Circular CGFE-SC 139/2021 Livro Diário Auxiliar

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 139 DE 01 DE JUNHO DE 2021 FORO EXTRAJUDICIAL. Retificação do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa. Observação das normas técnicas de escrituração contábil. Interpretação Técnica ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil. Necessidade de registro do histórico, com informação de data e motivação. Senhores Juízes de Direito, Senhores Delegatários de serviços notariais e registrais, e Senhores Chefes de Secretaria, Comunico os termos do parecer e da decisão proferidos nos autos n. 0018677-10.2021.8.24.0710, que trata da retificação dos Livros Diários Auxiliares da Receita e da Despesa pelas serventias extrajudiciais. Documento assinado eletronicamente por DINART FRANCISCO MACHADO , DESEMBARGADOR , em 07/06/2021, às 11:38, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5565466 e o código CRC 56048DEB . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br 0018677-10.2021.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Processo n. 0018677-10.2021.8.24.0710 Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial Assunto: Retificação do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa Trata-se de questionamento encaminhado pela Secretária do Foro da comarca de Itajaí, senhora Alessandra Sassaki Osajima, sobre a quem incumbe o pagamento dos honorários periciais cobrados para realização de perícia contábil nos processos administrativos em que há dúvida quanto aos Livros Diários da Receita e da Despesa das serventias extrajudiciais, em especial quanto à retificação dos lançamentos. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos (n. 5565461). Cientifique-se a consulente. Expeça-se circular para os juízes de direito, notários e registradores e chefes de secretaria do Estado para conhecimento. Cumpridas as determinações, o processo estará encerrado. Por medida de celeridade e economia processual, a cópia da presente decisão servirá como ofício. Caso requerido, autorizo, desde já, a disponibilização de acesso externo ao processo mediante a indicação de e-mail somente pela parte, pelo prazo de 5 (cinco) dias. Documento assinado eletronicamente por DINART FRANCISCO MACHADO , DESEMBARGADOR , em 07/06/2021, às 11:38, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5565465 e o código CRC B88BD61C . 0018677-10.2021.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Processo n. 0018677-10.2021.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: Retificação do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa Extrajudicial. Consulta. Retificação do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa. Desnecessidade de perícia técnica para o caso apresentado. Observação das normas técnicas de escrituração contábil. Interpretação Técnica ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil. Necessidade de registro do histórico, com informação de data e motivação. Possibilidade de exigência de parecer técnico do Contador contratado pela serventia juntamente com a apresentação do Livro Diário Auxiliar retificado de acordo com as normas técnicas contábeis. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. Trata-se de questionamento encaminhado pela Secretária do Foro da comarca de Itajaí, Sra. Alessandra Sassaki Osajima, sobre a quem incumbe o pagamento dos honorários periciais cobrados para a realização de perícia contábil nos processos administrativos em que há dúvida quanto aos Livros Diários da Receita e da Despesa das serventias extrajudiciais. Essa dúvida surgiu de uma sequência de atendimentos, assim encadeada no tempo: Providência 35532-NJLDJY, de 04/03/2020: É possível a retificação de dados do livro Diário de Receita e Despesas após a constatação de divergência em Correição, com a justificativa de que se tratava de erro de sistema? RESPOSTA: Prezada Sra. ALESSANDRA SASSAKI OSAJIMA Em complemento à resposta anterior se esclarece que "erro de sistema" não existe, não é um termo técnico adequado a ser utilizado. Isso porque em condições normais de funcionamento um sistema computacional (composto de hardware e software) executa exatamente aquilo que foi programado. Se um comportamento irregular do sistema computacional for identificado há que se analisar se ele se repete. Nesse caso, trata-se de erro de programação, pois está executando uma ação que foi programada em desconformidade às normas técnicas relacionados ao tema. Todavia, se o comportamento irregular foi pontual, há que se analisar se foi um defeito de ordem física (energia instável ou fora dos padrões de funcionamento do equipamento, por exemplo), ou técnica (hardware com defeito naquele momento), ou ainda se houve ação humana específica (deliberada, inapropriada, intencional ou não, ou ainda imperícia).Assim, no lugar do termo "erro de sistema" sugere-se utilizar a descrição mais adequada ao fato constatado, "erro de programação" (para o comportamento irregular repetitivo). Para o comportamento irregular pontual sugerem-se os termos defeito de ordem física (instabilidade elétrica), defeito de hardware no equipamento (preferencialmente descrever as peças), ou ação humana resultante de imperícia, ou intencional(dolosa), conforme o caso constatado. Providência 52263-OVIKUX, de 28/04/2021: Prezados, Realizamos Consulta - Protocolo 35532-NJLDJY, em que foi obtida a seguinte resposta: [...] 2 - Todavia, se os dados do livro identificados como divergentes tenham relação ao seu conteúdo contábil, esclarece-se que um livro contábil não sofre alterações após lavrado (fato que é feito diariamente pelo notário e registrador), pois se trata de fotografia diária da escrituração das finanças dos serviços extrajudiciais. Nesse sentido, após identificado o erro contábil, aplicam-se as normas técnicas da escrituração contábil para sua correção. Mais informações relacionadas à correção da contabilidade dos livros contábeis podem ser obtidas pelo contador da comarca, que pode lhe auxiliar nessa dúvida, caso essa tenha sido a situação constatada na correição ordinária periódica. Desta forma, enviamos o processo à Contadoria, a qual respondeu: INFORMO, para os devidos fins, que após análise dos autos, verificamos que os cálculos a serem realizados requerem conhecimento específico na área, haja vista esta Contadoria não ter conhecimento das normas técnicas da escrituração contábil. Para que não haja prejuízo as partes,  faz-se necessário uma perícia com um Expert. Cumprindo o disposto na Circular nº 145, de 23 de setembro de 2015, devolvo os autos para que Vossa Excelência possa deliberar a respeito. Era o que tinha a informar. Assim, solicitamos auxílio de como proceder, uma vez que a Contadoria não dispõe  de conhecimentos técnicos para tanto. RESPOSTA: Prezada Senhora Alessandra, Informamos que a análise dos Livros Diários Auxiliares da Receita e da Despesa tem seu fluxo estabelecido na Circular CGJ n. 16/2016 (http://busca.tjsc.jus.br/buscatextual/integra.do?cdSistema=41&cdDocumento=168645&cdCategoria=101&q=&frase=&excluir=&qualquer=&prox1=&prox2=&proxc=), que pode ser utilizada para dirimir eventuais dúvidas. Caso o Contador Judicial não possua formação técnica na área contábil e não se sinta capaz para realizar a avaliação solicitada pela Direção do Foro, é possível a realização de perícia técnica, se assim entender necessário o Diretor do Foro. Agora, com a autuação dos presentes autos com a Providência 52852-BHDUXX, de 12/05/2021, questiona: Prezados, Em resposta à Consulta Protocolo 52263-OVIKUX obtivemos a seguinte reposta: "Prezada Senhora Alessandra, Informamos que a análise dos Livros Diários Auxiliares da Receita e da Despesa tem seu fluxo estabelecido na Circular CGJ n. 16/2016 ( http://busca.tjsc.jus.br/buscatextual/integra.do?cdSistema=41&cdDocumento=168645&cdCategoria=101&q=&frase=&excluir=&qualquer=&prox1=&prox2=&proxc =), que pode ser utilizada para dirimir eventuais dúvidas. Caso o Contador Judicial não possua formação técnica na área contábil e não se sinta capaz para realizar a avaliação solicitada pela Direção do Foro, é possível a realização de perícia técnica, se assim entender necessário o Diretor do Foro". Sendo a realização de perícia técnica necessária para solução dos processos, solicito informações a quem caberá o pagamento dos honorários do perito? É o relatório. 2. Em análise aos questionamentos formulados, verifica-se que o Contador Judicial não alegou impossibilidade de análise dos Livros Diários Auxiliares da Receita e da Despesa para cumprimento do art. 11 do Provimento CNJ n. 45/2015. Tratam-se de questionamentos pontuais acerca da retificação dos referidos livros. Para que se pudesse ter certeza desta afirmação, na medida em que não restou explicitado nas providências encaminhadas via Central de Atendimento Eletrônico, em 31/05/2021, foi feito contato telefônico com a consulente para a verificação de qual seria o objeto a ser periciado. A Sra. Alessandra informou que se tratam de duas situações distintas: uma referente ao 1º Registro de Imóveis, em que houve uma constatação em correição e cuja retificação foi feita no Livro Diário mediante simples solução de informática, e outra relativa ao 2º Tabelionato de Notas e Protesto, em que houve o lançamento de tarifas bancárias em quantia equivocada e a retificação também ocorreu com solução de informática. O que se denota dos autos é que o pedido de designação de perícia seria tão somente para prestar esclarecimentos de natureza técnica quanto ao procedimento de retificação de lançamentos equivocados realizados no Livro Diário Auxiliar e não para a realização de uma auditoria completa nos livros, uma vez que a Contadoria Judicial - função que não requer formação em Ciências Contábeis - informou não dispor de conhecimento técnico para análise da demanda. Muito embora, como o próprio nome indica, o Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa seja um livro auxiliar, deve ser escriturado em observância às normas técnicas da Contabilidade, conforme já orientado por esta Corregedoria no atendimento à consulente e expressamente previsto no art. 5º do Provimento CNJ n. 45/2015: Art. 5º O Livro Diário Auxiliar observará o modelo usual para a forma contábil e terá suas folhas divididas em colunas para anotação da data, da discriminação da receita e da despesa, além do valor respectivo, devendo, quando impresso em folhas soltas, encadernar-se tão logo encerrado. Acerca da retificação de lançamento contábil, importa transcrever a Interpretação Técnica ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil ( https://www1.cfc.org.br/sisweb/SRE/docs/ITG2000(R1).pdf ): Retificação de lançamento contábil 31. Retificação de lançamento é o processo técnico de correção de registro realizado com erro na escrituração contábil da entidade e pode ser feito por meio de: a) estorno; b) transferência; e c) complementação. 32. Em qualquer das formas citadas no item 31, o histórico do lançamento deve precisar o motivo da retificação, a data e a localização do lançamento de origem. 33. O estorno consiste em lançamento inverso àquele feito erroneamente, anulando-o totalmente. 34. Lançamento de transferência é aquele que promove a regularização de conta indevidamente debitada ou creditada, por meio da transposição do registro para a conta adequada. 35. Lançamento de complementação é aquele que vem posteriormente complementar, aumentando ou reduzindo o valor anteriormente registrado. 36. Os lançamentos realizados fora da época devida devem consignar, nos seus históricos, as datas efetivas das ocorrências e a razão do registro extemporâneo. Como se verifica pelo item 36, qualquer que seja a forma de retificação, deve sempre haver o registro do histórico dos lançamentos; não basta uma solução junto à empresa que desenvolve o sistema de automação cartorária para que exclua os lançamentos. Frise-se: é preciso registrar o histórico, com a consignação das datas e da razão da correção. Como referido em uma das respostas à consulente, a escrituração do Livro Diário Auxiliar representa “fotografia diária da escrituração das finanças dos serviços extrajudiciais”, de modo que não pode ser modificado sem que haja a indicação que permita a conferência quanto às datas e aos fundamentos que acarretaram a alteração. Caso a norma supracitada não tenha sido suficiente para dirimir a dúvida quanto aos casos concretos referidos pela consulente, orienta-se que haja a determinação pela Direção do Foro de apresentação de parecer técnico elaborado pelo Contador contratado pela serventia, devidamente subscrito – o que implica em responsabilidade (art. 1.177, parágrafo único, do Código Civil) –, indicando a forma contábil de retificação a ser aplicada ao caso e demais esclarecimentos a respeito que se façam necessários. Referido parecer deve ser apresentado juntamente com o Livro Diário devidamente retificado na forma indicada, observado o registro do histórico de lançamento. 3. Ante o exposto, opina-se pelo conhecimento da presente consulta para esclarecer as normas técnicas de Contabilidade a serem adotadas nos casos de retificação de lançamentos contábeis no Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa das serventias extrajudiciais; e, salvo melhor juízo , dispensar a nomeação de perito, pois a dúvida relatada não é suficiente para designação de perícia contábil. Caso a Direção do Foro necessite de maiores esclarecimentos, poderá determinar a apresentação de parecer técnico subscrito pelo Contador contratado da serventia. É o parecer que submeto à elevada apreciação de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por RAFAEL MAAS DOS ANJOS , JUIZ-CORREGEDOR , em 04/06/2021, às 19:51, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5565461 e o código CRC F0F3F4D3 . 0018677-10.2021.8.24.0710