Circular CGFE-SC 307/2021 Conservação de livros

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 307 DE 19 DE NOVEMBRO DE 2021 FORO EXTRAJUDICIAL. PARECER E PROVIMENTO N. 53/2021. ERRO MATERIAL. NECESSIDADE DE REPUBLICAÇÃO PARA CORREÇÃO DE EQUÍVOCO VERIFICADO NO PARECER E NO PROVIMENTO. Senhores Juízes Diretores do Foro e Senhoras Juízas Diretoras do Foro, Senhores Juízes e Senhoras Juízas com competência em registros públicos, Senhores Notários e Senhoras Notárias, Senhores Registradores e Senhoras Registradoras, Comunico os termos do parecer 5942764 e da decisão 5942836 proferidos nos autos n. 0038369-92.2021.8.24.0710 , que informa a correção de erro material contido no parecer 5906756 e no provimento. Documento assinado eletronicamente por Dinart Francisco Machado , DESEMBARGADOR , em 02/12/2021, às 09:59, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5943745 e o código CRC A39F3F48 . ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PROVIMENTO N. 53 DE 05 DE NOVEMBRO DE 2021 Altera o Provimento CGJ n. 10/2013, que instituiu o Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça, para estabelecer nova redação aos incs. I, II e III do art. 465, ao caput do art. 466 e inserir o §7º no art. 466. O CORREGEDOR-GERAL DO FORO EXTRAJUDICIAL, considerando a atividade permanente de aprimoramento do Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça, o comando estampado no art. 2º do Provimento CN/CNJ n. 85/2019, bem como a decisão proferida nos autos virtuais n. 0038369-92.2021.8.24.0710 , a necessidade de regular o enquadramento do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa na tabela de temporalidade anexa ao Provimento CNJ n. 50, de 28 de setembro de 2015 RESOLVE: Art. 1º O Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça passa a vigorar com as seguintes alterações: "Art. 465. ............................................................................................................................... I – livro de visitas e correições; II – livro diário auxiliar da receita e da despesa; III – livro de controle de depósito prévio." (NR) Art. 466. A serventia adotará o livro diário auxiliar da receita e da despesa, o qual conterá: .................................................................................................................................................... § 7º O livro diário auxiliar da receita e da despesa deverá ser conservado na serventia pelo período de 10 (dez) anos após o seu encerramento." (NR) Art. 2º O presente ato normativo está relacionado com o Objetivo 16 (Paz, Justiça e Instituições Eficazes) da Agenda 2030 da Organização das Nações Unidas (ONU). Art. 3º Este provimento entra em vigor na data de sua publicação. Documento assinado eletronicamente por Dinart Francisco Machado , DESEMBARGADOR , em 02/12/2021, às 09:59, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5942887 e o código CRC EB2B72C8 . ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Processo n. 0038369-92.2021.8.24.0710 Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial Assunto: Necessidade de republicação do provimento para correção de erro material Trata-se de dúvida remetida por Luiz Fernando Freitas Stradiotto, responsável pelo Ofício de Registros Civis das Pessoas Naturais e de Interdições e Tutelas, das Pessoas Jurídicas e de Títulos e Documentos do Município de Braço do Norte - CNS 10.523-9, acerca da correta classificação do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa e seu prazo de conservação à luz do Provimento CNJ n. 50/2015. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos (n. 5942764 ) Proceda-se à republicação do Provimento CGJ n. 53/2021, com as correções necessárias. Expeça-se circular aos juízes diretores do foro e com competência em matéria de registros públicos, e a todos os responsáveis por serventias extrajudiciais deste Estado, com cópia desta decisão, do referido parecer e do provimento corrigido que será expedido em substituição ao Provimento CGJ n. 53/2021, para ciência. Oficie-se novamente o requerente, com cópia do Parecer 5942764 , desta Decisão 5942836 , do provimento corrigido e da circular, no endereço eletrônico informado no requerimento do Protocolo: 59075-GMXPBB, qual seja, cartoriobn@gmail.com . Oficie-se ao Conselho Nacional de Justiça, no Pedido de Providências 0008340-25.2021.2.00.0000, para ciência da correção do erro material ocorrido, com cópia do Parecer 5942764 , desta Decisão 5942836 , do provimento corrigido e da circular, e consultar sobre o entendimento, com sugestão de padronização nacional. Por medida de celeridade e economia processual, a cópia da presente decisão servirá como ofício. Comunique-se o Núcleo II desta Corregedoria-Geral da Justiça sobre as alterações do Provimento CGJ n. 53/2021 para que as versões digital e anotada do CNCGJ sejam ajustadas. Cumpridas as determinações, o processo estará encerrado. Documento assinado eletronicamente por Dinart Francisco Machado , DESEMBARGADOR , em 02/12/2021, às 09:59, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5942836 e o código CRC 28A23550 . ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Processo n. 0038369-92.2021.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: Necessidade de republicação do provimento para correção de erro material Foro Extrajudicial. Dúvida quanto à correta classificação de livros administrativos obrigatórios e seu prazo de conservação. Regramento pelo Provimento CNJ n. 50, de 28 de setembro de 2015. Provimento CGJ n. 53/2021. Necessidade de republicação para correção de mero erro material. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. Tratam os autos de expediente recebido pela Central de Atendimento Eletrônico desta Corregedoria, Protocolo n. 59075-GMXPBB, remetido por Luiz Fernando Freitas Stradiotto, responsável pelo Ofício de Registros Civis das Pessoas Naturais e de Interdições e Tutelas, das Pessoas Jurídicas e de Títulos e Documentos do Município de Braço do Norte - CNS 10.523-9, o qual relatou e ao final requereu: Prezados, em 2013 passou a ser obrigatório a existência do livro diário auxiliar, pouco tempo depois esta Corregedoria autorizou seu armazenamento em meio digital, mas anterior a isso utilizávamos os livros de receitas e despesas para tais lançamentos, esta serventia possui tais livros desde a década de mil novecentos e oitenta, livros estes que não são utilizados, ocupam espaço físico e acabam demandando cuidados para conservação. O Provimento n° 50/2015 da Corregedoria Nacional de Justiça não menciona o livro diário auxiliar e os livros de controle de entradas e saídas anteriores ao ano de 2013. Diante disso, solicito, se possível, a verificação da possibilidade de criação de um dispositivo normativo autorizando a eliminação dos livros de receitas e despesas anteriores ao ano de 2013. Foi acolhido o parecer 5906756 e determinada a edição do Provimento CGJ n. 53/2021 para adequar o Código de Normas, instituído pelo Provimento CGJ n. 10/2013, a fim de alterar a redação dos incs. I, II e III do art. 465, do caput do art. 466, e inserir o § 7º ao art. 466, do CNCGJ. Contudo, em análise aos referidos parecer e provimento, verifica-se que houve um erro material em ambos, merecendo correção. É o relatório. 2. Em análise ao Provimento CGJ n.53/2021 conjuntamente com o parecer e decisão que justificaram sua edição, verifica-se a existência de erro material, tanto no parecer quanto no provimento. Passo a reproduzir o conteúdo do parecer 5906756 com as correções necessárias, para o ajuste do provimento. Preliminarmente, cabe esclarecer que em contabilidade são livros obrigatórios somente o “Livro Diário” (art. 1.180, Código Civil/2002) e o “Livro Razão” (Lei n. 8.218/91, art. 14). Já o “Livro Caixa” se trata de livro contábil auxiliar legalmente não obrigatório, assim como muitos outros livros contábeis auxiliares, cuja existência foi determinada pelas mais diversas autoridades fiscalizadoras. Baseado na obrigatoriedade do Livro Diário da contabilidade, o CNJ instituiu, pelo Provimento CNJ n. 45/2015, outro livro administrativo obrigatório sob o viés correicional, entretanto não obrigatório sob o enfoque contábil. Esse livro é exclusivo para escrituração e fiscalização das finanças afetas à serventia extrajudicial. Destaco que o “Livro Diário” e o “Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa” são distintos, não se confundem. O primeiro é livro contábil obrigatório, com regras de escrituração próprias. O segundo é livro administrativo obrigatório apenas no âmbito do Extrajudicial, voltado à fiscalização da gestão das serventias notariais e registrais, e a aferição de sua escrituração é feita pelos órgãos reguladores anualmente, ou sempre que se entender conveniente (art. 11, Prov. 45/2015). Ou seja, assim como existem livros contábeis não obrigatórios exigidos pelo fisco, que auxiliam na escrituração e fiscalização dos livros obrigatórios reduzindo-lhes o volume, há aqueles determinados e padronizados por autoridades fiscalizadoras diversas, também destinados ao processo de fiscalização específico da atividade desenvolvida. É esse o caso do “Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa”. Ele é um livro contábil não obrigatório do ponto de vista legal, todavia é livro administrativo obrigatório sob o viés normativo a que está subordinada a atividade notarial e registral. A existência desse livro auxiliar decorre de normativo emitido pela autoridade fiscalizadora nacional, que é o CNJ. A existência do “Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa” é específica: trata-se de ferramenta de fiscalização destinada a aferir a regularidade da administração exercida em face da competência extrajudicial delegada, e auxilia a identificar de modo prático os sinais de descontrole financeiro ou administrativo que possam ocorrer. Sua apresentação obrigatória é anual, todavia a autoridade fiscalizadora pode determinar período de apresentação dele em tempo menor que esse (art. 11, do Provimento CNJ 45/2015). Feitos os necessários esclarecimentos iniciais, passa-se à análise do tema. É cediço que o Provimento CNJ n. 50, de 28.09.2015 (5907885) é o normativo que dispõe sobre a conservação de documentos nas serventias extrajudiciais. Trata-se de norma com poucos artigos, que possui como anexo uma tabela de temporalidade de documentos que, na dicção do art. 3º do referido normativo, prescinde de autorização do juízo competente para a eliminação de documentos classificados como aptos a esse destino, bastando a comunicação semestral dos documentos eliminados pelos notários e registradores. Confira-se o normativo na íntegra: Art. 1º. Ficam autorizados os Cartórios de Notas, Protestos de Letras e Títulos, Registros de Imóveis, Registros Civis de Pessoas Naturais, Registros Civis de Pessoas Jurídicas e Registros de Títulos e Documentos a adotar a anexa Tabela de Temporalidade de Documentos. Art. 2º. Os documentos que venham a ser descartados devem ser previamente desfigurados de modo que as informações não possam ser recuperadas, especialmente as indicações de identidade pessoal e assinaturas. Art. 3º. Toda eliminação de documentos pelos cartórios extrajudiciais, observados os termos da Lei 8.159 de 1991 e a Tabela de Temporalidade de Documentos anexa, deverá ser comunicada, semestralmente, ao juízo competente. Art. 4º. Este Provimento entra em vigor na data de sua publicação. Os documentos gerados em decorrência da atividade delegada são públicos, conforme art. 7º, § 1º, da Lei n. 8.159/1991 (5907889), e podem ser identificados como correntes, intermediários e permanentes. O art. 8º dessa lei assim os conceitua: Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. § 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Da análise da tabela de temporalidade anexa ao referido provimento do CNJ verifica-se que ela está organizada por atividade, com códigos numéricos definidos em categorias na forma do Anexo II do Decreto n. 7.845, de 14 de novembro de 2012 (5907900), que regulamenta a referida lei (5907889). Conforme o Anexo II do decreto regulamentador (5907900), os documentos relacionados às serventias notariais e de registro se inserem na categoria relacionada ao "Comércio, Serviços e Turismo" e recebem o código numérico 3 do Código de Indexação de Documento Que Contém Informação Classificada-CICIC - Categorias. Em decorrência disso, as competências notariais e registrais estão hierarquicamente subclassificadas na referida tabela de temporalidade (5907885) do Provimento CNJ n. 50/2015 por assunto, sob o código numérico 3. A título de ilustração, transcrevo a seguir apenas a hierarquia macro da classificação, para poder esclarecer o tema e corretamente classificar os livros apontados pelo requerente: 3-0 SERVIÇOS NOTARIAIS E DE REGISTRO – PROCESSOS E DOCUMENTOS 3-1 REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS NATURAIS 3-1-1 LIVROS (...) 3-2 REGISTRO GERAL DE IMÓVEIS 3-2-1 Livros (...) 3-3 REGISTRO DE DISTRIBUIÇÃO / DISTRIBUIDORES 3-3-1 LIVROS (...) 3-4 TABELIONATO DE PROTESTO DE TÍTULOS 3-4-1 LIVROS (...) 3-5 OFÍCIO DE NOTAS 3-5-1 LIVROS (...) 3-6 OFÍCIO DE NOTAS E REGISTROS DE CONTRATOS MARÍTIMOS 3-6-1 LIVROS (...) 3-7 REGISTRO DE TÍTULOS E DOCUMENTOS 3-7-1 LIVROS REGISTRAIS (...) 3-8 REGISTRO CIVIL DE PESSOAS JURÍDICAS 3-8-1 LIVROS (...) 3-9 DOCUMENTOS COMUNS 3-9-1 LIVROS 3-9-1-1 Adicional (...) Como visto, à luz da tabela de temporalidade apresentada pelo CNJ, os livros informados pelo requerente, livros administrativos auxiliares da contabilidade identificados como "Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa" podem ser enquadrados na tabela de temporalidade sob o código 3.9.1.1, como livros adicionais. E, por se tratarem de documentos intermediários, seu prazo de guarda é de 10 (dez) anos, conforme especifica a tabela, seja ele físico ou eletrônico, notadamente diante do art. 467, §2º, I, do Código de Normas da Corregedoria-Geral da Jusitiça (CNCGJ), que autoriza sua manutenção exclusiva nesse meio. Importante fazer constar que se tratam de livros administrativos obrigatórios. Não são livros contábeis, embora se prestem a auxiliar na fiscalização da contabilidade da serventia, e consequentemente na gestão administrativa e financeira. Pelo fato de se tratar de procedimento operacional (arquivamento de livro administrativo obrigatório), e de não haver regra específica (pelo menos por ora) a respeito do prazo de conservação do “Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa”, entende-se adequado inserir dispositivo no CNCGJ, por meio do § 7º, do art. 466. Aproveitando o ensejo, entende-se pertinente padronizar a nomenclatura utilizada para designar o Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa nos dispositivos do CNCGJ. Por uma questão de técnica legislativa, sugere-se também a alteração dos incs. I, II e III do art. 465, e do caput, do art. 466, para fazer constar a correta designação do livro. 2.1. Da alteração no Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça Para tanto sugerem-se as seguintes alterações no CNCGJ: "Art. 465. .............................................................................................................................. I – livro de visitas e correições; II – livro diário auxiliar da receita e da despesa; e III – livro de controle de depósito prévio." (NR) “Art. 466. A serventia adotará o livro diário auxiliar da receita e da despesa, o qual conterá: ................................................................................................................................................ § 7º O livro diário auxiliar da receita e da despesa deverá ser conservado na serventia pelo período de 10 (dez) anos após o seu encerramento.”(NR) Tal incremento normativo, no entanto, não dispensa provocação do Conselho Nacional de Justiça, no intuito de conferir o entendimento e sugerir sua uniformização em todo o país. 3. À vista do exposto, opina-se: a) pela alteração do Provimento CGJ n. 10/2013 para, em relação ao Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça, alterar a redação dos incs. I, II e III do art. 465, do caput do art. 466 e inserir o §7º no art. 466; b) por consultar o CNJ em relação ao entendimento adotado no presente parecer. É o parecer que submeto à apreciação de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por Rafael Maas dos Anjos , JUIZ-CORREGEDOR , em 01/12/2021, às 19:46, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5942764 e o código CRC 9054E16C .