Circular 286/2024

PDF 0035066-65.2024.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINAPODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 286 DE 24 DE JULHO DE 2024FORO JUDICIAL. RESOLUÇÃOGP/CGJ N. 9/2024. REGIME DECOOPERAÇÃO NAS UNIDADESJUDICIÁRIAS DE PRIMEIRO GRAUDE JURISDIÇÃO. REVOGAÇÃODA ORDEM DE SERVIÇO CGJ4/2024 E DIVULGAÇÃO DAORDEM DE SERVIÇO N.5 / 2 0 2 4 . REGRAS SOBRE AINDICAÇÃO DAS UNIDADES,ATIVIDADES A SEREMDELEGADAS AOSCOOPERADORES E PLANO DETRABALHO. Comunico aos Magistrados e aos Chefes de Cartório do PrimeiroGrau de Jurisdição os termos da decisão proferida nos autos n. 0035066-65.2024.8.24.0710 e da Ordem de Serviço n. 5/2024, que passa a regular aindicação das unidades beneficiadas com o regime de cooperação, asatividades a serem delegadas aos cooperados e os requisitos a seremobservados na elaboração dos planos de trabalho, a partir de suapublicação. Salienta-se que as portarias expedidas na vigência da Ordem deServiço n. 4/2024 serão por ela regidas até o fim do prazo do serviço decooperação concedido. Eventuais dúvidas deverão ser encaminhadas por meioda Central de Atendimento desta Corregedoria. Desembargador Luiz Antonio Zanini Fornerolli Corregedor-Geral da Justiça Documento assinado eletronicamente por Luiz Antonio Zanini Fornerolli,Corregedor-Geral da Justiça, em 24/07/2024, às 13:35, conforme art. 1º, III, "b",da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no sitehttp://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 8445342 e ocódigo CRC 7BA7E959. TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Circular CGJ 286 (8445342) SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 1 http://cgjweb.tjsc.jus.br/atendimento/ Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP88020-901 - E-mail: [email protected] 0035066-65.2024.8.24.0710 8445342v5 Circular CGJ 286 (8445342) SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 2 ESTADO DE SANTA CATARINAPODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA DECISÃO Processo n. 0035066-65.2024.8.24.0710Unidade: Núcleo III - Foro JudicialAssunto: Regime de cooperação. Unidades judiciais de primeiro grau. 1. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz- Corregedor Rafael Steffen da Luz Fontes.2. Emita-se ordem de serviço com o objetivo de refinar a diferenciação entre o plano de atividades do cooperador e o plano detrabalho da unidade, que é a contrapartida esperada, em razão da concessãodo benefício, assim como para contemplar rol exemplificativo de critériosque serão levados em conta para não inclusão de unidades no regime decooperação regulado pela Resolução Conjunta GP/CGJ n. 9/2024. 3. Expeça-se Circular aos Magistrados e Chefes de Cartório doPrimeiro Grau de Jurisdição, com cópia desta decisão e da Ordem de Serviço,para ciência. 4. Eventuais dúvidas deverão ser encaminhadas por meioda Central de Atendimento desta Corregedoria. 5. Cumpridos os itens precedentes, arquive-se.Desembargador Luiz Antonio Zanini Fornerolli Corregedor-Geral da Justiça Documento assinado eletronicamente por Luiz Antonio Zanini Fornerolli,Corregedor-Geral da Justiça, em 24/07/2024, às 13:35, conforme art. 1º, III, "b",da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no sitehttp://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 8425142 e ocódigo CRC 599B7962. 0035066-65.2024.8.24.0710 8425142v9 Decisão 8425142 SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 3 http://cgjweb.tjsc.jus.br/atendimento/ ESTADO DE SANTA CATARINAPODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA ORDEM DE SERVIÇO CGJ Nº 5/2024 O Corregedor-Geral da Justiça, no uso de suas atribuições legaise, CONSIDERANDO a publicação da Resolução Conjunta GP/CGJ n. 9/2024, que dispõe o regime de cooperação nas unidades judiciárias eadministrativas do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina; CONSIDERANDO a competência da Corregedoria-Geral da Justiçapara indicar as unidades para receber a cooperação nos cartórios egabinetes do primeiro grau de jurisdição; CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer critérios técnicose objetivos para a definição das unidades judiciárias de primeiro grau dejurisdição aptas a receber a cooperação; CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer os requisitosmínimos dos planos de trabalho a serem apresentados pelas unidadesjudiciárias de primeiro grau de jurisdição escolhidas para receber acooperação; CONSIDERANDO que a concessão de cooperação deve serentendida como uma oportunidade de melhoria na metodologia de trabalhoadotada pelas unidades agraciadas, inclusive para adoção e/ou expansão dagestão unificada; RESOLVE:Art. 1º Esta ordem de serviço regulamenta a cooperação de servidores nos cartórios e gabinetes do primeiro grau de jurisdição do PoderJudiciário de Santa Catarina, conforme disposto na Resolução ConjuntaGP/CGJ n. 9/2024. Art. 2º Para os fins desta ordem de serviço, considera-se:I - mapeamento de processos de trabalho: técnica que visa identificar, documentar e analisar as etapas e fluxos de atividades, com ointuito de otimizar e dar eficiência às rotinas aos procedimentos, permitindoa identificação e eliminação de gargalos e retrabalho. II - mapeamento do fluxo processual ou mapeamento deatividades sequenciais: significa identificar o caminho do processo naunidade judicial, desde o ajuizamento até o seu arquivamento. Ordem de Serviço CGJ 5 (8425143) SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 4 III - mapeamento em gabinete: atividade consistente na triagemgradativa e periódica do acervo de processos conclusos, identificandoexatamente qual o impulso a ser conferido para bem atender àspeculiaridades dos autos, atribuindo imediatamente a peça específica paraaqueles temas considerados simples e repetitivos (modelos) e uma ementapadronizada para o casos de média e alta complexidade, de modo aidentificar blocos de raciocínio, por meio de lembretes. IV - mapeamento em cartório: consiste na classificaçãosequencial dos atos processuais, utilizando localizadores específicos decumprimento, de passagem e de prazos determinados, associados àautomatizações que permitam o impulso do processo com a inclusão destena próxima tarefa ou no próximo passo da tramitação. V - localizador de cumprimento: são os localizadores do órgão,nos quais as atividades da tramitação serão cumpridas, ou seja, hánecessidade de intervenção de um servidor para expedição de um ato (ofíciode citação, mandado de penhora, termo de guarda, entre outros). VI - localizador de passagem: são localizadores do órgão em queos processos são inseridos para aguardar alguma providência, regra geral,externa, como no caso de devolução de ofício pelo correio, cumprimento demandado pelo oficial de justiça ou o juízo deprecado cumprir o atodeterminado na carta precatória. VII - localizador de prazo: são localizadores do órgão queindicam de maneira específica a existência de um prazo em aberto noprocesso - decorrente de uma citação ou intimação, eletrônica ou não -,exemplos: "Emenda Prazo", "Pagamento Prazo", "Contestação Prazo","Defesa Prazo" e "Contrarrazões Prazo". VIII - localizador genérico: são localizadores dissociados datramitação digital de processos e que demandam a análise individualizadados processos para identificar se há atos a serem praticados, exemplos: "Ag.prazo", "Ag. mandado", "Cumprir despacho" e "Recebido do juiz sentença". IX - blocos de raciocínio: técnica que consiste em agruparatividades da mesma natureza para execução em conjunto, em períodoespecífico e periódico de tempo, com a finalidade de aumentar aprodutividade e diminuir o esforço de execução. X - plano de atividades: é o detalhamento das tarefas que serãoexecutadas pelos cooperadores. XI - plano de trabalho: é o detalhamento da estratégia que aunidade adotará para atingir os resultados almejados com a cooperação, ouseja, a contrapartida que deverá apresentar em razão da força de trabalhoextraordinária, a qual constará da portaria que concedê-la e irá direcionar aestratégia de trabalho da equipe em horário regular. Art. 3º Além dos critérios previstos no art. 6º da ResoluçãoConjunta GP/CGJ n. 9/2024, as unidades judiciárias de primeiro grau serãoindicadas com base em estudos jurimétricos realizados pelo Núcleo III, osquais constarão dos pareceres que determinarem a inclusão da unidade no Ordem de Serviço CGJ 5 (8425143) SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 5 regime.§ 1º Situações emergenciais devidamente reconhecidas por decisão fundamentada deste Órgão poderão ensejar a inclusão de unidadesno regime, notadamente, aquelas com competência sensíveis (infância ejuventude, violência doméstica, execução penal, entre outras), assimaquelas atividades que ensejarão a liberação de valores às partes, comoexpedição alvarás, requisições de pequeno valor e expedição deprecatórios. § 2º Não serão beneficiadas com a mão de obra em regime decooperação as unidades que - nos últimos doze meses - tenham adotadopráticas incompatíveis com a tramitação eletrônica de processos, a seguirexemplificadas: I - retenção do fluxo processual;II - emissão de certidões nos processos sem movimentação, prejudicando a captura dos indicadores de paralisação;III - suspensão de processos fora de hipóteses legais e sem determinação judicial;IV - represamento de processos em cartório, mediante utilização de localizadores de pré-conclusão;V - alto volume de minutas pendentes de conferência e assinatura pelo Magistrado, há mais de 15 (quinze) dias;VI - pauta de audiência estendida injustificadamente;VII - processos pendentes de marcação de audiência, conclusos ou não, há mais de 6 (seis) meses;VIII - divisão de trabalho por dígitos;IX - ter recebido cooperação nos últimos doze meses e não ter demonstrado uma produtividade superior ao período imediatamenteanterior, considerados doze meses; X - ter registrado aumento de acervo injustificado durante operíodo em que foi beneficiada pelo regime de cooperação; XI - fazer uso insuficiente das ferramentas disponibilizadas pelosistema de tramitação eletrônica de processos, consistente na não utilizaçãode modelos, ações preferenciais, automatizações de localizadores e açõesprogramadas, quando disponíveis; XII - designar audiência em percentual inferior a 60% (sessentapor cento) dos casos novos na competência do juizado especial cível,excetuadas as ações de massa contra grandes litigantes; XIII - inobservância do uso correto do Sistema Eletrônico deExecução Unificado (SEEU), como nos casos de tramitação dos processos emlocalizadores e não por suas pendências, alimentação ou atualizaçãoinadequada dos incidentes e não cadastramento dos modelos de gabinete. § 3º Indicadores de desempenho negativos também serão Ordem de Serviço CGJ 5 (8425143) SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 6 levados em conta para exclusão de unidades, a seguir exemplificados:I - processos com tutela de urgência pendentes de análise há mais de 30 (trinta) dias;II - apresentar aumento injustificado e constante da taxa de congestionamento, considerados os últimos doze meses;III - apresentar Índice de Atendimento à Demanda (IAD) inferior a 100%, associado à taxa de demanda inferior ao módulo de competência;IV - tempo médio superior a 1.200 (mil e duzentos) dias para instrução e julgamento de ações penais.Art. 4º Os cartórios das unidades judiciárias de primeiro grau indicadas na portaria prevista no §1º do art. 6º da Resolução ConjuntaGP/CGJ n. 9/2024, deverão estabelecer as atividades que serão realizadaspelos servidores de maneira qualitativa e quantitativa, observados oscritérios que determinaram a inclusão no programa. § 1º O plano de atividades dos cooperadores deverá conter:I - localizadores de cumprimento ou de prazo (do órgão) específicos, sendo que os localizadores poderão estar associados a eventuallocalizador pessoal do servidor para fins de divisão dos processos ou controledo gestor; II - conjunto de modelos ou ações preferenciais da unidade quedeverão ser utilizados na execução das tarefas de cumprimento; III - estimativa de produtividade do servidor, com base emcritérios qualitativos e quantitativos. § 2º Não serão aceitos planos de atividades que contenham:I - localizadores genéricos ou processos separados por dígitos;II - atividades não mapeadas ou que não tragam melhoria em indicadores que foram considerados para concessão da cooperação;III - questões sensíveis, prioritárias, urgentes ou que necessitem de ação imediata e que possam causar prejuízos caso não se dê otratamento no tempo adequado, exceto para os servidores que cooperamem sua unidade e que precisam preparar os processos em que serárealizada audiência de custódia (Varas Regionais de Garantias); IV - processos de alta complexidade que possam prejudicar oudificultar o atingimento das metas de produtividades pelo servidor ouresultar em baixa produtividade; V - atividades relacionadas a emissão de atos jurisdicionais,como elaboração de minutas de despachos, decisões e sentenças de baixacomplexidade. § 3º Deverá ser fornecida ao servidor cooperador cópia daportaria administrativa que delega a prática de atos ordinatórios ao cartório,se houver. Art. 5º Os gabinetes das unidades judiciárias de primeiro grauOrdem de Serviço CGJ 5 (8425143) SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 7 indicadas na portaria prevista no §1º do art. 6º da Resolução ConjuntaGP/CGJ n. 9/2024, deverão elaborar plano de atividades e plano de trabalhode acordo com os critérios que determinaram a inclusão do gabinete noprograma. § 1º O plano de atividades dos servidores cooperadores queatuarem nos gabinetes dos Magistrados deverá observar os seguintescritérios: I – processos de média complexidade, com blocos de raciocíniopreviamente mapeados, preferencialmente com o uso de lembretesementados; II – indicação dos modelos e ações preferenciais a seremutilizadas, se houverem; III – indicação de eventual banco de teses que servirá de apoiona elaboração das minutas, a qual deverá estar disponibilizada no eproc pormeio da ferramenta do texto padrão; IV – a meta de produtividade do servidor cooperador, medidaem minutas criadas. § 2º Em contrapartida, o gabinete deverá elaborar plano detrabalho direcionada à equipe interna que contemple: I - os processos incluídos nas metas no Conselho Nacional deJustiça; II - o enfrentamento dos processos paralisados há mais de 180dias; III - meta de julgamento superior à entrada (casos novos eredistribuídos). §3º Não serão aceitos planos de atividades com:I – a inclusão de processos conclusos há mais de 180 dias;II – a inclusão de processos da Super Meta 2 do CNJ (processos autuados antes de 31.12.2010);III – processos reputados de alta complexidade, que dificultarão a concretização da meta de produtividade;IV - processos reputados de baixa complexidade, os quais podem ser delegados aos estagiários ou aos servidores de cartório, nohorário regular, por meio da adoção de modelo de gestão unificada; V – atividades não relacionadas aos critérios de concessão dacooperação; VI – indicações de blocos de raciocínio genéricos, como porexemplo “processos cíveis” ou “processos criminais”; VII – atuação em atividades consideradas urgentes.Art. 6º Poderá ser dispensado o plano de trabalho nas unidades:I - recém-instaladas; Ordem de Serviço CGJ 5 (8425143) SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 8 II - que receberam cooperação em razão do disposto art. 6º,inciso V, da Resolução Conjunta GP/CGJ n. 9 de 12 de junho de 2024, sendoesse requisito substituído por um cronograma de implantação do método degestão; III - outras hipóteses devidamente reconhecidas por decisãofundamentada deste Órgão. Parágrafo único. A dispensa do plano de trabalho não isenta aunidade de atribuir adequadamente as atividades aos cooperadores e defixar metas de produtividade. Art. 7º As unidades com competências estaduais ou regionaispoderão substituir o plano de trabalho individual por um plano de trabalhoúnico para todo o período da portaria autorizadora, caso seja superior a doismeses. Art. 8º Após a expedição da portaria, o gestor deverá formalizaro pedido de cooperação no por meio de formulário eletrônico, comapresentação do plano de atividades dos cooperadores e do plano trabalhoda unidade, se houver, nos termos do art. 13 da resolução. Art. 9º O pedido será direcionado ao Núcleo III da Corregedoria-Geral da Justiça para análise dos planos descritos nesta Ordem de Serviço eda anexação dos documentos pertinentes. Art. 10 Na hipótese de os planos estarem de acordo com osobjetivos da cooperação concedida, ele será validado e os autos serãoencaminhados à Diretoria de Gestão de Pessoas para a autorização dacooperação. Art. 11 Na hipótese de o requerimento não atender aosrequisitos estabelecidos, a unidade será comunicada para adequação, noprazo de 5 (cinco) dias. Parágrafo único. Caso a unidade não adeque satisfatoriamente oplano de trabalho não poderá usufruir da cooperação para qual foi indicada. Art. 12 O servidor cooperador somente poderá iniciar o trabalhode cooperação após a homologação do plano de atividades e do plano detrabalho pela Corregedoria-Geral da Justiça e a autorização da DiretoriaGeral de Pessoas. Art. 13 Ao final do prazo da cooperação, o gestor deverá juntaraos autos print tela de acesso ao sistema eproc (Menu: Relatórios de Acessos- Lista de Acessos ao Sistema) de modo a comprovar o exercício dasatividades fora do horário de expediente. Parágrafo único. Se a atividade desenvolvida se der em sistemasem ferramenta de controle de horário de acesso, o gestor operacionaldeverá juntar declaração atestando o exercício das atividades do servidorcooperador fora do horário de expediente. Art. 14 Constatados resultados insatisfatórios da unidadeindicada para receber cooperação, notadamente em decorrência daausência de métodos de gestão, esta poderá ser incluída em calendário de Ordem de Serviço CGJ 5 (8425143) SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 9 correição presencial, em processo de acompanhamento pelo Provimento n.51/2020 ou nos programas de gestão desenvolvidos pela Corregedoria-Geralda Justiça. Art. 15. As portarias expedidas na vigência da Ordem de Serviçon. 4/2024 serão por ela regidas até o fim do prazo do serviço de cooperaçãoconcedido. Parágrafo único. Expirado o prazo da última portaria, fica aOrdem de Serviço n. 4/2024 revogada. Art. 16. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data da suapublicação, aplicando-se a todas as portarias expedidas a partir desta data,inclusive se decorrentes de prorrogação. Desembargador Luiz Antonio Zanini Fornerolli Corregedor-Geral da Justiça Documento assinado eletronicamente por Luiz Antonio Zanini Fornerolli,Corregedor-Geral da Justiça, em 24/07/2024, às 13:35, conforme art. 1º, III, "b",da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no sitehttp://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 8425143 e ocódigo CRC D39063F9. TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇARua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: [email protected] 8425143v67 Ordem de Serviço CGJ 5 (8425143) SEI 0035066-65.2024.8.24.0710 / pg. 10 Circular CGJ 286 (8445342) Decisão 8425142 Ordem de Serviço CGJ 5 (8425143)