Circular CGFE-SC 226/2022 Apostilamento de documentos

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 226 DE 16 DE AGOSTO DE 2022 FORO EXTRAJUDICIAL. SERVENTIAS NOTARIAIS E REGISTRAIS. NORMAS GERAIS. CONVENÇÃO SOBRE A ELIMINAÇÃO DA EXIGÊNCIA DE LEGALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS ESTRANGEIROS (PROMULGADA PELO DECRETO N. 8.660/2016). APOSTILAMENTO: CERTIFICAÇÃO DA ORIGEM DE DOCUMENTO EMITIDO POR AUTORIDADE PÚBLICA OU PESSOA INVESTIDA EM PODER EQUIVALENTE. DOCUMENTO PÚBLICO: QUALQUER DOCUMENTO GERADO POR UMA AUTORIDADE OU PESSOA DE CAPACIDADE OFICIAL (AGINDO COMO OFICIAL DOTADO DA REFERIDA RESPONSABILIDADE). PROCESSO JUDICIAL COMPOSTO POR DOCUMENTOS PÚBLICOS E PARTICULARES. ATESTADO DE PROCEDÊNCIA E CORRESPONDÊNCIA DAS PEÇAS PROCESSUAIS DE NATUREZA PRIVADAS. NECESSIDADE DE AUTENTICAÇÃO POR SERVIDOR DO PODER JUDICIÁRIO OU POR TABELIÃO DE NOTAS. ALTERAÇÃO DO PROVIMENTO CGJ N. 10/2013, QUE INSTITUIU O CÓDIGO DE NORMAS DESTA CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA, PARA ESTABELECER REQUISITO PARA APOSTILAMENTO DE CÓPIA DE DOCUMENTO PARTICULAR EXTRAÍDA DE AUTOS VIRTUAIS DE PROCESSO JUDICIAL. SUGESTÃO DE IMPLEMENTAÇÃO NO EPROC DE FUNCIONALIDADE QUE PERMITA A APOSIÇÃO DE AUTENTICAÇÃO AUTOMÁTICA DAS PEÇAS EXTRAÍDAS DOS AUTOS VIRTUAIS, COM EFEITOS EQUIVALENTES À CONFERÊNCIA REALIZADA POR SERVIDOR DO PODER JUDICIÁRIO. Senhores Juízes Diretores do Foro e Senhoras Juízas Diretoras do Foro; Senhores Juízes e Senhoras Juízas com competência em registros públicos, Senhores Notários e Senhoras Notárias, Senhores Registradores e Senhoras Registradoras, Comunico os termos da decisão e do parecer por ela acolhido, proferida nos autos virtuais n. 0036029-78.2021.8.24.0710, que estabelece requisito para apostilamento de cópia de documento particular extraída de autos virtuais de processo judicial. Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , CORREGEDOR-GERAL DO FORO EXTRAJUDICIAL , em 18/08/2022, às 17:39, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6538382 e o código CRC 7D932110 . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br 0036029-78.2021.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Processo n. 0036029-78.2021.8.24.0710 Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial Assunto: consulta a respeito do procedimento de apostilamento, por notários e registradores, de documentos digitalizados e extraídos de processos judiciais Na decisão proferida em 30-11-2021 (n. 5957941), determinei o envio de convites a juízes, notários, registradores e entidades de classe, no intuito de ser oportunizada manifestação, no prazo de 15 (quinze) dias, a respeito do estudo relacionado ao procedimento de apostilamento de documentos digitalizados e extraídos de processos judiciais. Outrossim, determinei a movimentação dos autos, em regime de colaboração, ao Núcleo II, para manifestação, em até 15 (quinze) dias, se possível. Em sua manifestação (n. 0036029-78.2021.8.24.0710), o então Juiz-Corregedor do Núcleo II, Silvio José Franco, externou sua a impressão quanto à possibilidade de apostilamento de documentos eletrônicos com base em interpretação do art. 8º da Resolução CNJ n. 228/2016. Com base no referido dispositivo, acrescentou que a apostila deve ser emitida em meio eletrônico e, por essa razão, afirmou não fazer sentido que o documento a ela atrelado não possa ter a mesma natureza. Ressaltou que a emissão de apostila em meio físico é abordada no art. 11 daquela resolução. Apontou que o art. 14 do Provimento CN/CNJ n. 62/2017, com redação dada pelo Provimento CN/CNJ n. 119/2021, explicita, no art. 14, orientação que autoriza o apostilamento de documento eletrônico, independentemente de prévia impressão. No que que tange ao apostilamento de documento digitalizado, reiterou equivalência do valor probante preconizada pelo art. 11, § 1º, da Lei n. 11.419/2006, ocasião em que citou a observação contida no Manual da Apostila, disponibilizado pelo CNJ, que trata da possibilidade de apostilamento de cópia digitalizada de documento público, se a lei assim o permitir. Realçou que o principal fato que permite o apostilamento de documento eletrônico é a utilização de certificado de autenticidade, o que acontece também no sistema Eproc, que permite a verificação da veracidade dos documentos nele inseridos, por meio de link próprio. À vista de tais argumentos, convergiu ao entendimento explicitado no parecer inaugural quanto à necessidade de autenticação somente se o documento judicial integrar autos físicos, situação em que não é possível a conferência pelo notário ou registrador por meio de chave de acesso. Salientou que, na hipótese de haver necessidade de apostilamento de documento de processo judicial arquivado e mantido em meio físico, não é obrigatória a digitalização dos autos, na forma disciplinada pela Resolução Conjunta GP/CGJ n. 30/2020. Apesar de o apostilamento de documentos físicos depender da exibição do original, lembrou que o § 3º do art. 9º do Provimento CN/CNJ n. 62/2017 admite a certificação de cópias autenticadas, hipótese em que a assinatura, a função ou o cargo exercido a serem lançados na apostila serão do tabelião ou do seu preposto que apôs a fé pública no documento. Defendeu a possibilidade de aplicação de analogia para admitir que o chefe o cartório goze das mesmas prerrogativas. O parecer foi acolhido pela desembargadora Soraya Nunes Lins, Corregedora-Geral da Justiça à época. O Instituto de Estudos de Protesto de Títulos do Brasil, Seccional de Santa Catarina (IEPTB/SC), apresentou ponderações (n. 6008431). Defendeu que, apesar de os documentos digitalizados terem a mesma força probante dos originais, nem todos os documentos integrantes dos autos processuais possuem natureza pública, somente aqueles oriundos de ato de autoridade pública. Por conseguinte, os documentos particulares natos digitais e as cópias digitais de documentos públicos ou privados exigem prévia autenticação por tabelião ou por servidor público do Poder Judiciário. Ao arrematar, afirmou que apenas os documentos públicos nato-digitais com assinatura digital (documentos eletrônicos produzidos pelo Poder Judiciário, pelo Ministério Público, pela Procuradoria Pública, pela Defensoria Pública e por servidores públicos) podem ser apostilados por notários e registradores a partir da disponibilização da chave de acesso para visualização do documento digitalizado no sistema Eproc. Por seu turno, a Associação dos Registradores Civis das Pessoas Naturais de Santa Catarina (Arpen/SC) manifestou-se favoravelmente à realização de apostilamento de documentos digitais ou digitalizados extraídos de processos judiciais, mediante a utilização da chave de acesso e dos procedimentos próprios para conferência dos códigos individualizadores de cada documento específico (n. 6172370). Os autos foram movimentados ao Núcleo IV (Extrajudicial), para manifestação. É o relatório. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos (n. 6538378). Cientifiquem-se do teor da decisão: a) a servidora Raquel Peter Vanroo, da 1ª Vara da Família da comarca de São José; b) o Juiz-Corregedor do Núcleo II desta Corregedoria-Geral da Justiça; c) o Instituto de Estudos de Protesto de Títulos do Brasil, Seccional de Santa Catarina (IEPTB/SC); e d) a Associação dos Registradores Civis das Pessoas Naturais de Santa Catarina (Arpen/SC). Determino a edição de provimento e a expedição de circular. Movimentem-se os autos à Seção de Expedientes e Serviços Gerais da Divisão Administrativa, em regime de colaboração, para alteração: a) do Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça; b) do Código de Normas anotado, com a inserção no art. 475-C da seguinte referência: “Circular CGJ n. 226/2022 - autos n. 0036029-78.2021.8.24.0710 – trata de requisito para apostilamento de cópia de documento extraída de autos virtuais de processo judicial”. No intuito de favorecer e promover a disseminação do conhecimento, determino o encaminhamento aos chefes de secretaria do foro de cópia da correspondência enviada às referidas autoridades. Por medida de celeridade e economia processual, a cópia da presente decisão servirá como ofício. Publiquem-se a decisão e o parecer por ela acolhido no Caderno Administrativo do Diário da Justiça Eletrônico, nos termos do art. 5º da Resolução TJ n. 27/2021. Cumpridas as determinações, os autos devem ser movimentados ao Núcleo IV (Extrajudicial) para atualização do Sistema de Cadastro do Extrajudicial (SCE) e da base "Conhecimento EXTRA", se for o caso. Levada a efeito a atualização das citadas ferramentas, quando necessária, a tramitação dos autos deve ser encerrada. Caso requerido, autorizo, desde já, a disponibilização de acesso externo aos autos, pelo prazo de 5 (cinco) dias, mediante a indicação de e-mail pela parte ou por advogado, ainda que sem procuração nos autos (Lei n. 8.906/1994, art. 7º, XIII). Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , CORREGEDOR-GERAL DO FORO EXTRAJUDICIAL , em 18/08/2022, às 17:39, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6538379 e o código CRC 33D0928A . 0036029-78.2021.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Processo n. 0036029-78.2021.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: consulta a respeito do procedimento de apostilamento, por notários e registradores, de documentos digitalizados e extraídos de processos judiciais Foro Extrajudicial. Serventias notariais e registrais. Normas gerais. Convenção sobre a eliminação da exigência de legalização de documentos públicos estrangeiros (promulgada pelo Decreto n. 8.660/2016). Apostilamento: certificação da origem de documento emitido por autoridade pública ou pessoa investida em poder equivalente. Documento público: qualquer documento gerado por uma autoridade ou pessoa de capacidade oficial (agindo como oficial dotado da referida responsabilidade). Processo judicial composto por documentos públicos e particulares. Atestado de procedência e correspondência das peças processuais de natureza privadas. Necessidade de autenticação por servidor do Poder Judiciário ou por tabelião de notas. Alteração do Provimento CGJ n. 10/2013, que instituiu o Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça, para estabelecer requisito para apostilamento de cópia de documento particular extraída de autos virtuais de processo judicial. Sugestão de implementação no Eproc de funcionalidade que permita a aposição de autenticação automática das peças extraídas dos autos virtuais, com efeitos equivalentes à conferência realizada por servidor do Poder Judiciário. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. Trata-se de manifestação a respeito das contribuições ao estudo que objetiva o estabelecimento de procedimento de apostilamento, por notários e registradores, de documentos digitalizados e extraídos de processos judiciais. É o essencial para delimitação do objeto desta manifestação. 2. De acordo com o manual do Conselho Nacional de Justiça, apostila consiste num certificado emitido nos termos da Convenção sobre a eliminação da exigência de legalização de documentos públicos estrangeiros (promulgada pelo Decreto n. 8.660/2016) que autentica a origem de um documento público. Colhe-se ainda do citado manual que o documento público é qualquer documento gerado por uma autoridade ou pessoa de capacidade oficial (agindo como oficial dotado da referida responsabilidade). De acordo com o art. 1º da citada convenção, são considerados documentos públicos: a) os documentos provenientes de uma autoridade ou de um agente público vinculados a qualquer jurisdição do Estado, inclusive os documentos provenientes do Ministério Público, de escrivão judiciário ou de oficial de justiça; b) os documentos administrativos; c) os atos notariais; d) as declarações oficiais apostas em documentos de natureza privada, tais como certidões que comprovem o registro de um documento ou a sua existência em determinada data, e reconhecimentos de assinatura. Na forma do art. 3º da citada convenção, a aposição da apostila, emitida pela autoridade competente do Estado no qual o documento é originado, será a única formalidade que poderá ser exigida para atestar a autenticidade da assinatura, a função ou cargo exercido pelo signatário do documento e, quando cabível, a autenticidade do selo ou carimbo aposto no documento. Como se observa, a apostila objetiva atestar a origem de documento emitido por autoridade pública ou pessoa investida em poder equivalente. Verifica-se, com isso, que para ser apostilado o documento deve apresentar alguma chancela pública, que permita a autoridade apostilante certificar a autoria da assinatura e a qualidade do signatário. Desse modo, conforme apontado pelo Instituto de Estudos de Protesto do Brasil, Seção Santa Catarina (IEPTB/SC), nem todo documento inserido nos autos de um processo judicial é necessariamente público. As petições e alguns documentos apresentados pelas partes possuem feição privada, uma vez que não emanaram de autoridade pública ou pessoa com poderes equivalentes. Ademais, quando tais documentos particulares são fotocopiados ou materializados não apresentam, por evidente, a oficialidade própria dos documentos públicos. Para que tais documentos ganhem um atestado de origem e correspondência ao original ou cópia presente nos autos, os servidores do Poder Judiciário ou os tabeliães de notas necessitam realizar a autenticação de cada um desses documentos (CNCGJ, art. 243 e Lei n. 8.935/1994, art. 7º). Muito embora tal afirmação possa aparentemente representar burocratização do procedimento de aposição de apostila, o fato é que a mera extração de cópia de documento particular constante dos autos não atende o requisito estabelecido pela Convenção da Apostila. Neste sentido, talvez fosse conveniente que a extração de cópia constante de autos virtuais apresentasse automaticamente certificação de origem e de correspondência com o original ou com a cópia que consta dos autos, com efeitos equivalentes à autenticação realizada por servidor do Poder Judiciário. No entanto, nunca é demais reproduzir a orientação prevista no Manual da Apostila, em relação à aposição de apostila em documento com várias páginas: 271 Para um documento de várias páginas, a Apostila deve ser colocada na página de assinatura do documento. Se um apenso é utilizado, este deve ser fixado na parte frontal ou na parte traseira do documento (Ver C & R nº 17 do SC 2003). Por razões práticas, uma Apostila deve ser colocada sobre o documento público subjacente de uma forma que não esconda os itens sendo certificados (por exemplo, a assinatura), ou qualquer conteúdo do documento Referido norte sinaliza a diferença entre o que vem a ser autenticação de cópias extraídas, por exemplo, de um processo judicial, e o apostilamento de um documento público. Por tais razões, entende-se que, para que um documento particular constante dos autos de processo judicial possa ser apostilado (certificação da origem de um documento público), necessário que haja previamente um ato oficial de autenticação desse documento, a ser realizado por servidor do Poder Judiciário ou por tabelião de notas. Por isso, a simples consulta aos autos virtuais mediante recebimento da chave de acesso não confere, por si só, ao documento particular contido nos autos, a condição de documento público. Necessário que sobre ele seja aposta a chancela oficial que ateste a fonte de onde foi extraído e a correspondência com o que consta dos autos judiciais. Reitera-se: seria salutar que dita autenticação pudesse ser atribuída automaticamente pelo próprio sistema de automação adotado pelos órgãos judiciários (ex. Eproc), no intuito de reduzir os custos para o interessado. Contudo, é cediço que atual facilidade ainda não está implementada (no âmbito do Eproc), de modo que essa melhoria é de ser sugerida. Assim, no intuito de consolidar essa orientação, conveniente sugerir o aperfeiçoamento do Provimento CGJ n. 10/2013, nos seguintes termos: Art. 475-C Para apostilamento de cópia de documento extraída de autos virtuais de processo judicial, o delegatário exigirá chancela oficial que comprove a origem e a correspondência com o original ou com a cópia que consta dos autos. 3 . Ante o exposto, opino no seguinte sentido: a) pela alteração do Provimento CGJ n. 10/2013, com a inclusão do art. 475-C no Código de Normas desta Corregedoria-Geral da Justiça; e b) pelo envio de sugestão ao Comitê Gestor do Eproc consistente na implementação de funcionalidade que permita a aposição de autenticação automática das peças extraídas dos autos virtuais, com efeitos equivalentes à conferência realizada por servidor do Poder Judiciário. É o parecer que submeto à consideração de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por Rafael Maas dos Anjos , JUIZ-CORREGEDOR , em 16/08/2022, às 19:11, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 6538378 e o código CRC 0E2DF678 . 0036029-78.2021.8.24.0710