Circular CGFE-SC 161/2021 Campo 'de cujus' obrigatório

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 161 DE 28 DE JUNHO DE 2021 Foro Extrajudicial. Registro civil de pessoas naturais. Selo de fiscalização digital. Preenchimento correto das informações lançadas nos campos digitais dos atos do selo de fiscalização. Lançamento obrigatório de informação no campo “de cujus”em todos os tipos de certidões de óbito (pagas e isentas, 1ª e 2º vias). A correição virtual  também servirá como instrumento de fiscalização deste Órgão, o que será objeto de estudo em autos próprios. Comunicação do teor do parecer e da decisão proferidos nos autos n. 0040362-10.2020.8.24.0710. Senhores(as) Juízes(as) de Direito, Senhores(as) Oficiais de Registro Civil das Pessoas Naturais e Escrivães de Paz, e Senhores(as) Chefes de Secretaria, Comunico os termos do parecer e da decisão, proferidos nos autos n. 0040362-10.2020.8.24.0710. Documento assinado eletronicamente por DINART FRANCISCO MACHADO , DESEMBARGADOR , em 02/07/2021, às 10:58, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5617530 e o código CRC C2CCF60C . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br 0040362-10.2020.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Processo n. 0040362-10.2020.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: Pedido de Providências Trata-se de pedido de providências autuado em razão da mensagem eletrônica enviada pela Sra. Luciane Fransozi (Sr. André Matias Azevedo), do Setor de Administração do Índice de Pessoas, Sistema Integrado de Segurança Pública - II/IGP/SSP, via central de atendimento eletrônico (45109-ILPEBT), informando a existência de inconsistências de dados em certidões de óbito. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos ( 5617478 ) e determino: a) o encaminhamento dos autos à Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) para alteração do modelo do ato CObito no selo digital de fiscalização, para que no campo ‘de cujus’ conste obrigatoriamente o nome da pessoa que faleceu, devendo este campo ser considerado de preenchimento obrigatório; b) que as correições virtuais mensais passem a ter caráter fiscalizatório e não apenas didático, sendo que para tanto, recomendo a abertura de demanda específica para este fim; c) pela avaliação e estudos a fim de solucionar eventuais inconsistências decorrentes de casos que envolvam homônimos; d) a expedição de ofício ao Instituto Geral de Perícias de Santa Catarina (IGP/SC), dando lhe conhecimento sobre as providências ora efetuadas; e) a cientificação da Associação dos Registradores Civis de Pessoas Naturais de Santa Catarina (ARPEN/SC), no endereço eletrônico: contato@arpen-sc.org.br ; e f) a expedição de circular aos juízes diretores do foro e com competência em registros públicos, aos chefes de secretaria, aos oficiais dos registros civis e aos escrivães de paz das comarcas deste estado, com cópia desta decisão e do referido parecer, para conhecimento. Cumpridas as providências, a tramitação dos autos estará encerrada. Documento assinado eletronicamente por DINART FRANCISCO MACHADO , DESEMBARGADOR , em 02/07/2021, às 10:58, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5617512 e o código CRC EAC82077 . 0040362-10.2020.8.24.0710 5617512v3 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Processo n. 0040362-10.2020.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: Pedido de Providências Foro Extrajudicial. Pedido de Providências. Informação enviada pelo Instituto Geral de Perícias de Santa Catarina (IGP/SC). Suposta existência de inconsistências nos lançamentos de registros de óbitos. Apresentação de manifestação pela Associação dos Registradores Civis de Pessoas Naturais de Santa Catarina (ARPEN/SC), pelo IGP/SC (ora requerente) e pela assessoria de informática desta Corregedoria. Erro no preenchimento das informações prestadas pelas serventias. Lançamento obrigatório de informação no campo “de cujus” em todos os tipos de certidões de óbito (pagas e isentas, 1ª e 2º vias). Necessidade de alteração do modelo de certidão de óbito, no que tange ao campo “de cujus” e de modificação do caráter da correição virtual, tornando-a fiscalizatória. Expedição de circular para conhecimento dos juízes de direito, chefes de secretaria, oficiais de registros civis e escrivães de paz. Cientificação dos interessados. Encerramento dos autos. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. Trata-se de pedido de providências autuado em razão da mensagem eletrônica enviada pela Sra. Luciane Fransozi (Sr. André Matias Azevedo), do Setor de Administração do Índice de Pessoas, Sistema Integrado de Segurança Pública - II/IGP/SSP, via central de atendimento eletrônico (45109-ILPEBT), informando o seguinte: Por determinação do Diretor do Instituto de Identificação (IGP) Fernando Luiz de Souza, encaminhamos em anexo algumas certidões de óbito que possuem inconsistências como, barra (/) no local do nome, números também no local do nome, dados incompletos como; falta de número de Registo Geral, cpf ou mais dados de documentos apresentados para a identificação do de cujus. O programa utilizado pela Secretaria de Segurança Pública (SISP) não consegue identificar o cadastro a qual a certidão deverá ser anexada automaticamente, o que acaba formando uma fila gigantesca na "fila de óbitos" a serem registrados no Sistema Integrado da Segurança Pública (SISP), o que mantém os cadastros ativos e passíveis de emissão de novos documentos em nome da pessoa já falecida. Ilustrando o problema, temos mais de 200.000 cadastros com pendência no sistema, número que aumenta diariamente, pois as inconsistências entre a informação no SISP e as encaminhadas via sistema pelos cartórios impedem que o sistema faça os registros de óbito de forma automática. Assim, solicitamos apoio desta Corregedoria no sentido de padronizar ao máximo as informações inseridas pelos cartórios nas certidões emitidas, tomando cuidado para deixar as informações do óbito o mais próximas possível das informações das certidões de nascimento e casamento.” (documentos 5153468, 5153473, 5153475, 5153478, 5153481, 5153485, 5153488, 5153490, 5153492, 5153495 e 5153497). Contudo, para uma escorreita apuração dos fatos, este Órgão Correicional determinou a intimação da Associação dos Registradores Civis de Pessoas Naturais de Santa Catarina (ARPEN/SC) ( 5221608 ) e do requerente Instituto Geral de Perícias de Santa Catarina (IGP) ( 5381361 ) para que se manifestassem sobre o tema objeto dos autos. Devidamente intimados, ambos apresentaram manifestação ( 5331050 e 5448838 ). Na sequência, foi solicitada a manifestação técnica da assessoria de informática desta Corregedoria ( 5557185 ), o que foi feito ( 5586433 ). 2. Ao compulsar a manifestação apresentada pela assessoria de informática desta Corregedoria e os demais elementos trazidos aos presentes autos, verifica-se que os dados referentes aos registros de óbitos preenchidos pelas serventias foram omissos e equivocados, gerando dúvidas e pendências no sistema de registro de óbito utilizado pelo IGP, ora requerente, uma vez que as inconsistências entre a informação no SISP e as encaminhadas via sistema pelas serventias impedem que tais registros sejam feitos de maneira automática. Diante disso, é salutar que os responsáveis pelas serventias e seus prepostos redobrem os cuidados para que as informações lançadas nos campos digitais do selo de fiscalização sejam as mais fidedignas possíveis com a realidade, tendo em vista que o lançamento falho de dados pode gerar inconsistências e dubiedades. Cabe destacar, ainda, que eventual desídia dos delegatários no lançamento de informações nos campos digitais do selo de fiscalização pode acarretar reflexos disciplinares, no caso de titulares, e quebra da confiança por parte da autoridade nomeante, quando se tratar de interinos e interventores. Por outro lado, analisando o modelo digital do ato “certidão de óbito” (CObito), é possível observar que existem campos de preenchimento obrigatório (representados pelos retângulos com linha contínua) e campos de preenchimento opcional (representados pelos retângulos com linha tracejada) ( http://selo.tjsc.jus.br/XMLSchema/v3.0/Docs/index.html?url=cobito.html ). O campo destinado às informações da pessoa que veio a óbito (“de cujus”) está representado pelo retângulo com linha tracejada, logo possui preenchimento opcional, o que impede que o sistema do selo digital de fiscalização barre eventuais informações equivocadas ou omissas. Assim, sugere-se a alteração do modelo do ato “certidão de óbito - CObito”, para que o campo “de cujus” seja tornado obrigatório, aumentando a segurança das informações lançadas pelas serventias extrajudiciais. Além disso, sugere-se a modificação do caráter da correição virtual, de modo que não seja apenas didático, mas também fiscalizatório, no intuito de possibilitar a apuração de tais inconsistências de dados. Em arremate, recomenda-se estudo com vistas a avaliar eventuais dificuldades e inconsistências decorrentes de casos envolvendo homônimos. Ao final, cabe reforçar que o preenchimento da informação do “de cujus” deve ser obrigatória para todos os tipos de certidões de óbito (pagas e isentas, 1ª e 2º vias), independentemente da alteração do sistema do selo digital de fiscalização (o que será feito oportunamente), e que o cumprimento de tal exigência será verificado pela inspeção virtual. 3. À vista do exposto, opino: a) pelo encaminhamento dos autos à Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) para alteração do modelo do ato CObito no selo digital de fiscalização, para que no campo ‘de cujus’ conste obrigatoriamente o nome da pessoa que faleceu, devendo este campo ser considerado de preenchimento obrigatório; b) para que as correições virtuais mensais passem a ter também caráter fiscalizatório e não apenas didático, sendo que para tanto, recomenda-se a abertura de demanda específica para este fim; c) pela avaliação e estudos a fim de solucionar eventuais inconsistências decorrentes de casos que envolvam homônimos; d) pela expedição de ofício ao Instituto Geral de Perícias de Santa Catarina (IGP/SC), a fim de dar conhecimento sobre as providências ora efetuadas; e) pela cientificação da Associação dos Registradores Civis de Pessoas Naturais de Santa Catarina (ARPEN/SC), no endereço eletrônico: contato@arpen-sc.org.br ; e f) pela expedição de circular aos juízes diretores do foro e com competência em registros públicos, aos chefes de secretaria, aos oficiais dos registros civis e aos escrivães de paz das comarcas deste estado, com cópia deste parecer e da decisão, para conhecimento. É o parecer que submeto à apreciação de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por RAFAEL MAAS DOS ANJOS , JUIZ-CORREGEDOR , em 02/07/2021, às 10:57, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5617478 e o código CRC 08539F86 . 0040362-10.2020.8.24.0710