Circular 168/2021

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 168 DE 01 DE JULHO DE 2021 Processo n.: 0011134-53.2021.8.24.0710 Unidade: Núcleo II - Estudos, Planejamento e Projetos FORO JUDICIAL. PROJETO SIMPLIFICA. FORMULÁRIOS ENCAMINHADOS AOS MAGISTRADOS E SERVIDORES DO PRIMEIRO GRAU DE JURISDIÇÃO E DA CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA. LEVANTAMENTO DE SUGESTÕES DE DESBUROBRATIZAÇÃO, AUTOMATIZAÇÃO E APERFEIÇOAMENTO DE PROCEDIMENTOS E ORIENTAÇÕES DA CORREGEDORIA-GEAL DA JUSTIÇA E DA ROTINA FORENSE. ANÁLISE. PUBLICIDADE. Por meio desta Circular, a Corregedoria-Geral da Justiça de Santa Catarina (CGJSC) divulga aos Magistrados e Chefes de Cartório do Primeiro Grau de Jurisdição o resultado da análise decorrente das sugestões que, encaminhadas pelos colaboradores do Primeiro Grau e dos setores do Órgão Correicional, mediante o preenchimento de formulários do Projeto Simplifica, relacionam-se com a desburocratização, a automatização e o aperfeiçoamento de procedimentos e orientações da CGJSC e da rotina forense. CIRCULAR DE DIVULGAÇÃO. Autos n. 0011134-53.2021.8.24.0710 Comunico aos Magistrados e aos Chefes de Cartório do Primeiro Grau de Jurisdição o resultado da análise decorrente das sugestões encaminhadas pelos colaboradores do Primeiro Grau de Jurisdição e dos setores desta Corregedoria-Geral da Justiça no âmbito dos formulários do Projeto Simplifica, nos termos do parecer e da decisão que acompanham esta Circular. Atenciosamente, Documento assinado eletronicamente por SORAYA NUNES LINS , CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA , em 03/07/2021, às 10:45, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5627049 e o código CRC 0667C01A . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: [email protected] 0011134-53.2021.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA DECISÃO Processo n. 0011134-53.2021.8.24.0710 Unidade: Núcleo II - Estudos, Planejamento e Projetos Assunto: Projeto Simplifica – Formulários do Primeiro Grau de Jurisdição e da Corregedoria-Geral de Justiça 1. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Silvio José Franco (Núcleo II). 2. Cientifiquem-se, com cópias desta decisão, do parecer acima citado e dos documentos n. 5626974 , n. 5626979 , n. 5626985 e n. 5626987 : a) o Excelentíssimo Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, para conhecimento das sugestões relacionadas ao Foro Extrajudicial; b) os Excelentíssimos Juízes-Corregedores dos Núcleos I, III, IV e V, para conhecimento das sugestões concernentes aos respectivos Núcleos; c) a Secretária desta Corregedoria-Geral da Justiça, para conhecimento das sugestões que dialogam com a Secretaria e os setores que lhe são vinculados; e d) a Excelentíssima Juíza Auxiliar do Núcleo Administrativo da Presidência, para conhecimento das sugestões pertinentes à Presidência e aos setores que lhe são vinculados; 2. Divulguem-se cópias desta decisão e do parecer retro: a) por e-mail , aos Magistrados e Servidores da Corregedoria-Geral da Justiça; e, b) por circular, aos Magistrados e Chefes de Cartório do Primeiro Grau de Jurisdição. 3. Após, retornem os autos ao Núcleo II - Estudos, Planejamento e Projetos, para prosseguimento das demais etapas do projeto. Documento assinado eletronicamente por SORAYA NUNES LINS , CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA , em 03/07/2021, às 10:43, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5627027 e o código CRC 48AA772B . 0011134-53.2021.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA PARECER Processo n. 0011134-53.2021.8.24.0710 Unidade: Núcleo II - Estudos, Planejamento e Projetos Assunto: Projeto Simplifica – Formulários do primeiro grau de jurisdição e da Corregedoria-Geral de Justiça Excelentíssima Sra. Desembargadora Corregedora-Geral da Justiça, 1. Breve relatório Cuida-se, em síntese, da análise das informações concernentes aos formulários encaminhados ao primeiro grau de jurisdição e aos setores deste órgão correicional no âmbito do Projeto Simplifica, por meio dos quais se objetivou o levantamento, junto aos magistrados e servidores, de suas impressões sobre os procedimentos definidos nas esferas da CGJ e das unidades judiciárias, com foco na desburocratização e na automatização, tendo-lhes sido oportunizado o compartilhamento de sugestões de revisão e aprimoramento. Em suma, além da importante revisão de circulares, orientações e provimentos que já está ocorrendo dentro dos sprints definidos no Projeto, buscou-se trazer ao estudo os olhares dos demais colaboradores do Poder Judiciário catarinense, a fim de se obter novas ideias de aperfeiçoamento e simplificação procedimentais. Nesse passo, pretende-se trabalhar, a seguir, a exposição do tema mediante a separação em tópicos específicos do primeiro grau e da Corregedoria, nos quais serão melhor delineados os questionamentos formulados aos interessados, as principais linhas de sugestão apresentadas e as respectivas ponderações iniciais possíveis. 2. Formulário do primeiro grau de jurisdição Por meio da Circular n. 67, de 29 de março de 2021 , restou divulgado aos magistrados e servidores do primeiro grau link de acesso ao formulário denominado “Projeto Simplifica – CGJ (primeiro grau)” (doc. 5626966 ), o qual deveria ser preenchido no prazo de 5 (cinco) dias e continha os seguintes questionamentos: 1. Alguma norma, orientação ou procedimento instituído pela Corregedoria-Geral da Justiça impõe a realização de atividades que, no seu entendimento, poderiam ser suprimidas ou consideradas desnecessárias, sob o viés da desburocratização? Qual(is)? Por quê? 2. Alguma norma, orientação ou procedimento instituído pela Corregedoria-Geral da Justiça impõe a realização de atividades que, no seu entendimento, poderiam ser melhor ajustadas à prática forense, sob o viés da desburocratização? Qual(is)? Por quê? 3. Você teria nova(s) sugestão(ões) de desburocratização procedimental que não estaria(m) relacionada(s) a nenhuma norma, orientação ou procedimento já existente no âmbito da Corregedoria, e que poderia(m), no seu entendimento, ser implementada(s)? Qual(is)? Por quê? 4. Na sua rotina de trabalho, você necessita realizar procedimento(s) burocrático(s) que julga desnecessário(s)? Qual(is)? Por quê? 5. Existe, no seu entendimento, alguma emissão de documento desnecessária, que poderia ser suprimida dos procedimentos judiciais ou administrativos? Qual(is)? Por quê? 6. Algum procedimento, no seu entendimento, poderia ser automatizado? Qual(is)? Por quê? 7. Alguma norma, orientação ou procedimento instituído pela Corregedoria-Geral da Justiça impõe a realização de atividades que, no seu entendimento, estariam desatualizadas, principalmente em razão da implementação do sistema processual eproc, ou mesmo dos sistemas sei! e PJeCor? Qual(is)? Por quê? 8. Você teria nova(s) sugestão(ões) de atualização procedimental, principalmente em razão da implementação do sistema processual eproc, ou mesmo dos sistemas sei! e PJeCor, que não estaria(m) relacionada(s) a nenhuma norma, orientação ou procedimento já existente no âmbito da Corregedoria, e que poderia(m), no seu entendimento, ser implementada(s)? Qual(is)? Por quê? 9. Sugestões adicionais, voltadas à simplificação/desburocratização das atividades judiciais e/ou administrativas do primeiro grau de jurisdição. Em retorno, quantificou-se o total de 37 (trinte e sete) respostas (doc. 5626974 ), as quais, em análise pormenorizada deste Núcleo - inclusive, mediante eventuais divisões dessas mesmas respostas (a depender das matérias contempladas em uma única sugestão) -, puderam ser categorizadas dentro dos seguintes temas gerais ( vide planilha complementar, com separação pelos temas, no doc. 5626985 ): 1. Eproc / SEEU: 28 questões afetas ao tema 2. Outros sistemas: 34 questões afetas ao tema 3. Atendimento ao público: 14 questões afetas ao tema 4. Normativos, orientações e procedimentos da CGJ: 25 questões afetas ao tema 5. Comunicação de atos processuais / oficiais de justiça: 8 questões afetas ao tema 6. Site do TJSC: 1 questão afeta ao tema 7. Procedimentos judiciais: 8 questões afetas ao tema 8. Estrutura física / Recursos Humanos (Presidência): 6 questões afetas ao tema 9. Foro Extrajudicial (Núcleo IV): 6 questões afetas ao tema Por conseguinte, foi possível a elaboração do gráfico abaixo, a evidenciar as áreas mais abordadas pelos magistrados e servidores, quais sejam, “outros sistemas”, “eproc/SEEU”, “normativos, orientações e procedimentos da CGJ” e “atendimento ao público”: Considerando a necessidade de se conferir celeridade e objetividade ao procedimento de análise dos dados apresentados, este Núcleo trabalhou, primeiramente, com a leitura pontual das sugestões, para posterior compilação dos temas que, no seu entendimento, poderiam oportunamente ser aprofundados em estudos complementares, valendo ressaltar, todavia, que as respostas encaminhadas permanecerão, em sua integralidade, neste processo e poderão ser revisitadas sempre que oportuno, por este ou outros setores da Corregedoria e do Tribunal. Em complemento, igualmente se esclarece, desde já, que, a depender do assunto tratado, a análise de mérito afeta à oportunidade e conveniência de seu aprofundamento ultrapassa a esfera de atribuições deste Núcleo e demanda - ainda que, por vezes, de forma conjunta/complementar -, olhares de outros setores, cujas autoridades aos quais vinculados serão devidamente cientificadas do resultado da pesquisa em apreço. Dito isso, passa-se à abordagem de alguns tópicos levantados pelos interessados - insertos, cada qual, nos (macro)temas acima elencados -, com consequente apresentação inicial dos respectivos setores competentes e, quando o caso, dos encaminhamentos iniciais possíveis, que poderão ser objeto de discussão e eventual aprofundamento. 2.1 Eproc/SEEU Seguem, abaixo, alguns tópicos relacionados ao tema dos sistemas processuais eproc e SEEU (todas as ideias compartilhadas pelo primeiro grau, reforça-se, podem ser encontradas no doc. 5626974 ou 5626985 , este último separado por temas): Tópico (geral) Exemplos de sugestões sobre o tema Análise inicial Certificação em processos parados há mais de 100 (cem) dias -> criar, em determinados casos, funcionalidade que permita marcar a conferência do processo, com consequente exclusão do relatório de 100 dias (1) "Certificação em processos parados há 100 dias - Quando o processo está parado por motivos alheios ao cartório , EX. Ag audiência, Ag cumprimento de mandado, de Carta Precatória, ou algum ato impossível de se realizar a curto prazo, como no caso dos processos parados aguardando eventos presenciais suspensos pela pandemia. Além de encher os processos de certidões desnecessárias , fazem o servidor parar de dar efetivo andamento a processos que realmente estão parados a menos de 100 dias"; (2) "Para solução poderia haver uma opção para se marcar que o processo foi checado a assim sair do relatório de 100 dias". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo III da CGJ e da DTI / DSJPG Fiscalização das penas pecuniárias -> não haveria integração com o sistema processual (acompanhamento dos pagamentos etc.) "[...] creio que em relação ao EPROC uma das coisas que poderiam ser melhoradas seriam na fiscalização de penas pecuniárias, pois atualmente não há integração com o sistema , quando o pagamento  é realizado". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo V da CGJ e da DTI / DSJPG Questões afetas ao SEEU (1) "Com relação ao SEEU, houve regressão pois voltamos a imprimir ofícios, preencher Avisos de Recebimentos e colar cartas. Deveria haver uma comunicação com a ECT, assim como é no e-proc"; (2) "Verificar implementação do SEEU e criar manual e orientação detalhada para todas as Comarcas. Selecionar servidores de todas as varas com competência exclusiva em execução penal para participação"; (3) "Sistema de envio de correspondências no SEEU". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo V da CGJ Expedição de mandado judicial nos Juizados Especiais -> como não há recolhimento de diligências, não haveria necessidade de se cadastrar endereço "para diligência" em momento prévio, de forma que sugerida a automatização da tarefa ou a sua migração  à tela de confecção da minuta do mandado "[...]  a nível de sistema poderiam haver mais automatizações, a exemplo cito a expedição de mandado nos Juizados Especiais. Para que seja possível expedir um mandado, o servidor precisa primeiramente em lugar específico do sistema cadastrar um endereço para a diligência e depois disso acessar a tela de minutas,  ocorre que não há diligências nos Juizados Especiais, essa tarefa poderia ser automatizada ou então agregada à tela de confecção da minuta onde se faz o mandado, para agilizar a atividade". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições da DTI / DSJPG Automatização, no sistema processual, de comunicação de atos processuais (pelo meio eletrônico) destinadas às pessoas que não possuem cadastro do portal eproc "Intimações para o autor dar andamento ao processo e intimações acerca de cancelamento ou reagendamento de audiência. Porque isso poderia ser feito de forma automática pelo sistema através de aviso por e-mail / WhatsApp / SMS através do telefone e e-mail cadastrado pela parte". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo II da CGJ e da DTI / DSJPG Automatização de emissão de certidões de decurso de prazo, trânsito em julgado e entrega de bens à Secretaria do Foro (1) "[...] No e-proc, os decursos de prazo poderiam gerar certidões automáticas porque algumas decisões precisam que você tenha a certidão de trânsito por exemplo num cumprimento de sentença. Existe a movimentação, trânsito em julgado, poderia ser criado um atalho para clicar e gerar a certidão"; (2) "Gerar certidão de entrega de bens apreendidos na secretaria do foro, informando nos autos localização de armazenamento, estado do bem, além das características pertinentes de cada bem apreendido". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições da DTI / DSJPG Geração das certidões de trânsito em julgado e decurso de prazo no processo digital também ("árvore") "[...] as certidões de trânsito em julgado e decurso de prazo deveriam ser geradas no processo digital também (árvore) a fim de facilitar a análise do processo. No Saj, ficava tudo impresso virtualmente no processo digital. No eproc. temos que ficar procurando nas duas telas onde está o trânsito, o decurso do prazo". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições da DTI / DSJPG Destaque, nos procedimentos policiais, do caráter urgente da demanda, permitindo-se o filtro quando de sua remessa às unidades "Nossa maior preocupação tem sido os processos urgentes. Já ouvi os policiais falarem que não tem a opção urgente para eles marcarem. Os processos de flagrante, réu preso vem parar no localizador de petição inicial, acredito ser de suma importância resolver esse problema". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições da DTI / DSJPG Possibilidade de extração de relatórios de audiências, a fim de que o Oficial de Justiça gerencie os prazos de devolução dos mandados "Relatórios de audiências, atualmente não é possível extrair no eproc, o que impossibilita a verificação e cobrança de mandados, que devem ser devolvidos até 48 hs. antes da audiência". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições da DTI / DSJPG Atualização de débitos e realização de cálculos no próprio sistema processual (inclusive, com automatização para emissão de boletos) (1) "1) a atualização do valor do débito nos processos deveria ser automatizada com livre exame, em tempo real, pelas partes, advogados, juiz e auxiliares nos próprios autos do processo eletrônico; [...] automatização, nos próprios autos do processo eletrônico, para a emissão de boleto para pagamento do débito automaticamente atualizado"; (2) "A realização de cálculos dentro do próprio eproc". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições da DTI / DSJPG 2.2 Outros sistemas Seguem, abaixo, alguns tópicos relacionados ao tema dos “outros sistemas” com os quais lidam os magistrados e servidores do primeiro grau (todas as ideias compartilhadas pelo primeiro grau, reforça-se, podem ser encontradas no doc. 5626974 ou 5626985 , este último separado por temas): Tópico (geral) Exemplos de sugestões sobre o tema Análise inicial Comunicação entre sistemas -> eproc x Sistema de Plantão da CGJ (necessidade de alimentação de ambos) (1) "A escala de plantão gera a necessidade de dupla alimentação de sistemas, E-proc e Consulta da CGJ, sendo que os sistemas podiam se comunicar evitando retrabalho. [...]"; (2) "Cadastramento da escala do Plantão, que atualmente fazemos em duplicidade (eproc e no site da corregedoria ) [...]" Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições da DTI, da Divisão Judiciária e do Núcleo II da CGJ Centralização da consulta de bens e endereços, em integração com o eproc (automatização), bem como consulta pelas próprias partes (1) "As consultas de endereços e de bens, por não terem caráter de alimentação dos sistemas usados, penso que poderia ser efetuadas pelas partes interessadas, através de seus advogados cadastrados, pois assim, economizaria muito tempo que poderia ser gasto com cumprimento de outras determinações judiciais"; (2) "[...] INFOSEG, SIEL, SISP, CASAN, SISBAJUD, entre outros sistemas que se prestam à pesquisa de endereços: deveria existir uma rotina automatizada para pesquisa de endereços no eproc. Deveríamos ter que informar somente o CPF da pessoa a ser pesquisada e o eproc faria a busca em todos os sistemas auxiliares, trazendo os endereços encontrados, e já juntando essa informação nos autos. Iria agilizar muito o serviço, pois se emprega muito tempo nessas pesquisas, tendo em vista que são muitos os sistemas a serem consultados. [...] INFOJUD: a pesquisa de bens deveria ser automatizada. Também deveria ser preciso apenas informar o CPF e o eproc buscaria as informações e faria a juntada nos autos". A consulta automatizada de endereços foi recentemente implementada mediante robô da CAMP (Circular n. 128/2021-CGJ). As questões da consulta automatizada de bens e da atuação direta das partes relacionam-se, em princípio, com as atribuições do Núcleo II, da Divisão Judiciária da CGJ e da DTI / DSJPG Sistema unificado (SAJ / eproc) de consulta de processos em que figuram como partes crianças e adolescentes "Implementação de alguma pesquisa única, a exemplo do rol de antecedentes da CGJ, em que apareçam os processos relacionados a menores tanto no SAJ quanto no EPROC, evitando que tenha que fazer a consulta processual separadamente nos dois sistemas". Não houve maior especificação do escopo da sugestão. Contudo, em princípio, a matéria se relacionaria com as atribuições do Núcleo V da CGJ Recolhimento de fiança em regime de plantão -> por questão de segurança, sugeriu-se que a atividade ocorra no próprio estabelecimento prisional, “com a criação de um sistema seguro” "Recolhimento de Fiança em regime de plantão. [...] Não haveria possibilidade de a fiança ser recolhida no próprio presídio com a criação de um sistema seguro?" Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo V da CGJ e da DOF Inclusão, pela própria parte/advogado, do nome do devedor no Serasajud "Inclusão do devedor no sistema Serasajud - Deveria ter um link no processo para a gente flegar, com isto o advogado estaria autorizado a entrar em uma central, efetuar o cadastro e solicitar a inscrição no Serasajud. Inadmissível o servidor arcar com o risco de incluir alguém no Serasajud e sofrer consequências financeiras por isto ou ser punido. [...]". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo II e da Divisão Judiciária da CG J. Existência de Termos de Adesão (CNJ x Serasajud / TJSC x Serasajud) Comunicação entre sistemas -> eproc x SIDEJUD (1) "Considerando que o Eproc dispensa o uso de Token para a assinatura de expedientes, me parece desnecessário que o SIDEJUD exija o dispositivo para a assinatura de alvarás"; (2) "As comunicações de e-mail do Sidejud, referentes a saques e transferências, que é necessário salvar e digitalizar nos autos. Penso que estes e-mails poderiam ser direcionados diretamente nos autos do Eproc"; (3) "Expedição de Alvarás do Sidejud e Precatórios do TJSC. Poderiam ser incluídos como procedimentos ou minutas no Eproc"; (4) "[...] A programa de expedição de alvará também deveria ser interligado no Eproc, porque tem que fazer o alvará depois copiar e colar em uma minuta no Eproc, acredito ser uma rotina que poderia ser melhor otimizada". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições da DOF e da DTI / DSJPG Comunicação entre sistemas -> eproc x SNBA (1) "[...] Outra fator de duplicidade de atividades é a alimentação da informação de Bens apreendidos no E-proc e no SNBA"; (2) "A dupla alimentação sistemas com a mesma informação - E-proc e SNBA, E-proc e Consulta de plantões CGJ". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições da DTI / DSJPG . Sistema externo Comunicação entre sistemas -> eproc x SISBAJUD (1) "Juntada dos comprovantes de transferência dos alvarás e SISBAJUD. Penso que o próprio sistema já deveria fazer a juntada automático. Se perde muito tempo. Os sistemas deveriam ser interligados. [...]; (2) "[...] SISBAJUD: tanto o protocolo da ordem de penhora, quanto a juntada da resposta nos autos deveriam ser automatizados. O eproc deveria estar integrado com o sistema Sisbajud, contando com uma rotina automatizada, considerando que a penhora SISBAJUD é utilizada em praticamente todos os cumprimentos de sentença e execuções de títulos extrajudiciais, trazendo assim grande agilidade aos processos, principalmente em razão do enorme volume dessas penhoras. Deveríamos ter que informar somente o CPF e o valor a ser penhorado, e o resto deveria ser tudo automático, tanto o protocolo da ordem quanto a juntada da resposta nos autos". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições da DTI / DSJPG . Sistema externo Emissão de certidão de antecedentes dentro do próprio sistema eproc "[...]  A certidão de antecedentes criminais também deveria ser uma ação no Eproc, não precisar entrar na Corregedoria para certificar"; Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições da Divisão Judiciária da CGJ e da DTI / DSJPG 2.3 Atendimento ao público Seguem, abaixo, alguns tópicos relacionados ao tema “atendimento ao público” (todas as ideias compartilhadas pelo primeiro grau, reforça-se, podem ser encontradas no doc. 5626974 ou 5626985 , este último separado por temas): Tópico (geral) Exemplos de sugestões sobre o tema Análise inicial Excesso de canais de atendimento "Excesso de canais de atendimento, o fato de ser necessário monitorar diversos canais dificulta a unicidade de procedimentos e prejudica a foco do responsável". Uma linha de atuação seria a orientação do público externo quanto à utilização, sempre que viável, de uma plataforma principal de comunicação, a exemplo do que está ocorrendo com o balcão virtual. Situação que, compreende-se, já é objeto de atenção Balcão de atendimento único, por comarca ou regional "Balcão de Atendimento único, por comarca, ou até mesmo regionalizado. Tornando uma central de atendimento, evitando  que todos os setores e servidores se envolvam em atendimentos, eventualmente desnecessários, e atendimentos que dispersam a atenção de um trabalho concentrado. Inclusive ideal para agentes de portaria e comunicação. Com treinamento e um gestor". Compreende-se que, com a possibilidade de atuação remota, estudos sobre a centralização no repasse de informações ao público certamente avançarão. Situação que, notadamente em atenção à implementação do Balcão Virtual nas unidades, já é objeto de atenção Ampliação dos canais de interação da CGJ com o primeiro grau de jurisdição (a exemplo do formulário "Aumentar canais de participação dos servidores na interação com Corregedoria, como no caso do presente formulário". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo II da CGJ (padronização e envio de formulários periódicos, canal paraapresentação de sugestões etc.) 2.4 Normativos, orientações e procedimentos da CGJ Seguem, abaixo, alguns tópicos relacionados ao tema “normativos, orientações e procedimentos da CGJ” (todas as ideias compartilhadas pelo primeiro grau, reforça-se, podem ser encontradas no doc. 5626974 ou 5626985 , este último separado por temas): Tópico (geral) Exemplos de sugestões sobre o tema Análise inicial Aprimoramento do sistema de busca de normativos da CGJ "Não sei se se encaixaria aqui, mas temos muitas normas, orientações e manuais dispersos por todo o site e mesmo dentro dos sistemas (eproc por exemplo). Muitas vezes não lembramos onde procurar, o que demanda muito tempo, e outras vezes estão desatualizadas (ex, os tutoriais acerca do plantão, ainda instruem a realizar a expedição do alvará de soltura no BNMP). Talvez se houvesse uma espécie de arquivo eletrônico com uma forma facilitada de pesquisa (por assunto, palavras-chave etc), facilitaria demais o trabalho" Em relação à atualização de orientações, destaca-se o Projeto Simplifica, no âmbito do qual se encontra em andamento a revisão das circulares, provimentos e orientações emitidas pela CGJ. No mais, a questão afeta à forma de consulta das normas estaria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo II e da Assessoria de Informática da CGJ ; inclusive, já se encontra sob análise o aprimoramento do banco de consulta de normativos da CGJ Concentração dos normativos e orientações da CGJ em um único documento / manual "[...] A pesquisa de procedimentos e normatizações do próprio TJSC poderia vir condensada em um Manual, a exemplo do Manual da Contadoria, a fim de auxiliar na disseminação de informações. Muitas orientações da CGJ estão distribuídas em resoluções e circulares.. cuja existência muitas vezes desconhecemos. Sugere-se inserir em um Manual, de fácil acesso, separado por assuntos, e constantemente atualizado, para que possamos acessar sempre em caso de dúvidas". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo II da CGJ . O CNCGJ Anotado colaborará para a concentração de referências normativas internas, mas remanesce a necessidade de concentração das principais normas e orientações deste órgão correicional, a qual poderia ser perfectibilizada, exemplificativamente, por meio de página eletrônica específica ou documento único com os principais links de acesso Disponibilização de respostas aos questionamentos mais frequentes (“F.A.Q”) "Acho que um grande problema é justamente a quantidade de norma e orientação. Sempre é difícil pesquisar e saber se saiu alguma atualização de algum procedimento. As consultas as normas poderiam ser mais simplificadas. Poderia ser criado até mesmo um perguntas e respostas dos questionamentos mais comuns". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo II da CGJ Comunicação de falência / recuperação judicial -> sugestão de juntada automática da informação nos processos em que a empresa figura como parte ou interessada "[...]  sobre a questão apontada no item "4", penso que poderia ser estudada alguma forma de automatizar a juntada da informação de falência nos processos onde a empresa falida consta como parte ou terceira interessada. Após a juntada automática, o processo poderia ser incluído no localizador "petição", onde algum servidor da Unidade faria a análise e encaminhamento. Assim, se evitaria que vários chefes de cartório abrissem o email e consultassem processos sem nem ter processos tramitando na unidade referente àquela empresa". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo II da CGJ e da DTI / DSJPG Provimento n. 04/1989 -> necessidade de atualização dos procedimentos "Provimento CGJ/SC 04/89. Dispõe sobre o armazenamento e destino das informações requisitadas à Receita Federal. Hoje os próprios Chefes de Cartório requisitam estas informações, que já são juntadas aos autos no Eproc, com o sigilo necessário". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo II da CGJ . O normativo referido dispõe sobre a requisição de informações à Receita Federal. Por sua vez, o CNCGJ, em seu apêndice VI, já abordaria o Sistema Infojud, o qual permite o envio de requisições de informações à Receita Federal (utilização exclusiva deste sistema). Manutenção de livros obrigatórios na forma física, bem como os registros de consultas ao Infojud -> sugestão de migração das informações ao âmbito eletrônico (1) "[...] Atualmente, com os processos 100% digitais, vejo que está se tornando obsoleta a manutenção dos livros obrigatórios na forma física. Assim, a criação de um sistema virtual para manutenção dos documentos dos livros obrigatórios, que hoje são praticamente todos virtuais, facilitaria muito o trabalho do Chefe de Cartório para manter os livros obrigatórios organizados e auxiliaria na consulta aos documentos destes livros. Por exemplo: seria muito útil ter um sistema de armazenamento e consulta às portarias da Unidade Judicial ou que houvesse apenas uma regulamentação que autorizasse a manutenção destes arquivos de forma digital, ao invés de manter em livros físicos"; (2) "Uma situação que me recordo no momento é a atualização da norma que fala sobre a manutenção das consultas do sistema Infojud em pasta física sigilosa no cartório, para consulta apenas em balcão. Há necessidade de se verificar a possibilidade de atualização para que ela fique em sigilo nos próprios autos (o Eproc hoje permite vários níveis de sigilo), permitindo assim que apenas a parte autorizada acesse o documento. Como há um período limitado de acesso, poderia haver a previsão de limitar a permissão de acesso também no sistema, ou até mesmo regulamentar a exclusão do evento onde está o documento após o período de acesso. Nesse caso deve haver um alerta advertindo ao advogado que fará a consulta sobre a responsabilidade dele manter o sigilo dos documentos". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo III e da Assessoria do Foro Judicial Lançamento do requerimento de devolução de valores judiciais diretamente pelo interessado. Atualmente, os documentos seriam enviados por e-mail à Secretaria do Foro, que autua o procedimento (proposta de que o formulário seja disponibilizado à parte, mediante acesso externo ao sistema sei!, para autuação) "O lançamento do requerimento de devolução de valores judiciais deveria ser formulado diretamente pelo interessado. Atualmente os documentos são enviados por e-mail à Secretaria do Foro, que faz a autuação. No entanto o procedimento não condiz com as atribuições da Secretaria do Foro. O mesmo formulário deveria ser disponibilizado à parte (mediante acesso externo ao SEI) para autuação". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo II e da Assessoria de Custas e Emolumentos da CGJ Simplificação do processo de eliminação de processos já digitalizados, especialmente no âmbito das execuções penais (“constatada a digitalização e sem insurgência, poderiam ser eliminados os autos físicos digitalizados há mais de 5 anos, por exemplo”) "Penso que o órgão deve simplificar o processo de eliminação de autos digitalizados, especialmente das Execuções Penais. Constatada a digitalização e sem insurgência, poderia, ser eliminados os autos físicos digitalizados há mais de 5 anos, por exemplo". Matéria que também se relaciona com o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade Unificada dos Processos Judiciais do PJSC (âmbito criminal: art. 5º, IV, da Resolução n. 30/2014-TJ). Conforme se extrai do SPA n. 5346/2018, contudo, “é possível a eliminação dos autos do processo judicial físico que foi digitalizado e passou a tramitar de forma eletrônica (nos moldes da Resolução Conjunta GP/CGJ n. 9/2015), ainda que definido como de Guarda Permanente pela Resolução TJ n. 30/2014” (parecer da Diretoria de Documentação e Informações - DDI). Nos autos sei! n. 0007599-53.2020.8.24.0710, ademais, está sob estudo procedimento que objetiva conferir mais celeridade à eliminação de processos físicos digitalizados (“Projeto Eliminação de Autos Físicos Digitalizados” - unidade/comarca piloto a ser definida) Diminuição da expediçaõ de ofícios, com orientação sobre a possibilidade de as decisões e os despachos já servirem como ofícios "Diminuir a expedição de ofícios com orientação aos magistrados que passem a constar que a decisão/despacho serve como ofício". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo II da CGJ Encaminhamento de ato administrativo à CGJ, para prévia validação "Provimento CGJ n. 6/2019, na parte em que exige que o ato administrativo seja encaminhado de imediato à CGJ (art. 3.º), pois torna burocrática a singela organização administrativa da vara e suprime totalmente a independência dos magistrados na gestão de sua unidade. O adequado é o controle desses atos por ocasião das correições, de modo que não haja a atual centralização excessiva, inclusive, de modelos". Matéria abordada no 1º sprint do Projeto Simplifica, mediante a publicação do Provimento n. 16/2021-CGJ 2.5 Comunicação de atos processuais / oficiais de justiça Seguem, abaixo, alguns tópicos relacionados ao tema “Comunicação de atos processuais / oficiais de justiça” (todas as ideias compartilhadas pelo primeiro grau, reforça-se, podem ser encontradas no doc. 5626974 ou 5626985 , este último separado por temas): Tópico (geral) Exemplos de sugestões sobre o tema Análise inicial Intimação de órgãos públicos por Oficial de Justiça "Muitas intimações de órgãos públicos ainda são encaminhadas através do oficialato". A elaboração de um programa de incentivo ao cadastro das pessoas jurídicas e dos órgãos públicos no portal do eproc (em conformidade com o disposto no art. 246 do CPC) já está sob análise no âmbito da Administração Valor único para diligências cumpridas remotamente "Criação de um valor de diligência único, tendo como base os valores mínimos, para recolhimento aos mandados de cumprimento remoto. Razão de questionamento pelas partes e advogados que estão recolhendo diligências de valores bem significativos para diligências realizadas inicialmente a distância e, com resultado negativo exige novo recolhimento para cumprimento presencial". O aspecto do recolhimento de diligências no âmbito do cumprimento remoto dos mandados judiciais já está sob análise técnica, consideradas as particularidades do sistema eproc 2.6 Site do TJSC Segue, abaixo, um tópico relacionado ao “ site do TJSC” (todas as ideias compartilhadas pelo primeiro grau, reforça-se, podem ser encontradas no doc. 5626974 ou 5626985 , este último separado por temas): Tópico (geral) Exemplos de sugestões sobre o tema Análise inicial Criação de páginas específicas para as Comarcas, a fim de que o interessado possa encontrar, de forma descomplicada, as suas principais orientações e particularidades "Deveria haver um link para direcionar o cidadão à comarca, com os serviços disponíveis na comarca, muitas pessoas ligam, porque não há um campo próprio para a Comarca. Há comarcas com CEJUSC, outras não, há varas com ordens de serviço possibilitando às partes solicitação de advogado dativo... tantas coisas que poderiam ser disponibilizadas para o cidadão, mas informando do que há no Foro da sua cidade, pois o site inteiro para o cidadão não facilita o acesso". No Portal do TJSC já é possível acessar as páginas das Comarcas, as quais contêm, por exemplo, informações de contato e atos normativos expedidos. De toda a forma, a questão, eventualmente, poderia comportar novos estudos. Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo de Comunicação Institucional (NCI) 2.7 Procedimentos judiciais Neste ponto de análise, as sugestões compartilhadas pelos magistrados/servidores dialogariam, em um primeiro momento, com aspectos de gestão das comarcas/unidades (administrativos / jurisdicionais) e comunicação entre os setores envolvidos no ato, sem prejuízo, caso analisada a oportunidade e conveniência, de aprofundamento por este órgão correicional ou outros setores do PJSC. Segue, abaixo, planilha com algumas sugestões (todas as ideias compartilhadas pelo primeiro grau, reforça-se, podem ser encontradas no doc. 5626974 ou 5626985 , este último separado por temas): Exemplos de sugestões “Carta precatória para ouvida de testemunhas. Pois, atualmente, sendo realidade as audiências em meio virtual, não há necessidade para expedição de carta precatória, para a oitiva da testemunha, pois sendo o advogado é que as intima (art. 455 do CPC), não haveria necessidade de expedição de deprecata. Lembrando que a testemunha pode receber o link por email e também pelo whastapp, conforme fazemos em nossa unidade. Ademais, podendo o Oficial de Justiça citar pelo whatsapp, a intimação de igual modo também poderá fazê-lo". “[...] As intimações de sentença nas Execuções Penais deveriam ser dispensadas, visto que não impactam na vida do apenado, pois extinção da punibilidade e com registros de liberação pelo Estado". "1) Sim, segundo previsto no CPC a intimação do art. 854 § 3º, quando a parte não tem advogado, (o magistrado entende que te que intimar do 854, § 3), dai se paga diligencia, AR faz a intimação, com decurso deste prazo reduz a termo a penhora e depois intima novamente para impugnar a penhora (entendo desnecessário), deveria ser padronizado. 2) Intimação do trânsito em julgado e citação para contrarrazões - art. 331 do CPC - temos processos a meses aguardando citação para remessa ao TJ com recurso, tem que padronizar, manda intimar uma vez, não achou, remete para o Tribunal de Justiça para julgamento do recurso ou arquiva em caso de intimação do trânsito. 3) Padrozinação quando à apresentação do orginal do título de crédito em processos de busca e apreensão e execução de titulo extrajudicial e monitórias (sei que tem juízes que solicitam a apresentação, tem juízes que não)". "Prestar informações em Habeas Corpus. Os processos são digitais, não precisaria o juiz prestar este tipo de informação em autos que são facilmente visíveis pelo Tribunal". "Temos reiteradamente recebido do TJSC (via malote) cópia de pedido de informações do STJ em que este não solicitou informações ao primeiro grau, apenas ao segundo. Vindo este tipo de cópia aumenta o trabalho do cartório e coloca em dúvida se é para o primeiro grau prestar também a informação ou não, sendo que de acordo com a decisão do STJ seria apenas para o TJ. Este tipo de documentação acaba por tumultuar uma unidade jurisdicional que já possui um grande volume de trabalho de apenados presos (competência em tráfico de drogas e execução penal). Se for apenas para ciência, essa observação deverá constar o assunto. A meu ver o envio deste tipo de informação é desnecessária". 2.8 Estrutura física / Recursos Humanos (Presidência) Segue, abaixo, um tópico relacionado ao tema “estrutura física / recursos humanos (Presidência)” (todas as ideias compartilhadas pelo primeiro grau, reforça-se, podem ser encontradas no doc. 5626974 ou 5626985 , este último separado por temas): Tópico (geral) Exemplos de sugestões sobre o tema Análise inicial “Automatização” das “apresentações mensais em juízo dos apenados em regime aberto e para o cumprimento de penas alternativas, bem como dos réus que cumprem medida cautelar e suspensão condicional do processo via terminal na recepção dos fóruns” "apresentações mensais em  juízo  dos  apenados em  regimeaberto e para o cumprimento de penas alternativas, bem como dos réus que cumprem medida cautelar e suspensão condicional do processo via terminal na recepção dos fóruns". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo V e da Presidência do TJSC 2.9 Foro Extrajudicial (Núcleo IV) Em consideração às atribuições específicas do Núcleo IV, e à consequente impossibilidade técnica, por parte deste Núcleo, de analisar previamente algumas questões delineadas, a exemplo do que realizado nos itens anteriores, entende-se importante a referência direta à integralidade das sugestões relacionadas a esta área de atuação. Nesse sentido, ressalta-se, além do doc. 5626974 , a conter as sugestões do primeiro grau de forma geral, o doc. 5626985 , no qual o nobre Núcleo encontrará, na aba voltada ao “Extrajudicial (Núcleo IV)”, as questões insertas no tema específico, mediante filtro inicial do Núcleo II. No mais, sendo este último tópico concernente ao formulário do primeiro grau de jurisdição, passa-se, adiante, à análise de pontos de atenção decorrentes das sugestões apresentadas pelos magistrados e servidores da Corregedoria-Geral da Justiça, mediante o preenchimento de outro formulário específico. 3. Formulário da Corregedoria-Geral da Justiça Por meio de e-mail datado de 09.04.2021, restou divulgado aos setores deste órgão correicional link de acesso ao formulário denominado “Projeto Simplifica – CGJ (setores - Corregedoria)” (doc. 5626971 ), o qual deveria ser preenchido no prazo de 5 (cinco) dias e continha os seguintes questionamentos: 1. Algum procedimento do seu ou de outros setores da CGJ impõe a realização de atividades que, no seu entendimento, poderiam ser suprimidas ou consideradas desnecessárias, sob o viés da desburocratização? Qual(is)? Por quê? 2. Algum procedimento do seu ou de outros setores da CGJ impõe a realização de atividades que, no seu entendimento, poderiam ser melhor ajustadas à prática administrativa, sob o viés da desburocratização? Qual(is)? Por quê? 3. Você teria nova(s) sugestão(ões) de desburocratização procedimental que não estaria(m) relacionada(s) a nenhuma atividade já observada no seu ou em outros setores da CGJ, e que poderia(m), no seu entendimento, ser implementada(s)? Qual(is)? Por quê? 4. Existe, no seu entendimento, alguma emissão de documento desnecessária, que poderia ser suprimida dos procedimentos do seu ou de outros setores da CGJ? Qual(is)? Por quê? 5. Algum procedimento do seu ou de outros setores, no seu entendimento, poderia ser automatizado? Qual(is)? Por quê? 6. Algum procedimento do seu ou de outros setores da CGJ impõe a realização de atividades que, no seu entendimento, estariam desatualizadas, principalmente em razão da implementação do sistema processual eproc, ou mesmo dos sistemas sei! e PJeCor? Qual(is)? Por quê? 7. Você teria nova(s) sugestão(ões) de atualização procedimental, principalmente em razão da implementação do sistema processual eproc, ou mesmo dos sistemas sei! e PJeCor, que não estaria(m) relacionada(s) a nenhum procedimento já existente no seu ou em outros setores da CGJ, e que poderia(m), no seu entendimento, ser implementada(s)? Qual(is)? Por quê? 8. Sugestões adicionais, voltadas à simplificação/desburocratização das atividades do seu ou de outros setores da CGJ. Em retorno, quantificou-se o total de 32 (trinte e duas) respostas (doc. 5626979 ), as quais, em análise pormenorizada deste Núcleo - inclusive, mediante eventuais divisões dessas mesmas respostas (a depender das matérias contempladas em uma única sugestão) -, puderam ser categorizadas dentro dos seguintes temas gerais ( vide planilha complementar, com separação pelos temas, no doc. 5626987 ): 1. Sistemas sei! e PJeCOR: 3 questões afetas ao tema 2. Outros sistemas: 12 questões afetas ao tema 3. Procedimentos internos: 9 questões afetas ao tema 4. Normativos, orientações e procedimentos da CGJ: 2 questões afetas ao tema 5. Atendimento pela CGJ: 3 questões afetas ao tema 6. Portal CGJ: 1 questão afeta ao tema 7. Projeto Simplifica: 1 questão afeta ao tema 8. Foro Extrajudicial (Núcleo IV): 16 questões afetas ao tema Por conseguinte, foi possível a elaboração do gráfico abaixo, a evidenciar as áreas mais abordadas pelos magistrados e servidores, quais sejam, “Foro Extrajudicial (Núcleo IV)”, “Outros sistemas” e “Procedimentos internos”: Considerando a necessidade de se conferir celeridade e objetividade ao procedimento de análise dos dados apresentados, este Núcleo trabalhou, primeiramente, com a leitura pontual das sugestões, para posterior compilação dos temas que, no seu entendimento, poderiam oportunamente ser aprofundados em estudos complementares, valendo ressaltar, todavia, que as respostas encaminhadas permanecerão, em sua integralidade, neste processo e poderão ser revisitadas sempre que oportuno, por este ou outros setores da Corregedoria e do Tribunal. Em complemento, igualmente se esclarece, desde já, que, a depender do assunto tratado, a análise de mérito afeta à oportunidade e conveniência de seu aprofundamento ultrapassa a esfera de atribuições deste Núcleo e demanda - ainda que, por vezes, de forma conjunta/complementar - olhares específicos de outros setores, cujas autoridades aos quais vinculados serão devidamente cientificadas do resultado da pesquisa em apreço. Dito isso, passa-se à abordagem de alguns tópicos levantados pelos interessados - insertos, cada qual, nos (macro)temas acima elencados -, com consequente apresentação inicial, quando necessária, dos respectivos setores competentes e, sendo o caso, dos encaminhamentos eventualmente passíveis de discussão e aprofundamento. 3.1 Sistemas sei! e PJeCOR Seguem, abaixo, alguns tópicos relacionados ao tema “Sistemas sei! e PJeCOR” (todas as ideias compartilhadas pelos setores da CGJ, reforça-se, podem ser encontradas no doc. 5626979 ou 5626987 , este último separado por temas): Tópico (geral) Exemplos de sugestões sobre o tema Análise inicial Automatização da expedição de ofícios À pergunta "Algum procedimento do seu ou de outros setores, no seu entendimento, poderia ser automatizado? Qual(is)? Por quê?", duas sugestões foram expostas nos seguintes termos: (1) "Expedição de ofícios"; (2) "Automatização de ofícios". Não houve maior especificação do escopo da sugestão. Contudo, em princípio, a matéria se relacionaria com as atribuições da DTI (equipe sei!) Revisão das casos nos quais o público externo poderia deflagrar, diretamente, procedimento no PJeCOR mediante simples acesso e peticionamento "[...] se me for permitido, sugiro encaminhar proposta de que o sistema PJeCor não permita ao público externo deflagrar diretamente um procedimento mediante simples acesso e peticionamento. Isso porque em muitas situações o pedido ou a insurgência podem ser resolvidos de maneira informal, desburocratizada, devendo-se reservar o registro e a autuação para casos específicos, por decisão da Corregedora-Geral". O sistema PJeCOR possui regramentos específicos, decorrentes de diretrizes estabelecidas pelo CNJ. Dessa forma, aalteração sugerida deve estar contemplada no formato original do sistema, sob pena de eventual impossibilidade de aprofundamento. A matéria, em princípio, relaciona-se com as atribuições dos Núcleos I e II da CGJ 3.2 Outros sistemas Seguem, abaixo, alguns tópicos relacionados ao tema “Outros sistemas” (todas as ideias compartilhadas pelos setores da CGJ, reforça-se, podem ser encontradas no doc. 5626979 ou 5626987 , este último separado por temas): Tópico (geral) Exemplos de sugestões sobre o tema Análise inicial Desburocratização de procedimento do Sistema Workflow À pergunta "Algum procedimento do seu ou de outros setores da CGJ impõe a realização de atividades que, no seu entendimento, poderiam ser melhor ajustadas à prática administrativa, sob o viés da desburocratização? Qual(is)? Por quê?", uma sugestão foi exposta no seguinte sentido: "Workflow, porque se há autorização da Chefia não precisaria ser referendado pela Secretaria". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições da Diretoria de Gestão de Pessoas (DGP) Formulário único para preenchimento de pedidos de acesso aos sistemas gerenciados pela CGJ "Sugerimos a implantação de um formulário integrado, que possibilite aos servidores e magistrados do TJSC selecionarem os sistemas que necessitem do acesso e assim efetuem a requisição a mais de um sistema, o que facilitaria, pois, os usuários preencheriam um único formulário e o autorizador efetuaria a aprovação. Sugerimos também a possibilidade de inclusão de anexos no formulário de solicitação de cadastro para o sistema FCDL, pois, o FCDL demanda que seja incluído um documento com CPF e RG para que o cadastro do usuário do TJSC seja efetuado". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo II e da Divisão Judiciária da CGJ Acesso amplo dos painéis de B.I. aos setores da CGJ, bem como configuração de painéis específicos do Núcleo I (1) "Painéis do Power BI específicos para o Núcleo I, tais como produção de magistrados, movimentação forense, quantitativo de processos"; (2) "Um acesso mais amplo ao PowerBI para acesso direto aos dados pelos núcleos poderia agilizar processos, porém não tenho conhecimento do atual grau de implementação da ferramenta fora da minha divisão (Divisão Judiciária)". O acesso do sistema pelos demais setores, caso ainda inexistente, poderá ser solicitado ao Núcleo de Estatística e Análise de Dados. No mais, o Núcleo II pode prosseguir na colaboração com mentorias de utilização dos painéis de B.I. voltadas aos setores da CGJ (sob o foco das atribuições de cada setor, por exemplo) Automatização no âmbito das informações sobre os cursos realizados pelos magistrados (conferência) "Creio que o intercâmbio e a conferência de informações relacionadas aos cursos realizados pelos magistrados, para fins de promoção por merecimento, poderiam, em alguma medida, ser automatizados". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo I, da Divisão Judiciária da CGJ, da Academia Judicial e da Coordenadoria de Magistrados (COMAGIS) Automatização do sistema de atualização monetária (1) automatização dos "índices de atualização monetária, porque o trabalho é totalmente manual e qualquer erro no preenchimento dos índices podem comprometer os valores apresentados nos cálculos processuais"; (2) "O cadastro dos indexadores no sistema de cálculo pode ser automatizado, o procedimento é manual, suscetível a erro". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo II e da Assessoria de Custas e Emolumentos da CGJ 3.3 Procedimentos internos Seguem, abaixo, alguns tópicos relacionados ao tema “Procedimentos internos” (todas as ideias compartilhadas pelos setores da CGJ, reforça-se, podem ser encontradas no doc. 5626979 ou 5626987 , este último separado por temas): Tópico (geral) Exemplos de sugestões sobre o tema Análise inicial Comunicação do interessado, pela Divisão Administrativa, acerca da autuação de processo ou da inserção de atendimento na Central (quando a própria Divisão Administrativa se encarrega da atividade), sem necessidade de realização de referida atividade pelo setor solicitante "[...] Em casos de pedido de autuação, via central de atendimento, a divisão administrativa poderia autuar e responder a parte, indicando o número do processo, e finalizar o atendimento, ao invés de encaminhar a central para o assessor responder e finalizar. Isso ajudaria bastante na agilidade dos procedimentos". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo II e da Divisão Administrativa da CGJ Divulgação da estatística das Casas da Cidadania -> sugestão de que se migre a atividade da Divisão Judiciária à COJEPEMEC, responsável pelo acompanhamento do respectivo desempenho "A divulgação da estatística das Casas da Cidadania não deveria ser atribuição da Divisão Judiciária. O setor responsável por acompanhar o desempenho das Casas é o COJEPEMEC (Coordenadoria Estadual do Sistema dos Juizados Especiais e do Núcleo Permanente de Métodos Consensuais de Solução de Conflitos". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo II, da Divisão Judiciária e da COJEPEMEC Arquivamento do processo administrativo pelo próprio setor que cumpre a decisão "Alguns procedimentos vinculados à tramitação processual - SEI. P. ex. havendo determinação de encerramento da tramitação, o processo poderia ser arquivado na seção que cumpre a determinação". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo II e da Divisão Administrativa da CGJ Definir, por ato específico (ordem de serviço / portaria), a possibilidade de utilização dos expedientes da CGJ como ofícios, sem necessidade da emissão de novo documento "Elaboração de ordem de serviço ou portaria para que os expedientes sirvam como ofício nas comunicações, evitando a expedição de ofícios. Alguns assessores do Núcleo IV já utilizam dessa forma de trabalho, no entanto, o ideal é a padronização. Para tanto, sugiro emissão de Ordem de Serviço ou Portaria para que conste em todos os modelos de expediente a expressão: “Por medida de celeridade e economia processual, a cópia do(a) presente despacho/decisão servirá como ofício, nos termos da Ordem de Serviço/Portaria CGJ n. XX/2021”. Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo II e da Divisão Administrativa da CGJ Automatização do envio, pelo primeiro grau, de formulários de autoinspeção ao Núcleo III (pela Central de Atendimento, por exemplo) "Por meio da Orientação CGJ n. 40, de 30 de Outubro de 2020, foi regulamentado o procedimento da autoinspeção a ser realizada pelas próprias unidades do Primeiro Grau em seus cartórios e gabinetes, após a qual deverá ser preenchido formulário específico e encaminhado via central de atendimento à CGJ, para análise. Não sei se há a possibilidade de alguma automação nesse procedimento, talvez após o preenchimento houvesse a possibilidade de envio automático à central (com um simples clique), a qual viria diretamente ao Núcleo III". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo III e da Assessoria de Informática da CGJ 3.4 Normativos e orientações da CGJ Segue, abaixo, um tópico relacionado ao tema “Normativos e orientações da CGJ” (todas as ideias compartilhadas pelos setores da CGJ, reforça-se, podem ser encontradas no doc. 5626979 ou 5626987 , este último separado por temas): Tópico (geral) Exemplos de sugestões sobre o tema Análise inicial Criação de grupos de WhatsApp nos telefones das unidades do primeiro grau, facilitando-se o conhecimento dos normativos e orientações emitidos pela CGJ "Criação de grupos whastapp em telefones das comarcas para facilidade de conhecimento normativas CGJ". Compreende-se, salvo melhor juízo, que a matéria diz respeito à gestão interna das unidades, não sendo possível a sua abordagem em orientação da CGJ 3.5 Atendimento CGJ Segue, abaixo, um tópico relacionado ao tema “Atendimento CGJ” (todas as ideias compartilhadas pelos setores da CGJ, reforça-se, podem ser encontradas no doc. 5626979 ou 5626987 , este último separado por temas): Tópico (geral) Exemplos de sugestões sobre o tema Análise inicial Padronização da mensagem a ser remetida ao interessado que formulou consulta por meio diverso da Central de Atendimento (notadamente, nos casos de utilização de e-mail). "Recebemos muitos e-mails encaminhados por outros setores do TJSC (principalmente 1º grau) e, como a ferramenta oficial de comunicação é a central de atendimento (CNCGJ, art. 431-K), temos cadastrado tais e-mails na central. Não seria mais interessante se fizéssemos uma mensagem padrão orientando os servidores a utilizarem a central ou ter um setor que efetuasse esse cadastramento?". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições do Núcleo II da CGJ 3.6 Portal da CGJ Segue, abaixo, um tópico relacionado ao tema “Portal da CGJ” (todas as ideias compartilhadas pelos setores da CGJ, reforça-se, podem ser encontradas no doc. 5626979 ou 5626987 , este último separado por temas): Tópico (geral) Exemplos de sugestões sobre o tema Análise inicial Possibilidade de atualização da lista de contatos internos da CGJ pelo próprio Suporte Técnico de Informática (atualmente, esta atividade seria realizada pelo Núcleo de Comunicação Institucional) "No meu setor, ficaria melhor se nós, TSIs, pudéssemos atualizar a lista de contatos interna dos servidores da Corregedoria. Atualmente, essa atualização é realizada pelo Núcleo de Comunicação Institucional do Gabinete da Presidência. Então, toda vez que ocorre mudança na lista de contatos, temos que fazer a solicitação detalhada por e-mail, o que torna desnecessariamente trabalhoso em comparação a fazermos diretamente as modificações". Matéria, em princípio, relacionada com as atribuições da Secretaria da CGJ e do NCI 3.7 Projeto Simplifica Segue, abaixo, um tópico relacionado ao tema “Projeto Simplifica” (todas as ideias compartilhadas pelos setores da CGJ, reforça-se, podem ser encontradas no doc. 5626979 ou 5626987 , este último separado por temas): Tópico (geral) Exemplos de sugestões sobre o tema Análise inicial Estabelecimento de um método uniforme de atualização dos normativos e das orientações da CGJ, emitindo-se as novas versões já no curso da revisão "Estabelecer um método uniforme de atualização dos normativos e das orientações, com emissão das novas versões documentais já no curso da revisão, de modo a se ter, quando da finalização do projeto, um conjunto de novas versões pendentes apenas de validação final, com consequentes publicação e divulgação ao primeiro grau". O procedimento sugerido foi adotado pela equipe do projeto. Ao final de cada sprint , as novas versões eventualmente existentes devem ser publicadas e divulgadas por circular 3.8 Foro Extrajudicial (Núcleo IV) Em consideração às atribuições específicas do Núcleo IV, e à consequente impossibilidade técnica, por parte deste Núcleo, de analisar previamente algumas questões delineadas, a exemplo do que realizado nos itens anteriores, entende-se importante a referência direta à integralidade das sugestões relacionadas a esta área de atuação. Nesse sentido, ressalta-se, além do doc. 5626979 , a conter as sugestões dos setores da Corregedoria de forma geral, o doc. 5626987 , no qual o nobre Núcleo encontrará, na aba voltada ao “Extrajudicial (Núcleo IV)”, as questões insertas no tema específico, mediante filtro inicial do Núcleo II. Por fim, compartilhado o cenário referente ao formulário respondido pelos magistrados e servidores atuantes na Corregedoria, cumpre avançar às conclusões do estudo, conforme a seguir exposto. 4. Conclusão Como bem se depreende dos tópicos abordados nos itens anteriores, e oportunamente reforçado nas introduções sobre os formulários, algumas matérias demandariam a análise de outros setores da Corregedoria ou do Tribunal de Justiça - ainda que, a depender do caso, o Núcleo II também venha a colaborar com os estudos -, aos quais igualmente competiriam, conjuntamente com a autoridade ao qual vinculados, ponderações acerca da oportunidade e conveniência de seu aprofundamento. Nesse passo, o intuito do presente parecer consubstanciou-se no fornecimento, de forma mais objetiva, de linhas gerais sobre algumas ideias compartilhadas pelos magistrados e servidores colaboradores, sem, contudo, antecipar quais encaminhamentos serão eventualmente definidos pelas unidades administrativas contempladas nas respectivas sugestões. Dar ciência dos resultados às autoridades aos quais vinculados os setores indicados nas tabelas acima acostadas, acredita-se, permite a ampliação do leque de propostas que possam estar estudando ou debaterão futuramente, bem como do seu conhecimento geral acerca dos olhares práticos dos magistrados e servidores sobre determinados assuntos, considerada a rotina forense de cada colaborador. Especificamente, por sua vez, quanto aos estudos com os quais o Núcleo II poderá colaborar, nos termos sugeridos nas tabelas acima insertas - ainda que, eventualmente, com o apoio de outra unidade da Administração -, igualmente se ressalta que o setor está em constante alinhamento estratégico e terá, nas ideias ora compartilhadas, importante fonte de propostas inovadoras, seja em relação ao primeiro grau ou à própria Corregedoria. Outrossim, este Núcleo, desde já, destaca a sua disponibilidade para o auxílio que se mostrar necessário em outras frentes de atuação. Por fim, e não menos importante, há de se sublinhar a pertinência do compartilhamento do presente parecer e da respectiva decisão com os magistrados e servidores do primeiro grau de jurisdição e da Corregedoria que participaram da pesquisa, para conhecimento dos direcionamentos desenhados e devida ciência do alto valor que detêm as suas contribuições, as quais fornecem olhares calcados na prática forense e, por conseguinte, em pontos de atenção porventura não diagnosticados inicialmente. A intenção é promover o diálogo e destacar a disponibilidade deste órgão correicional para a constante apreciação de novas propostas de desburocratização e aperfeiçoamento do serviço forense: não se tem, aqui, o encerramento de uma fase de contribuições, mas, justamente, uma forma de ratificação da imprescindibilidade de sua continuidade. Por todo o exposto, sugiro, sub censura : a) a cientificação - com cópias deste parecer, da respectiva decisão e dos docs. 5626974 , 5626979 , 5626985 e 5626987 - do Excelentíssimo Senhor Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial (para conhecimento das sugestões que dialogam com o Extrajudicial), dos Excelentíssimos Senhores Juízes-Corregedores dos Núcleos I, III, IV e V (para conhecimento das sugestões que dialogam com estes setores), da Senhora Secretária da Corregedoria (para conhecimento das sugestões que dialogam com a Secretaria e os setores que lhe são vinculados), e da Excelentíssima Senhora Juíza Auxiliar do Núcleo Administrativo da Presidência (para conhecimento das sugestões que dialogam com a Presidência e os setores que lhe são vinculados); b) a divulgação, por e-mail , de cópias deste parecer e da respectiva decisão aos magistrados e servidores da Corregedoria-Geral da Justiça, para conhecimento; c) a divulgação, por circular, de cópias deste parecer e da respectiva decisão aos magistrados e chefes de cartório do primeiro grau de jurisdição, para conhecimento; e, d) após, o retorno dos autos ao Núcleo II, para prosseguimento das demais etapas do projeto. É o parecer que se submete à apreciação de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por SILVIO JOSE FRANCO , JUIZ-CORREGEDOR , em 02/07/2021, às 10:34, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5622844 e o código CRC 9829872B . 0011134-53.2021.8.24.0710