Circular 67/2021

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 67 DE 29 DE MARÇO DE 2021 Processo n.: 0011134-53.2021.8.24.0710 Unidade: Núcleo II - Estudos, Planejamento e Projetos FORO JUDICIAL. PROJETO SIMPLIFICA. PROGRAMA DE DESBUROCRATIZAÇÃO DA CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA DE SANTA CATARINA. PESQUISA EXTERNA. LINK DE FORMULÁRIO. PUBLICIDADE. Por meio desta Circular, a Corregedoria-Geral da Justiça de Santa Catarina noticia aos Magistrados e Servidores do Primeiro Grau de Jurisdição a instituição do Projeto Simplifica, voltado à desburocratização dos procedimentos administrativos internos do Órgão e das unidades judiciais do Estado, com fulcro na otimização da eficiência das rotinas e da prestação jurisdicional. O Programa compreenderá a revisão dos normativos e das orientações editadas pela CGJ-SC desde o ano de 2008, com foco na atualização dos expedientes - tendo em vista a implementação de novos sistemas processuais - e na exclusão ou modificação de regras que sejam entendidas como desnecessárias ou contraproducentes, resultando em uma disciplina mais enxuta e prática das matérias regulamentadas, nos termos expostos no parecer e na decisão anexos. Seguindo esse viés, em um dos braços de atuação do Projeto pretende-se obter a opinião dos Juízos de Direito sobre os procedimentos seguidos em suas tarefas funcionais e sobre a efetividade das rotinas impostas, bem como a respeito de medidas que considerem aptas a otimizá-las. Para tanto, solicita-se aos destinatários desta Circular que colaborem com o preenchimento do formulário disponível neste link , composto pelas seguintes perguntas: 1) Alguma norma, orientação ou procedimento instituído pela Corregedoria-Geral da Justiça impõe a realização de atos ou procedimentos que poderiam, no seu entendimento, ser suprimidos ou considerados desnecessários, sob o viés da desburocratização? Qual(is)? Por quê? 2) Alguma norma, orientação ou procedimento instituído pela Corregedoria-Geral da Justiça impõe a realização de atos ou procedimentos que poderiam, no seu entendimento, ser melhor ajustados à prática forense, sob o viés da desburocratização? Qual(is)? Por quê? 3) Você teria nova(s) sugestão(ões) de desburocratização procedimental que não estaria(m) relacionada(s) a nenhuma norma, orientação ou procedimento já existente no âmbito da Corregedoria, e que poderia(m), no seu entendimento, ser implementada(s)? Qual(is)? Por quê? 4) Na sua rotina de trabalho, você necessita realizar procedimento(s) burocrático(s) que julga desnecessário(s)? Qual(is)? Por quê? 5) Existe, por exemplo, no seu entendimento, alguma emissão de documento desnecessária, que poderia ser suprimida dos procedimentos judiciais ou administrativos? 6) Quais procedimentos, no seu entendimento, poderiam ser automatizados? 7) Alguma norma, orientação ou procedimento instituído pela Corregedoria-Geral da Justiça impõe a realização de atos ou procedimentos que, no seu entendimento, estariam desatualizados, principalmente em razão da implementação do sistema processual eproc, ou mesmo dos sistemas sei! e PJeCor? Qual(is)? Por quê? 8) Você teria nova(s) sugestão(ões) de atualização procedimental, principalmente em razão da implementação do sistema processual eproc, ou mesmo dos sistemas sei! e PJeCor, que não estaria(m) relacionada(s) a nenhuma norma, orientação ou procedimento já existente no âmbito da Corregedoria, e que poderia(m), no seu entendimento, ser implementada(s)? Qual(is)? Por quê? 9) Sugestões adicionais, voltadas à simplificação/desburocratização das atividades judiciais e/ou administrativas do primeiro grau de jurisdição. Registramos que o formulário estará disponível para preenchimento pelo prazo de 5 (cinco) dias contados da expedição desta Circular, após o qual a pesquisa será dada por encerrada. Destacamos que eventuais contribuições se mostrarão de grande valia para possibilitar que se construa a melhor solução para o funcionamento dos serviços administrativos e jurisdicionais das unidades do Estado. CIRCULAR DE DIVULGAÇÃO. Autos nº 0011134-53.2021.8.24.0710 Comunico aos Magistrados e os Servidores de Primeiro Grau de Jurisdição a implantação do Projeto Simplifica, voltado à desburocratização das rotinas administrativas da Corregedoria-Geral da Justiça e das unidades judiciais, bem como a disponibilização de formulário neste link para resposta do Primeiro grau de Jurisdição sobre as possibilidades de aprimoramento, nos termos do parecer (documento n. 5423721 ) e da decisão (documento n. 5427894 ) que acompanham esta Circular. Documento assinado eletronicamente por SORAYA NUNES LINS , CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA , em 29/03/2021, às 16:44, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5440920 e o código CRC 5C621652 . ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA DECISÃO Processo n. 0011134-53.2021.8.24.0710 Unidade: Núcleo II - Estudos, Planejamento e Projetos Assunto: Projeto Simplifica - Programa de Desburocratização da Corregedoria-Geral da Justiça 1. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Silvio José Franco (Núcleo II). 2. Expeça-se circular, acompanhada de cópias do parecer retro e desta decisão, aos Magistrados e Servidores do Primeiro Grau de Jurisdição, a fim de comunicar a implantação do Projeto Simplifica a indicar o link do formulário de pesquisa, o qual  ficará disponível por 5  (cinco) dias para preenchimento. 3. Em complemento, encaminhe-se o link do formulário diretamente aos e-mails funcionais, acompanhado de cópia da Circular, com destaque ao prazo durante o qual permanecerá disponível para preenchimento. 4. Cumpridos os itens antecedentes, devolvam-se os autos ao Núcleo II - Estudos, Planejamento e Projetos -, para que dê seguimento às demais etapas do Programa. Documento assinado eletronicamente por SORAYA NUNES LINS , CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA , em 29/03/2021, às 15:20, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5427894 e o código CRC DE1737F5 . ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA PARECER Processo n. 0011134-53.2021.8.24.0710 Unidade: Núcleo II - Estudos, Planejamento e Projetos Assunto: Projeto Simplifica - Programa de Desburocratização da Corregedoria-Geral da Justiça Excelentíssima Sra. Desembargadora Corregedora-Geral da Justiça, Trata-se de processo administrativo instaurado de ofício para sediar estudos voltados à revisão de normas, orientações e rotinas administrativas estabelecidas por este órgão correicional, com mira no aprimoramento e na atualização dos procedimentos conduzidos pela Corregedoria e, por determinação desta, pelos órgãos judiciais de primeiro grau, dentro do escopo de um programa geral de desburocratização que se intitulou, em caráter inicial, Projeto Simplifica. O objeto compulsado neste estudo, portanto, relaciona-se intimamente com formas administrativas normalmente atribuídas ao modelo burocrático de organização, que carrega consigo, no imaginário coletivo, um viés negativo. O temo "burocracia" é utilizado, majoritariamente, como sinônimo de procedimentos excessivamente minuciosos e vagarosos, compostos de sucessivas etapas muitas vezes percebidas como supérfluas e que, entende-se, poderiam ser eliminadas por uma abordagem mais pragmática, alcançando, ao final, os mesmos resultados com muito mais celeridade. Liga-se à imagem arquetípica de filas de atendimento em repartições públicas, com pilhas de papel a serem preenchidas, ainda que adaptada, atualmente, a uma realidade mais virtual. Sem embargo, não é demais ressaltar que o modelo burocrático, em sua acepção ideal, é compreendido, na teoria do Direito Administrativo e em determinada matriz sociológica, como um grande avanço em relação à organização estatal precedente. Na chamada Administração Patrimonialista, forma estrutural típica do absolutismo, os assuntos de Estado eram tratados pelo governante como tema eminentemente particular, a ser dirigido pela sua vontade pessoal, sem separação clara entre a "esfera privada" e a "esfera oficial" [1] . Disso decorre, portanto, a ausência de regras precisas a condicionar a atuação governamental ou a definir as funções atribuídas a determinado cargo público. A Administração Burocrática, noutro vértice, é descrita por Max Webber, ao tratar da denominada "sociologia da dominação" (relacionada com o exercício do poder de mando e com os fundamentos de sua legitimidade), como o tipo específico de uma "relação associativa racional", onde a autoridade se legitima por seguir regras estabelecidas pelos critérios da razão, ao invés de se firmar com base na tradição e agir a seu próprio talante [2] . Assim, é para garantir a impessoalidade da atuação administrativa que o Estado se organiza em sentido burocrático, assumindo, para Webber, algumas características marcadas, como a adoção de uma distribuição fixa de funções a cada cargo, com regras acerca de sua forma de execução e dos meios que lhe valem, e a organização de uma hierarquia, compreendendo a fiscalização das instâncias superiores pelas inferiores. Pauta-se, ademais, numa divisão rígida entre as esferas particular e oficial, tanto em termos patrimoniais quanto de estrutura física para o desenvolvimento das atividades, e na atuação com base em regras gerais, mais ou menos fixas e com graus variados de abrangência. Nesse contexto se insere, ademais, a indispensabilidade de documentação dos atos praticados, como forma de racionalização e segurança [3] . Também ao Poder Judiciário os conceitos em epígrafe podem ser aplicados, porque este, ao lado da função judicante, reúne competências atípicas administrativas, nos limites necessários a sua autogestão. Nesse Poder igualmente se instaura uma estrutura escalonada de cargos bem definidos, infensos à apropriação por interesses particulares e sujeitos a supervisão, ocupados por servidores obedientes a regras prévias e gerais por intermédio de atos documentados. Em meio a tal contexto, aliás, a Corregedoria-Geral da Justiça se apresenta como um dos principais operadores do controle administrativo, voltado especificamente às unidades judiciais deste estado, e vale-se, para tanto, do estabelecimento de rotinas administrativas, tanto para os seus servidores quanto para os do primeiro grau de jurisdição. Faz emanar, também, diretrizes sem caráter vinculante, com feições de simples recomendação, estampadas em atos administrativos chamados de "orientações". Ademais, ocupa-se da divulgação desses preceitos e de outros fatos relevantes para o funcionamento dos juízes de direito, veiculando-os por meio de circulares. Nisso tudo se entrevê, por certo, um sistema de inegáveis vantagens. A vinculação das atividades a normas incidentes em caráter geral (ainda que sejam individualizadas por atos administrativos concretos no momento da aplicação) é garantia de imparcialidade em benefício dos administrados (e, no nosso caso específico, dos jurisdicionados), como também de segurança jurídica, porque os trâmites procedimentais e os efeitos de cada ato possuem previsões específicas que não serão arbitrariamente modificadas. A existência de órgãos supervisores na estrutura hierárquica, ademais, assegura a lisura dos expedientes e, nessa tarefa, é auxiliada pela corporificação dos atos em documentos escritos, disponíveis para consulta, o que também só vem a mitigar os riscos de violação a direitos e interesses legítimos, tanto os públicos da Administração quanto os particulares dos destinatários. Outrossim, porque as regras estão pré-estabelecidas, ganha-se capacidade de uniformizar rotinas e procedimentos, contribuindo, ao menos em tese, para acelerar a tomada de decisões. Acerca desta última benesse, contudo, identificava-se, ao início do parecer, a existência de uma percepção geral absolutamente contrária sobre o funcionamento das estruturas burocráticas, consideradas lentas e demasiadamente complicadas. O que ocorre, a toda evidência, é que os freios impostos à atuação irregular dos agentes administrativos estabelecem uma relação de prejudicialidade com a eficiência da atividade desempenhada: se muito frouxos, os processos decisórios podem se completar com mais simplicidade, mas acabar desviando por completo dos seus objetivos legítimos, ao passo que, se muito estritos, maximiza-se a segurança jurídica, mas há perda de recursos desnecessariamente empregados e um atraso que pode tornar inútil o resultado final. Por isso, é importante que as normas seguidas pelos agentes administrativos sejam avaliadas sob o ângulo da proporcionalidade, cuidando-se para que não resultem em interferência excessiva e tampouco em ausência de controle. É nesse sentido, portanto, que se torna possível falar em iniciativas de "desburocratização", não enquanto uma disruptura completa, mas como um abrandamento das formalidades com mira em um padrão adequado de operacionalidade. Eis, em linhas gerais, a premissa maior deste projeto. Por intermédio de uma revisão abrangente de normativos e orientações editados pela Corregedoria, quer-se enxugar o corpo de regras que submete os servidores do órgão e da jurisdição de primeiro grau, para que, antes de tudo, tenham à disposição apenas os preceitos efetivamente aplicáveis, sem ter de navegar por entre enunciados eventualmente desatualizados, e, depois, não se sujeitem a normas e diretrizes que mais atravancam do que aprimoram as rotinas de trabalho. Nesse viés, ademais, virá a propósito consultar os servidores a respeito do que entendem necessário ou conveniente para a otimização de suas tarefas, já que, sendo os operadores de todo esse conjunto de diretrizes, desfrutam de um conhecimento empírico valioso, que não pode ser desprezado. Nessa consonância, o projeto que ora se delineia seguirá, de modo geral, duas linhas de atuação. De um lado, compreenderá a pesquisa e a análise de provimentos, circulares e orientações editados por este órgão correicional desde o ano de 2008. Nesse particular, um dos focos estará na atualização dos enunciados, necessidade especialmente sentida em face da transição para os novos sistemas processuais eletrônicos vigentes no Poder Judiciário catarinense - eproc, SEEU, sei! e PJeCOR -, tendo em vista que muito do que foi estabelecido nesse período se fiou nas particularidades de outras ferramentas já obsoletas, como o SAJ, recentemente abandonado. Espera-se, além do mais, descortinar procedimentos passíveis de melhoria e realizar as adaptações necessárias a tanto. Ao final, com tudo revisto, o mesmo procedimento será aplicado ao Código de Normas, diploma normativo de maior vulto no âmbito da CGJ-SC, incorporando-lhe as inovações que mais interessam fazer constar na consolidação normativa. Do outro lado, será conduzida, se forma concomitante, uma pesquisa aos servidores do primeiro grau de jurisdição e desta própria Corregedoria acerca da maneira como as normas deste órgão impactam suas tarefas funcionais, indagando-os a respeito de como entendem possível aprimorar as rotinas impostas, mediante flexibilização ou aperfeiçoamento das regras incidentes. Trata-se, pois, de chamar os membros do Judiciário a colaborar com este projeto de desburocratização, desde então enriquecido por experiências diversas e pelo conhecimento de minúcias práticas por vezes não tão evidentes aos olhos do órgão supervisor. Vale realçar, ainda, uma terceira vertente, que constitui, em verdade, um desdobramento da primeira ideia de revisão normativa, mas aplicada a uma situação específica: a reavaliação do controle exercido por esta Corregedoria sobre as portarias administrativas editadas pelas unidades judiciais. Pela disciplina atual, a depender do tema abordado pelo normativo expedido e de seu potencial impacto na prestação jurisdicional, exige-se que sejam enviados para análise de ofício tão logo haja publicação no Diário de Justiça, de modo que sejam ordenadas as retificações necessárias ou mesmo eventual revogação, caso as irregularidades sejam intransponíveis. Nada obstante, neste estágio, indaga-se se esse tipo de supervisão é justificável do ponto de vista da eficiência administrativa, comparando-se o resultado das análises desenvolvidas com as estatísticas gerais portaria recebidas, bem como com a real necessidade, apreciada em tese, de exercer a competência correicional naquele momento, em que ainda não foram averiguados prejuízos decorrentes da aplicação das normas editadas e tampouco impugnações por parte de seus destinatários. Tal pesquisa, orientada por essas balizas, encontra-se em fase avançada de desenvolvimento e tem lugar em processo apartado, de autos sei! n. 0011328-53.2021.8.24.0710 . O presente processo administrativo, por sua vez, foi reservado para impulsionar a revisão normativa e as consultas interna e externa corporis , de conformidade com o Termo de Abertura de Projeto que deflagrou estes autos. Nessa toada, como primeira providência, entende-se oportuno convocar à manifestação os membros da Corregedoria e das unidades judiciais, para que desde já forneçam suas informações e sugestões, que deverão ser sopesadas durante a análise das normas internas. Logo, para fins de pesquisa junto ao primeiro grau, elaborou-se um formulário eletrônico (disponível neste link ) que poderá ser diretamente preenchido pelos servidores, mediante simples indicação do endereço de e-mail, composto das seguintes perguntas: 1) Alguma norma, orientação ou procedimento instituído pela Corregedoria-Geral da Justiça impõe a realização de atos ou procedimentos que poderiam, no seu entendimento, ser suprimidos ou considerados desnecessários, sob o viés da desburocratização? Qual(is)? Por quê? 2) Alguma norma, orientação ou procedimento instituído pela Corregedoria-Geral da Justiça impõe a realização de atos ou procedimentos que poderiam, no seu entendimento, ser melhor ajustados à prática forense, sob o viés da desburocratização? Qual(is)? Por quê? 3) Você teria nova(s) sugestão(ões) de desburocratização procedimental que não estaria(m) relacionada(s) a nenhuma norma, orientação ou procedimento já existente no âmbito da Corregedoria, e que poderia(m), no seu entendimento, ser implementada(s)? Qual(is)? Por quê? 4) Na sua rotina de trabalho, você necessita realizar procedimento(s) burocrático(s) que julga desnecessário(s)? Qual(is)? Por quê? 5) Existe, por exemplo, no seu entendimento, alguma emissão de documento desnecessária, que poderia ser suprimida dos procedimentos judiciais ou administrativos? 6) Quais procedimentos, no seu entendimento, poderiam ser automatizados? 7) Alguma norma, orientação ou procedimento instituído pela Corregedoria-Geral da Justiça impõe a realização de atos ou procedimentos que, no seu entendimento, estariam desatualizados, principalmente em razão da implementação do sistema processual eproc, ou mesmo dos sistemas sei! e PJeCor? Qual(is)? Por quê? 8) Você teria nova(s) sugestão(ões) de atualização procedimental, principalmente em razão da implementação do sistema processual eproc, ou mesmo dos sistemas sei! e PJeCor, que não estaria(m) relacionada(s) a nenhuma norma, orientação ou procedimento já existente no âmbito da Corregedoria, e que poderia(m), no seu entendimento, ser implementada(s)? Qual(is)? Por quê? 9) Sugestões adicionais, voltadas à simplificação/desburocratização das atividades judiciais e/ou administrativas do primeiro grau de jurisdição. A divulgação dos questionamentos poderá ser feita, salvo melhor juízo, mediante expedição de circular aos magistrados e demais servidores, dando conta do início deste projeto, e, adicionalmente, da remessa de e-mail a seus endereços funcionais, com indicação do link do formulário a ser preenchido e cópia anexa da circular, de modo a melhor evidenciar a existência da consulta. Na ocasião, para que as etapas deste processo possam avançar em tempo razoável, virá a propósito, salvo melhor juízo, fixar prazo máximo para o envio das respostas. Tendo em conta, pois, que as perguntas formuladas não são de notável complexidade, e que tampouco se tenciona que as unidades judiciais apresentem um relatório robusto das atividades desenvolvidas e das melhorias oportunizadas, sugiro que este período para preenchimento do formulário seja estabelecido em 5 dias. Feita a divulgação, os autos deverão retornar a este Núcleo para que sejam documentados os procedimentos de revisão normativa, segundo braço do projeto em tela, já em curso desde o dia 18 do mês corrente, quando o programa foi apresentado aos demais setores deste órgão correicional. Por fim, vale ressaltar que está em preparação um formulário similar voltado à pesquisa junto aos servidores da Corregedoria-Geral da Justiça, o qual, uma vez concluído, receberá a devida publicidade para colheita dos dados. Dessarte, pelos fundamentos expostos, sugere-se, sub censura, a divulgação deste projeto de desburocratização aos magistrados e servidores do primeiro grau, por intermédio de (a) circular com cópias do presente parecer e da decisão vindoura; e (b) do envio de e-mail a seus endereços funcionais, contendo cópia da circular e, no corpo da mensagem, link do formulário, bem como registro acerca de sua disponibilidade por 5 dias para preenchimento. Feita a divulgação, recomenda-se o retorno dos autos a este Núcleo II, para que se dê sequência às demais etapas. É o parecer que se submete à apreciação de Vossa Excelência. [1] SILVEIRA, Daniel Barile da. Patrimonialismo e burocracia: uma análise sobre o poder judiciário na formação do estado brasileiro. 2006. 301 f. Dissertação (Mestrado em Direito) - Universidade de Brasília, Brasília, 2006. p. 58/59. Disponível em: <https://repositorio.unb.br/bitstream/10482/3400/1/2006_Daniel%20Barile%20da%20Silveira.pdf> [2] WEBER, Max. Economia e sociedade: fundamentos da sociologia compreensiva. Tradução de Regis Barbosa e Karen Elsabe Barbosa; Revisão técnica de Gabriel Cohn - Brasília, DF : Editora Universidade de Brasília: São Paulo: Imprensa Oficial do Estado de São Paulo, 1999. p. 197-198. [3] WEBER, Max. Economia e sociedade: fundamentos da sociologia compreensiva. Tradução de Regis Barbosa e Karen Elsabe Barbosa; Revisão técnica de Gabriel Cohn - Brasília, DF : Editora Universidade de Brasília: São Paulo: Imprensa Oficial do Estado de São Paulo, 1999. p. 198-200. Documento assinado eletronicamente por SILVIO JOSE FRANCO , JUIZ-CORREGEDOR , em 29/03/2021, às 13:55, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 5423721 e o código CRC CD1CA9E0 .