Circular CGJ-SC 67/2024 Arquivamento de processos

PDF 0059682-41.2023.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINAPODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 67 DE 04 DE MARÇO DE 2024 FORO JUDICIAL. PROCESSOS FÍSICOS DE GUARDAPERMANENTE. SELEÇÃO E IDENTIFICAÇÃO. REMESSAAO ARQUIVO CENTRAL APENAS SE NECESSÁRIA ADIGITALIZAÇÃO. PUBLICIDADE.Cumprimento do art. 5º, VI, da Resolução TJ n.30/2014, incluídas as alterações da Resolução TJ n. 7de 16 de junho de 2021, e da Resolução CNJ n.469/2022.CIRCULAR DE DIVULGAÇÃO. Autos nº 0059682-41.2023.8.24.0710 Comunico aos magistrados e aos chefes de cartório de primeirograu acerca do disposto no parecer 7980164 e na decisão 7980181 queacompanham esta circular. Visando garantir o cumprimento o cumprimento do art. 5º, VI,da Resolução TJ n. 30/2014, incluídas as alterações da Resolução TJ n. 7 de16 de junho de 2021, e da Resolução CNJ n. 469/2022, orienta-se àscomarcas acerca da seleção dos processos físicos de guarda permanente,cuja listagem consta da planilha (doc. 7967215). Os servidores das unidades judiciais devem identificar aexistência de processos físicos de guarda permanente (consultando aplanilha 7967215) e identificá-los por meio de etiquetas, objetivando maiordestaque, especialmente quanto à vedação de eliminação. A solicitação dasetiquetas deverá ser feita por e-mail direcionado àdgdm.eliminacao@tjsc.jus.br. Posteriormente, as comarcas deverão encaminhar ao ArquivoCentral, somente os processos físicos de guarda permanente que não foramdigitalizados, selecionados e etiquetados, separadamente dos demais. Em relação aos processos físicos de guarda permanente que jápassaram pelo procedimento de digitalização, a orientação é quepermaneçam nas comarcas, devidamente etiquetados, com explícitavedação de eliminação/destinação ambiental. Além disso, é necessário inserir uma tarja específica no Sistemaeproc, tanto para os processos físicos digitalizados, quanto para osprocessos digitais de guarda permanente, com comando de proibição deeliminação dos autos do sistema (art. 5º, VI da Resolução TJ n. 30/2014). Astarjas específicas serão criadas pela Diretoria de Tecnologia da Informação e Circular CGJ 67 (7981529) SEI 0059682-41.2023.8.24.0710 / pg. 1 estão disponíveis em breve no Sistema eproc com a seguinte nomenclatura:1. Processo Físico Digitalizado de Guarda Permanente do art. 5º, VI, da Resolução TJ n. 30/2014 - "Processo Físico Digitalizado GuardaPermanente"; 2. Processo Digital de Guarda Permanente do art. 5º, VI, daResolução TJ n. 30/2014 - "Processo Guarda Permanente". Atenciosamente,Desembargador Luiz Antônio Zanini Fornerolli Corregedor-Geral da Justiça Documento assinado eletronicamente por Luiz Antonio Zanini Fornerolli,Corregedor-Geral da Justiça, em 11/03/2024, às 18:52, conforme art. 1º, III, "b",da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no sitehttp://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 7981529 e ocódigo CRC 523FFC3F. TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇARua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br0059682-41.2023.8.24.0710 7981529v7 Circular CGJ 67 (7981529) SEI 0059682-41.2023.8.24.0710 / pg. 2 ESTADO DE SANTA CATARINAPODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA DECISÃO Processo n. 0059682-41.2023.8.24.0710Unidade: Núcleo II - Estudos, Planejamento e ProjetosAssunto: Processos de guarda permanente. Seleção, identificação edestinação. 1. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Steffen da Luz Fontes (Núcleo II). 2. Expeça-se circular aos magistrados e chefes de cartório deprimeiro grau de jurisdição, com cópia do parecer (7980164), desta decisãoe da planilha (7967215), para conhecimento e providências. 3. Diante da abertura do chamado 7986595, determino o enviodos autos à Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI para criação dastarjas identificatórias, com prioridade, se possível. 4. Após, arquivem-se. Desembargador Luiz Antônio Zanini FornerolliCorregedor-Geral da Justiça Documento assinado eletronicamente por Luiz Antonio Zanini Fornerolli,Corregedor-Geral da Justiça, em 11/03/2024, às 18:52, conforme art. 1º, III, "b",da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no sitehttp://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 7980181 e ocódigo CRC 9E681ABC. 0059682-41.2023.8.24.0710 7980181v8 Decisão 7980181 SEI 0059682-41.2023.8.24.0710 / pg. 3 ESTADO DE SANTA CATARINAPODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA PARECER Processo n. 0059682-41.2023.8.24.0710Unidade: Núcleo II - Estudos, Planejamento e ProjetosAssunto: Processos de guarda permanente. Seleção, identificação edestinação. Excelentíssimo Sr. Desembargador Corregedor-Geral da Justiça,Trata-se de processo autuado em razão de e-mail encaminhado pela Seção de Análise e Eliminação de Autos Findos (DDI/DD), com o objetivode alinhar questões relacionadas à preservação dos processos de guardapermanente, visando o cumprimento do art. 5º, VI, da Resolução TJ n.30/2014, incluídas as alterações da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de2021, e da Resolução CNJ n. 469/2022. Informa a citada seção que "a fim de atender às determinaçõesdas referidas normativas, foi realizado um levantamento das súmulas doTJSC, STF, STJ, TRF, TRESC, TSE, TST, TRT12, STM além de uma pesquisaacerca dos precedentes originários do PJSC, bem como processos em queconstavam as classes Incidente de Uniformização de Jurisprudência,Arguição de Inconstitucionalidade e Incidente de Assunção de Competência.Como resultado, foram agrupados os processos enquadrados nas premissasdo art. 5o, VI da Resolução 30/2014 e deu-se início a uma triagem a fim dealocar os processos de guarda permanente no acervo correspondente.Ocorre que, ao longo da consulta, observou-se que grande parte dosprocessos estão localizados nas comarcas de origem". Após estudos, reunião e tratativas preliminares, visandogarantir o cumprimento dos atos normativos supra mencionados, verificou-se a necessidade de selecionar os processos físicos de guarda permanente,cuja listagem consta da planilha (doc. 7967215). Ato seguinte, detectou-se a importância de identificar osprocessos por meio de etiquetas, objetivando maior destaque em relaçãoaos demais já arquivados, pois é vedada a eliminação dos processos deguarda permanente. Verificada a existência, na unidade judicial, deprocessos de guarda permanente, deverá ser feita a solicitação dasetiquetas por e-mail direcionado à dgdm.eliminacao@tjsc.jus.br. Posteriormente, as comarcas deverão encaminhar ao ArquivoCentral, somente os processos físicos de guarda permanente que não foram Parecer 7980164 SEI 0059682-41.2023.8.24.0710 / pg. 4 digitalizados, selecionados e etiquetados, separadamente dos demais.Em relação aos processos físicos de guarda permanente que já passaram pelo procedimento de digitalização, a orientação é quepermaneçam nas comarcas, devidamente etiquetados, com explícitavedação de eliminação/destinação ambiental. Além disso, necessária a inserção de tarja específica no Sistemaeproc, tanto para os processos físicos digitalizados, quanto para osprocessos digitais de guarda permanente, com comando de proibição deeliminação dos autos do sistema (art. 5º, VI da Resolução TJ n. 30/2014). Pelo exposto, sugere-se:a) a expedição de circular de orientação às comarcas, com cópia da planilha (doc. 7967215), para separação, identificação e remessa,se necessária a digitalização, dos autos ao Arquivo Central; b) a abertura de chamado na Diretoria de Tecnologia daInformação - DTI para criação de 2 tarjas para identificar os processos deguarda permanente, conforme art. 5º, VI, da Resolução TJ n. 30/2014:"Processo Físico Digitalizado de Guarda Permanente do art. 5º, VI, daResolução TJ n. 30/2014 (Processo Físico Digitalizado Guarda Permanente" e"Processo Digital de Guarda Permanente do art. 5º, VI, da Resolução TJ n.30/2014 (Processo Guarda Permanente)", e comando de proibição deeliminação dos autos no sistema eproc. É o parecer que se submete à apreciação de Vossa Excelência. RAFAEL STEFFEN DA LUZ FONTESJuiz-Corregedor Documento assinado eletronicamente por Rafael Steffen da Luz Fontes, Juiz-Corregedor, em 07/03/2024, às 17:53, conforme art. 1º, III, "b", da Lei11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no sitehttp://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 7980164 e ocódigo CRC A2FDAE81. 0059682-41.2023.8.24.0710 7980164v23 Parecer 7980164 SEI 0059682-41.2023.8.24.0710 / pg. 5 Circular CGJ 67 (7981529) Decisão 7980181 Parecer 7980164