Circular CGFE-SC 125/2021 Correição do foro extrajudicial

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 125 DE 19 DE MAIO DE 2021 EXTRAJUDICIAL. ÓRGÃOS REGULADORES. PROCEDIMENTOS INTERNOS. PROPOSTAS DE APRIMORAMENTO. 1) ENCAMINHAMENTO AOS CHEFES DE SECRETARIA DO FORO DE CÓPIA DAS CORRESPONDÊNCIAS QUE DIVULGAM ATOS NORMATIVOS E QUE SÃO ENDEREÇADAS AOS MAGISTRADOS. AÇÕES RELACIONADAS À GESTÃO DO CONHECIMENTO, A SEREM TAMBÉM IMPLEMENTADAS PELAS AUTORIDADES LOCAIS. DISSEMINAÇÃO DE INFORMAÇÕES ESSENCIAIS À CAPACITAÇÃO TÉCNICO-JURÍDICA DOS SERVIDORES QUE AUXILIAM OS ÓRGÃOS DE 1º GRAU. ALTERAÇÃO DO TEXTO PADRÃO ADOTADO NA ELABORAÇÃO DE MINUTAS DE DECISÃO. 2) IDENTIFICAÇÃO DOS QUESITOS “COP” NO PRÓPRIO SISTEMA DE CORREIÇÃO INTEGRADA (SCI). NECESSIDADE ADICIONAL DE CATEGORIZAÇÃO DOS ITENS DO SCI COM BASE NAS CARACTERÍSTICAS DA SERVENTIA, UMA VEZ QUE HÁ ITENS QUE NÃO SE APLICAM À REALIDADE DE DETERMINADAS UNIDADES, EM RAZÃO DE CARACTERÍSTICAS GEOGRÁFICAS E SOCIOECONÔMICAS. ESTABELECIMENTO DE FUNCIONALIDADE QUE PERMITA O AGRUPAMENTO DE QUESITOS COM BASE EM PARÂMETROS (METADADOS) A SEREM DEFINIDOS PELOS GESTORES DA FERRAMENTA, INDEPENDENTEMENTE DA ESPECIALIDADE OU CATEGORIA A QUE O ITEM ESTEJA VINCULADO. NECESSÁRIA MANIFESTAÇÃO DA DIRETORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO A RESPEITO DAS PROVIDÊNCIAS A SEREM  TOMADAS  PARA IMPLEMENTAÇÃO DA CITADA PROPOSTA. MEDIDA PALIATIVA ATÉ EFETIVO APRIMORAMENTO DO SCI: INSERÇÃO DA ETIQUETA “COP” NOS CAMPOS “DESCRIÇÃO” DOS QUESITOS, PARA POSSIBILITAR QUE AS EQUIPES CORREICIONAIS REALIZEM A PESQUISA DOS ITENS COM BASE NO CONTEÚDO DA PERGUNTA. MANUTENÇÃO DOS QUESITOS “1D” NA FERRAMENTA “CONHECIMENTO EXTRA”, EM RAZÃO DO VOLUME E DA DIVERSIDADE, PELO MENOS ATÉ A MANIFESTAÇÃO DA REFERIDA DIRETORIA. Senhores Juízes Diretores do Foro e Senhoras Juízas Diretoras de Foro; Senhores Juízes e Senhoras Juízas com competência em registros públicos, Comunico os termos da decisão e do parecer por ela acolhido, proferida nos autos virtuais n. 0017680-27.2021.8.24.0710, que divulga medidas adotadas para aprimoramento dos procedimentos internos. Documento assinado eletronicamente por DINART FRANCISCO MACHADO , DESEMBARGADOR , em 24/05/2021, às 12:07, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5538118 e o código CRC 24F86FE6 . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br 0017680-27.2021.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Processo n. 0017680-27.2021.8.24.0710 Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial Assunto: sugestões de aperfeiçoamento dos procedimentos internos Trata-se de sugestões de aperfeiçoamento dos procedimentos internos, apresentadas pelo chefe de secretaria do foro da comarca de Araranguá, Rimenez Tuon. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos (n. 5538101). Determino a expedição de circular aos juízes diretores do foro e aos juízes com competência em matéria de registros públicos. No intuito de favorecer e promover a disseminação do conhecimento, determino o encaminhamento aos chefes de secretaria do foro de cópia da correspondência enviada às referidas autoridades. Disponibilize-se o procedimento, em regime de trâmite colaborativo, à Diretoria de Tecnologia da Informação, para que oriente as providências a serem tomadas para implementação da proposta de criação, no Sistema de Correição Integrada (SCI), de funcionalidade que permita o agrupamento de quesitos com base em parâmetros (metadados) a serem definidos pelos gestores da ferramenta, independentemente da especialidade ou categoria a que o item esteja vinculado. Cientifique-se o chefe de secretaria do foro da comarca de Araranguá, Rimenez Tuon. Cumpridas as providências, movimentem-se os autos ao Núcleo IV (Extrajudicial), para: a) realizar alteração do texto padrão constante no Sistema Eletrônico de Informações (ID n. 263), para que nele passe a constar comando de remessa aos chefes de secretaria do foro de cópia da correspondência enviada aos juízes diretores de foro e juízes de registros públicos e que digam respeito a atos normativos; b) aprimoramento dos campos “Descrição” dos atuais 49 (quarenta e nove) quesitos que compõem o conjunto de itens básicos de correição, com a inserção do termo “COP”. Documento assinado eletronicamente por DINART FRANCISCO MACHADO , DESEMBARGADOR , em 24/05/2021, às 12:06, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5538116 e o código CRC AF4A7EAA . 0017680-27.2021.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Processo n. 0017680-27.2021.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: sugestões de aperfeiçoamento dos procedimentos internos Extrajudicial. Órgãos reguladores. Procedimentos internos. Propostas de aprimoramento. 1) Encaminhamento aos chefes de secretaria do foro de cópia das correspondências que divulgam atos normativos e que são endereçadas aos magistrados. Ações relacionadas à gestão do conhecimento, a serem também implementadas pelas autoridades locais. Disseminação de informações essenciais à capacitação técnico-jurídica dos servidores que auxiliam os órgãos de 1º grau. Alteração do texto padrão adotado na elaboração de minutas de decisão. 2) Identificação dos quesitos “COP” no próprio Sistema de Correição Integrada (SCI). Necessidade adicional de categorização dos itens do SCI com base nas características da serventia, uma vez que há itens que não se aplicam à realidade de determinadas unidades, em razão de características geográficas e socioeconômicas. Estabelecimento de funcionalidade que permita o agrupamento de quesitos com base em parâmetros (metadados) a serem criados pelos gestores da ferramenta, independentemente da especialidade ou categoria a que o item esteja vinculado. Manifestação da Diretoria de Tecnologia da Informação a respeito dos protocolos que deverão ser observados para implementação da citada proposta. Medida paliativa: inserção da etiqueta “COP” nos campos “Descrição” dos quesitos, para possibilitar que as equipes correcionais realizem a pesquisa dos itens com base no conteúdo da pergunta. Manutenção dos quesitos “1D” na ferramenta “Conhecimento EXTRA”, em razão do volume e da diversidade, pelo menos até a manifestação da referida diretoria. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. O chefe de secretaria do foro da comarca de Araranguá, Rimenez Tuon, apresentou sugestão para que cópia dos normativos endereçados aos órgãos reguladores de 1º grau seja endereçada à lista comarcas@tjsc.jus.br, uma vez que alguns atos regulamentares relacionados ao procedimento de correição não chegaram ao conhecimento dos chefes de secretaria do foro, a exemplo das Circulares CGJ n. 250/2020 e 03/2021. Ademais, sugeriu que a identificação dos quesitos “COP” conste do próprio Sistema de Correição Integrada (SCI), uma vez que a consulta e conferência das informações na ferramenta Conhecimento EXTRA, na prática, torna-se difícil e compromete a evolução da atividade fiscalizatória. As sugestões foram encaminhadas por meio da Central de Atendimento Eletrônico desta Corregedoria-Geral e a demanda foi protocolada sob o n. 52737-BPADLZ (doc n. 5521116). É o essencial. 2. O encaminhamento aos chefes de secretaria do foro de cópia das correspondências que divulgam atos normativos e são endereçadas aos órgãos reguladores de 1º grau mostra-se salutar, porquanto vai ao encontro das práticas de gestão do conhecimento, e por conseguinte, contribui para capacitação técnico-jurídica dos servidores que auxiliam os magistrados com atuação no Extrajudicial. Entretanto, não é demais recomendar aos ilustres colegas magistrados a adoção de semelhantes práticas de disseminação no âmbito de suas equipes, de maneira que os colaboradores das unidades de apoio (gabinete e secretaria do foro) estejam aptos a oferecer serviços de qualidade às referidas autoridades e à população. No que se refere à implementação da proposta, considera-se salutar que esta seja repercutida no SEI, mais especificamente do texto padrão adotado por Vossa Excelência (ID n. 263). Isso porque referida alteração permitirá ao redator da minuta considerar tal texto padrão, por ocasião da elaboração da peça, o que reduzirá o risco de a ordem de encaminhamento ficar ausente do projeto de decisão. Com relação à proposta de categorização dos quesitos “COP” diretamente no Sistema de Correição Integrada (SCI), entende-se que a questão deve ser submetida à apreciação da Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI), para ser avaliado se a solução proposta reclama a elaboração de projeto técnico, ou exige apenas a realização de simples ajuste no mencionado sistema. A propósito, vale mencionar que, para além da seleção de quesitos, a categorização dos itens do SCI com base nas características da serventia também se revela medida que favorece a execução das ações correcionais, uma vez que há itens que não se aplicam à realidade de determinadas unidades, em razão de características geográficas e socioeconômicas. Diante de tais necessidades, verifica-se que o SCI poderia apresentar funcionalidade que permita o agrupamento de quesitos com base em parâmetros (metadados) a serem criados pelos gestores da ferramenta, independentemente da especialidade ou categoria a que o item esteja vinculado. Atualmente, o SCI permite apenas a seleção de quesitos dentro de uma mesma categoria e com base em pesquisa textual. Outrossim, enquanto dito aperfeiçoamento não for implementado, entende-se que a inserção da etiqueta “COP” nos campos “Descrição” dos atuais 49 (quarenta e nove) quesitos poderia permitir às equipes correicionais realizar a identificação dos itens básicos a partir da pesquisa do conteúdo das perguntas. Desse modo, para a realização de correição dos itens básicos, a equipe correicional de 1º grau deveria observar os seguintes passos: a) clicar no botão “Nova Correição”; b) selecionar a serventia que será alvo da fiscalização; c) manter selecionada apenas a especialidade “Normas Gerais”; d)  selecionar o tipo de correição “Ordinária Periódica”; e) clicar no botão “Criar e abrir”; f) clicar na aba "Constatações"; g) no campo “Especialidade”, selecionar “Normas Gerais”; h) no campo “Categoria”, selecionar “Estrutura da Serventia”; i) no campo “Pesquisa”, inserir o termo “COP”. Tais ações permitirão identificar o conjunto mínimo de itens de verificação da qualidade da prestação das atividades notariais e registrais. Com relação aos quesitos “1D”, que apresentam elevado volume e acentuada diversidade, entende-se que a consulta/conferência deverá continuar na ferramenta “Conhecimento EXTRA”, pelo menos até o pronunciamento da DTI. Por essa razão, havendo pretensão de realizar correição em itens não categorizados como “COP”, o órgão fiscalizador de 1º grau deverá seguir o procedimento padrão, ou seja, aquele até então adotado. Esses os esclarecimentos e orientações, a partir da bem recebida sugestão do chefe de secretaria do foro da comarca de Araranguá, Rimenez Tuon, que são apresentadas neste momento. 3. Ante o exposto, opino: a) pela alteração do texto padrão constante no Sistema Eletrônico de Informações (ID n. 263), para que nele passe a constar comando de remessa aos chefes de secretaria do foro de cópia da correspondência enviada aos juízes diretores de foro e juízes com competência em registros públicos e que digam respeito a atos normativos; b) pela realização de consulta à Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) a respeito dos protocolos que deverão ser observados para implementação da proposta de criação, no Sistema de Correição Integrada (SCI), de funcionalidade que permita o agrupamento de quesitos com base em parâmetros (metadados) a serem criados pelos gestores da ferramenta, independentemente da especialidade ou categoria a que o item esteja vinculado; c) pela alteração do SCI, com a inserção do termo “COP” nos campos “Descrição” dos atuais 49 (quarenta e nove) quesitos que compõem o conjunto de itens básicos de correição; d) divulgação de orientação aos juízes diretores do foro e aos juízes com competência em matéria de registros públicos; e e) pela cientificação do chefe de secretaria do foro da comarca de Araranguá, Rimenez Tuon. É o parecer que submeto à consideração de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por RAFAEL MAAS DOS ANJOS , JUIZ-CORREGEDOR , em 20/05/2021, às 14:08, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5538101 e o código CRC D955AEB3 . 0017680-27.2021.8.24.0710