Circular CGFE-SC 385/2023 Procurações públicas

ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA CIRCULAR N. 385 DE 19 DE DEZEMBRO DE 2023 FORO EXTRAJUDICIAL. PEDIDO DE REGULAMENTAÇÃO. PRÉVIA CONFIRMAÇÃO DA EFICÁCIA DE PROCURAÇÃO PÚBLICA POR CERTIDÃO ATUALIZADA. ARTS. 305 E 308 DO CÓDIGO DE NORMAS DA CORREGEDORIA-GERAL DO FORO EXTRAJUDICIAL. NOVA LOGÍSTICA QUE IMPACTOU NEGATIVAMENTE NO ANDAMENTO DOS SERVIÇOS NOTARIAIS E REGISTRAIS CATARINENSES. REVISÃO DA SISTEMÁTICA INSTITUÍDA. RETORNO PARCIAL AO PROCEDIMENTO ATÉ ENTÃO VIGENTE NO CÓDIGO DE NORMAS DA CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA. EMISSÃO DE CERTIDÃO QUE ATESTE A EFICÁCIA DE PROCURAÇÃO PÚBLICA CONDICIONADA À FUNDADA DÚVIDA. NECESSÁRIA CONFIRMAÇÃO PRÉVIA DA AUTENTICIDADE DE ATO NOTARIAL OU REGISTRAL ANTERIOR POR CONSULTA AO SELO DE FISCALIZAÇÃO OU CENTRAL ELETRÔNICA, SE POSSÍVEL. EXPEDIÇÃO DE CIRCULAR. ENCERRAMENTO DO TRÂMITE NESTA UNIDADE. Senhores Juízes Diretores dos Foros e Senhoras Juízas Diretoras dos Foros, Senhores Juízes e Senhoras Juízas com competência em registros públicos, Senhores Notários e Senhoras Notárias, Senhores Registradores e Senhoras Registradoras, Comunico os termos do parecer e da decisão proferidos nos autos n. 0059014-70.2023.8.24.0710 , que tratam da expedição do Provimento CGJ n. 39, de 19 de dezembro de 2023, que retifica o Código de Normas da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial, notadamente a respeito da sistemática de confirmação da eficácia de procurações públicas (arts. 305 e 308). Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial , em 19/12/2023, às 15:45, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 7806165 e o código CRC 7098E5B2 . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br 0059014-70.2023.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO DECISÃO Extrajudicial/Ato Normativo, Projeto de Lei ou Decisão regulamentar n. 0059014-70.2023.8.24.0710 Unidade: Gabinete do Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial Assunto: Confirmação da autenticidade e eficácia de escritura pública - arts. 305 e 308, ambos do Código de Normas da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial Trata-se de pedido de providências encaminhado, em conjunto, pela Associação dos Notários e Registradores de Santa Catarina (Anoreg/SC), Colégio Registral Imobiliário (Cori/SC) e Colégio Notarial do Brasil - Seção de Santa Catarina (CNB/SC), por meio do qual postulam a alteração da redação conferida aos arts. 305, caput , e 308, caput , §§ 1º e 2º, todos do Código de Normas da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial. Recebo o presente expediente como Pedido de Regulamentação, nos termos do art. 124 do CNCGFE. Acolho os fundamentos e a conclusão do parecer do Juiz-Corregedor Rafael Maas dos Anjos (doc. n. 7806027 ). Determino a edição de novo provimento, destinado a retificar o Provimento CGJ n. 34, de 31 de outubro de 2023. Movimentem-se os autos à Seção de Expedientes e Serviços Gerais da Divisão Administrativa, em regime de colaboração, para alteração do Código de Normas da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial (Provimento CGJ n. 34/2023). Expeça-se circular a todos os notários e registradores deste Estado, Juízes Corregedores Permanentes e Juízes com atuação em matéria de Registros Públicos, com cópia desta decisão, do parecer por ela acolhido e do provimento CGJ n. 39, de 19 de novembro de 2023 (doc. n. 7806163 ). No intuito de favorecer e promover a disseminação do conhecimento, determino o encaminhamento aos chefes de secretaria do foro de cópia da correspondência enviada às referidas autoridades. Por medida de celeridade e economia processual, cópia do presente decisum servirá como ofício. Publiquem-se esta decisão, o respectivo parecer e o Provimento CNJ n. 38/2023 (doc. n. 7806163 ) no Caderno Administrativo do Diário da Justiça Eletrônico, nos termos do art. 5º da Resolução TJ n. 27/2021. Cumpridas as determinações, os autos devem ser movimentados ao Núcleo IV (Extrajudicial) para atualização do Sistema de Cadastro do Extrajudicial (SCE), do Sistema de Correição Integrada (SCI), do Extrafácil, e da base "Conhecimento EXTRA", se for o caso. Levada a efeito a atualização das citadas ferramentas, quando necessária, a tramitação dos autos deve ser encerrada. Caso requerida, autorizo, desde já, a disponibilização de acesso externo integral dos autos mediante a indicação de e-mail pela parte ou por advogado, pelo prazo de 90 (noventa) dias, ainda que sem procuração nos autos (Lei n. 8.906/1994, art. 7º, XIII). Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial , em 19/12/2023, às 15:44, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 7806162 e o código CRC 5375ECD6 . 0059014-70.2023.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO PARECER Extrajudicial/Ato Normativo, Projeto de Lei ou Decisão regulamentar n. 0059014-70.2023.8.24.0710 Unidade: Núcleo IV - Extrajudicial Assunto: Confirmação da autenticidade e eficácia de escritura pública - arts. 305 e 308, ambos do Código de Normas da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial FORO EXTRAJUDICIAL. PEDIDO DE REGULAMENTAÇÃO. PRÉVIA CONFIRMAÇÃO DA EFICÁCIA DE PROCURAÇÃO PÚBLICA POR CERTIDÃO ATUALIZADA. ARTS. 305 E 308 DO CÓDIGO DE NORMAS DA CORREGEDORIA-GERAL DO FORO EXTRAJUDICIAL. NOVA LOGÍSTICA QUE IMPACTOU NEGATIVAMENTE NO ANDAMENTO DOS SERVIÇOS NOTARIAIS E REGISTRAIS CATARINENSES. REVISÃO DA SISTEMÁTICA INSTITUÍDA. RETORNO PARCIAL AO PROCEDIMENTO ATÉ ENTÃO VIGENTE NO CÓDIGO DE NORMAS DA CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA. EMISSÃO DE CERTIDÃO QUE ATESTE A EFICÁCIA DE PROCURAÇÃO PÚBLICA CONDICIONADA À FUNDADA DÚVIDA. NECESSÁRIA CONFIRMAÇÃO PRÉVIA DA AUTENTICIDADE DE ATO NOTARIAL OU REGISTRAL ANTERIOR POR CONSULTA AO SELO DE FISCALIZAÇÃO OU CENTRAL ELETRÔNICA, SE POSSÍVEL. EXPEDIÇÃO DE CIRCULAR. ENCERRAMENTO DO TRÂMITE NESTA UNIDADE. Senhor Desembargador Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial, 1. Trata-se de pedido de providências encaminhado, em conjunto, pela Associação dos Notários e Registradores de Santa Catarina (Anoreg/SC), Colégio Registral Imobiliário (Cori/SC) e Colégio Notarial do Brasil - Seção de Santa Catarina (CNB/SC), por meio do qual postulam a alteração da redação conferida aos arts. 305, caput , e 308, caput , §§ 1º e 2º, todos do Código de Normas da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial. Para tanto, sinalizam as dificuldades práticas percebidas logo nos primeiros dias de vigência do referido ato normativo regulamentar, notadamente a respeito da obrigatoriedade da confirmação da eficácia de procuração pública por certidão atualizada. Aduzem que, não obstante o esmero e a profunda reflexão na composição do texto, as repercussões alcançadas ficaram aquém do que esperado e projetado. Sob esse contexto, a título ilustrativo, colacionam exemplos dos obstáculos enfrentados em decorrência das supracitadas previsões normativas. Colacionam, ainda, ofício encaminhado pela Caixa Econômica Federal, por meio da qual esta postula “ pedido de reconsideração face à exigência de apresentação de certidão atualizada da confirmação da autenticidade e eficácia da procuração e substabelecimento ” (doc. n. 7794757 ). É o essencial para a delimitação do objeto da presente manifestação. 2. Inicialmente, incube a esta Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial ressaltar a importância da participação ativa exercida pelas entidades representativas de classe na elaboração e instituição de Código de Normas exclusivo ao Extrajudicial. O presente petitório, inclusive, reforça o comprometimento com a qualidade do serviço notarial e registral catarinense, bem como aprimora o debate destinado ao perene processo de aperfeiçoamento das questões afetas ao extrajudicial. No mais, importa reconhecer o presente pedido conjunto formulado como Pedido de Regulamentação, nos termos do art. 124, caput , do Código de Normas da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial. Com efeito, os arts. 305, caput , e 308, caput , §§ 1º e 2º, todos do CNCGFE, estabelecem como requisito indispensável à prática de ato notarial ou registral por procurador a prévia emissão de certidão atualizada que ateste a eficácia do instrumento procuratório. Ocorre que, inobstante a pretensão inicialmente postulada, de conferência de segurança jurídica aos atos e serviços extrajudiciais praticados em Santa Catarina, a logística então inaugurada acabou por impactar negativamente o andamento da prática registral e notarial, com discutíveis ganhos em sua implementação. Conforme bem elucidado na inicial, diversas foram as dificuldades encontradas, em tão curto lapso de vigência do texto normativo. Sob esse contexto, salvo melhor juízo, denota-se que razão assiste às entidades representativas de classe. Nesse sentir, mostra-se pertinente, em tese, o acolhimento da proposta de alterações. Contudo, sem intenção de afastar a pretensão então formulada, tampouco dos fundamentos aduzidos, este Órgão Regulador entende recomendável a complementação da proposta inicial, porquanto se afigura imprescindível a prévia confirmação da autenticidade dos instrumentos notariais e registrais anteriores que se mostrarem necessários à prática de novos atos pelas serventias catarinenses. Trata-se, pois, de importante mecanismo prévio de segurança, destinado a evitar as múltiplas e diversificadas fraudes a que o serviço extrajudicial está sujeito. Ora, diante do aprimoramento das técnicas utilizadas para fins fraudulentos, não raras são as situações em que documentos são revestidos com elementos de oficialidade para viabilizar a prática de atos ilícitos, dentre estes, variados assentos provenientes da atividade registral ou notarial (como 2ª vias de certidões ou escrituras públicas adulteradas, por exemplo). Sob esse contexto, o Sistema do Selo Digital de Fiscalização exerce papel singular na prevenção e no combate a estas investidas criminosas, conferindo segurança ao notário ou registrador que, ao receber instrumento emitido por serventia extrajudicial catarinense, detém condições de, mediante simples consulta ao site deste Tribunal de Justiça, averiguar a autenticidade das informações contidas no documento, indispensáveis à prática de novo ato. Nesse sentir, esta Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial, ao tempo em que recomenda o acolhimento da proposta de nova redação do art. 305 do Código de Normas da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial, propõe nova sugestão para o art. 308, complementar à inicialmente apresentada pelas entidades representativas de classe, nos seguintes termos, respectivamente: Art. 305. A prática de ato por procurador será mencionada no termo, com indicação da serventia, livro, folha e data da lavratura da procuração. § 1º Nos atos do registro de imóveis, é dispensável a indicação dos dados exigidos no caput. § 2º Se o instrumento público for de origem estrangeira, o notário ou registrador fará referência ao número de ordem, livro e folha do ofício de registro de títulos e documentos onde foi registrada a procuração, observada a necessidade de legalização ou apostilamento, conforme o caso. E: Art. 308. Os atos notariais e de registros públicos praticados por outras serventias terão sua autenticidade confirmada previamente por consulta ao selo de fiscalização e/ou às centrais eletrônicas disponíveis, se o instrumento permitir. § 1º Na hipótese de fundada dúvida a respeito da eficácia de atos notariais lavrados em Santa Catarina, quando necessária, a confirmação será feita por meio de certidão atualizada, de inteiro teor ou específica, a ser providenciada pelo interessado, às suas expensas, excetuada eventual urgência ou imprescindibilidade de confirmação por meio célere. § 2º Nos demais casos, também são considerados meios idôneos para confirmação da autenticidade e eficácia de atos praticados por outras serventias: I – consulta do documento disponibilizado em central eletrônica ou e-Notariado; II – Sistema Hermes – Malote Digital; III – correio eletrônico; IV – (revogar); V – telefonema reduzido a termo; VI – carta com aviso de recebimento (AR); e VII – aplicativo de mensagens. § 3º O endereço eletrônico ou telefone para a confirmação deverá ser obtido no site do Conselho Nacional de Justiça ou no site do Tribunal de Justiça respectivo. § 4º Presume-se vigente a procuração pública outorgada por prazo indeterminado ou se o ato a que se refere foi praticado pelo mandatário antes do termo final estipulado no mandato. § 5º A confirmação da vigência da eficácia será excepcional, a ser realizada somente quando houver fundada dúvida. A proposta de complementação importa em mera replicação de sistemática já instituída no atual Código de Normas da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial, vide caput e incisos I e II do art. 809, do Título V, bem como resgata logística até então vigente no antigo Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça (art. 488, caput ). Sem prejuízo, entende-se acertada, consoante inicialmente proposto, a prescindibilidade da confirmação da eficácia de procuração pública por certidão atualizada, necessária tão somente nos casos de fundada dúvida. No mais, inobstante a repercussão geral da matéria, importa afastar a remessa do presente feito ao Comitê Permanente do Extrajudicial (COPEX), nos termos do parágrafo único do art. 124 do CNCGFE, na medida em que o pedido foi subscrito, em conjunto, por múltiplas entidades representativas de classe, afora a demanda exigir reposta célere e eficaz, a dar conta de uma problemática que detém enorme potencial de causar maiores gravames caso se postergue no tempo. Por fim, pertinente se faz a expedição de circular, para disseminação do conhecimento. 3. Ante o todo exposto, sustentado no perene processo de aperfeiçoamento e revisão do Código de Normas da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial, opina-se pelo acolhimento parcial do Pedido de Regulamentação então formulado e, por consequência, pela expedição de Provimento destinado à revisão do Provimento CGJ n. 34, de 31 de outubro de 2021, notadamente para a alteração da redação conferida aos artigos 305 e 308 do aludido instrumento normativo. É o parecer que submeto à apreciação de Vossa Excelência. Documento assinado eletronicamente por Rafael Maas dos Anjos , Juiz-Corregedor , em 19/12/2023, às 15:06, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 7806027 e o código CRC 6472EB30 . 0059014-70.2023.8.24.0710 ESTADO DE SANTA CATARINA PODER JUDICIÁRIO CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA PROVIMENTO N. 39 DE 19 DE DEZEMBRO DE 2023 Altera o Provimento CGJ n. 34, de 31 de outubro de 2023. O CORREGEDOR-GERAL DO FORO EXTRAJUDICIAL, considerando o perene processo de aperfeiçoamento e revisão do Código de Normas da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial, o compromisso com a excelência da atividade extrajudicial de Santa Catarina, o comando estampado no art. 2º do Provimento CN/CNJ n. 85/2019, bem como a decisão proferida nos autos virtuais n. 0059014-70.2023.8.24.0710 . RESOLVE: Art. 1º O caput do art. 305 do Código de Normas da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial passa a vigorar com a seguinte redação: "Art. 305. A prática de ato por procurador será mencionada no termo, com indicação da serventia, livro, folha e data da lavratura da procuração." [...]." Art. 2º O art. 308 do Código de Normas da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial passa a vigorar com a seguinte redação: "Art. 308. Os atos notariais e de registros públicos praticados por outras serventias terão sua autenticidade confirmada previamente por consulta ao selo de fiscalização e/ou às centrais eletrônicas disponíveis, se o instrumento permitir. § 1º Na hipótese de fundada dúvida a respeito da eficácia de atos notariais lavrados em Santa Catarina, quando necessária, a confirmação será feita por meio de certidão atualizada, de inteiro teor ou específica, a ser providenciada pelo interessado, às suas expensas, excetuada eventual urgência ou imprescindibilidade de confirmação por meio célere. § 2º Nos demais casos, também são considerados meios idôneos para confirmação da autenticidade e eficácia de atos praticados por outras serventias: I – consulta do documento disponibilizado em central eletrônica ou e-Notariado; II – Sistema Hermes – Malote Digital; III – correio eletrônico; IV – redação revogada por meio do Provimento n. 39, de 19 de dezembro de 2023 ; V – telefonema reduzido a termo; VI – carta com aviso de recebimento (AR); e VII – aplicativo de mensagens. § 3º O endereço eletrônico ou telefone para a confirmação deverá ser obtido no site do Conselho Nacional de Justiça ou no site do Tribunal de Justiça respectivo. § 4º Presume-se vigente a procuração pública outorgada por prazo indeterminado ou se o ato a que se refere foi praticado pelo mandatário antes do termo final estipulado no mandato. § 5º A confirmação da vigência da eficácia será excepcional, a ser realizada somente quando houver fundada dúvida." Art. 3º Fica revogado o inciso IV do art. 308 do Código de Normas da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial. Art. 4º Este provimento entra em vigor na data de sua publicação. Documento assinado eletronicamente por Rubens Schulz , Corregedor-Geral do Foro Extrajudicial , em 19/12/2023, às 15:44, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.tjsc.jus.br/verificacao informando o código verificador 7806163 e o código CRC 32A898CC . TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA - CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA Rua Álvaro Millen da Silveira, n. 208, Torre I, 11ª andar - Bairro Centro - Florianópolis - SC - CEP 88020-901 - E-mail: cgj@tjsc.jus.br 0059014-70.2023.8.24.0710