam causar prejuízos caso não se dê otratamento no tempo adequado, exceto para os servidores que cooperamem sua unidade e que precisam preparar os processos em que serárealizada audiência de custódia (Varas Regionais de Garantias); - processos de alta complexidade que possam prejudicar oudificultar o atingimento das metas de produtividades pelo servidor ouresultar em baixa produtividade; - processos não mapeados ou distribuição aleatória deatividades por dígitos, por exemplo; - processos conclusos há mais de 180 dias ou que estejaminseridos na Super Meta 2. Por fim, é importante que haja comprovação de que o trabalhose deu regularmente fora do horário de expediente para que não se tenhaprejuízos às atividades regulares dos servidores nas unidades de origem. Ademais, outras questões pontuais constarão das portarias queconcederem as cooperações, de modo que servirão, também, de base paradefinição das metas de produtividade e da contrapartida esperada dasunidades contempladas. Assim, opina-se pela expedição de Ordem de Serviço.É o parecer que submeto à elevada apreciação de Vossa Excelência. Juiz-Corregedor Humberto Goulart da SilveiraCorregedoria-Geral da Justiça - Núcleo III Documento assinado eletronicamente por Humberto Goulart da Silveira, Juiz-Corregedor, em 27/06/2024, às 14:54, conforme art. 1º, III, "b", da Lei11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no sitehttp://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 8345214 e ocódigo CRC 3FCAB7E6. 0035066-65.2024.8.24.0710 8345214v38 Parecer 8345214 SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 11 Circular CGJ 237 (8351040) Ordem de Serviço CGJ 4 (8347896) Decisão 8347869 Parecer 8345214